Noch keine Zeiterfassungssoftware im Einsatz?

Noch keine Zeiterfassungssoftware im Einsatz?

In vielen Unternehmen herrscht Unklarheit darüber, welche Gesetze aktuell im Bereich Zeiterfassung gelten und welche Maßnahmen konkret umgesetzt werden müssen. Die aktuelle Pandemie vereinfacht die Situation ebenfalls nicht, da sie viele Unternehmen vor bisher unbekannte Herausforderungen stellt.

Bereits 2019 wurde die Grundsatzentscheidung des EuGH zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung getroffen. Doch was hat sich seitdem getan? Viele Unternehmen warten noch auf nationale Vorschriften, bevor sie agieren, aber ist das die richtige Strategie?

Wieso ist das Thema heute relevant?

Laut dem Urteil vom 14. Mai 2019 müssen Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches Zeiterfassungssystem einführen. Die Kriterien wurden aber nicht konkret definiert. Im Februar 2020 entschied das Arbeitsgericht (ArbG) Emden, dass Arbeitgeber zur Einführung eines Zeiterfassungssystem ohne ein dediziertes Gesetz verpflichtet sind.

Die Begründung: jeder Arbeitnehmer hat das Recht auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit, tägliche und wöchentliche Ruhezeiten und einen bezahlten Jahresurlaub.

Was bedeutet das für Unternehmen in Deutschland?

Das Urteil des ArbG Emden könnte wegweisend für weitere Gerichte sein. Abwarten könnte also in vielen Fällen die falsche Strategie sein.

4 Fälle, die zeigen, dass Unternehmen jetzt handeln sollten

Wir haben weitere Fälle gesammelt, in denen Unternehmen auch jetzt schon unbedingt eine Zeiterfassungssoftware einführen sollten:

Home Office: Durch die Corona-Pandemie haben auch die letzten Stempeluhren ausgedient. Der Arbeitgeber kann aktuell oft noch weniger Aussagen zu den Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter machen als vor der Pandemie.

Kurzarbeit: Arbeitgeber müssen während der Kurzarbeit für eine saubere und belastbare Zeiterfassung sorgen. Tatsächliche Arbeitsausfälle müssen nämlich im Zweifel der Arbeitsagentur nachgewiesen werden.

Überstunden: Der Fall aus Emden hat gezeigt, dass am Ende dem Arbeitnehmer eher geglaubt wird als dem Arbeitgeber. Wenn der Arbeitgeber kein Zeiterfassungssystem im Einsatz hat, wird es schwierig, die angegebenen Stunden des Arbeitnehmers zu widerlegen – das wird wahrscheinlich teuer.

Bereitschaft: vom Feuerwehrmann, der in 8 Minuten am Einsatzort sein muss bis zum Product Owner, der am Freitagabend für mögliche Fehler während eines Launches bereitstehen muss – das alles ist eine Grauzone, die vom Gesetz nicht klar geregelt wird. Falls die Bereitschaftszeit als “Arbeitszeit” zu bewerten ist, müssen das Arbeitsgesetz eingehalten und Stunden nach den Vorgaben erfasst werden.

Unsere Empfehlung:

Unternehmen sollten nicht darauf warten, dass ein nationales Gesetz alle Fragen bis ins Detail klärt, sondern bereits jetzt Handeln, um mit einem Zeiterfassungssystem um den Vorgaben zu entsprechen und langfristig Kosten zu sparen.

Über kiwiHR

kiwiHR ist eine Online-HR-Software, die von der Firma YooniQ solutions mit Sitz in München entwickelt wurde. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Ihre HR-Prozesse zu vereinfachen. kiwiHR möchte durch die Automatisierung administrativer Aufgaben Unternehmen dabei unterstützen, zu ihrer besten Version zu werden. Dazu gehören verschiedene Funktionen, von Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement bis zur Digitalen Personalakte. Die Software wurde 2018 entwickelt und wird mittlerweile in 10 Ländern in Europa und den Vereinigten Staaten eingesetzt.

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