Daten mit Mehrwert – Digitales Zeitmanagement nach Kundenwunsch

Daten mit Mehrwert – Digitales Zeitmanagement nach Kundenwunsch

Digitale Fahrdaten mit Mehrwert – unter diesem Motto stand das vergangene Jahr beim DiFa-Systeme-Anbieter Pro Cont Sales AG aus Oldenburg. Zwei Jahre Entwicklung stecken in dem neuen Modul, das die Fahrerkarte mit einer Telematik-Hardware verbindet und die Daten für die Buchhaltung zur Verfügung stellt.

Vor vier Jahren habe man sich neu aufgestellt, erzählt Prokurist Oliver Hassel im Gespräch mit Telematik-Markt.de. Neben der gewohnten Standard-Software für das Archivieren und Auswerten von digitalen Fahrdaten „das beherrschen wir wie alle anderen“ – setzt das Unternehmen nun auf Mehrwerte. „Der entscheidende Ansatz, das bestätigen auch die Kunden, ist das Finden und Bewerten der tatsächlichen Arbeitstage eines Kraftfahrers.“ Arbeitszeitberichte, auch nach dem Mindestlohngesetzt, können so erstellt werden. Der Weg gehe Richtung digitalisierter Spesenabrechnung und Lohndatengewinnung, sagt Hassel. Die Buchhaltung ist gegenüber dem Finanzamt verpflichtet genaue Arbeitszeiten und vor allem zuschlagfähige Zeiten wie Nachtarbeit nachzuweisen. „Pauschalierte Nachtarbeitszeiten werden bei Lohnsteuerprüfungen vermehrt angemahnt und zukünftig nicht mehr akzeptiert“ weiß Hassel aus Kundengesprächen zu berichten.

„Da geht es relativ schnell ins Detail, jeder Kunde hat unterschiedliche Vorgaben für die Spesenabrechnung.“ Für den Vertrieb bei Pro Cont Sales sei das eine Herausforderung, da man nicht einfach mit Wiederverkäufern bei einem so erklärungsbedürftigen Produkt arbeiten könne. Dafür bieten die Oldenburger umfassenden Service: „Unsere Kunden können immer anrufen“ und landen nicht einer Hotline, sondern bei festen Ansprechpartnern des Unternehmens, betont Hassel. Pro Cont Sales sieht sich als Dienstleister, der den Luxus hat, unabhängig seine eigene Software betreiben und entwickeln zu können. „Wir ziehen uns nicht auf den Verkauf von Software zurück, wir sind Dienstleistungspartner“, sagt Hassel – der Kunde wird somit nicht mit den eigenen mehr oder weniger ausgeprägten Kenntnissen in diesem Spezialisten-Thema alleingelassen.


Entwicklung basiert auf Feedback der Kunden
Neben der Standard-Software Lenk- und Ruhezeiten und dem bereits individualisierten Modul für Arbeitszeitberichte ist das neue Modul für Zeitwirtschaft/Buchhaltung seit etwa einem halben Jahr in seiner zweiten Version auf dem Markt. Zurückgegangen ist die Entwicklung auf Kundenwünsche. Dann seien die ersten drei Kunden nach ihren Eindrücken und Anforderungen befragt worden, „und schon hatten wir drei Versionen“, erinnert sich Hassel. Inzwischen sei man in der Lage, alles, was sich in eine Formel gießen lasse, auch zu berechnen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen.

Die Kunden sind Speditionen mit eigenem Fuhrpark, ab etwa 30 Fahrzeugen. Viele arbeiten bei der Spesenabrechnung noch mit dem klassischen Papierzettel, den die Fahrer abgeben und dessen Daten dann in die jeweilige Software übertragen werden. „Das ersetzen wir durch automatische Berechnungen und Prozesse. Es gibt bereits Ideen, dass der Fahrer sein Spesenabrechnung digital unterschreiben kann.“ Der Gewinn für die Kunden liegt in einer deutlichen Zeitersparnis. So berichtet Hassel von einem Unternehmen, das zuvor drei Tage für die Spesenabrechnung benötigte und nun mit einem halben Tag auskommt. Dabei gehe es den Kunden nicht um einen möglichen Stellenabbau, sondern darum, den Mitarbeitern mehr zeitlichen Spielraum zu geben und das die Abrechnung weniger fehleranfällig ist.

In der Einbindung von Telematik-Daten steckt ein großes Weiterentwicklungspotenzial, findet Hassel. So habe es bereits den Kundenwunsch gegeben, nicht nur spezielle Orte (Ladestellen)für die Spesenabrechnung aus den Daten herausfiltern, sondern auch beispielsweise die Eingabe von Telematikereignissen zu erhalten, wenn z.B. ein Fahrer vermerkt, einen Reifen gewechselt zu haben. Diese Flexibilität kann nur ein Spezialist bieten. Es sei der generelle Trend im Bereich Software, dass Nischen mit individualisierbaren Lösungen besetzt werden, oft in der Zusammenarbeit mit den Kunden.

Das Modul kommt bislang hervorragend an: „Das Interesse ist wirklich groß, und die Resonanz ist positiver, als wir selbst gedacht haben.“ Die Ansprechpartner in den Firmen zeigten grundsätzlich für die Thematik Interesse. Oftmals werde die Software von Pro Cont Sales im Rahmen von größeren Umstellungen in der Buchhaltung gleich mit implementiert. „So schaffen wir den Spagat von der Dispo und dem Fuhrpark bis in die Buchhaltung.“ Vertrauen schafft dabei auch, dass die Oldenburger die sensiblen Daten nicht in der Cloud speichern, sondern auf dezidierten Servern in einem deutschen Rechenzentrum.

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