Wie Unternehmen und Verwaltungen von KI profitieren: Ein Rückblick auf das assono KI-Forum 2025

Prozessautomatisierung durch Künstliche Intelligenz

Den Auftakt zum 10. assono KI-Forum machte Hauptgeschäftsführerin Lydia Bahn. In einem Kurzvortrag erläuterte sie die wachsenden Bedeutung der Automatisierung durch KI, die gerade angesichts des Fachkräftemangels immer stärker in den Fokus rückt. Der Einsatz von KI-Lösungen wie Chatbots ermöglicht Unternehmen, Prozesse nicht nur effizienter und schneller zu gestalten, sondern auch die Qualität des Kundenservices erheblich zu steigern. KI-Chatbots sind rund um die Uhr für ihre Benutzer verfügbar und können die Mitarbeitenden spürbar entlasten, indem sie wiederkehrende Kundenanfragen bearbeiten und repetitive Aufgaben automatisieren.

Im Anschluss begrüßte Bad Oeynhausens Bürgermeister die teilnehmenden Gäste und zeigte sich stolz, mit seiner Stadt erneut Veranstaltungsort des KI-Forums zu sein. In den vergangenen Jahren hat Bad Oeynhausen selbst große Fortschritte in der Digitalisierung der Verwaltung unternommen.

Der assono KI-Chatbot als digitaler Assistent für Unternehmen und Verwaltungen

Im anschließenden Hauptteil des Events zeigte assono, wie Chatbot-Lösungen konkret aussehen können und welchen Mehrwert diese für Unternehmen und Verwaltungen bringen. In seinem Vortrag erläuterte Thomas Bahn den Ansatz des assono KI-Chatbots und stellte verschiedene Kundenprojekte vor, die erfolgreich auf diese KI-Lösung setzen. Gute KI-Chatbots können nämlich viel mehr als nur FAQs beantworten: Durch den Einsatz weiterer KI-Technologien und die Anbindung an unternehmensinterne Systeme sind sie in der Lage, Prozesse abzubilden und Aufgaben zu automatisieren. Ein Beispiel dafür ist die Stadt Bad Oeynhausen, die über ihren Chatbot sowohl die Hundebestandsaufnahme als auch die Beantwortung steuerlicher Fragen abbilden konnte.

Darüber hinaus können Chatbots durch Spracherkennung und Sprachsynthese auch als Voicebot genutzt werden. In seinem Vortrag erläuterte Thomas Bahn die Herausforderungen, an welche dies geknüpft ist. Zum einen werden Dialekte noch nicht überall ausreichend verstanden. Zum anderen müssen die Antworten eines Voicebots anders gestaltet sein als die eines Chatbots. Beispielsweise müssen die Antworten kürzer sein und die Anzeige von Links, Formularen, Bildern oder Buttons ist nicht möglich.

Exklusive Einblicke bei Live-Demo des assono KI-Chatbots

In einer Live-Demo zeigten die Chatbot-Projektleiter Moritz Larsen und Isabelle Wieser, wie unterschiedlich Chatbot-Projekte je nach Ausgangslage und Kundenanforderung umgesetzt werden können. Zunächst stellten sie einen Kunden-Chatbot vor, der auf einem rein anliegen-basierten Ansatz beruht: Mithilfe von Spracherkennung wird das Anliegen der Benutzer analysiert und daraufhin eine vorgefertigte Antwort ausgegeben, die durch Informationen aus einer Datenbank ergänzt werden können.

Anschließend präsentierten sie einen KI-Chatbot, der zusätzlich durch eine KI-Suche unterstützt wird. Diese ermöglicht es dem Chatbot, eigenständig auf indizierten Webseiten oder in Dokumenten nach passenden Informationen zu suchen, wenn kein vordefiniertes Anliegen zur Benutzeranfrage gefunden werden konnte.

Als dritte Herangehensweise zeigten sie schließlich ein Kundenbeispiel, bei dem der Kunde fast ausschließlich auf die KI-Suche setzt. Im Projektverlauf wurden für einige Spezialfälle dennoch Anliegen eingesetzt, um bestimmte Dialogverläufe gezielt steuern zu können. „Zu Projektstart analysieren wir die Anforderungen und die Datenlage gemeinsam mit dem Kunden, um herauszufinden, welche Herangehensweise am besten für das Chatbot-Projekt passt“, erklärten die Projektleiter.

Großes Interesse an KI-Chatbot „Conrad“ des Köln Bonn Airport

In einem exklusiven Interview berichtete Ahmed Elmi, Digital Manager des Köln Bonn Airport, über den Einsatz des KI-Chatbots „Conrad“ – und wie dieser die Servicequalität und Kundenzufriedenheit im Bereich Parken spürbar verbessert hat. Seit Oktober 2024 unterstützt der Chatbot Reisende am Flughafen Köln Bonn dabei, schnell und unkompliziert Antworten rund um das Parken zu erhalten. Durch die Automation wiederkehrender Fragen kann Conrad das E-Mail-Aufkommen deutlich reduzieren und den Kundenservice nachhaltig entlasten. Bereits kurz nach dem Go-live wurde der Chatbot um einen praktischen Parktarife-Rechner für Präsenztarife erweitert, der direkt im Chat zur Verfügung steht. Für die Zukunft ist geplant, Conrad um eine KI-gestützte Feedbackanalyse zu erweitern, um Nutzerinteraktionen gezielter auszuwerten und den Parkservice kontinuierlich zu optimieren. Das Interview mit Fragerunde stieß bei den Teilnehmenden auf großes Interesse.

Mehr KI, weniger Bürokratie: Zukunftsweisende KI-Projekte der Stadt Bad Oeynhausen

In ihrem Vortrag stellte die Stadt Bad Oeynhausen ihre KI-Strategie vor und zeigte, wie moderne Technologien sinnvoll zusammenspielen können, um Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten. Die Strategie basiert auf drei Säulen: Einem KI-Chatbot, einer RPA-Lösung und der ergänzende Einsatz von Large Language Models (LLMs). Die beiden Chatbot-Projektleiter der Stadt Bad Oeynhausen, Julia Kleinert und Patrick Höwener, stellten vor, wie KI-Chatbot „Colon" konkret dazu beiträgt, Verwaltungsprozesse zu automatisieren – etwa bei der Hundesteueranmeldung. Die Stadt setzt dabei bewusst auf einen hybriden Ansatz: Ein anliegen-basierter Chatbot sorgt für ein hohes Maß an Kontrolle über die ausgegebenen Inhalte, während LLM-Funktionen dort zum Einsatz kommen, wo seltener nachgefragte Themen effizient abgedeckt werden sollen. Gezeigt wurde auch, wie von Benutzern eingegebene Informationen nahtlos an die RPA-Lösung übergeben und dort weiterverarbeitet werden.

Um mehr Bürgerinnen und Bürger vom analogen zum digitalen Service zu führen, werden Schreiben im Steuerbereich zusätzlich mit einem QR-Code versehen, der direkt zum Chatbot führt. Dieser wird dann in einem bestimmten Modus gestartet, um die Benutzer gezielt durch das Anliegen zu führen.

Moderne KI-Lösungen für internes Wissensmanagement

In ihrem Vortrag gab Kathrin-Maria Ziebell von interface projects spannende Einblicke in die Technologie hinter der KI-Unternehmenssuche INTEGATOR. Mit Hilfe von generativer KI und Retrieval-Augmented Generation (RAG) unterstützt INTERGATOR Behörden und Unternehmen dabei, Wissen in Organisationen nutzbar zu machen und komplexe Anfragen schnell und gezielt zu beantworten. Kathrin-Maria Ziebell zeigte in einer Live-Demo, wie die KI-Unternehmenssuche alle Datenquellen auf einer zentralen Oberfläche vereint und relevante Informationen so leicht zugänglich macht. Die intuitive Benutzererfahrung ähnelt dabei einer klassischen Websuche.

Als Implementierungspartner von interface projects setzen wir INTERGATOR in Projekten als leistungsstarke Software für effizientes Informationsmanagement ein. Neben der normalen Weboberfläche lässt sich die KI-Unternehmenssuche auch intelligent mit unserer Chatbot-Lösung kombinieren. So kann der assono KI-Chatbot etwa als dialogbasiertes Ausgabemedium für interne Suchanfragen dienen – beispielsweise für den IT-Support. Je nach Anwendungsfall können die KI-Unternehmenssuche und der KI-Chatbot miteinander verknüpft werden, um Informationen genau dort bereitzustellen, wo sie benötigt werden.