Autor: Firma otris software

Compliance-Verstöße: Hinweisgeber motivieren und schützen

Compliance-Verstöße: Hinweisgeber motivieren und schützen

Begehen Mitarbeiter vorsätzliche Regelverstöße, hat die präventive Wirkung eines Compliance Management Systems nicht funktioniert. Schlägt die Prävention fehl, ist es umso wichtiger, dass das Compliance Management über grobes Fehlverhalten schnell in Kenntnis gesetzt wird. Ohne Hinweise aus der Belegschaft ist das nahezu unmöglich, da Regelmissachtung häufig mit Verschleierung einhergeht. 

Prävention durch CMS
Die präventive Wirkung eines Compliance Management Systems kommt vor allem dann zum Tragen, wenn es darum geht, unbewusstes Fehlverhalten abzuwenden. Mitarbeiter, denen ihr regelwidriges Verhalten schlicht nicht bewusst ist, werden durch eine gezielte Verteilung von Richtlinien und die systematische Schulung informiert. 

Verstoß mit Vorsatz
Regelverstöße durch Prävention zu verhindern, ist vorrangiges Ziel im Compliance Management. Gegen kriminelle Machenschaften, bewusste Vorteilsnahmen oder Beratungsresistenz zeigen Aufklärung und Schulung jedoch keine Wirkung. Hinzu kommt: Bewusst geplante Verstöße gegen Compliance-Vorschriften führen häufig zu größeren Finanz- und Reputationsschäden als unbewusst verübte Regelwidrigkeiten. Für das Compliance Management ist die Aufdeckung eine Herausforderung, denn oft gehen vorsätzlich verübte Compliance-Verstöße mit Verschleierungsstrategien einher. In vielen Fällen ist die Aufklärung nur durch Hinweise aus der Belegschaft möglich. Potenzielle Hinweisgeber fürchten jedoch Nachteile durch die Preisgabe ihrer Informationen.

Hinweise helfen
„Ich liebe den Verrat, aber Verräter lobe ich nicht“, soll Julius Caesar gesagt haben. Auch 2.000 Jahre nach dieser Aussage haben es Hinweisgeber in Unternehmen nicht leicht und werden häufig pauschal als Nestbeschmutzer verunglimpft. Doch es gilt abzuwägen: Ist ein Hinweis Denunziantentum oder entspringt die Motivation zur Informationsweitergabe dem Verantwortungsbewusstsein des Mitarbeiters? Ein Mitarbeiter handelt verantwortungsbewusst, wenn er Informationen über ein Fehlverhalten weiterreicht, das Finanz- und Reputationsschäden für das Unternehmen nach sich ziehen kann. Denn das Fehlverhalten einzelner Mitarbeiter kann schließlich so geschäftsschädigende Auswirkungen nach sich ziehen, dass die Arbeitsplatzsicherheit für die gesamte Belegschaft gefährdet wird. Ist das Compliance Management frühzeitig über Regelverstöße informiert, kann es leichter Maßnahmen zur Schadensbegrenzung umsetzen. Mitarbeiter zu Preisgabe von Hinweisen zu motivieren, kann daher eine sinnvolle Komponente der unternehmensweiten Compliance-Strategie sein.

Motivation generieren
Mitarbeiter motiviert bisweilen ihr schlechtes Gewissen, Hinweise über Missstände weiterzugeben. Weitaus häufiger fürchten potenzielle Hinweisgeber jedoch Risiken: Auf dem Spiel stehen das gute Verhältnis zu Kollegen, die beruflichen Entwicklungschancen, und im Extremfall sogar die psychische und körperliche Gesundheit. Fallen diese Risiken weg, steigt die Motivation, grobes Fehlverhalten zu melden. Die zuverlässigste Möglichkeit, Risiken für den Hinweisgeber zu minimieren, ist, seine Anonymität sicherzustellen. Schon aus Eigeninteresse (um Zugang zu vertraulichen Informationen zu erhalten) sollte das Compliance Management daher Kanäle bereitstellen, über die Hinweisgeber anonym Informationen preisgeben.

Vertrauenswürdige Kanäle
Ein Kanal, der Mitarbeitern angeboten werden kann, sind Ombudspersonen, die als vertrauliche Anlaufstelle Hinweise entgegennehmen. Die Ombudsperson kann den Hinweisgeber sowohl beraten als auch im Dialog klären, wie stichhaltig und relevant die Informationen sind. Eine Alternative oder Ergänzung zu Ombudspersonen sind elektronische Hinweisgebersysteme. Informationen anonym und schriftlich preiszugeben, fällt vielen Mitarbeitern leichter als in persona eine Ombudsperson aufzusuchen.

Datenschutz, Datensicherheit und Anonymitätssicherung sind Hauptanforderungen an die Anwendung. Damit elektronische Hinweisgebersysteme nicht für persönliche Auseinandersetzungen zwischen Kollegen missbraucht werden, muss das Software-System zusätzlich Funktionen bereithalten, die dem Compliance Management helfen, Hinweise auf Relevanz und Glaubwürdigkeit zu prüfen. Möglich machen das zum Beispiel temporäre E-Mail-Postfächer, über die Hinweisgeber und Compliance Management anonym kommunizieren können: Das Compliance Management kann über einen längeren Zeitraum Nachfragen stellen und Informationen abgleichen, um Hinweise zu prüfen. Ein gutes System sollte zusätzlich leicht erreichbar sein. Das heißt, dass Mitarbeiter nicht nur von ihrem Arbeitsplatz aus Zugriff erhalten, sondern zusätzlich webbasiert von einem anderen, geschütztem Ort (z.B. von zuhause). Generell gilt: Je sicherer der Mitarbeiter das System einschätzt, desto eher ist er bereit, Hinweise zu geben.

Fazit
Elektronische Hinweisgebersysteme vereinen die Vorteile der zwei „klassischen“ Informationskanäle: Sie bieten das Anonymitätsniveau eines anonymen Briefs und lassen zusätzlich Nachfragen zu. Fragen, die eine Ombudsperson im direkten Gespräch stellt, klärt das Compliance Management über ein temporäres, anonymes Postfach. Auf diese Weise wird der Hinweisgeber geschützt und gleichzeitig motiviert. Zusätzlich steht dem Compliance Management ein Kommunikationskanal zur Verfügung, um Relevanz und Stichhaltigkeit der Hinweise zu prüfen.

Über die otris software AG

Die otris software AG unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung Compliance-relevanter Prozesse. Die selbstentwickelten Fachlösungen strukturieren Daten- und Dokumente, verbessern die Übersicht und vereinfachen Mitarbeitern dadurch Entscheidungen aufgrund klarer Sachlage. otris vereint Entwicklungs- und Beratungskompetenz: Anpassungen, Prozessintegrationen und Schnittstellen wandeln otris-Standardlösungen zu Individualsoftware. Die Schwerpunkte der otris-Entwicklung sind Softwareprodukte für Vertragsmanagement, Beteiligungsmanagement, Compliance Management und Datenschutzmanagement sowie eine digitale Aktenlösung mit Facheditionen für die Bereiche HR, Legal, IP-Rechteverwaltung und Projektdokumentation.

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Für die oben stehende Pressemitteilung ist allein der jeweils angegebene Herausgeber (siehe Firmenkontakt oben) verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber des Pressetextes, sowie der angehängten Bild-, Ton-, Video-, Medien- und Informationsmaterialien. Die United News Network GmbH übernimmt keine Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit der dargestellten Meldung. Auch bei Übertragungsfehlern oder anderen Störungen haftet sie nur im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Nutzung von hier archivierten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem angegebenen Herausgeber. Eine systematische Speicherung dieser Daten sowie die Verwendung auch von Teilen dieses Datenbankwerks sind nur mit schriftlicher Genehmigung durch die United News Network GmbH gestattet.

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Aktienrückkauf durch Gründer und Mitarbeiter der otris software AG

Aktienrückkauf durch Gründer und Mitarbeiter der otris software AG

Die bestehenden Aktionäre aus dem Gründer- und Mitarbeiterkreis des Dortmunder Software-Herstellers otris software AG haben die Beteiligung der EASY SOFTWARE AG am Unternehmen vollständig zurückerworben. Zur gleichen Zeit schlossen beide Gesellschaften einen strategischen Partnervertrag ab, der in den kommenden Jahren eine weiterhin enge Zusammenarbeit sicherstellt.

Der Kaufpreis für die 183.920 Aktien (46 % des Grundkapitals der otris software AG) beträgt knapp 9,2 Mio. Euro und wurde ausschließlich von den Gründern sowie den Mitarbeitern finanziert. „Für die Gründer und Mitarbeiter der otris software AG ist es ein bedeutender Schritt, die Gesellschaftsanteile vollständig zu übernehmen, was die hohe Identifikation mit dem Unternehmen unterstreicht. Wir freuen uns nun als unabhängiges Technologie-Unternehmen, mit EASY als starkem Partner weiter in die Zukunft zu gehen“, so der Vorstand der otris software AG, Dr. Frank Hofmann. Vorstandskollege Dr. Christoph Niemann ergänzt: „Die otris ist mit Ihren über 100 Mitarbeitern, einem Gruppenumsatz von 14 Mio. Euro und einer über dem Branchendurchschnitt liegenden Rendite ein grundsolides Unternehmen. So fiel uns dieser bedeutende Schritt am Ende leicht.“

Bei der otris software AG blickt man sehr zuversichtlich in die Zukunft:  Auf Basis der eigenen Technologie-Plattformen JANUS und DOCUMENTS wird man das Kerngeschäft weiter ausbauen. Beide Plattformen werden stetig weiterentwickelt, sind tausendfach bewährt und auf Microsoft- und Linux-Betriebssystemen sowohl On Premises als auch in der Cloud lauffähig. Das Lösungsportfolio für die Fachbereiche Einkauf, Recht und Compliance in den Unternehmen der otris-Kunden wird sukzessive um weitere Bausteine ergänzt. Zusätzlich werden in den Tochterunternehmen der otris software AG Zukunfts-Technologien vorangetrieben. Die Tochter bytemine GmbH betreibt die DOCUMENTS-Plattform und sämtliche darauf basierende otris-Lösungen in der Cloud. Die in Dortmund ansässige amicaldo GmbH ist spezialisiert auf den Aufbau von Online-Präsenzen. Die otrisPROJECTS GmbH in Ulm entwickelt Software für das Internet der Dinge (IoT), die z.B. von den ThyssenKrupp Aufzugswerken weltweit eingesetzt wird. Die gewonnene Unabhängigkeit soll für weitere strategische Allianzen genutzt werden.

Über die otris software AG

Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten-Management unterstützt die otris software AG Entscheider in Unternehmen und Organisationen, Führungsverantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt otris Software-Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge vollumfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert werden. Das Leistungsportfolio umfasst die Bereiche: otris contract für zuverlässiges Vertragsmanagement, otris corporate für übersichtliches Beteiligungsmanagement, otris compliance für nachhaltiges Richtlinienmanagement sowie otris privacy für sicheres Datenschutzmanagement. Komplettiert wird dieses Portfolio durch otris dossier, den flexiblen Facheditionen für digitale Akten in den Bereichen Legal, HR und allgemeinem Projektmanagement.

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Vertragsmanagement auf höchstem Niveau

Vertragsmanagement auf höchstem Niveau

Milliardenumsätze und mehrere Millionen Mitglieder – die gesetzlichen Krankenkassen zählen zu den größten Organisationen in Deutschland. Ein bedeutender Teil der Geschäftsprozesse basiert, direkt oder indirekt, auf Verträgen. Krankenkassen betreiben somit Vertragsmanagement auf höchstem Niveau. Lesen Sie, wie otris software Krankenkassen bei der Bewältigung komplexer Vertragsmanagement-Prozesse unterstützt.

Schnittstellen zu externen oder internen Datenbanken, umfangreiche Vertragsbeziehungen und vielschichtige Abrechnungsmodelle – für Krankenkassen ist Vertragsmanagement ohne durchdachte Systematik nicht möglich. Die Standard-Funktionen einer Vertragsmanagement-Lösung bilden Basisprozesse ab. Für Krankenkassen muss die Software angepasst und erweitert werden. Mit ihrem Fachwissen und umfassenden Erfahrungen aus vorherigen Projekten verfügen die otris-Consultants über beste Voraussetzungen, Krankenkassen bei einem unternehmensweiten digitalen Vertragsmanagement zu unterstützen.

Beispiel Selektivverträge
Krankenkassen sind verpflichtet, einen gesetzlich festgelegten Umfang an Leistungen zu erbringen. Diese Leistungen sind in Kollektivverträgen verankert, die Krankenkassen beispielsweise mit der Kassenärztlichen Vereinigung abschließen. Leistungen, die Krankenkassen ihren Mitgliedern darüber hinaus anbieten, werden über Selektivverträge abgewickelt. Die Besonderheit: Selektivverträge schließt die Krankenkasse direkt mit den Leistungserbringern (z.B. Fachärzte, Krankenhäuser, Medizinische Versorgungszentren) und nicht mit den Kassenärztlichen Vereinigungen. Das hat zur Folge, dass Krankenkassen Selektivverträge verwalten müssen, die je Einzelvertrag Tausende unterschiedliche Vertragsteilnehmer enthalten. Hierdurch entsteht die Herausforderung, eine große Anzahl an Datensätzen innerhalb des Systems einem Vertrag zuzuordnen und diese dynamischen Datensätze aktuell zu halten. Hinzu kommt, dass Selektivverträge eine oder mehrere ICD-Zuordnung(en) enthalten, um eine Krankheitsklasse zu verknüpfen (ICD = International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems). Zusammengefasst: Im Vergleich zu üblichen Verträgen mit zwei Vertragspartnern und ohne dynamische Inhalte ist der Aufwand, den ein Selektivvertrag nach sich zieht, beachtlich.

Daten managen mit Schnittstellen
Den Gesamtbestand an Selektivverträgen einer Krankenkasse zu verwalten, ist somit nur über komplexes Datenmanagement und Schnittstellen zu bestehenden Datenbanken möglich. Bei der Datenbank-Anbindung (z.B. zur ICD-Datenbank der Bitmarck) setzen die otris-Experten auf bewährte, selbstentwickelte Schnittstellen. Über die Anbindungen werden nicht nur die ausgewählten Daten mit dem Vertrag verknüpft, sondern auch abgeglichen und auf Aktualität geprüft. Änderungen bei den Vertragsteilnehmern (z.B. durch Praxisaufgabe oder Leistungsänderung) synchronisiert das System automatisch. Gleichzeitig bleibt die Möglichkeit bestehen, Datensätze händisch zu ändern.

Komplexe Verträge, komplizierte Abrechnung
Die komplexen Verträge bedingen unweigerlich eine ebenso komplexe Abrechnung. otris contract unterstützt Krankenkassen auch bei diesem geschäftskritischen Unternehmensprozess: Um die Rechtmäßigkeit eingereichter Abrechnungen zu prüfen, exportiert das System die Vertragsdaten, um im Anschluss einen automatisierten Abgleich zu ermöglichen. Die Daten stehen nach dem Export für eine Prüfung zu Verfügung, die die Geschwindigkeit der Automatisierung mit der Sonderfallprüfung der Sachbearbeiter verbindet.

Vereinfachen durch Digitalisierung
Die komplexe Verwaltungsstruktur der Selektivverträge zeigt nur einen kleinen Ausschnitt des Vertragsmanagements einer Krankenkasse. Reha-Rahmenverträge mit ihren variablen Leistungsumfängen, Arzneimittelrabattverträge oder Verträge zur hausarztzentrierten Versorgung (HzV) sind weitere Bereiche, die umfassendes Datenmanagement erfordern. Die übergeordnete Absicht hinter jedem Prozess im Vertragsmanagement einer Krankenkasse lässt sich einfach zusammenfassen: Der Versicherte soll die ihm zustehende Leistung schnell und mit geringem Verwaltungsaufwand erhalten. Das funktioniert nur, wenn Krankenkassen in direkten Kontakt mit ihren Versicherten treten und sie bedarfsgerecht beraten. Auch hier unterstützt otris software mit individuellen Lösungen.

Auf Wunsch: Mit Geoinformationssystem
Die otris-Consultants entwickeln Schnittstellen zu Systemen, die Krankenkassen-Mitarbeiter in der Kundenberatung einsetzen. Eine bewährte Erweiterung der Vertragsmanagement-Software otris contract verknüpft Vertragsdaten mit Geoinformationen. Auf diese Weise liefert das System Ergebnisse auf Abfragen, die Krankenkassen-Mitarbeiter für zielführende Beratungsgespräche benötigen. Beispiel: Die Adresse des nächstgelegenen Arztes, der eine bestimmte Selektivleistung erbringt. Oder eine Liste aller Ärzte im Umkreis von 50 Kilometern, die eine bestimmte Selektivleistung erbringen.

Komplexität reduzieren
Krankenkassen haben das Ziel, Ihre Mitglieder individuell zu betreuen und ihnen mit bedarfsgerechten Leistungen zur Seite zu stehen. Mehr Individualität bedeutet gleichzeitig mehr Komplexität in den Vertragsbeziehungen, die der Leistungsvergütung zugrunde liegen. otris software unterstützt Krankenkassen mit maßgeschneiderten, digitalen Lösungen, die Komplexität vereinfachen. Durch Strukturierung, Schnittstellen und Automatisierung im Vertragsmanagement sparen Krankenkassen Ressourcen, die für die Umsetzung der vorrangigen Aufgabe genutzt werden: Jedes Mitglied im Bedarfsfall ausreichend, zweckmäßig und wirtschaftlich zu versorgen.

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IP-Rechte managen – Vermögen schützen

IP-Rechte managen – Vermögen schützen

Geistige Eigentumsrechte sind für viele Unternehmen ein beachtlicher – vielfach sogar der größte – Vermögenswert. Dennoch geht ein Großteil der Unternehmen die systematische Verwaltung ihrer „Intellectual Property Rights“ nur halbherzig an.Häufig aus schierer Überforderung, die durch die Flut an zu pflegenden Daten, Dokumenten, Kategorien und Fristen entsteht. Bisweilen auch aus Nachlässigkeit.

Patente, Marken oder Gebrauchsmuster werden häufig unter dem Begriff IP-Rechte (Intellectual Property Rights) zusammengefasst. IP-Rechte schützen die Entwicklungsarbeit von Unternehmen. Ohne diesen Schutz wären Produktentwicklungen unrentabel, da Mitbewerber sie ungestraft nachahmen könnten. Doch um ein IP-Recht durchzusetzen, muss nachweisbar sein, wer der Eigentümer ist. Zu diesem Zweck gibt es öffentliche Register, in denen angemeldete IP-Rechte verzeichnet sind.

Das Zusammentragen der Daten und Dokumente ist der erste Schritt im Anmeldeprozess. Nutzen Sie eine Spezialsoftware, vereinfachen Sie den Vorgang: Beschreibungen, technische Zeichnungen, das Antragsformblatt oder Stammdaten – der Anwender sammelt alle erforderlichen Daten und Dokumente, ohne die Einschränkung einer Formatvorgabe, in einer strukturierten digitalen Akte. Sind mehrere Personen an diesem Prozess beteiligt, greifen sie abhängig von Ihren Nutzerrechten auf das System zu, um beizusteuern, was in ihren Zuständigkeitsbereich fällt. Der für die Anmeldung verantwortliche Mitarbeiter kann jederzeit nachvollziehen, ob alle für die Anmeldung erforderlichen Informationen in die digitale Akte gelegt wurden. Fehlen Daten, sieht der Mitarbeiter, wer verantwortlich ist. Ist die Akte vollständig, können die Unterlagen zur Anmeldung eingereicht werden.

Fazit
Unternehmen müssen Ihre Innovationen gegen Nachahmung schützen, damit sich Entwicklungsinvestitionen rentieren. Der Gesetzgeber bietet über Schutzrechte wirkungsvolle Instrumente gegen Nachahmer. Doch nicht jedes Schutzrecht wird ohne Vorleistung gewährt. Bestimmte IP-Rechte müssen für eine Eintragung in die jeweiligen Register angemeldet werden. Spezialsoftware zur Patentverwaltung unterstützt Unternehmen sowohl bei komplexen Anmeldeprozessen als auch bei der anschließenden Verwaltung eingetragener IP-Rechte.

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Vertragsmanagement in der Cloud

Vertragsmanagement in der Cloud

Das System ist nach der Anschaffung umgehend produktiv, da der Installationsprozess bei Cloud-Software entfällt. Nach einer schnellen Einrichtung von Unternehmensstruktur und Benutzerverwaltung hilft die Lösung dem international agierenden Konzern, Verträge zu verwalten und Informationen ortsunabhängig bereitzustellen.

Mit insgesamt rund 350 Arbeitnehmern ist Innovation Group der bundesweit größte unabhängige Dienstleister für Kfz- und Sachschadendienstleitungen in Deutschland. Innovation Group stellt die Bedürfnisse ihrer Kunden in den Mittelpunkt und passt Prozesse entsprechend an. Das ist der Grund, warum mehr als 60 Versicherungen und über 150 Kfz-Flottenkunden Innovation Group ihr Vertrauen als bevorzugten Schadendienstleister schenken. Innovation Group hilft Versicherungen und Flottenkunden Schäden auf möglichst kostengünstige und effiziente Weise zu bearbeiten. Für dieses Geschäftsmodell schließt Innovation Group Verträge – sowohl mit Versicherungen und Flottenkunden als auch mit Servicepartnern. Der Vertragsbestand vergrößert sich somit kontinuierlich durch Expansion und neue Kunden.

Um den wachsenden Vertragsbestand leichter zu verwalten, ohne Kompromisse bei Sicherheit und Transparenz einzugehen, entschied sich Innovation Group für die SaaS-Vertragsmanagement-Software otris contract CLOUD. „Die otris Cloud-Lösung entspricht unserer Gruppenstrategie: Wir erwarten von einem System hohe Sicherheitsstandards, Verfügbarkeit und einfachen, ortsunabhängigen Zugriff auf die Daten“, erklärt Cathleen Lindner, Director Legal & HR bei Innovation Group. „Zusätzlich sollte die neue Software unsere internen IT-Ressourcen möglichst wenig beanspruchen.“

Ein weiterer Vorteil der Cloud-Variante: Da Cloud-Software nicht auf den Unternehmensservern installiert werden muss, ist sie umgehend einsatzbereit. Nach Abbildung der Konzernstruktur und der Einrichtung des Rechtemanagements konnte die Innovation Group AG kurze Zeit nach der Anschaffung des Systems starten.

Nach den ersten Monaten im Live-Betrieb resümiert Cathleen Lindner: „Wir haben viele positive Rückmeldungen von den Nutzern erhalten. Insbesondere die leicht zu bedienende Benutzeroberfläche mit der übersichtlichen Ablagestruktur, das automatisierte Fristenmanagementmit Erinnerungsfunktion und das einfache Hochladen von Dokumenten gefällt den Kollegen“.

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otris software – 20 Jahre erfolgreich entwickelt

otris software – 20 Jahre erfolgreich entwickelt

Den größten Beitrag zur Umsatzsteigerung lieferten die Erlöse aus dem Lizenzneugeschäft. otris software verkaufte im Jahr 2018 Softwarelizenzen für über 4,2 Mio. Euro. Eine Steigerung von 32,2%, verglichen mit dem ebenfalls sehr erfolgreichen Vorjahr. Die Bonitätsprüfung der Bundesbank testiert die Stabilität und macht die Solvenz des Unternehmens transparent: Die otris software AG wurde erneut als „notenbankfähig“ eingestuft und konnte darüber hinaus das Vorjahresrating verbessern. Die hervorragende Unternehmensentwicklung ermöglichten der otris software AG eine aus Rücklagen gebildete Kapitalerhöhung auf nun 1,6 Mio. €.

Eine weitere Konsequenz aus der positiven wirtschaftlichen Entwicklung ist die Erhöhung der Anteile an der bytemine GmbH auf rund 90%. Die bytemine ist seit Jahren verlässlicher Infrastruktur-Anbieter für die otris und somit wichtigster Partner für das stetig wachsende Cloud-Geschäft. Zusammen mit den beiden weiteren Tochtergesellschaften otrisPROJECTS und amicaldo sowie den neuen Geschäftsstellen in Nürnberg/Erlangen und Dresden erwirtschaftete die otris-Gruppe einen Gesamtumsatz von ca. 14 Mio. €.

Über 200 Neukunden haben sich im Jahr 2018 für otris-Lösungen entschieden. Namhafte Unternehmen wie Miele, AOK-Bundesverband und BORA vereinfachen seit dem vergangenen Jahr Compliance-Verantwortung mit otris software.

Im Jahr 2018 feierte die otris ihr 20-jähriges Bestehen und wuchs nicht nur wirtschaftlich sondern auch personell: Die otris-Gruppe beschäftigt seit vergangenem Jahr über 100 Mitarbeiter.

Die zusätzlichen Kapazitäten erlauben einen noch stärkeren Fokus auf Zukunftsthemen wie die digitale Signatur, die E-Akte und die Weiterentwicklung der Datenschutzlösung zum Information Security Management System.

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Schnell, unkompliziert, angepasst: mobiles Vertragsmanagement per App

Schnell, unkompliziert, angepasst: mobiles Vertragsmanagement per App

Die Vertragsmanagement-App myContract überzeugt durch ihre Anpassungsfähigkeit: In der Vollversion bildet die App die gesamte Funktionsbreite der Desktop-Variante ab und macht Entscheider im Vertragsmanagement unabhängig von Ort und Internetzugang. Prozessabläufe werden durch myContract nicht nur vereinfacht, sondern zusätzlich beschleunigt.

Vertragsmanagement variiert von Unternehmen zu Unternehmen: Das Aufgabenspektrum reicht von der reinen Archivierung über eine permanente Überprüfung und Überwachung bestehender Verträge bis hin zu komplexen Redaktions- und Genehmigungsworkflows. Ein typischer Genehmigungsprozess: Vertragsangebote ab einer gewissen Summe müssen nach definiertem Schema vor der Unterzeichnung von Verantwortlichen freigegeben werden. Genehmigungsworkflows dieser Art erhöhen Sicherheit und Transparenz, können den Geschäftsprozess jedoch auch verzögern.

Genehmigung per App
Mit der Vertragsmanagement-App myContract beschleunigen Sie den Prozess. Mitarbeiter, die sich außer Haus befinden, können bequem von unterwegs per Smartphone oder Tablet eine Freigabe erteilen (oder verweigern). Insbesondere Führungskräfte, die häufig reisen, profitieren, indem sie Genehmigungsprozesse beschleunigen anstatt zu bremsen.

Daten und Dokumente auch offline
Ohne bestehende Internetverbindung können Sie otris contract als Desktop-Anwendung nicht nutzen. Diese Einschränkung ist bewusst implementiert, da eine ständige Aktualität der Daten gewährleistet sein muss. Anders bei der App: Vorgänge samt Dokumente, die Sie vorab in der Desktop-Anwendung als Favoriten markiert haben, stehen auf dem Tablet oder Smartphone auch offline zur Verfügung. Das hilft Ihnen in Situationen, in denen eine gute Internetverbindung Glückssache ist – zum Beispiel vor Gericht, im Zug oder während einer Vertragsverhandlung beim Kunden. Auf Ihrem mobilen Endgerät sehen Sie den Vorgang mit allen Vertragsdaten lückenlos im Gesamtzusammenhang – ein großer Vorteil gegenüber der Methode, lediglich einzelne Vertragsdokumente aus der Datenbank herunterzuladen, um sie offline zu nutzen.

Eine App, viele Möglichkeiten
In der kostenlosen Basisversion nutzen Sie die Vertragsmanagement-App als „digitale Aktentasche“, in die Sie Vorgänge und Dokumente laden, die Sie jedoch nicht bearbeiten können. Der Vorteil der kostenpflichtigen Variante ist, dass Aktionen wie „Freigeben“, „Weiterleiten“ oder „Kommentieren“ ausführbar sind und die App nahezu beliebig konfigurierbar ist. Sie wählen beispielsweise für bestimmte Benutzerprofile aus, welche Felder sichtbar sind und welche Funktionen zur Verfügung stehen. Auf diese Weise können Sie eine übersichtliche „Freigabe-App“ konfigurieren, die ausschließlich die relevanten Daten (wie Summe und Laufzeit) sowie das zugehörige Vertragsdokument anzeigt. Oder Sie konfigurieren eine App, die den Nutzer lediglich über neue Vertragsabschlüsse und deren Volumen informiert. Die Möglichkeiten, Ihre Vertragsmanagement-Prozesse zu optimieren, sind vielfältig.

Foto-Upload
Ein Vorteil von mobilen Endgeräten gegenüber Desktop-PCs ist die integrierte, leicht zu bedienende Kamera. otris myContract integriert die Kamerafunktion: Sie können ein aufgenommenes Foto ohne Umwege einer Vertragsakte zuordnen. Ein beim Kunden unterzeichneter Vertrag gelangt so ohne Zeitverlust in die Vertragsdatenbank. Auf diese Weise werden Prozesse, die von der Unterzeichnung abhängig sind, umgehend angestoßen.

Mobile Vertragswelt
Die Nachfrage nach mobilen Lösungen nimmt stetig zu. Zum einen weil die mobilen Endgeräte technisch ausgereift sind und eine hohe User Experience bieten. Zum anderen ist die „Arbeit von unterwegs“ für viele zum Alltag geworden. otris passt sich dieser Entwicklung an. Der App myContract für Vertragsmanagement werden in Kürze Apps für die weiteren Fachlösungen folgen.

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Cloud oder On-Premises? otris software kann beides

Cloud oder On-Premises? otris software kann beides

Fragen wir unsere Neukunden, warum sie sich für otris software entschieden haben, hören wir häufig, dass der Zugewinn an Sicherheit ausschlaggebend war. Die Sicherheit einer softwaregestützten Prozess-Kontrolle sowie die Gewissheit, Daten und Dokumente sicher zu digitalisieren. Ob die Software hierfür als Cloud- oder als On-Premises-Variante genutzt wird, ist abhängig von den Zielen des Kunden und technischen Rahmenbedingungen.

„Wir stellen fest, dass viele Unternehmen nach wie vor Bedenken haben, sensible Daten und Dokumente auf externen Servern in der Cloud zu speichern“, erklärt Dr. Frank Hofmann, Vorstand der otris software AG. „Wir möchten unsere Kunden nicht in ihrer Entscheidung für oder gegen die Cloud beeinflussen und bieten daher beide Varianten gleichberechtigt nebeneinander an.“ Ob eine Cloud- oder eine On-Premises-Lösung die sicherere Alternative ist, hängt hauptsächlich von der vorhandenen IT-Infrastruktur des Unternehmens ab.
Die otris-Lösungen für Datenschutz, Beteiligungs-, Compliance- und Vertragsmanagement werden über den Webbrowser genutzt. Ob die Benutzer mit dem Webbrowser auf einen firmeninternen Server zugreifen (On-Premises) oder auf Cloud-Server, entscheidet der Kunde selbst.

Cloud ist nicht gleich Cloud
Alternativ zur Realisierung als On-Premises-Lösung bietet otris zwei Cloud-Varianten an: die Fachlösungen von otris als CLOUD-Edition und die otris private cloud. So ist z.B. otris contract CLOUD die SaaS-Variante der Vertragsmanagement-Software und die private cloud ist das Hosting-Angebot für sämtliche Produkte. Ein wesentlicher Unterschied besteht in der Anpassbarkeit: In der otris contract CLOUD-Edition ist der Funktionsumfang vorgegeben. Abgerechnet wird pro User und Monat. Anders in der private cloud: Bei dieser Variante kauft der Kunde die Software und zahlt eine monatliche Gebühr für den Betrieb. Im Gegensatz zur otris contract CLOUD Edition steht in der private cloud die vollständige Funktionsbandbreite mit allen Schnittstellenoptionen zur Verfügung. Die Software kann außerdem nach den Anforderungen des Kunden erweitert werden.

Vorteile einer Cloud-Lösung
Die Vorteile der Cloud-Varianten liegen auf der Hand: Die Software wird in einem spezialisierten Rechenzentrum gehostet, das höchste Sicherheitsstandards erfüllt. Moderne Hardware, Brand- und Einbruchsschutz sowie permanente Datenbackups sorgen für ein Sicherheitsniveau, das sich nicht von Rechenzentren großer Konzerne unterscheidet und weit über dem liegt, was man in vielen kleinen und mittleren Unternehmen vorfindet.

Neben Sicherheitsaspekten ist die leichte Skalierbarkeit für viele Unternehmen der ausschlaggebende Punkt, sich für Software in der Cloud zu entscheiden. Software-as-a-Service (SaaS) kann unkompliziert an steigenden Bedarf angepasst werden: Unternehmen starten mit wenigen Nutzern und können bedarfsgerecht Nutzer hinzubuchen oder abmelden. Berechnet wird ein monatliches Nutzungsentgelt – größere Investitionskosten wie bei einer On-Premises-Lösung fallen somit nicht an.

Ein weiterer Vorteil der SaaS-Variante: Da die Software in der Cloud permanent aktualisiert wird, arbeitet der Nutzer stets mit der neuesten Version. Der Aufwand für Pflege und Updates und somit auch für Spezialpersonal, das Hard- und Software warten muss, entfällt. Die Software ist sofort und immer in der neusten Version verfügbar.

Nach wie vor stark nachgefragt: On-Premises
Gerade für unternehmenskritische Prozesse wie das Vertragsmanagement schätzen es jedoch viele Unternehmen, die volle Kontrolle über Daten und Dokumente im Haus zu behalten. Hinzu kommt, dass Anpassungen und Schnittstellen zwar auch in der Private Cloud möglich sind, die Integration in die hauseigene Infrastruktur jedoch in der Regel On-Premises unkomplizierter ist. ERP-Systeme oder Verzeichnisdienste wie ADS/LDAP sind On-Premises leichter einzubinden. Und häufig existieren bereits abgesicherte, unternehmenseigene Cloud-Plattformen, die ausreichend Kapazität für das Hosting zusätzlicher Software bieten.

Unabhängigkeit als Zusatznutzen
Betrieb, Updates und Hosting mithilfe einer SaaS-Lösung auszulagern, ist reizvoll. Auslagern bedeutet jedoch auch immer Abhängigkeit von dritten – in diesem Fall vom SaaS-Anbieter. Dieser Abhängigkeit entgeht ein Unternehmen nur durch eigenes Hosting: Gekaufte Software kann unbegrenzt genutzt werden – unabhängig davon, was mit dem Softwareanbieter passiert. Für viele Entscheider ist dieses Argument insbesondere bei betriebskritischen Prozessen nicht unwichtig.

On-Premises oder Cloud?
Es gibt kein „besser“ oder „schlechter“, wenn es um die Auswahl einer Hosting-Alternative geht. In großen Unternehmen ist die Auswahl ohnehin durch Vorgaben der firmeneigenen IT-Compliance beschränkt. Gibt es eine Wahlmöglichkeit, sollte abgewogen werden: Dabei haben Sicherheitsaspekte Priorität und technische sowie betriebswirtschaftliche Gesichtspunkte müssen mit in die Gesamtbetrachtung gezogen werden. „Am Ende entscheidet der Kunde und wir passen uns mit der Technik und dem Geschäftsmodell an“, erklärt Dr. Frank Hofmann. „Dass die Cloud beliebter wird, merken wir aber deutlich – nicht zuletzt an den interessanten Vertragsmanagement-Projekten, die wir für die Deutsche Ärzte und Apothekerbank, NEC, Weight Watchers, Pfisterer, mytaxi oder westwing in der otris cloud betreiben. Unternehmen, die unentschlossen sind, beraten wir gerne und ausführlich zu der Frage, welche Variante für eine gegebene Anforderung adäquat ist.“

Über die otris software AG

Als Spezialist für softwarebasiertes Daten- und Dokumenten-Management unterstützt die otris software AG Entscheider in Unternehmen und Organisationen, Führungsverantwortung wahrzunehmen. Zu diesem Zweck stellt otris Software-Lösungen zur Verfügung, mit denen sämtliche Verwaltungsvorgänge vollumfänglich und volltransparent abgebildet, gesteuert und dokumentiert werden. Das Leistungsportfolio umfasst die Bereiche: otris contract für zuverlässiges Vertragsmanagement, otris corporate für übersichtliches Beteiligungsmanagement, otris compliance für nachhaltiges Richtlinienmanagement sowie otris privacy für sicheres Datenschutzmanagement.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

otris software AG
Königswall 21
44137 Dortmund
Telefon: +49 (231) 958069-0
Telefax: +49 (231) 958069-44
http://www.otris.de

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Für die oben stehende Pressemitteilung ist allein der jeweils angegebene Herausgeber (siehe Firmenkontakt oben) verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber des Pressetextes, sowie der angehängten Bild-, Ton-, Video-, Medien- und Informationsmaterialien. Die United News Network GmbH übernimmt keine Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit der dargestellten Meldung. Auch bei Übertragungsfehlern oder anderen Störungen haftet sie nur im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Nutzung von hier archivierten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem angegebenen Herausgeber. Eine systematische Speicherung dieser Daten sowie die Verwendung auch von Teilen dieses Datenbankwerks sind nur mit schriftlicher Genehmigung durch die United News Network GmbH gestattet.
Führender Technologieanbieter setzt bei Compliance- und Risk-Management auf otris software

Führender Technologieanbieter setzt bei Compliance- und Risk-Management auf otris software

Innovationskraft und unternehmerische Verantwortung sind Grundpfeiler, auf denen der Erfolg von EOS aufbaut. Der weltweit führende Technologieanbieter im industriellen 3D-Druck vereinfacht seine Compliance-Verantwortung durch den Einsatz von otris software.

3D-Druckverfahren zählen zu den wichtigsten Zukunftstechnologien. Schon jetzt hilft der industrielle 3D-Druck, komplexe Bauteile und innovative Produkte umzusetzen, die vor einigen Jahren nicht oder nur mit enormem Aufwand realisierbar waren. Das Unternehmen EOS aus Krailling bei München ist weltweit führender Anbieter im industriellen 3D-Druck von Metallen und Kunststoffen.

Seit der Gründung im Jahr 1989 setzt das Unternehmen Maßstäbe bei technologischen Entwicklungen. Dabei stand das Wachstum des Unternehmens immer im Einklang mit Nachhaltigkeit und unternehmerischer Verantwortung. Um die Verantwortung zu vereinfachen, setzt das Unternehmen die Software otris compliance ein. Die Anwendung hilft EOS das unternehmensspezifische Compliance-Programm zu dokumentieren, umzusetzen und zu überwachen. Eine wichtige Komponente für nachhaltiges Wachstum ist das Risk-Management. otris compliance unterstützt EOS bei der Identifizierung, Dokumentation und Bewertung von Risiken. Maßnahmen, die zur Risikominimierung umgesetzt werden müssen, werden in otris compliance dokumentiert, als Aufgaben an zuständige Mitarbeiter verteilt und überwacht.

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20 Jahre erfolgreich entwickelt – wirtschaftlich und technisch

20 Jahre erfolgreich entwickelt – wirtschaftlich und technisch

Zukunftsfähigkeit, Solidität sowie Innovationskraft sind seit ihrer Gründung vor 20 Jahren fest in der Unternehmenskultur der otris software AG verankert und Teil des Erfolges. Das Firmenjubiläum bietet Gelegenheit, die aktuelle Unternehmensentwicklung zu beleuchten und einen Blick in die nahe Zukunft zu wagen.

„Wirtschaftlich standen wir schon immer gut da. Aber in den letzten Jahren haben wir noch einmal deutlich zugelegt – sowohl was das Umsatzwachstum angeht als auch in den Bereichen Ergebnis und Rendite“, beschreibt Dr. Christoph Niemann die wirtschaftliche Lage der otris. Die guten Zahlen und die hohe Kreditwürdigkeit des Unternehmens werden durch die Bonitätsprüfung der Bundesbank bestätigt: Die otris software AG ist offiziell notenbankfähig.

Stabile Pfeiler
Ein Grund für die wirtschaftliche Solidität der otris ist, dass sie auf zwei stabilen Pfeilern steht: Zum einen der Vertrieb der selbstentwickelten Dokumentenmanagement-Software DOCUMENTS über OEM-Partner und zum anderen der Eigenvertrieb der auf DOCUMENTS und JANUS basierenden Fachlösungen. „12 Millionen Euro Gruppenumsatz konnten wir im letzten Jahr erwirtschaften – fast 20% mehr als im Vorjahr. Bei gleichbleibend starkem OEM-Lizenzgeschäft haben wir das Umsatzplus hauptsächlich durch den Vertrieb der eigenen Fachlösungen erzielt“, erläutert Dr. Christoph Niemann.

Die richtige Strategie
Dass otris-Software so stark nachgefragt wird, liegt auch an den strategischen Entscheidungen in der Vergangenheit: In der Überzeugung, dass das Thema stetig an Relevanz gewinnt, bietet otris seit Jahren eine Spezialsoftware für Datenschutzmanagement an. Eine gute Entscheidung, denn das Produkt otris privacy erfährt einen enormen Nachfragezuwachs durch die ab Mai 2018 geltende EU-Datenschutzgrundverordnung. Auch die drei weiteren Fachlösungen für Vertragsmanagement, Beteiligungsmanagement, und Compliance-Management haben einen großen Anteil am stark gestiegenen Umsatz. „Natürlich ist uns der wirtschaftliche Erfolg wichtig. Unternehmerischer Erfolg heißt für uns aber auch, unsere Lösungen auf technischem Top-Niveau weiterzuentwickeln und unsere hohe Innovationskraft nicht nur beizubehalten, sondern auszubauen“, erklärt Dr. Frank Hofmann, der nach wie vor gemeinsam mit Dr. Christoph Niemann in die wichtigsten Neu- und Weiterentwicklungen involviert ist. Die neue otris-App myFavorites ist ein Beispiel für die stetige technologische Weiterentwicklung des Unternehmens. „Dass Anwender vermehrt mobil arbeiten, steht außer Frage. Mit unserer neuen App-Technologieplattform sind wir für die Nachfrage gerüstet. In welche Richtung wir die App-Funktionen ausbauen, entscheiden wir im Dialog mit den Nutzern“, blickt Dr. Frank Hofmann in die Zukunft.

Neue Mitarbeiter: beim Hersteller arbeiten
otris wächst – nicht nur wirtschaftlich sondern auch personell. „Wenn wir unsere neuen Mitarbeiter fragen, warum sie sich bei uns beworben haben, hören wir häufig, dass es reizvoll sei, beim Softwarehersteller zu arbeiten. Anders als bei Systemhäusern, die hauptsächlich Software von Drittanbietern beim Kunden implementieren, können die Mitarbeiter bei uns aktiv an der Weiterentwicklung der Produkte mitwirken. Ein weiterer Beweggrund: Die Liste namhafter Unternehmen aus Industrie und Mittelstand, die otris betreut“, verdeutlicht Dr. Frank Hofmann Motivationen der Bewerber.

Weiteres Wachstum
Zum 20-jährigen Jubiläum hat die Unternehmensgruppe in diesem Jahr die Marke von 100 Mitarbeitern geknackt. Neben dem Hauptstandort in Dortmund und den Tochterfirmen in Ulm und Oldenburg wurde erst vor kurzem die neue Dependance in Dresden eingegliedert. Eine weitere Niederlassung in Süddeutschland ist in Planung. „Um das solide Wachstum fortzusetzen, suchen wir derzeit nach weiteren Mitarbeitern, die ihre Fähigkeiten und Kreativität in Entwicklung und Consulting einbringen möchten“, so Dr. Christoph Niemann. Und Dr. Frank Hofmann ergänzt: „Neben wirtschaftlichem Erfolg, Zukunftsfähigkeit, Solidität, Innovationskraft und einem familiären Arbeitsklima haben wir zusätzlich etwas zu bieten, was auch die langjährigen Mitarbeiter nach wie vor zu schätzen wissen: Hochmoderne Arbeitsplätze mit einem grandiosen Blick über die Stadt Dortmund.“

Über die otris software AG

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Ansprechpartner:
Julia Deuker
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E-Mail: deuker@otris.de
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