Die fünf Mehrwerte der E-Mail-Archivierung

Die fünf Mehrwerte der E-Mail-Archivierung

Dass E-Mail-Archivierung für Unternehmen rechtlich erforderlich ist, ist mittlerweile hinlänglich bekannt. Die entsprechenden Anforderungen ergeben sich aus Regelwerken und Richtlinien wie GoBD, Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch. Und die meisten Anbieter von Archivierungslösungen werden nicht müde, auf die negativen Konsequenzen und Strafen bei Verstößen hinzuweisen.

Häufig übersehen wird dabei jedoch, dass eine dedizierte E-Mail-Archivierung weit mehr kann, als nur gesetzliche Anforderungen abzudecken. Die Experten von REDDOXX, Spezialist für E-Mail-Management (www.reddoxx.com), haben die fünf wichtigsten Mehrwerte der E-Mail-Archivierung zusammengestellt.

1) Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche E-Mails


Ob im Büro, vom Homeoffice aus – in der derzeitigen „Corona-Krise“ wohl aktueller denn je – oder unterwegs per Smartphone: Wer seine E-Mails zentral archiviert, kann problemlos von überall darauf zugreifen. Ort und genutztes Endgerät spielen keine Rolle mehr. Und neben einer Outlook-Integration können auch der Browser oder eine App den Zugang zum Archiv öffnen. Das schafft eine entscheidende Grundlage für wirklich flexibles, nahtloses Arbeiten. Denn Mitarbeiter haben eben zum Beispiel auch vom Homeoffice aus Zugriff auf die wichtigen Unterlagen, die letztes Jahr als E-Mail-Anhang verschickt wurden.

2) Deutlich schneller suchen & finden

Wer schon einmal in einem riesigen Posteingang oder auf dem Mailserver verzweifelt nach einer mehrere Monate oder gar Jahre alten E-Mail gesucht hat, kennt das Problem meist nur zu gut: Die Auswahl bestimmter Stichwörter oder Filter für die Suche ist relativ mühsam und gerade bei großen Datenbeständen gestaltet sich auch der eigentliche Suchvorgang langwierig. Wartezeiten sind vorprogrammiert. Eine moderne E-Mail-Archivierung hingegen stellt in der Regel eine hochperformante Volltext-Suchmaske zur Verfügung. Die Suche nach einer bestimmten E-Mail wird dadurch ebenso einfach wie eine Internet-Recherche – und auch die Ergebnisse liegen dank professioneller Indizierungsverfahren plötzlich viel schneller vor.

3) Effizienter und übersichtlicher arbeiten

Viele Mitarbeiter scheuen sich davor, E-Mails aus ihrem lokalen Posteingang zu löschen – und kämpfen dadurch mit großen, unübersichtlichen E-Mail-Bergen. Darunter oft zahlreiche Newsletter und eher unwichtige E-Mails, die zwar aufbewahrt werden sollen, auf die jedoch nur selten tatsächlich zugegriffen werden muss. Ist eine professionelle E-Mail-Archivierung im Einsatz, lässt sich im Posteingang ein radikaler „Frühjahrsputz“ durchführen. Denn ältere und weniger relevante E-Mails können problemlos direkt gelöscht werden – im Archiv stehen sie für alle Fälle ja auch weiterhin zur Verfügung.

4) Sicherer Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter

Sowohl die E-Mails ehemaliger Mitarbeiter als auch Mails von allgemeinen, personenübergreifenden Adressen sind in Szenarien ohne moderne Archivierung oft problematisch. Denn einerseits darf kein Datenverlust eintreten, andererseits muss ein rechtlich sauberer Zugriff auf die Informationen möglich sein. Beides lässt sich über ein zentrales E-Mail-Archiv problemlos abdecken – die E-Mails ehemaliger Mitarbeiter etwa bleiben erhalten und können von berechtigten Benutzern im Archiv eingesehen werden.

5) Entlastung für den Mailserver

Dieser Aspekt erfreut vor allem Administratoren und IT-Verantwortliche: Eine automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails schafft die Voraussetzung für eine massive Entlastung des Mailservers. Denn dieser muss nicht mehr als „Pseudo-Archiv“ für ältere E-Mails „missbraucht“ werden – die Mails können problemlos bereits nach kurzer Zeit automatisch vom Mailserver gelöscht werden und bleiben über das Archiv im Zugriff. Auch der Einsatz von PST-Files kann in diesem Zuge entfallen. Da trotz höherer Performance weniger Ressourcen benötigt werden, ergibt sich hier oft auch Einsparpotenzial bei Investitionen in die Mailserver-Infrastruktur.

„Viele Unternehmen betrachten E-Mail-Archivierung primär von der Seite der rechtlichen Notwendigkeit her“, sagt Christian Schröder, Head of Sales & Marketing bei der REDDOXX GmbH. „Dies ist natürlich auch wichtig. Allerding geraten dabei leicht die zahlreichen Mehrwerte außer Acht, die die Einführung bzw. der Umstieg auf eine professionelle E-Mail-Archivierung wie beispielsweise REDDOXX MailDepot mit sich bringen kann. Unsere Vertriebspartner und wir erleben in Projekten immer wieder, dass sich in den meisten Firmen und Organisationen auf diese Weise erhebliche Vorteile realisieren lassen. Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die IT-Abteilung und die Geschäftsführung.“

Weitere Informationen zur E-Mail-Archivierung mit REDDOXX MailDepot finden sich unter https://www.reddoxx.com/….

Über die REDDOXX GmbH

Die REDDOXX GmbH mit Sitz im schwäbischen Kirchheim/Teck ist ein deutscher, führender Hersteller von Onsite- und Cloud-basierenden Unternehmenslösungen für Zugriffsmanagement, E-Mail-Management, E-Mail-Security und E-Mail-Archivierung. Die Produktlinien des Spezialanbieters sind individuell auf die jeweiligen Unternehmensgrößen und -anforderungen abgestimmt und werden von Kleinunternehmen, dem Mittelstand und Großanwendern gleichermaßen eingesetzt. Die REDDOXX Cloud-Lösungen werden ausschließlich auf verteilten Servern in Deutschland betrieben. Neben der Erfüllung rechtlicher Anforderungen stehen die Optimierung betrieblicher Prozesse und die Entlastung der IT-Infrastruktur im Mittelpunkt. Die Lösungen von REDDOXX können einfach und ohne Änderungen in bestehende Netzwerke integriert werden und zeichnen sich insbesondere durch eine schnelle Installation, einem sicheren, kostengünstigen Betrieb sowie einfache Anwendung und Administration aus. Zu den Kunden der REDDOXX zählen zahlreiche namhafte Unternehmen, Konzerne und öffentliche Institutionen. Professionellen Service-Providern, Systemhäusern und ISPs bietet REDDOXX zudem die Möglichkeit, für ihre Zielgruppen eigene Mehrwertdienste auf Basis der REDDOXX-Cloud-Technologie umzusetzen. Die REDDOXX arbeitet als deutscher Hersteller von mehreren Standorten mit internationalem Fokus aus und verfügt über ein weltweites Netz an Vertriebs-, Kooperations- und Technologiepartnern.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

REDDOXX GmbH
Neue Weilheimer Str. 14
73230 Kirchheim unter Teck
Telefon: +49 (7021) 92846-0
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Ansprechpartner:
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E-Mail: marketing@reddoxx.com
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