Bereits seit 1977 fertigt Alutronic aus dem nordrhein-westfälischen Halver Aluminium-Kühlkörper zur Entwärmung von Elektronik. Dabei hat sich der Mittelständler auf passive Kühlungsverfahren spezialisiert, welche die Betriebstemperatur elektronischer Bauteile ohne den Einsatz von Lüftern und Flüssigkeitssystemen reduzieren. Diese werden sowohl als Standardelemente mit kundenspezifischer Bearbeitung vertrieben als auch von Grund auf als Sonderprofile für spezifische Anwendungsszenarien gefertigt. Rund 70 Mitarbeiter betreuen einen Kundenstamm von über 1.000 Firmen, vorwiegend aus den Bereichen Leistungs- und Industrieelektronik, Medizin- sowie Antriebstechnik.

Kühlen Kopf bewahrt: Frühzeitig die richtigen Weichen gestellt

Um die Kundenaufträge mit Fokus auf mittlere Serien sowie Spezialanwendungen in der Praxis zu bearbeiten, nutzt Alutronic seit mittlerweile knapp zwanzig Jahren eine eigenentwickelte Lösung auf Basis einer SQL-Datenbank. Während diese entsprechend gut auf die Anforderungen und Abläufe des Unternehmens zugeschnitten war und bei Bedarf jederzeit ohne externe Hilfe gewartet und erweitert werden konnte, waren ihre Funktionalitäten bezüglich Transparenz, Kontrolle und Steuerung begrenzt.

„Seit 2014 ist unsere Unternehmensentwicklung jedoch durch ein starkes Wachstum gekennzeichnet, durchschnittlich zehn Prozent pro Jahr“, berichtet Geschäftsführer Tim Schlachtenrodt. Das Auftragsvolumen ist in den vergangenen Jahren angestiegen, die Art der Projekte wird zunehmend komplexer. „Noch kommt unser bestehendes System damit zurecht. Doch wenn wir unseren Wachstumstrend so fortsetzen möchten, wird das System unweigerlich an seine Grenzen stoßen. Dem möchten wir rechtzeitig zuvorkommen – und mit einer neuen, leistungsfähigeren ERP-Lösung schon heute die richtigen Weichen stellen, auch zukünftiges Wachstum problemlos zu unterstützen.“

Überzeugt im Standard: APplus

Um die ideale Lösung zur Unterstützung seiner Prozesse in der Praxis zu finden, startete das Unternehmen einen umfassenden Auswahlprozess. „Dieser begann im Grunde bereits 2016, als wir im Rahmen einer Studentenarbeit unsere gesamten unternehmensinternen Prozesse analysieren und nach Optimierungspotenzialen hin untersuchen ließen“, erinnert sich Tim Schlachtenrodt. „Auf dieser Basis identifizierten wir eine Reihe an Abläufen, die sich in der Praxis strukturierter und damit effizienter bewerkstelligen ließen.“

Um sich einen Überblick über den Markt zu verschaffen, besuchten der Geschäftsführer und sein Team die wichtigsten ERP-Anbieter auf der CeBIT 2017. Insgesamt zwölf Anbieter wurden zu Beginn als potenzielle Kandidaten selektiert, wovon es fünf auf die Shortlist schafften. Im Rahmen einer prozessorientierten Analyse wurde schließlich untersucht, wie gut die erforderlichen Prozesse von den infrage kommenden Lösungen tatsächlich abgedeckt werden. In die Entscheidungsfindung bezog Alutronic neben einem technischen Spezialisten auch die Unternehmensberatung MMC – Märkische MittelstandsConsult aus Lüdenscheid sowie die internen Key-User mit ein.

„Unser Ziel bestand darin, eine Lösung zu wählen, die bereits im Standard unsere Prozesse bestmöglich abdeckt“, erklärt Schlachtenrodt. „Unter diesem Aspekt konnte uns die Lösung der Asseco am besten überzeugen.“ Auch die Usability, Übersichtlichkeit und Durchgängigkeit des Systems spielten im Auswahlprozess eine wichtige Rolle. „Hier konnte APplus aus unserer Sicht ebenfalls punkten. Schließlich haben uns auch die Webbasierung und die Verlinkung der einzelnen Vorgänge untereinander gut gefallen. Da wir generell recht dezentral arbeiten, sehen wir uns damit für die Zukunft sehr gut gerüstet.“ Die Vertragsunterzeichnung erfolgte im Juli 2019.

Mehr Effizienz durch bessere Planung, mehr Transparenz durch umfassende Analysen

Von den neuen Funktionalitäten der Asseco-Lösung wird Alutronic auf verschiedensten Stufen seines Gesamtprozesses profitieren. Bereits in der Vertriebsphase verspricht sich das Unternehmen einen durchgängigeren Workflow, von der Anfrage und Angebotserstellung über die Dokumentation potenzieller Absagen – inklusive Erfassung des Grunds – bis hin zur Erstellung alternativer Angebotsvorschläge. Ein Prozess, der bislang größtenteils papierbasiert abgewickelt wird. Mit APplus soll er nun vollständig digital ablaufen, die einzelnen Stufen unmittelbar miteinander verlinkt werden, sodass der Gesamtprozess an Effizienz gewinnt und steuerbarer wird.

Im Bereich Fertigung soll sich vor allem der Planungsprozess verbessern. Ein Leitstand ist bislang nicht vorhanden, die aktuell genutzte Plantafel auf Basis der SQL-Datenbank ist nicht durchgängig und besitzt keine Planfunktion, um etwa Arbeitsgänge auf Maschinen zu verteilen. Das geschieht momentan manuell durch eine erfahrene Arbeitsvorbereitung. Durch APplus wird die Arbeitsvorbereitung nun tatkräftig unterstützt. Mithilfe der Kapazitätsplanung werden künftig die Auslastung von Maschinen sowie der Bedarf personeller Ressourcen in einer bestimmten Zeitdauer deutlich einfacher und umfassender planbar sein. Darüber hinaus ermöglicht die Lösung die Durchführung von Simulationen, mit deren Hilfe bestimmt werden kann, ob bestimmte Serien idealerweise zusammengefasst oder einzelne Lose etwa an Zulieferer ausgelagert werden sollten. „Gerade in Phasen mit hohem Auftragsaufkommen rechnen wir durch die umfassendere Planung mit einer deutlichen Stabilisierung unserer Fertigungsprozesse und damit Erhöhung der Produktivität“, so der Geschäftsführer.

Schließlich werden auch die Funktionen zur Nachkalkulation von Aufträgen sowie Profitabilitätsrechnung von mehr als 1.000 Kunden dem Unternehmen zugutekommen. Entsprechende Funktionalitäten sind im alten System nicht vorhanden, die manuellen Analysen erfolgen bislang eher stichprobenartig. „Indem wir Abweichungen im Tagesgeschäft künftig leichter unmittelbar identifizieren und direkt korrigieren können, steigern wir unsere Effizienz zum Nutzen unserer Kunden“, betont Tim Schlachtenrodt. „Darüber hinaus ermöglichen die gewonnenen Informationen auch der Geschäftsleitung eine bessere Steuerung, da wir so beispielsweise Bedarfe besser abschätzen können.“

Heiße Phase: Go-Live im kommenden Jahr

Aktuell befindet sich Alutronic in der Vorbereitungsphase für die ERP-Einführung. Im Zentrum steht dabei unter anderem die Säuberung und Vereinheitlichung des Datenbestands, um eine bestmögliche Funktionsweise von APplus sicherzustellen. Die eigentliche Implementierung der Lösung beginnt im August, der Live-Start ist für Mitte 2020 geplant.