Warum kommt es zu Fehlbeständen im Lager?

Ist immer gleich etwas Kaputtes am System?
Nein, meistens nicht. Die meiste Zeit stimmt das System schon. Aber es gibt kleine Störungen im Alltag.

Zum Beispiel?
Stellen Sie sich vor: Ein Mitarbeiter nimmt fünf Teile aus dem Regal. Er hat es eilig. Er scannt nur drei. Oder er scannt die falsche Zahl. Schon stimmt der Bestand nicht mehr.

Oder: Eine Lieferung kommt an. Der Fahrer bringt 20 Kartons. Der Mitarbeiter zählt schnell: „Passt.“ Aber im LKW liegen noch zwei Kartons. Die werden später gefunden – aber keiner bucht sie nach.

Und wenn niemand etwas falsch macht?
Auch dann kann es passieren. Ein Etikett löst sich ab. Ein Drucker verschmiert eine Ziffer. Ware wird umgeräumt – von Fach A nach Fach B – aber die Umlagerung wird nicht gebucht. Oder eine Retoure kommt zurück, landet im Regal, aber das System weiß nichts davon.

Also sind es immer Menschen oder Technik?
Nicht nur. Manchmal sind es die Abläufe selbst. Zum Beispiel: Die Fertigung holt sich Teile aus dem Lager, ohne sie auszubuchen. Oder Diebstahl bleibt unentdeckt. Oder Ware verdirbt, wird entsorgt – aber keiner klickt sie aus dem System.

Wie kommt man dahinter, was genau schiefläuft?
Indem man regelmäßig kleine Stichproben zählt. Nicht nur einmal im Jahr Inventur, sondern jeden Tag ein paar Artikel. Dann sieht man schnell: „Ah, bei diesen Schrauben stimmt es immer nicht.“ Und kann nach der Ursache suchen.

Und wenn man die Ursache kennt – was dann?
Dann ändert man den Ablauf. Zum Beispiel: Keine Entnahme ohne Scan. Feste Plätze für jede Ware. Schulungen für die Mitarbeiter. Und eine gute Lagerverwaltungssoftware hilft dabei – wie die von COSYS zum Beispiel. Sie erinnert an jede Buchung, zeigt Abweichungen sofort an und macht Vorschläge, welche Artikel heute gezählt werden sollten.

Lohnt sich der ganze Aufwand überhaupt?
Ja, sehr. Denn jeder Fehlbestand kostet Geld. Entweder, weil Sie zu viel bestellen (Kapital bindet) oder weil Sie zu wenig haben (Kunden warten, Aufträge fallen aus). Wer seine Bestände sauber hält, spart Zeit, Nerven und bares Geld.

Die kurze Antwort auf die Frage „Warum kommt es zu Fehlbeständen?“ lautet also:
Weil im hektischen Lageralltag viele kleine Fehler passieren – beim Scannen, beim Zählen, beim Umlagern, bei Retouren. Die gute Nachricht: Fast alle diese Fehler lassen sich mit klaren Regeln, etwas Training und einer durchdachten Software verhindern.

Mehr Informationen:
Intelligente Lagerverwaltungssoftware