Digitale Nähe trotz räumlicher Distanz

Digitale Nähe trotz räumlicher Distanz

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Autor: Michael Grupp, Managing Director der BRYTER GmbH

Nicht erst seit COVID-19 ist Remote Work für immer mehr Unternehmen ein viel diskutiertes Thema. Vom Homeoffice unterscheidet sich Remote Work nur dadurch, dass Remote Worker von jedem beliebigen Ort aus arbeiten, ein Internetzugang vorausgesetzt. Beide Arbeitsformen basieren aber auf der Überzeugung, dass die Arbeit auch außerhalb einer traditionellen Büroumgebung geleistet werden kann und deshalb nicht an einem bestimmten Ort erledigt werden muss, um erfolgreich ausgeführt zu werden.


Als größte Herausforderung, um auch mit Remote Work den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten, betrachten die Unternehmen dabei den Auf- und Ausbau einer modernen digitalen IT-Infrastruktur. Die Schaffung der digitalen Voraussetzungen und die Auswahl der passenden Collaboration-Tools sind aber nur eine Seite der Medaille.

Digitale Nähe will gelernt sein

Seit ihrer Gründung 2018 bietet die BRYTER GmbH ihren Mitarbeitern die Möglichkeit des Remote Works an. Weltweit arbeiten über 70 Angestellte in verschiedenen Ländern und Zeitzonen von dem Ort aus, von dem sie am liebsten arbeiten möchten oder am besten arbeiten können. Die langjährige Erfahrung mit Remote Work hat aber gezeigt, dass trotz aller digitalen Kanäle und Tools die Nähe zum Remote Worker und die Kommunikation der Remote Worker untereinander extrem wichtig sind. Denn bei Remote Work gibt es den persönlichen Austausch am Schreibtisch, in der Küche vor der Kaffeemaschine oder auf dem Büroflur nicht mehr.

Das stellt Führungskräfte vor eine neue Situation. Schließlich ist die digitale Nähe zum Remote-Team nicht nur wichtig,   sie will auch gelernt sein. Damit diese Form des modernen Arbeitens funktioniert, müssen bestimmte Regeln befolgt und entsprechende Prozesse aufgebaut werden. Remote Work sollte dabei nicht als eine Herausforderung gesehen werden, die es zu bewältigen gilt, sondern als ein klarer Geschäftsvorteil. Viele Unternehmer vergessen dabei, dass eigentlich jedes Unternehmen bis zu einem gewissen Grad eine Remote Company ist, weil ein Mitarbeiter immer unterwegs ist. Remote Companies sind in der Lage, schneller zu wachsen als andere Unternehmen, nicht zuletzt weil sie die besten Fachleute einstellen können, die es weltweit gibt.

Kollektive Intelligenz und verteilte Entscheidungsfindung

Grundlage für ein erfolgreiches Remote Work im Unternehmen sollte ein Playbook sein, das die Zusammenarbeit im Unternehmen und die Organisationsstruktur definiert. Neben der Struktur geht es hauptsächlich darum, wie Entscheidungen getroffen werden, wie Führung ausgeübt wird, wie vertrauensvolle Beziehungen gepflegt werden, wie jeder einzelne sich persönlich und beruflich verbessern kann und wie die Arbeit geplant und ausgeführt wird.  

Remote Work steht für kollektive Intelligenz. Es setzt eine flexible und schlanke Denkweise aller Beteiligten voraus und fördert eine verteilte Entscheidungsfindung. Remote Work ist dann erfolgreich, wenn es gelingt, aus vielen Einzelkämpfern ein leistungsstarkes Team zu formen. Aber wie baut man ein leistungsstarkes Team auf?

Zusammenarbeit anregen, Vertrauen aufbauen und positive Veränderungen fördern, das sind die Wegpunkte auf einer Roadmap für die Schaffung eines Umfelds, in dem Zusammenhalt und Kooperation vorherrschen, Innovationen florieren, Probleme gelöst, Erwartungen übertroffen werden und Teams in einem gemeinsamen Geiste arbeiten.

Vertrauen ist der Anfang von allem

Grundvoraussetzung, dass Zusammenarbeit überhaupt entsteht, ist ein absolut offener Dialog und ein ehrlicher Umgang aller Mitarbeiter untereinander, Führungskräfte eingeschlossen. Das gilt auch in puncto Vertrauen, dem Kern erfolgreichen Remote Works. Denn Menschen neigen dazu, ihre Schwächen zu verbergen und Kompetenz zu demonstrieren. Vertrauen und Sicherheit entstehen aber erst, wenn die Teammitglieder – allen voran Führungskräfte – ihre eigenen Schwächen und ihre Fehlbarkeit offen mit allen aneren teilen. Der Austausch von persönlichen Befindlichkeiten, z. B. zu Beginn eines jeden Online-Meetings, sorgt dafür, dass alle Teilnehmer als Menschen wahrgenommen werden. Der Moment der Verletzlichkeit wird zur menschlichen Erfahrung für das gesamte Team und fördert Zusammenhalt und Zusammenarbeit. Eine wichtige Voraussetzung für die Lösung von Problemen, die sich in der Regel nicht von einer einzelnen Person, sondern von einer Gruppe schneller und einfacher lösen lassen. Vertrauen entsteht aber auch aus der Sicherheit, Risiken eingehen zu können und zu dürfen, und sich darauf verlassen zu können, dass alle Teammitglieder qualitativ hochwertige Arbeit leisten.

Idealerweise findet das Team die passende Struktur für eine optimale Zusammenarbeit. Klare Ziele, Rollen und Ausführungspläne sind der Schmierstoff für ein reibungsloses, erfolgreiches Remote Work. Und wenn sich jedes Teammitglied auch der Bedeutung seiner Arbeit bewusst ist, diese Arbeit für jeden einzelnen auch persönlich wichtig ist, wächst ein leistungsstarkes Team zusammen.

Kamera always on an für spontane   Online-Chats

Auf persönlichen Kontakt zu den Kollegen sollten die verteilt arbeitenden Teammitglieder nicht verzichten müssen. Es geht darum, trotz räumlicher Distanz digitale Nähe zu schaffen. Das heißt, dass informelle, sozialisierende Kommunikation der Mitarbeiter untereinander in einer Remote Working Umgebung aktiv vom Unternehmen gefördert werden muss, um Einsamkeit und Kulturverlust zu vermeiden. Virtuelle Räume wie beispielsweise virtual Coffees & Lunches, Bonfire   oder Collision-Spaces, wo sich die Teammitglieder zwanglos treffen können, fördern den Zusammenhalt und helfen, das Gefühl der physischen Trennung zu überwinden. Und da der Mensch nicht in der Lage ist, eine Beziehung zu einer Person aufzubauen, die er nicht sehen kann, sollte die Kamera am PC immer eingeschaltet bleiben. Nur so sind spontane Online-Video-Chats oder abendliche Video-Treffs, in denen sich die Teammitglieder über ihr tägliches Leben oder andere zufällige Themen unterhalten können, möglich, die für den Aufbau sozialer Remoteverbindungen absolut wichtig sind. Vierteljährliche Treffen, an denen alle Remote Worker an einem Ort zusammenkommen, dienen dazu, sich noch besser kennenzulernen und zu vernetzen und Strategien zu diskutieren, um sicherzustellen, dass auch künftig alle an einem Strang ziehen.

Anerkennung demotiviert nicht

Eine Kultur des 1:1 Gesprächs und der Gruppen-Fürsorge schafft dabei Raum, Spannungen zu verarbeiten, Selbstreflexion zu unterstützen und eine selbstgesteuerte Problemlösung zu erleichtern.   Was sich im ersten Moment nach Therapie anhört, hilft der ganzen Organisation effizienter, belastbarer, stärker und schneller zu werden und ungelöste Ineffizienzen, die ganze Teams blockieren, zu lösen. Dazu gehört auch, Feedback – auch negatives – zu begrüßen und nicht gleich den Überbringer schlechter Nachrichten „zu erschießen“.  

Im Gegenteil: Eine Kultur der Wertschätzung ist ein wesentliches Element von Erfolg. Führungskräfte sollten den Teamgeist positiv beeinflussen, ob es ein lobender, digitaler Kommentar zu einem Arbeitsergebnis, ein aufmunterndes GIF oder ein "Like"-Daumen oder Smiley sei. Sie können auf vielfältige Weise öffentlich Wertschätzung ausdrücken. Bislang ist noch kein Fall bekannt geworden, dass ein Mitarbeiter durch ein Dankeschön zu viel demotiviert wurde.  

Die Arbeit dreht sich um die Mitarbeiter

Die Basis von Remote Work bilden flexible Arbeitszeiten. Wenn jemand besser nachts arbeiten kann, warum soll er es nicht tun. Wenn jemand Kinder zu Hause hat, um die er sich kümmern muss, kann er eher mit der Arbeit anfangen und später aufhören. Remote Work ermöglicht es, dass sich die Arbeit um das Leben des Mitarbeiters dreht und nicht umgekehrt. Solange die Teammitglieder untereinander kommunizieren, ist letztendlich das Arbeitsergebnis wichtiger als der Arbeitsaufwand. Alle Mitarbeiter müssen sich aber bewusst sein, dass ein Wesensmerkmal von Remote Work eine Kommunikation ist, bei der die Kommunikationspartner mitunter mit zeitlichem Abstand aufeinander reagieren. Deshalb müssen das Wissen der Mitarbeiter und alle Prozesse dokumentiert werden, damit keine Informationen verloren gehen. Alle Informationen und alle Dokumente, die benötigt werden, müssen jederzeit jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen und zugänglich sein.

Einhörner gefragt

Dass trotz dieser Form der Arbeitsgestaltung der Zusammenhalt und die Leistungsbereitschaft in den Teams sowie im gesamten Unternehmen erfahrungsgemäß sehr hoch sind, liegt daran, dass man weltweit die besten Experten rekrutieren kann. Wichtig ist aber, dass die DNA des neuen Mitarbeiters zu dieser Form der Arbeitsgestaltung und zum Unternehmen passen muss. Technische Fähigkeiten kann man erlernen. Aber der Wunsch, Verantwortung zu übernehmen und die Fähigkeit zum Aufbau vertrauensvoller Beziehungen ist nicht jedem Experten gegeben. Da die Remote Worker des Unternehmens mit dem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten müssen, sollten die Teammitglieder am Recruiting-Prozess z. B. in Form von Gesprächen mit den Kandidaten beteiligt sein. Dabei sind Einhörner sehr willkommen. Denn um in einer unbeständigen, komplexen und unsicheren Welt wettbewerbsfähig zu bleiben, braucht man heterogene Teams.

Aber neue Teammitglieder nehmen immer die Verhaltensweisen an, die sie wahrnehmen und nicht die in irgendeiner Form niedergeschrieben wurde. Wenn Führungskräfte nicht Leben, was sie in Bezug auf Remote Work predigen, dann sind alle guten Ansätze lediglich billiges Employer Branding.

Über die BRYTER GmbH

BRYTER ist die führende No-Code-Plattform zur Automatisierung von Expertenwissen. Die intuitive Toolbox ermöglicht es Fachleuten, interaktive Anwendungen ohne Programmierkenntnisse zu erstellen, zu verwalten und zu verkaufen. BRYTER richtet sich insbesondere an Experten in den Bereichen Recht, Finanzen, Steuern und Compliance, die mit komplexen, bedingten und szenariobasierten Inhalten arbeiten und wiederkehrende und standardisierbare Entscheidungsprozesse automatisieren wollen.

BRYTER unterhält Büros in Berlin, Frankfurt und London. Die Software unterstützt Fachleute in über 40 internationalen Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungskanzleien, Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung bei der Automatisierung professioneller Entscheidungsprozesse.

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