Ob elektronische Unterschriften oder die zuneh­mende Abkehr von der Briefpost: In vielen deutschen Unternehmen sind Prozesse wie die Rechnungsstellung oder die tägliche Kommunikation bereits komplett digitalisiert. Das zeigt der „Digital Office Index 2020“, eine Studie vom Digitalverband Bitkom[1]. FP wirkte als offizieller Partner an der Studie mit. Mit Lösungen wie der digitalen Signatur FP Sign öffnet FP Unternehmen die Tür zur Digitalisierung. Digitale Signaturen ermöglichen es, Verträge und wichtige Dokumente digital zu unterzeich­nen, was Verhandlungen und Abstimmungsprozesse deutlich beschleu­nigt. Als Software kann die Lösung schnell und unkompliziert in Unter­nehmensprozesse integriert werden. Doch selbst auf softwarebasierte Anwendungen reagieren Entscheider und Mitarbeiter oftmals eher zöger­lich, weil sie die Veränderungen im Zuge der Digitalisierung fürchten.  

FP greift ihre fünf größten Bedenken auf und erklärt, wie große und mittelständische Unternehmen sowie Selbstständige mit einfachen und unkomplizierten Softwarelösungen wie der digitalen Signatur ein digi­tales Uplift meistern können.

1. Zu hohe Kosten: 70 Prozent der in der Bitkom-Studie befragten Unter­nehmen fürchten, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit hohen Investitionskosten einhergeht. Dabei muss nicht das gesamte Unternehmen digital transformiert werden. Viele Prozesse lassen sich auch mithilfe einer einfachen Softwarelösung digitalisieren. Sie ist in der Regel nicht allzu teuer und lässt sich schnell und unkompliziert in beste­hende Arbeitsprozesse integrieren. Auch FP Sign ist softwarebasiert und ermöglicht nicht nur das digitale Signieren von Verträgen, sondern auch ein Workflow-Management. Damit werden Arbeitsprozesse effizienter – und Unternehmen sparen nicht nur Zeit, sondern auch Geld und jede Menge Papier.

2. Baustelle Datenschutz: Rund ein Drittel der deutschen Unter­neh­men fürchtet bei der Einführung digitalisierter Prozesse einen unberech­tigten Zugriff auf sensible Unternehmensdaten. Dabei ist Datenschutz für Softwareanbieter ein sehr ernstes Thema und sie sichern ihre Lösun­gen auf verschiedenste Weise gegen unberechtigte Zugriffe. Als Experte für sichere digitale Kommunikation nutzt FP zum Beispiel nur die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Damit sind alle FP-Software­lösungen DSGVO-konform und die Datenverarbeitung von Verträgen in unsiche­ren Drittländern ist ausgeschlossen. Deshalb sollte bei Softwareanbie­tern immer vorab der Standort der Rechenzentren geprüft werden.

3. Fehlendes Personal: 62 Prozent der von Bitkom befragten Unternehmen gehen davon aus, dass es zur Etablierung von digitalen Prozessen qualifiziertes Personal braucht. Dabei erfordern nur wenige digitale Softwarelösungen einen speziellen Inhouse-Experten oder eine komplizierte Implementierung in die bestehende IT-Infrastruktur. Die meisten Lösungen lassen sich ganz einfach über den Browser oder eine App nutzen. Auch für FP Sign braucht es kein geschultes Personal und alle Mitarbeiter können die digitale Anwendung ganz unkompliziert im Arbeitsalltag nutzen und von ihren Vorteilen profitieren.

4. Rechtliche Hürden: Laut der Bitkom-Studie fürchtet mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen rechtliche und regulatorische Hürden, die mit der Digitalisierung von Prozessen einhergehen. Die Rechtsgültig­keit von digitalen Unterschriften sorgt zum Beispiel vielfach für Verun­sicherung. Dabei ist eine solche Unterschrift definitiv rechtsgültig, auch wenn sie nicht handschriftlich auf Papier erfolgt. Digitale Unterschriften können in unterschiedlichen Stufen erfolgen, von der fortgeschrittenen Signatur bis zur qualifizierten elektronischen Signatur, der höchsten verfügbaren Signaturstufe gemäß eIDAS. Auch die FP Sign Software ist eIDAS-konform, was unter anderem die gesetzlich vorgeschriebene Langzeitarchivierung ermöglicht.

5. Mangelnde Akzeptanz: Laut Bitkom fürchten 42 Prozent der befrag­ten Unternehmen, dass die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungs­prozessen intern nicht gut ankommt. Die Vorteile digitaler Lösungen werden jedoch schnell für die gesamte Belegschaft sichtbar. Langwie­rige Arbeitsschritte und aufwendige Abstimmungen lassen sich durch die Nutzung digitaler Tools effizienter gestalten. Verträge sowie alle internen Dokumente, wie Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen, Kostenvoran­schläge, Zeiterfassungsbelege, Gehalts-/Entgeltabrechnungen oder Krankenkassenbescheinigungen, können mithilfe von digitalen Signa­turen jederzeit und überall unterzeichnet werden. Das führt zu schnelle­ren – und auf lange Sicht auch zu mehr – Geschäftsabschlüssen und macht Prozesse effizienter. Dies sorgt innerhalb des Unternehmens für Planungssicherheit und wirkt sich auch positiv auf die Mitarbeitermotiva­tion aus.

[1] https://www.bitkom.org/doi-2020