Warum Ihr Aussendienst keine Besuche mit Outlook planen sollte

PLANUNG DES AUSSENDIENSTES MIT OUTLOOK – GERINGE FLEXIBILITÄT UND AUFWENDIGE STEUERUNGDie Planung des Außendienstes mit Microsoft Outlook hält sich hartnäckig in vielen Unternehmen. Termine werden umständlich per Mail vereinbart und anschließend als Termine im Kalender festgehalten. Für Unternehmer hat dies jedoch entscheidende Nachteile:

• geringe Flexibilität
• aufwendige Verwaltung
• Zugriff nur für freigegebene Mitarbeiter

Für eine starre Terminplanung kann sich Outlook für den Außendienst anbieten. Doch mit der Realität hat dies nur selten etwas zu tun. Denn Termine werden kurzfristig verschoben, fallen aus oder nehmen mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich geplant. Die Mitarbeiter im Außendienst haben selbst kaum die Möglichkeit, auf diese veränderten Rahmenbedingungen zu reagieren und die Planung in Echtzeit anzupassen. Bereits nach wenigen Minuten oder Stunden kann die ursprüngliche Planung in Outlook so hinfällig sein.

Oft haben die Mitarbeiter im Außendienst nicht mal Zugriff auf die Terminplanung in Outlook. Stattdessen dienen Ausdrucke, die an jedem Morgen erstellt werden, als Tagesplan für die Tour.

PLANUNG DES AUSSENDIENSTES MIT OUTLOOK – DAS SIND DIE AUSWIRKUNGEN AUF DIE KUNDENZUFRIEDENHEIT

Die Planung des Außendienstes mit Outlook hat für die Kunden und deren Zufriedenheit entscheidende Konsequenzen. Denn durch die starre Planung ist es keine Seltenheit, dass die Aufträge verspätet erledigt werden oder sogar um ganze Tage verschoben werden müssen. Von großen Terminzeitfenstern und langen Wartezeiten ganz zu schweigen. Dies nimmt die Kundschaft in der Regel nicht sehr positiv auf. Eine sinkende Kundenzufriedenheit kann daher schnell die Folge sein. Und wenn sich einmal der Ruf der Unzuverlässigkeit herumgesprochen hat, werden auch die Anzahl der Neuaufträge immer weiter zurückgehen.

Anstatt auf eine starre Touren- und Auftragsplanung mit Outlook zu vertrauen, sollten sich Unternehmen lieber für moderne, intelligente Software-Lösungen entscheiden, mit denen sie die Kundenzufriedenheit wieder steigern und so positiv in die Zukunft blicken können.

DURCH DIE PLANUNG MIT OUTLOOK WERDEN RESSOURCEN VERSCHENKT

Durch die aufwendige Planung des Außendienstes mit Outlook werden schon im Back-Office erhebliche Ressourcen verschwendet. Denn die ständige Umplanung, sobald neue Aufträge hinzukommen oder andere Aufträge abgesagt werden, benötigt einen unsagbaren Zeitaufwand. Doch auch im Außendienst führt diese Art der Planung zu einer erheblichen Ineffizienz. Unnötige Umwege und eine ungenaue Planung der Ressourcen erhöhen die Kosten und senken somit den Gewinn des Unternehmens. Muss die Abstimmung zwischen Back-Office und Außendienst immer manuell erfolgen, führt dies ebenfalls zu einem hohen Koordinationsaufwand.

Mit einer modernen Software-Lösung können diese Ineffizienzen deutlich verringert werden. Änderungen werden automatisch im System hinterlegt und dem jeweiligen Mitarbeiter im Außendienst mitgeteilt. Mit den passenden Mobilgeräten wird der Außendienst in Echtzeit auf dem Laufenden gehalten. All diese Maßnahmen steigern nachweislich die Effizienz des Außendienstes.

SCHLECHTER MOBILER ZUGRIFF AUF DIE AUSSENDIENSTPLANUNG MIT OUTLOOK

Für einen erfolgreichen Außendienst ist es wichtig, dass die Mitarbeiter jederzeit und von überall Zugriff auf die anstehenden Termine und Aufträge haben. Mit Outlook ist dies nur sehr eingeschränkt möglich. Ein Einplanen von neuen Terminen oder das Herausnehmen von Aufträgen ist quasi unterwegs nicht möglich. Hinzu kommt, dass verkürzte oder verlängerte Service-Leistungen gar nicht erst erfasst werden. Daher stimmt im Laufe des Tages die Soll- mit der Ist-Planung sehr schnell nicht mehr überein.

Auch hier kann eine moderne Software-Lösung für eine schnelle Abhilfe sorgen. Denn das System erfasst in Echtzeit, wo sich der Mitarbeiter befindet. Durch einen einfachen Knopfdruck kann dieser mitteilen, dass ein Auftrag erfolgreich abgeschlossen ist. So wird laufend der Soll- mit dem Ist-Plan abgeglichen. Bei Bedarf lassen sich außerdem Änderungen in der Planung vornehmen. Dauert beispielsweise ein Auftrag unerwartet länger, kann der nachfolgende Kunde frühzeitig über die Verzögerung informiert werden.

FAZIT – MIT EINER MODERNEN SOFTWARE-LÖSUNG DEN UNTERNEHMENSERFOLG SICHERN

Indem Outlook durch eine moderne Software zur Auftragsplanung abgelöst wird, lassen sich Unternehmen in eine erfolgreiche Zukunft führen. Denn so lässt sich sehr leicht die Effizienz steigern und die Auftragsplanung flexibel aufziehen. Dies optimiert am Ende unter anderem die Kundenzufriedenheit und steigert die Gewinne. Mit dem passenden Partner an der Seite, ist die Einführung einer Auftragsplanungs-Software problemlos und ohne Komplikationen möglich.