Die digitale Arbeitswelt ist einem steten Wandel unterworfen. Software-Strukturen, die heute noch aktuell sind, können morgen bereits überholt sein. Das stellt besonders die Entwickler von Business-Software vor die Frage, welche Entwicklungen zukunftsweisend sind und welche nur kurze Modeerscheinungen. Denn eine zuverlässige Business-Software zu entwickeln kostet viel Zeit und setzt eine umfangreiche Planung voraus, vor Allem bei sensiblen Unternehmensdaten.
Eine der großen, aktuellen Anforderungen an Business-Lösungen ist die Mobilisierung bestehender Software-Anwendungen, so dass sie auf Handys und Tablets verwendet werden können, so wie man es von Apps im privaten Bereich gewohnt ist.
Im Vergleich zu Software für den privaten Anwender haben Business-Solutions aber wesentlich komplexere, inhaltliche Anforderungen, die oft nicht mit einem Klick oder Wisch erledigt sind. Während der private Nutzer in der Regel auf eine einfach zu bedienende App zugreifen kann, ist das im Business Bereich aufgrund der vielfältigen Anforderungen oft eher schwierig umzusetzen.
So reicht es beispielsweise bei einer elektronischen Vertragsverwaltung im privaten Bereich vermutlich aus, wenn ein Vertrag mit einer einzigen Kündigungsfrist und evtl. einem monatlichen oder jährlichen Betrag für eine Kostenaufstellung erfasst werden kann. Im Business Bereich hingegen gibt es oftmals mehrere Kündigungsoptionen, Sonderkündigungsrechte oder der Vertragspartner hat andere Kündigungsfristen als man selbst. Zahlungen sollen nicht einfach nur monatlich erfolgen, sondern basieren prozentual auf einem Umsatz oder berücksichtigen eine zeitliche Verteilung etc. Alle gängigen Möglichkeiten über eine App auf einem Mobilgerät abzubilden, scheint kaum möglich.
Aber genau solche Probleme gilt es zu bewältigen, wenn es darum geht, eine Business Anwendung auch mobil zur Verfügung zu stellen. So wird z.B. statt Tastatur der Touch-Screen genutzt, wodurch ein ausführliches Programm-Menü im Umfang zwangsläufig reduziert werden muss, damit es benutzerfreundlich bleibt. Das Datenvolumen und der Speicher mobiler Endgeräte wirkt sich auf Übertragungsgeschwindigkeit und Dokumentenmenge aus usw. Alle diese Anforderungen unter einen Hut zu bringen, ist bei komplexen Anwendungen eine echte Herausforderung.
Der contractmanager² ist so eine Business-Anwendung. Diese Anwendung verwenden Unternehmen für die Verwaltung und das Controlling von Verträgen. Sie kann auch komplexe Vertragskonstruktionen berücksichtigen und ermöglicht umfassende Auswertungen und Zukunftsbetrachtungen. Mit der App cm² go stehen den Anwendern alle erfassten Vertragsdaten auch mobil zur Verfügung.
„Die Schwierigkeit bei der Entwicklung von cm² go bestand zunächst darin, zu entscheiden, welchen Funktionsumfang sie im Vergleich zum Hauptprogramm der Software haben soll. Außerdem sollte die App auf allen gängigen Plattformen, also iOS, Android und Windows laufen.“ meint der Entwicklungs-Chef der CM Software & Consulting GmbH, Heiko Henning.
Die Entwickler entschlossen sich deshalb dazu, die App nicht als eigenständige Software zu verstehen, sondern als Ergänzung des bereits bestehenden Vertragsmanagement-Systems. Schnell wurde klar, dass zwar bestehende Vertragsinformationen einfach und komplett auf mobilen Endgeräten einsehbar sein sollen, die oft komplexe Bearbeitung von Datensätzen auf einer Touchscreen-Tastatur aber nicht wirklich sinnvoll ist. Dementsprechend sollte eine Bearbeitung der Datensätze nur als eingeschränkte Option möglich sein.
„Dadurch können Verwender mobiler Geräte auf alle Informationen der Verträge jederzeit zugreifen. Eine konkrete Bearbeitung des Datensatzes erfolgt aber erst, wenn der Anwender wieder auf seine reguläre Workstation mit entsprechender, technischer Ausstattung zugreifen kann.“
Als Ergebnis dieser Überlegungen sollte sich die App cm² go sowohl online mit der bestehenden contractmanager² Datenbank austauschen können, als auch in der Lage sein, ausgewählte Verträge und Dokumente auf das mobile Gerät zu übertragen und offline, also ohne Datenverbindung zum Server, mitnehmen zu können.
Nachdem der funktionale Rahmen abgesteckt war, ging es an die technische Umsetzung und die große Herausforderung, die App auf allen drei Plattformen iOS, Android und Windows anbieten zu können.
Heiko Henning dazu: „Eine grundlegende Philosophie unserer Vertragsverwaltung contractmanager² ist es, unabhängig vom Betriebssystem, überall lauffähig zu sein. Die Java-Programmierung der Software macht das möglich. Gleiches sollte natürlich auch für die cm² go gelten.“
Dem Entwicklerteam um Heiko Henning ist es schließlich gelungen, die unterschiedlichen Anforderungen an Technik, Inhalt und Bedienbarkeit in einer App zu verbinden.
Das Ergebnis ist ein leicht anzuwendendes Informationstool für mobile Endgeräte, das einen einfachen Zugriff auf die hinterlegten Vertragsdaten ermöglicht. Für Anwender mit einer reinen Lese-Berechtigung kann die App sogar eine Alternative für die klassische Desktop-Anwendung sein, denn neben dem Abrufen der Vertragsinformationen können die User auch vertragsbezogenen E-Mails erstellen und verschicken und Notizen an den Verträgen hinterlegen.
„Es war ein ziemlicher Spagat zwischen Informationsmenge und Bedienbarkeit, aber den haben wir gut hin bekommen“ ist Entwicklungs-Chef Heiko Henning überzeugt.
Die CM Software & Consulting GmbH, Wathlingen entwickelt und vertreibt seit 1999 die Vertragsverwaltung contractmanager². Zu den Kunden gehören namhafte Hersteller, Wirtschaft- und Kapitaldienstleister, Krankenhäuser, Verbände und öffentliche Institutionen.
Die App cm² go ist nur zusammen mit einer Lizenz des contractmanager² nutzbar und läuft auf iOS, Android und Windows 10.
Weitere Informationen unter www.contractmanager.de oder direkt bei der CM Software & Consulting GmbH in Wathlingen.
