Rechnungseingang in Corona-Krise optimieren

Beispiel Werbeagentur: War es "vor Corona" selbstverständlich, dass jede Rechnung mit einem physischen Eingangsstempel versehen wurde, die Kundenberater die Rechnung in der Agentursoftware erfassten und die Informationen direkt im Stempelfeld der Eingangsrechnung notierten bevor sie die Rechnung an die Buchhaltung weitergaben, bringt das heute erheblichen Aufwand mit sich. Zum einen wegen der längeren Wege, zum anderen weil im Home Office nicht alle Hilfsmittel wie ein Scanner im Zugriff sind.

Abhilfe schafft der PDF-Stempel, erstellt von der Software-Schmiede sprouts IT GmbH mit Sitz in Schwerte. Und der ist ein reines Zufalls-Produkt, geboren aus der Corona-Krise: "Eine Freundin hat mich angeschrieben. Sie brauchte so einen Stempel für ihre Agentur, hat den mit Bordmitteln von Adobe Acrobat aber nicht erstellen können und mich um Hilfe gebeten", erklärt Tanja Stuchels, die bei sprouts IT für die Entwicklung des PDF-Stempels verantwortlich zeichnet. "Zuerst dachte ich, das ist schnell getan – aber das war ein Irrtum. Es ließ mich nicht locker, ich wollte die Nuss knacken und habe es nach einigen Stunden geschafft!", so Stuchels weiter.

Der PDF-Stempel ist individuell an die Kundenanforderungen angepasst und stellt alle benötigten Felder dar. Dabei können Unternehmen zwischen Checkboxen und Textfeldern wählen, zudem wird auf Wunsch das Firmenlogo integriert. Einmal im Systemordner abgelegt, hat der Nutzer jederzeit Zugriff auf den firmenindividuellen Stempel und kann diesen sowohl mit Adobe Acrobat als auch der kostenfreien Version Adobe Acrobat Reader ausfüllen und abspeichern.

Drei PDF-Stempel Varianten für jeden Bedarf

Gerade Kleine und Mittlere Unternehmen (KMU) haben oft zwar schon erste Schritte in Richtung Digitalisierung gemacht, aber noch kein umfassendes digitales Dokumentenmanagement installiert. Genau hier setzt PDF-Stempel von sprouts IT an. Einmal programmiert ist der Stempel optimal an den eigenen Bedarf angepasst und kann wie ein klassischer Stempel weiterhin mit der bestehenden Infrastruktur kombiniert werden. Um die Bedürfnisse aller KMU zu erfüllen, hat sprouts IT drei Varianten des PDF-Stempels entwickelt:

1. PDF-Stempel Starter mit drei vordefinierten Eingabefeldern: Eingangsdatum, Kostenstelle und Kürzel (29 € für den Einsatz auf beliebig vielen PCs eines Unternehmens)

2. PDF-Stempel Fortgeschritten mit fünf vordefinierten Eingabefeldern: Eingangsdatum, Kostenstelle, Kürzel, Rechnungsnummer, Projekt (49 € für den Einsatz auf beliebig vielen PCs eines Unternehmens)

3. PDF-Stempel Profi mit individuellem Inhalt – verfügbar sind: Einbau des Firmenlogos, Eingabefelder, Checkboxen, Datumsfelder (149 € für den Einsatz auf beliebig vielen PCs eines Unternehmens)

Alle Versionen können unkompliziert über www.pdf-stempel.de erworben und per Paypal bezahlt werden.

Die Vorteile von PDF-Stempel auf einen Blick:
– Ersetzt den gewöhnlichen Stempel
– Ermöglicht schnelles Arbeiten und Weiterleiten von Dokumenten
– Erleichtert das Arbeiten im Home-Office
– Einfach anzuwenden in Adobe Acrobat Reader und Adobe Acrobat
– Wichtiger Schritt für KMU auf dem Weg zur Digitalisierung

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