Als Zulieferer übernimmt Ferro Lasertechnik für seine Kunden unterschiedlichste Aufgaben in der Blechbearbeitung, vom Laserschneiden über Rohrlasern bis hin zum Abkanten und Schweißen der Werkstücke. Die Vielfalt der so bearbeiteten Produkte ist groß und reicht vom Stehaschenbecher bis hin zum Gartentor. Da eine effiziente und möglichst individuelle Auftragsabwicklung für ein kleines Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, stand für die Unternehmensgründer bereits zu Beginn die Nutzung einer ERP-Lösung außer Frage. Das entsprechende Auswahlverfahren erfolgte daher noch bevor das Unternehmen selbst den Produktivbetrieb aufnahm.

In der Endauswahl standen drei Systeme, die finale Entscheidung fiel schließlich zugunsten der Asseco-Lösung APplus. Besonders überzeugte Ferro die intuitive Bedienung der Benutzeroberfläche, durch die sich APplus gegenüber den anderen Systemen auszeichnete. Auch die Webbasierung sagte Ferro zu: Da APplus im Browser genutzt wird, muss auf den Rechnern selbst keine Software installiert werden. Entsprechend einfach lässt sich das System verwalten und warten.

FTI-Einführung spart Budget

„Es mag verwunderlich erscheinen, dass wir eine Lösung wählten, die eigentlich auf den gehobenen Mittelstand zugeschnitten ist“, räumt Christian Schwachhofer, Prokurist und Leiter Arbeitsvorbereitung bei Ferro Lasertechnik, ein. „Tatsächlich kannten wir die Vorgängerlösung von APplus, P2Plus, jedoch bereits aus einem anderen Betrieb. Wir wussten, dass die Lösung funktioniert und alle Bereiche, die wir benötigen, vollständig abdecken kann. Zudem waren wir mit der Funktionsweise der Lösung bereits vertraut, sodass der erforderliche Schulungsaufwand sehr gering ausfiel: Zu Beginn waren fünfzehn Tage an Betreuung und Schulungen angesetzt worden, letztendlich wurde nur etwa die Hälfte dieses Budgets tatsächlich benötigt.“

Da sich die Prozesse bei Ferro bereits durch den APplus-Standard vollständig abdecken ließen, eignete sich das Projekt zudem für eine sogenannte FTI-Einführung („Fast Track Implementation“). Dabei wird die Lösung vollständig im Standard implementiert, individuelle Anpassungen sind vertraglich nicht vorgesehen. Die Daten werden vom Kunden in einer definierten Form zu Verfügung gestellt und von den Asseco-Spezialisten dann ins Kundensystem importiert. Die Schulungen finden entsprechend mit den Kundendaten statt. Dies ermöglicht den Kunden einen hohen Wiedererkennungswert und stellt sicher, dass sie sich leichter im System zurechtfinden. Die Konfiguration wird gemäß der Best-Practice-Werte von Asseco eingerichtet. Damit reduzieren sich die Einführungskosten von APplus deutlich. „All das miteinbezogen, überwogen die Vorteile von APplus gegenüber der Einführung einer neuen, ‚kleinen‘ ERP-Lösung deutlich. Letztere wäre vielleicht ein wenig kostengünstiger gewesen, hätte jedoch einen hohen Zeitaufwand zur Einarbeitung erfordert. Zudem sind wir mit einer Mittelstandslösung schon heute für zukünftiges Wachstum bestens gerüstet.“

Angebotserstellung in wenigen Minuten

Die Implementierung der Lösung begann Mitte April 2019, bereits zwei Monate später nahm die Lösung ihren Produktivbetrieb im Unternehmen auf. Seither wird der gesamte Geschäftsprozess mit APplus abgedeckt, von der Angebotserstellung über die Fertigung bis hin zur Rechnungsstellung. Neue Artikel lassen sich innerhalb weniger Minuten in den Stammdaten der Lösung hinterlegen. Da der Arbeitsablauf zur Fertigung eines Artikels bei Ferro immer jeweils nahezu identisch ist – das benötigte Material wird ausgepackt, bereitgestellt, in die Maschine eingelegt und gelasert – wurden auf dieser Basis Prototypen der Produkte angelegt, die das Unternehmen hauptsächlich fertigt. Für einen neuen Auftrag werden diese nun lediglich kopiert, die dazugehörige Zeichnung im integrierten DMS hinterlegt sowie die wahrscheinlich benötigte Fertigungsdauer eingetragen. Daraufhin kann der Artikel unmittelbar in den Folgeprozessen genutzt werden.

Um auf dieser Basis anschließend ein Angebot zu erstellen, nutzt Ferro die Angebots-Vorkalkulation: Diese ermöglicht es dem Unternehmen, die für die Fertigung des jeweiligen Artikels anfallenden Herstellerkosten automatisiert zu ermitteln. Diese werden daraufhin nur noch durch die Verwaltungskosten sowie Gewinnzuschläge ergänzt, woraufhin das Angebot per Knopfdruck als E-Mail an den Kunden oder Interessenten versendet wird. Von der Artikelneuanlage bis hin zum fertigen Angebot vergehen so in der Regel lediglich zwischen fünf und zehn Minuten.

Nimmt ein Kunde ein Angebot an, lässt sich daraus automatisiert der entsprechende Auftrag generieren, alle Daten werden hierfür von APplus übernommen und um einen Liefertermin ergänzt. Im Anschluss kann unmittelbar mit der Produktion begonnen werden. Hierzu werden die entsprechenden Laufkarten, die die jeweils benötigten Spezifikationen und Fertigungsschritte des Artikels enthalten, per APplus an den Drucker in der Fertigung gesendet, woraufhin die Kollegen dort mit der Arbeit beginnen können. Auch die Zeiterfassung der Produktion erfolgt in APplus: Am Maschinenterminal erhalten die Kollegen eine Übersicht des anstehenden Auftragsvorrats, die einzelnen Aufträge können mit „Start“ und „Stopp“ initiiert bzw. abgeschlossen werden.

Für die Zukunft gerüstet

„Mit APplus haben wir schon heute die Lösung im Einsatz, die wir in den kommenden Jahren brauchen werden“, resümiert Christian Schwachhofer. „Ein junges Unternehmen entwickelt sich ständig weiter: Während wir unmittelbar nach der Gründung hauptsächlich auf das Angebotswesen fokussiert waren, müssen nun mit steigender Auftragslage auch alle übrigen Prozessstufen unserer Wertschöpfungskette effizient abgewickelt werden. Aktuell bauen wir beispielsweise unser Lager auf, für das die entsprechenden Funktionalitäten ebenfalls in APplus eingerichtet werden müssen. Auch die Bestellverwaltung über APplus wollen wir noch weiter ausbauen. Für all dies nutzen wir das Restbudget, das wir aufgrund der schnellen und reibungslosen APplus-Einführung aus dem ursprünglich kalkulierten Aufwand übrighaben.“