Mit rund 1700 Beschäftigten schweizweit ist die Debrunner Koenig Gruppe mit den Sparten Bewehrungen, Multi Metal und Technische Produkte ein führender Distributions- und Servicepartner. Sie ist die Schweizer Landesgesellschaft der international tätigen Klöckner & Co, die als einer der größten produzentenunabhängigen Stahl- und Metalldistributoren und eines der führenden Stahl-Service-Center sowie Vorreiter der digitalen Transformation in der Stahlindustrie gilt. Das 1755 in St. Gallen gegründete Schweizer Unternehmen stellte sich nach Ende des Zweiten Weltkriegs einem neu aufblühenden Markt. Aufgrund verschiedener Firmenübernahmen zählt die Gruppe mittlerweile vier Unternehmenszweige mit über 35 Standorten in der Schweiz.

Bereits seit mehreren Jahren steht mit IMS PREMIUM ein gruppenweites Managementsystem im Einsatz, womit Prozesse, Dokumente, Organisation und kontinuierliche Verbesserungsprozesse verwaltet werden. Aufgrund unterschiedlicher Anforderungen an den einzelnen Standorten sind lokalspezifische Abläufe und Prozesse entstanden, die aus Gruppenperspektive nicht übergeordnet ausgewertet und gepflegt werden können. Um diese Altlasten aufarbeiten und den Sprung zu einem übergeordnet aufgebauten System zu schaffen, wurde im Projekt – zusammen mit der Softwareherstellerin IMS Integrierten Managementsysteme AG – die erweiterte Nutzung von IMS PREMIUM angegangen.

Die erwähnten unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Standorte haben zu einer ressourcenintensiven Abarbeitung von einzelnen Aufgaben und Maßnahmen geführt. Das stetige Wachstum der Unternehmensgruppe hat auch dazu geführt, dass historisch bedingt, ungleiches Prozessverständnis Einzug gehalten hat. Insbesondere im Bereich von Audits und Prozessen der Arbeitssicherheit konnte mit dieser Ausgangslage die Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit nur mit viel manuellem Aufwand gewährleistet werden. Auch die mobile Nutzung vor Ort – etwa für Audits in der Produktion oder im Logistikzentrum – konnte bisher nur eingeschränkt gewährleistet werden. Somit wurden als Kernanforderungen übergeordnete und einfache Auswertungsmöglichkeiten sowie eine mobile Nutzung definiert. Ein effizientes, gruppenübergeordnetes Maßnahmenmanagement für Audit, Arbeitssicherheit und weitere, zukünftige Themen sollte möglich werden.

Iteratives Vorgehen für optimale Ergebnisse

Um sämtliche Punkte aus der Anforderungsliste abdecken zu können, wurde IMS PREMIUM auf die neueste Softwareversion aktualisiert und das Modul Prozessausführung inklusive vorkonfigurierter Auditvorgänge neu lizenziert. Da für den mobilen Einsatz unternehmensspezifische Wünsche umgesetzt werden sollten, kam die Entwicklung einer individuellen, mobilen Seite für die wichtigsten Kernfunktionen hinzu. Für den Aufbau der neuen Inhalte und die Überarbeitung bestehender Prozesse wurde parallel zum Live-System eine zweite Software installiert und iterativ gehandelt. So konnten die Umsetzungen punktuell von verantwortlichen Personen innerhalb der Gruppe (z. B. Prozessmanager) geprüft und im Anschluss allfällige, weitere Optimierungen vorgenommen werden.

Gruppenübergreifendes Maßnamenmanagement für Audits

Mit der Aufrüstung des Systems ist ein übergeordnetes Maßnahmenmanagement für Audit und weitere Prozesse und Abläufe entstanden. Es ermöglicht eine automatisierte, systemgesteuerte Erstellung, Anpassung, Freigabe und Verteilung von Informationen. Vorkonfigurierte, workflowgesteuerte Abläufe führen Anwender durch ihre persönlichen Aufgaben und fördern so die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen und Stellen bei der Planung, Durchführung und Auswertung von Audits. Mit der Integration von Berechtigungen und dem Zuordnen von Personen und Rollen zu einzelnen Aufgabenschritten, werden Autoren, Überprüfer und Freigeber automatisch über offene Aufgaben informiert. Besonders in der Maßnahmenabarbeitung sorgt diese systemgeführte Inhalts- und Aufgabenverteilung für eine zeitgerechte Umsetzung und eine nachvollziehbare Statusanalyse und -auswertung. Nachvollziehbarkeit und Nachweisbarkeit sind nun gruppenübergreifend vorhanden und mittels vereinfachter, standardisierter Auswertungen kann praktisch jede Sichtweise in der gesamten Gruppe und in jedem Unternehmen eingenommen werden.

Ergonomisches Benutzerkonzept und mobiler Einsatz

Mit der neuen Softwareversion kann gleichzeitig auch von einem mächtigen, ergonomischen Benutzerkonzept profitiert werden. Es ermöglicht eine vereinfachte, intuitive Nutzung durch sämtliche Anwendergruppen und führt selbsterklärend durch dynamische Formulare und firmenweite Informationspflege. Mit der webbasierten Oberfläche gelingt der unabhängige Zugriff von jedem Gerätetyp, egal ob per Tablet vor der Produktionsmaschine oder per Laptop am Schreibtisch. Für externe Audits können passwortgeschützte Zugänge erstellt und verwaltet werden. Softwareupdates benötigen keine zeitaufwendige Verteilung mehr, da per einfachem Mausklick die neue Version für alle Benutzer auf allen Geräten verfügbar gemacht werden kann. Innerhalb kürzester Zeit ist der Sprung auf ein automatisiertes und gruppenweites Maßnahmenmanagement gelungen. Erste Rückmeldungen von Mitarbeitenden zeigen, dass Motivation und Systemakzeptanz dank der effizienteren Abläufe weitergewachsen sind. Doch zurücklehnen will man sich bei der Debrunner Koenig Gruppe deshalb nicht. Bereits erste Ideen zur weiteren Mobile-Optimierung und der Integration von Arbeitssicherheit stehen im Raum und warten darauf, umgesetzt zu werden.