In der Vergangenheit verwaltete Brosa seine Betriebsabläufe lange Jahre mithilfe eines Warenwirtschaftssystems, welches im Bezug auf die Anforderungen und Standards der heutigen Zeit jedoch mehr und mehr an seine Grenzen stieß: Zum einen arbeitete dieses lediglich auf DOS-Basis, zum anderen war der Funktionsumfang der Lösung deutlich begrenzt. Im Laufe der Jahre war das System daher durch zahlreiche Satelliten – beispielsweise ein zugekauftes CRM – erweitert worden.

Dies wirkte sich vor allem auf die Sicherstellung eines zentralen Datenbestands negativ aus. „Im Prinzip pflegte jeder Kollege seine eigene Excel-Tabelle mit den Daten, die für ihn relevant waren“, erinnert sich Michael Dischl, kaufmännischer und Personalleiter bei Brosa. „In der Folge kamen damit nicht selten unterschiedliche Datengrundlagen zum Einsatz, sodass die Kollegen ihre Daten jeweils zunächst abgleichen mussten, bevor ein Prozess fortgeführt werden konnte. Gerade vor dem Hintergrund unseres Firmenwachstums machten uns diese Ineffizienzen der Datenpflege zunehmend zu schaffen.“

Gesucht: Ein ERP für die Produktion

Um dem entgegen zu wirken, entschied sich Brosa für die Einführung einer neuen, modernen ERP-Lösung. Im Zentrum der Anforderungen stand dabei – neben einem breiten integrierten Funktionsumfang – auch eine besonders hohe Leistungsfähigkeit im Produktionsbereich, dem Herzstück von Brosa. Insgesamt zog das Unternehmen in die einjährige Auswahlphase fünf Anbieter mit ein, von denen Ende 2016 die Wahl auf die ERP^II-Lösung APplus der Asseco Solutions fiel.

Der leistungsstarke Funktionsumfang von APplus im Produktionsumfeld gab dabei den entscheidenden Ausschlag. „Aber auch die Zukunftsfähigkeit war ein Punkt, durch den sich APplus auszeichnete“, ergänzt Michael Dischl. „Vor allem die moderne Benutzeroberfläche sowie die Webbasierung der Lösung haben uns überzeugt, und dies war auch ein Punkt, der auf unserer Anforderungsliste ganz oben stand. Denn hinter der ERP-Einführung stand das strategische Ziel, unser Unternehmen in den nächsten zehn Jahren auf die Zukunft auszurichten und fit zu machen für die kommenden Herausforderungen am Markt.“

Aus zwanzig mach zwei

Am 16. Januar 2017 fiel der Startschuss zum Implementierungsprojekt der Asseco-Lösung. „Ursprünglich hatten wir den 31. Dezember als Zieldatum für den Projektabschluss anvisiert“, so Michael Dischl. „Im Endeffekt wurden wir jedoch bereits knapp einen Monat früher fertig als geplant. Einer der Gründe war die sehr positive Zusammenarbeit und Unterstützung durch das Projektteam der Asseco. Über die reine Lösungsebene hinaus muss auch der ERP-Partner selbst zu einem passen. Das ist für das Projekt ein ganz entscheidender Erfolgsfaktor. Auch dieses Kriterium war für uns mit der Asseco absolut erfüllt.“

Im Zuge des Go-Live Anfang Dezember reduzierte Brosa seine ehemals sehr komplexe IT-Struktur aus knapp zwanzig Satelliten auf eine zentrale ERP-Lösung mit zwei Schnittstellen: zur Finanzbuchhaltung sowie ins PDM. Alle anderen Bereiche werden nun integriert in APplus verwaltet, wodurch ein einheitlicher Datenbestand auf allen Prozessstufen jederzeit sichergestellt bleibt.

Automatisierte Nachkalkulation

Seither profitiert Brosa in unterschiedlichsten Bereichen von den Funktionalitäten von APplus, beispielsweise bezüglich Vor- und Nachkalkulationen. Wurde erstere in der Vergangenheit aufwendig von Hand in Excel erstellt, musste Brosa auf eine Nachkalkulation aus Kapazitätsgründen bislang vollständig verzichten. Mit APplus lassen sich beide Varianten nun automatisch durchführen. „Für die Vorkalkulation haben wir die Arbeitspläne hinterlegt und die einzelnen Arbeitsschritte mit Zeiten versehen“, erläutert Michael Dischl. „Bei jedem Arbeitsschritt können unsere Kollegen diese nun einfach scannen und die Daten sind erfasst. Daraufhin vergleicht das System Soll- und Istwerte – so wird die Nachkalkulation ohne weiteren manuellen Aufwand durchgeführt.“

Ziel auf mittlere Sicht: 20 Prozent mehr Produktivität

Darüber hinaus kommen die Funktionen der neuen ERP-Lösung dem Unternehmen vor allem auch im Fertigungsbereich zugute. So ist Brosa heute in der Lage, Kapazitäten deutlich akkurater zu planen und erwartete Liefertermine genauer an Kunden zurückzumelden. „In der Vergangenheit arbeitete der Vertrieb bei einem neuen Auftrag mit einer vorher definierten Regellieferzeit – unabhängig von der aktuellen Auslastung“, so Michael Dischl. „Heute plant unsere Auftragsverwaltung die Produktion abhängig von den tatsächlichen Kapazitäten ein und meldet den Liefertermin an den Vertrieb zurück. Auf diese Weise konnten wir nicht nur unsere Produktionsplanung qualitativ verbessern. Wir sind nun auch in der Lage, die errechneten Liefertermine zuverlässiger einzuhalten.“

Da alle Auftragsdaten in APplus in Echtzeit aktuell gehalten werden, lässt sich über die Kapazitäten hinaus nun auch der generelle Fortschritt eines Auftrags jederzeit im System verfolgen. Vertriebsmitarbeiter sind damit in der Lage, den Status einer Produktion unmittelbar im Auge zu behalten und – falls sich Probleme abzeichnen – frühzeitig einzugreifen. In der Vergangenheit waren hierzu zeitaufwendige Rückfragen bei den Kollegen notwendig. „Dank der APplus-Lösung können wir unsere Fertigung insgesamt effizienter und transparenter gestalten“, freut sich Michael Dischl. „Mittelfristig streben wir so eine Produktivitätssteigerung von bis zu 20 Prozent an.“

Ausweitung auf die Schweiz geplant

Derzeit arbeiten Brosa und Asseco am Finetuning der Lösung, um den Mehrwert durch APplus optimal auszuschöpfen. „Dabei sind wir bereits heute mit APplus sehr zufrieden“, resümiert Michael Dischl. „Wir sind überzeugt, das richtige Produkt von der richtigen Firma für unser Unternehmen ausgewählt zu haben. Daher wollen wir die Lösung noch in diesem Jahr auf unsere Tochtergesellschaft in der Schweiz ausweiten, in der wir unsere Elektronik entwickeln und fertigen.“ Eine Bestellung aus der Zentrale in Tettnang beispielsweise würde dann unmittelbar in Echtzeit bei der Tochtergesellschaft in Rüthi eingehen. Auf diese Weise ließe sich die Zusammenarbeit zwischen beiden Standorten weiter vereinfachen.