Start-up-Unternehmen forcieren Digitalisierung

Während die Verwaltung in den Unternehmen noch klassisch über die Papierablage und elektronische Archivierung erfolgt, entwickelte sich die Digitalisierung von Benefits in den letzten Jahren zunehmend. Das Berliner Start-Up Lunchio GmbH macht hier von sich reden. Was einst mit einer App für eine vereinfachte und flexiblere Mittagspause begann, entwickelte sich zu einem Unternehmen, das die Digitalisierung der Arbeitgeberzuschüsse maßgeblich vorantrieb und verbesserte.

Michael Ziemer, Geschäftsführer von Ziemer Consult, gilt als Experte für die Digitalisierung von Arbeitgeberzuschüssen und besitzt dazu eine eindeutige Meinung.

1. Sie sind Experte für Lohn-, Steuer- und ERP-Systeme und referieren regelmäßig in Webinaren für Personalleiter, Steuerberater und Lohnoptimierer zu den Themen Erstattungsfähigkeit von Arbeitgeberzuschüssen, geldwerten Vorteilen, Senkung der Lohnnebenkosten, Arbeitnehmer-Benefits und verwandte Themen. Wie weit ist die Digitalisierung im Bereich Arbeitgeberzuschuss, Lohnumwandlung, Sachwertzulagen vorangeschritten? Welche Entwicklungen gibt es hier und wo geht diese hin?

„Die Digitalisierung von Arbeitgeberzuschüssen steht in den Startlöchern. Bereits in den nächsten Jahren wird ein riesiger Digitalisierungs-Tsunami auf uns zukommen, von dem heute noch nicht abzuschätzen ist, wo er hingeht. […] In vielen Unternehmen wird gar keine Papierabrechnung mehr gemacht. Alle Standardabläufe werden zunehmend digital verarbeitet.

2. Derzeit macht ein Startup von sich reden, das sich unter anderem auf den Arbeitgeberzuschuss „Verpflegung" und andere steuerfreie Zuschüsse spezialisiert hat. Wie sieht das Konzept aus und was halten Sie davon?

„Sie meinen sicher Lunchio. Lunchio ist ein Berliner Startup, das den Arbeitgeberzuschuss „Verpflegung" digitalisiert hat. Anstelle der klassischen Papier-Essensmarken bietet das Unternehmen mit digitalen Essensmarken Arbeitgebern die Möglichkeit eines fast verwaltungslosen Benefits.

Der Arbeitgeber zahlt an Lunchio den Essenszuschuss. Diesen zahlt Lunchio am Ende des Monats verbrauchsgenau an die teilnehmenden Arbeitnehmer. Gleichzeitig prüft das Unternehmen die Belege auf Richtlinienkonformität. Nur die richtlinienkonformen Bestandteile werden in die Berechnung aufgenommen. Der Arbeitgeber selbst macht nichts mehr. Trotzdem existiert ein eindeutig transparenter Weg vom Beleg bis in die Buchhaltung – entsprechend der GoBD-Konformität."

3. Würden Sie sagen, dass das Konzept der digitalen Essensmarken tatsächlich Unternehmen in ihrer Verwaltungsarbeit entlastet und gleichzeitig dabei hilft, Lohnkosten zu sparen?

„Ein definitives „Ja". Durch die Abwicklung des Arbeitgeberzuschusses „Verpflegung" über digitale Essensmarken haben Arbeitgeber weniger manuelle Arbeiten. Als ein Beispiel sei hier das Wegfallen der internen Zustellung der Papiermarken an jeden Mitarbeiter genannt. Vor allem für Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern hat das enorme Auswirkungen. Wo früher die Personalabteilung noch umständlich darauf achten musste, dass jeder Mitarbeiter seine Papier-Gutscheine bekommt, lässt es sich mit digitalen Lösungen natürlich deutlich bequemer und einfacher managen. Zusätzlich ist eine flexible Gestaltung entsprechend den Bedürfnissen der Arbeitnehmer und Arbeitgeber möglich, z.B. bei der Höhe der Zuschüsse.

4. Was sind die Vorteile für Arbeitgeber? Inwieweit profitieren Arbeitnehmer von den digitalen Essensmarken?

„Arbeitgeber profitieren durch die zusätzliche Anerkennung der Leistung ihrer Mitarbeiter über Benefits von einer höheren Mitarbeiter-Zufriedenheit. Gleichzeitig ist die Ein- und Durchführung mit geringen Handling-Kosten und Flexibilität verbunden.

Arbeitnehmer hingegen erhalten durch den Arbeitgeberzuschuss mehr Netto vom Brutto und das ohne großen Aufwand. Im Gegensatz zu den klassischen Papier-Essensmarken sind mit den digitalen Essensmarken kein Mitführen von „Zetteln" und keine Akzeptanzpartner mehr notwendig, man ist also deutlich flexibler bei der Auswahl. Sie fotografieren einfach mit dem Smartphone, das inzwischen jeder besitzt, ihre Belege ab und schicken sie an Lunchio."

5. Gibt es ein vergleichbares Konzept?

„Ich kenne keinenen vergleichbaren Anbieter, der dieses Full-Service-Angebot zur Entlastung der Arbeitgeber über die Digitalisierung von Arbeitgeberzuschüssen bietet. Das relative neue Konzept der digitalen Essensmarken wird das bisherige Konzept der Papier- Essensmarken mittelfristig ersetzen, sodass es hier sicherlich auch bald ähnliche Konzepte geben wird."

6. Wie werden die digitalen Essensmarken in die Unternehmen eingeführt?

„Die Einführung ist recht einfach. Das Unternehmen schließt einen Vertrag mit Lunchio ab und sendet eine Liste mit den teilnehmenden Arbeitnehmern an sie. Lunchio legt mit diesen Daten jeweils ein Arbeitnehmerkonto an. Per Email erhalten Sie eine Einladung zur Registrierung. Sobald der Arbeitnehmer essen geht, fotografiert er den Beleg darüber ab und sendet ihn digital an Lunchio.

Der Arbeitgeber erhält monatlich eine steuerkonforme Abrechnung sowie eine Einzelabrechnung auf Mitarbeiter-Ebene – mit dem digitalen Belegzugang für Betriebsprüfungen. Bis zum 5. Werktag des Folgemonats überweist Lunchio den Arbeitgeberzuschuss an die teilnehmenden Arbeiternehmer. Das hat den Vorteil, dass die Mitarbeiter ihren Zuschuss schneller erhalten, als es regulär über die Entgeltabrechnung möglich wäre."

7. Welche Empfehlung haben Sie zur Einführung?

Michael Ziemer lacht. „Am besten sofort damit anfangen. Je früher gestartet wird, desto eher kommen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in den Genuss der Steuervorteile und des geringeren Verwaltungsaufwands. Je nach Art der Einführung kann eine Vorbereitung der Einführung notwendig sein. Bei einer Einführung über die Barlohnumwandlung gibt es einen Anhang zum Arbeitsvertrag, der unterschrieben werden muss. Die Lohnabrechnung muss ebenfalls leicht angepasst werden. Lunchio bietet hier auch die direkte Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Steuerberater an, damit alles reibungslos funktioniert.. Bei der Variante per Zuzahlung ist der Aufwand noch mal geringer."

8. Ist die Einführung per Gehaltserhöhung oder per Gehaltsumwandlung sinnvoll?

„Das kommt immer auf den betrieblichen Einzelfall an. Natürlich muss bei einer Gehaltserhöhung auch ein entsprechendes Budget im Unternehmen vorhanden sein, aber der finanzielle Aufwand ist für den Arbeitgeber eben geringer als bei einer normalen Gehaltserhöhung, während beim Arbeitnehmer sogar deutlich mehr Netto ankommt. Eine Gehaltsumwandlung hingegen lässt sich für das Unternehmen immer kostenneutral einführen, was sicherlich von Vorteil ist."

9. Gibt es Vorteile gegenüber der klassischen Gehaltserhöhung?

„Die Steuervorteile liegen hier klar auf der Hand. Als Beispiel: damit beim Arbeitnehmer netto 94,05€ ankommen, müsste der Arbeitnehmer 204,43 € aufwenden. Mit Essensmarken gibt es

diese Gehaltserhöhung Netto für Brutto. Arbeitgeber sparen also erheblich Lohnnebenkosten während der Arbeitnehmer von einer tatsächlichen Gehaltserhöhung profitiert."

10. Wie hoch sind die Kosten und der Aufwand für die Einführung der Essensmarken?

„Die Kosten für die Einführung der digitalen Essensmarken sind verhältnismäßig gering und variieren nach der Anzahl der betrieblichen Mitarbeiter. Es entstehen lediglich Handling-Kosten pro Mitarbeiter und Monat. Diese Kosten werden aber oft schon durch die bedarfsgenaue Abrechnung der Essensmarken eingespart. Bei klassischen Papiermarken bezahlt der Arbeitgeber grundsätzlich Zuschüsse an 15 Arbeitstagen – unabhängig von der tatsächlichen Nutzung. Bei den digitalen Essensmarken zahlt der Arbeitgeber nur das, was der Arbeitnehmer auch verbraucht hat."

11. Welche Empfehlung geben Sie Arbeitgebern, Lohnoptimierern und Steuerberatern, wenn diese ihre Lohnnebenkosten sparen möchten?

Sie sollten sich möglichst bald mit Lunchio in Verbindung setzen und sich beraten lassen!