Autor: Firma inPuncto

inPuncto Scan-Client für SAP erhielt ein Update

inPuncto Scan-Client für SAP erhielt ein Update

Mit dem biz²Scanner, dem inPuncto Scan-Client für SAP, können beliebige Dokumentenscanner mit einem SAP-System verbunden werden. Dadurch lassen sich sowohl zentrale Scan-Szenarien realisieren, indem ganze Dokumentenstapel auf einmal erfasst und den jeweiligen Business-Objekten zuordnet werden oder es können dezentral einzelne Dokumente eingescannt und direkt ins SAP-System überführt werden.

Verbesserungen und neue Funktionen der Version 2.1.46

  • Der verfügbare Arbeitsspeicher für die Applikationen wurde optimiert und vergrößert.
  • Notwendige Bibliotheken (MS Redistributable C++ 2010 und 2012) wurden in das Setup aufgenommen.
  • Verbesserung im Setup bei der Übernahme von 32 Bit Registry-Dateien (Customizing) auf 64 Bit Systemen.
  • Allgemeine Verbesserungen.

Das Scan-Add-on für SAP lässt sich in vielen Unternehmensbereichen einsetzen:

  • Personalwesen: Scannen und zuordnen von Personaldokumenten (Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnung, Reisebelege etc.)
  • Logistik und Produktion: Scannen und zuordnen von Lieferscheinen, Materialbelegen, Bestellungen etc.
  • Rechnungswesen: Scannen und zuordnen von Eingangsrechnungen, Lieferanten-Rahmenverträgen, Schreiben von Banken etc.
  • Management: Scannen und zuordnen von Zusatzvereinbarungen, Behördendokumenten, Richtlinien, Normen etc.

Bei Fragen zu den neuen Features der Scanner-Software oder allgemeinen Fragen zu den inPuncto Add-ons für SAP hilft der inPuncto-Support gerne weiter.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.

Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.

Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.

Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

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Kostenlose Webinare: Digitale Personalakte für SAP, Dokumenterstellung, automatischer Rechnungsworkflow und revisionssichere Archivierung

Kostenlose Webinare: Digitale Personalakte für SAP, Dokumenterstellung, automatischer Rechnungsworkflow und revisionssichere Archivierung

Auch im Herbst und Winter 2018 bietet die inPuncto GmbH wieder kostenfreie Webinare an. Die Themen sind: Digitale Personalakte, automatisierte Rechnungsbearbeitung (auch ZUGFeRD), revisionssichere Archivierung, automatische Dokumenterstellung und Prozessoptimierung.

Die inPuncto-Experten präsentieren in den 30-minütigen Live-Webinaren die unterschiedlichen Funktionen und Möglichkeiten der Zusatzsoftware für SAP und zeigen, wie sich dokumentbasierte Geschäftsprozesse damit ganz einfach optimieren lassen. Im Anschluss können die Teilnehmer ihre Fragen stellen, die dann live beantwortet werden.

Die Teilnahme an den Webinaren ist unverbindlich und ganz bequem von zuhause oder von Arbeitsplatz aus möglich! Es wird lediglich ein Internetanschluss benötigt.

Alle Webinare richten sich sowohl an Interessierte, die die Möglichkeiten der inPuncto-Software für das Dokumentenmanagement kennenlernen möchten, aber auch an Kunden und Partner der inPuncto GmbH. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Webinar-Programm Herbst/Winter 2018:

Digitale Personalakte für SAP: Wie ist diese aufgebaut & welche Funktionen sind hilfreich für mich?

11.10.2018 (Do), 10:30-11:00 Uhr

06.12.2018 (Do), 10:30-11:00 Uhr

Einfache Dokumenterstellung aus SAP: Wie erzeuge ich Dokumente ohne Programmierung und Scripting?

25.10.2018 (Do), 10:30-11:00 Uhr

13.12.2018 (Do), 10:30-11:00 Uhr

E-Mail-PDF-Rechnungen & ZUGFeRD: Wie bearbeite ich e-Rechnungen automatisch?

08.11.2018 (Do), 10:30-11:00 Uhr

SAP MM: Freigabe-Workflow von Bestellungen

20.11.2018 (Di), 10:30-11:00 Uhr

Barcode-Archivierung: Wie archiviere ich schnell & einfach Belege in SAP?

27.11.2018 (Di), 10:30-11:00 Uhr

Weiterführende Informationen zu den kostenlosen Webinaren sowie den Link zur Anmeldung erhalten Interessierte nach einem Klick auf den Termin des entsprechenden Webinars.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
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Dokumentenverarbeitung für SAP: Server-Software von inPuncto erhielt ein Upgrade

Dokumentenverarbeitung für SAP: Server-Software von inPuncto erhielt ein Upgrade

Der biz²ScanServer ist ein Programm, das im Hintergrund als Windows-Service läuft und Arbeitsaufträge für unterschiedliche Unternehmensbereiche bearbeiten kann. Die klassischen Einsatzbereiche sind die Verarbeitung von Dokumenten, z. B. von Rechnungen oder Personaldokumenten und das Transferieren der Ergebnisse nach SAP. Der biz²ScanServer bietet vielfältige Möglichkeiten, um digitale Dokumente zu verarbeiten und stellt unterschiedliche Eingangskanäle zur Verfügung: Die Eingangsdaten können beispielsweise direkt aus SAP stammen, aus Dateisystem-Verzeichnissen oder auch direkt aus E-Mail-Anhängen, die z. B. durch Scanner/Multifunktionsgeräte erzeugt werden und natürlich auch direkte E-Mail-Eingänge für die verschiedensten e-Formate, wie ZUGFeRD, XRechnung etc. Der biz²ScanServer kann sowohl Einzeldokumente als auch Dokumentenstapel, die viele unterschiedliche Dokumente enthalten, verarbeiten. Um Einzeldokumente eines Dokumentenstapels voneinander zu separieren, werden Barcodes genutzt.

Hinter der Version 2.6.72 des biz²ScanServers, steckt ein neues Konzept, das funktional auf der alten Version aufbaut, aber bezüglich der Softwarearchitektur so gestaltet ist, dass sehr flexibel auf zukünftige Marktentwicklungen und Kundenanforderungen reagiert werden kann.

Die Highlights des Upgrades:

Höhere Gesamtrechenleistung

Da viele inPuncto-Bestandskunden in den letzten Jahren massiv gewachsen sind und im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung mehr Dokumente in möglichst kurzer Zeit verarbeiten müssen, änderten sich auch deren Anforderungen an die Software für die Belegverarbeitung. Die Gesamtrechenleistung des biz²ScanServer kann jetzt anhand der Anzahl der logischen Prozessoren einfach an den geänderten Bedarf angepasst werden, um mehr Aufgaben gleichzeitig und somit in insgesamt kürzerer Zeit zu erledigen.

Flexiblere Konfiguration

Anpassungen müssen nicht mehr direkt im Programmcode vorgenommen werden, sondern die neue Version des biz²ScanServers lässt sich flexibel konfigurieren, sodass Kundenwünsche schneller umgesetzt werden können. Bei Anforderungen, die über die Konfigurationsmöglichkeiten hinausgehen, lassen sich durch einen höheren Modularisierungsgrad neue Dinge einfacher und kostengünstiger implementieren.

Flexibilität in der Konfiguration von E-Mail-Eingängen

Der E-Mail-Eingang des neuen biz²ScanServers lässt sich so konfigurieren, dass mehrere Rechnungen in einer E-Mail gleichzeitig bearbeitet oder dass von bestimmten E-Mail-Eingängen bestimmte Rechnungsformate verarbeitet werden können. Der E-Mail-Eingang kann z.B. so konfiguriert werden, dass er e-Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung verarbeitet und ein anderer Rechnungen, die z.B. AGB enthalten. 

Verbesserung der Erkennung von Nicht-Unicode-Zeichensätzen

Aufgrund der zunehmenden Internationalisierung ist der neue biz²ScanServer voll unicodefähig. Das ist besonders im internationalen E-Mail-Verkehr ein wichtiges Thema. Normalerweise sind die Aufträge in Mails sprachneutral, können aber abhängig vom sendenden System beim Empfänger anders dargestellt werden. In Unicode sind alle Zeichen der Welt vertreten. Da viele E-Mails auch heute noch in einem Nicht-Unicode-Zeichensatz verschickt werden, wurde bei der neuen Version des biz²ScanServers vor allem die internationale Erkennung von Nicht-Unicode-Zeichensätzen verbessert.

Einfache Performance-Analysen

Der biz²ScanServer besteht einerseits aus einer Server-Komponente und andererseits aus einer administrativen Client-Komponente. In der Client-Komponente werden Statistikdaten aufzeichnet und können dort auch angezeigt werden, wodurch sich Engstellen in der Performance sehr genau identifizieren lassen. 

Neue Verbindungskomponente zwischen Microsoft und SAP

Durch die neue Verbindungskomponente zwischen Microsoft und SAP wird zum Beispiel SAP-Landscape unterstützt: Hier ist festgelegt, an welchen Servern sich die Nutzer und somit auch der biz²ScanServer anmeldet. Bisher wurden diese Anweisungen in Dateien auf den jeweiligen Rechnern gespeichert, in SAP-Landscape lässt sich das zentral festlegen.

Bei Fragen zum Upgrade oder zu den Konditionen können Sie uns gerne kontaktieren.

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Automatische Dokumenterzeugung mit MS Office und Daten aus SAP

Automatische Dokumenterzeugung mit MS Office und Daten aus SAP

Die Erstellung von Dokumenten aus SAP kann viel Zeit beanspruchen. Mit der inPuncto-Zusatzlösung für die Dokumenterstellung lassen sich individuelle Word-Vorlagen erzeugen und mit aktuellen Daten aus SAP® befüllen. Die so erzeugten Dokumente können jederzeit weiterbearbeitet werden, da die Verwaltung der Vorlagen in SAP stattfindet, die Bearbeitung aber in MS Word.

Vorlagendesign-Tool für SAP

biz²OfficeForms, das Vorlagendesign-Tool von inPuncto für SAP, ist vollständig in MS Word integriert und die Modellierung der Word-Vorlagen erfolgt mittels repräsentativer Datensätze aus SAP heraus. Der Vorteil der Lösung besteht darin, dass Nutzer während der Bearbeitung der Vorlage in MS Word direkt sehen, wie das fertige Dokument am Ende aussehen wird („What You See Is What You Get“).

Erstellung von Dokumenten und Vorlagen sowie Befüllung mit Daten aus SAP

Die Erzeugung von Dokumenten mit dem inPuncto-Vorlagendesign-Tool startet mit einem beliebigen Business Objekt. In SAP lassen sich Daten-Funktionsbausteine auswählen, die dann direkt in MS Word bereitgestellt werden. Via Drag&Drop lassen sich Formularelemente und deren Datensätze oder auch Grafiken bequem in die Word-Vorlage einfügen. Textbausteine können modelliert, verschachtelt und mit individuellen Regeln versehen werden. Das ist z.B. für Anschreiben, bei welchen zwischen „Sehr geehrte Frau …“/ „Sehr geehrter Herr …“ unterschieden werden muss, sehr komfortabel. Die Namen werden als Formularelement eingefügt. Auch Tabellen und deren Werte lassen sich auf diese Weise einfügen.  Die fertige Vorlage wird als veränderbares Word-Dokument direkt in SAP gespeichert und verwaltet. Vorlagen lassen sich auch ohne SAP-Integration exportieren, bearbeiten und anschließend wieder ins SAP-System importieren.
Fertig erstellte Vorlagen werden für die Dokumenterzeugung freigegeben. Dafür werden die Daten übernommen und in eine PDF-Konvertierung überführt. Anschließend können PDF-Dokumente mit Daten aus dem SAP-System befüllt, einzeln oder in Masse erzeugt und z.B. per E-Mail versendet und revisionssicher archiviert werden.

Anwendungsbereiche für die automatische Dokumenterstellung

Die inPuncto-Lösung für die Dokumenterstellung lässt sich überall dort anwenden, wo Dokumente anhand von Vorlagen mit Daten aus SAP gefüllt werden sollen.

Personalbereich:

  • Arbeitsverträge,
  • Arbeitsbescheinigungen,
  • Arbeitszeugnisse,
  • Mitarbeiteranschreiben,
  • Freigaben von Urlaubs- und Reiseanträgen.

Student-Lifecycle-Management:

  • Erstellung individueller Studienverläufe anhand kontextbezogener Inhalte,
  • Anschreiben,
  • Arbeitsverträge.

Allgemein:

  • Formulare,
  • Reports,
  • Angebote,
  • Preislisten,
  • Vertragsdokumente.
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DSAG-Thementag „Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP“: Die inPuncto GmbH ist als Aussteller dabei

DSAG-Thementag „Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP“: Die inPuncto GmbH ist als Aussteller dabei

Die Deutschsprachige SAP® Anwendergruppe e.V. (DSAG) veranstaltet am 19.09.2018 in St. Leon-Rot den Thementag „Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP“. Dort präsentieren  insgesamt 13 Anbieter ihre SAP-Zusatzsoftware für die automatische Rechnungsverarbeitung und die Besucher haben die Möglichkeit die Lösungen live zu erleben. Ziel des Thementags ist es nämlich, interessierten Unternehmen im Bereich der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung Hilfestellung bei der Auswahl der richtigen Software zu geben.

Noch immer werden in vielen Firmen Rechnungen manuell verarbeitet. Das dauert nicht nur lange, sondern ist auch fehleranfällig und die Papierdokumente benötigen viel Platz. Bereits vorhandene SAP-Systeme können mit Zusatzsoftware ganz einfach um Funktionen für die automatische Rechnungsverarbeitung erweitert werden, sodass Papierstapel, verschwundene Dokumente und die Suche nach bestimmten Rechnungen endlich der Vergangenheit angehören.

Mit den inPuncto-Add-ons für SAP lassen sich nicht nur verschiedenste Eingangsrechnungen (Papier, E-Mail, ZUGFeRD, EDI, mit Bestelbezug, ohne Bestellbezug…) erfassen sondern auch automatisch weiterverarbeiten und anschließend mit der SAP-zertifizierten Archivierungssoftware revisionsicher archivieren. Via Web, E-Mail oder auch mobil können alle Prozessbeteiligte ganz einfach in den elektronischen Prüfungs- und Freigabe-Workflow einbezogen werden.

Wie die Software aussieht und wie sie funktioniert, demonstriert die inPuncto GmbH an ihrem Austellerstand im Foyer. Interessierte können gerne auch schon vorab einen individuellen Beratungstermin mit der inPuncto GmbH vereinbaren. Hierfür genügt eine E-Mail mit den Kontaktdaten und Wunschtermin an kontakt@inpuncto.com.

Die Schwerpunkte der Veranstaltung:

  • Elektronische Rechnung und die steuerlichen Voraussetzungen im Sinne der GoBD
  • Anbieterauswahl / Projektvorgehen
  • Electronic Data Interchange (EDI) bei der E-Rechnung im SAP-Umfeld

Weitere Informationen zum Thementag "Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP" gibt es unter: https://www.dsag.de/veranstaltungen/2018-09/thementag-elektronische-eingangsrechnungsverarbeitung-fur-sap.

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Norddeutsches Klinikum nutzt die inPuncto-Scanner-Software für SAP zum direkten Scannen am Wareneingang und im Einkauf

Norddeutsches Klinikum nutzt die inPuncto-Scanner-Software für SAP zum direkten Scannen am Wareneingang und im Einkauf

inPuncto führte bei seinem Kunden, einem norddeutschem Klinikum, bereits erfolgreich die Rechnungsbearbeitung (mit und ohne Bestellbezug) ein. Nun wurde der Softwareentwickler für SAP-Zusatzsoftware mit einem Folgeprojekt im Bereich der digitalen Archivierung betraut: Der Kunde wünschte sich eine Lösung, um die bereits vorhandene SAP-Scanner-Software biz²Scanner in den Buchungsvorgang zu integrieren. Alle Dokumente, die zu einer Buchung gehören, sollen in der ebenfalls bereits vorhandenen SAP-Archivierungssoftware biz²Archiver als Anlage verfügbar sein und nachträglich sollen Dokumente hinzugefügt werden können.

Integration der Scanner-Software in den Buchungsvorgang

Um diesen Kundenwunsch zu erfüllen, ging inPuncto folgendermaßen vor: Zunächst wurde die Scanner-Software biz²Scanner in den Buchungsvorgang der SAP-Transaktionen MIGO und ME21N integriert, wodurch bei jedem Buchungsvorgang der biz²Scanner beim Speichern automatisch in-place aufgerufen wird. Mit der Transaktion MIGO wird der Lieferschein abgelegt, mit der Transaktion ME21 die jeweiligen Begleitdokumente (z.B. Angebote).

Alle Dokumente sind an der Bestellung als Anlage verfügbar

Nachdem alle Dokumente (Lieferscheine, erzeugte Bestellungen und Bestellbegleitdokumente) erfasst sind, werden diese anschließend mit der SAP-Archivierungssoftware biz²Archiver revisionssicher archiviert. Die Dokumente sind nun final an der Bestellung als Anlage verfügbar, d.h., ein Lieferschein ist nicht nur am Materialbeleg, sondern via ArchiveLink auch mit der Bestellung verknüpft. Der inPuncto-Kunde kann jetzt auch über die generischen Objektdienste via biz²Scanner im Nachgang Dokumente an die bestehenden SAP-Objekte scannen (hier: Materialbeleg / Bestellung).

Vorhandene inPuncto-Add-ons wurden angepasst und erweitert

Der Kundenwunsch wurde mit den bereits vorhandenen SAP-Add-ons in weniger als einem Monat realisiert. Da die Software modular und flexibel erweiterbar ist, konnten die bestehenden Komponenten einfach an die neuen Anforderungen angepasst werden und für die Realisierung war weder zusätzliche Software noch hoher Schulungsaufwand nötig.

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Den Rechnungsprozess in SAP FI vereinfachen

Den Rechnungsprozess in SAP FI vereinfachen

Eingangsrechnungen und andere eingehende Dokumente lassen sich mit den inPuncto-Lösungen automatisch erfassen und direkt in SAP ablegen. Der Rechnungsprozess wird schneller und transparenter, wodurch sich auch die Anschaffungskosten der Zusatzlösungen schnell amortisieren.

Beschleunigung des Rechnungsprozesses

Dank der Lösungen von inPuncto beginnt die Beschleunigung des Rechnungsprozesses schon bei der Ankunft der Eingangsrechnungen. Diese werden, egal ob sie in Papierform oder elektronisch eintreffen, entweder einzeln oder im Stapel erfasst, durch den Posteingangsbearbeiter biz²ScanServer via OCR/ICR-Mechanismen ausgelesen und mit den Stammdaten abgeglichen. Entsprechend einer vorher festgelegten Prozesslogik bzw. Unterschriftenregelung wird ein SAP-Workflow initiiert. Dank der automatischen Weiterleitung der Rechnungen an den jeweils nächsten Bearbeiter verkürzt sich das Umlaufverfahren der Rechnungsbearbeitung enorm. Durch das inPuncto-Rechnungseingangsbuch mit SAP-Cockpit-Funktion haben alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand der Rechnungen und die dazugehörigen Originaldokumente – und zwar ohne aufwändige Suche, da alle Dokumente an einem Ort sind. Auch Vertreterregelungen und Eskalationen sind klar geregelt, sodass es im Bearbeitungsprozess keinen Zeitverlust gibt.

Kosteneinsparungen beim Rechnungsprozess mit inPuncto-Add-ons

Dadurch, dass die Prozesse und Abläufe standardisiert und Vertretungen klar definiert sind, muss nicht jedes einzelne Mal neu entschieden werden. Die Prozesskosten lassen sich dadurch bis zu 50 Prozent reduzieren. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Rechnungen (Papier, E-Mail, EDI…) mit dem Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer erfasst werden. Die Rechnungen werden dann im Rechnungscockpit gesammelt und verarbeitet. Via Cockpit oder Business Workplace, E-Mails oder Web können die Rechnungen dann an die nächsten Bearbeiter weitergeleitet werden. Auch Nicht-SAP-User lassen sich so bequem in den Rechnungsprozess einbinden. Da SAP immer das führende System bleibt, müssen sich die Anwender nicht in ein neues System einarbeiten, was wiederum den Schulungsaufwand minimiert. Kostenvorteile entstehen außerdem durch die Steigerung der Skontoerträge und Mahngebühren entfallen dank der Einhaltung der Zahlungsziele. Die Zusatzlösungen für SAP verfügen über eine intuitive Oberfläche und den Anwendern steht ein kompetenter Support mit einem persönlichen Ansprechpartner zur Seite.

Optimierung des Rechnungsprozesses

Die standardisierten Abläufe sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduzieren auch die Fehleranfälligkeit und sorgen für Revisionssicherheit und Transparenz im Rechnungsprozess.  Zusätzlich werden alle Verarbeitungsaktionen lückenlos protokolliert und erfüllen somit die gesetzlichen Vorgaben. Dies ließ sich die inPuncto GmbH von Wirtschaftsprüfern zertifizieren. Für jeden Rechnungsworkflow wird außerdem ein Protokoll im PDF-Format generiert, das dann automatisch mit der Rechnung verknüpft wird. Im Rechnungseingangsbuch mit Cockpit können sich alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über alle Rechnungen und deren Bearbeitungsstand verschaffen, sodass die Bearbeitung effizient koordiniert und verteilt werden kann. Per Knopfdruck lassen sich bestimmte Auswertungen vornehmen, sodass gezielt Reports über Fälligkeiten und Skonti, Liquiditäts-Abfluss etc. erstellt und entsprechend darauf reagiert werden kann.

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SAP-Verschlüsselung von Daten und Dokumenten

SAP-Verschlüsselung von Daten und Dokumenten

Da SAP-Nutzer sich mit einem Passwort im SAP-System anmelden, sind sämtliche Aktionen und Zugriffe auf Daten und Dokumente über die jeweiligen SAP-Berechtigungen geregelt. Das zertifizierte SAP-Archiv von inPuncto unterstützt die Standard-Schnittstelle „HTTP(S)“, das bedeutet, dass die Datenübertragung zwischen SAP-Server bzw. SAP-Client und SAP-Archiv direkt erfolgt und nicht über SAP-Applikationsserver. Die Datenübertragung vom SAP-Server oder -Client in das SAP-Archiv über HTTPS ist zwar sicher gegenüber Zugriffen, allerdings erfolgt die Datenspeicherung im Archiv ohne Verschlüsselung. Daten und Dokumente können deshalb trotzdem eingesehen werden, wenn der Zugriff direkt (z.B. via IT-Infrastruktur) auf das SAP-Archiv erfolgt. Mit der SAP-Verschlüsselungssoftware biz²CryptoServer von inPuncto lassen sich sensible Daten bzw. Dokumente verschlüsselt im Archiv speichern und sind dadurch auch bei direktem Zugriff auf das Archiv nicht auslesbar.

SAP-Datenverschlüsselung mit dem biz²CryptoServer

Um die Daten zu verschlüsseln, wird der biz²CryptoServer zwischen dem SAP-Server oder -Client und dem SAP-Archiv platziert. Die Daten werden im biz²CryptoServer nicht gespeichert, sondern lediglich zur Ver-/Entschlüsselung durchgeleitet. Wenn eine Verschlüsselung für bestimmte Daten und Dokumente nicht benötigt wird, dann kann der Datenaustausch auch weiterhin direkt und verschlüsselt bzw. unverschlüsselt zwischen SAP-Server oder -Client und dem biz²Archiver erfolgen.

Im Gegensatz zum Content Server ist das inPuncto Archiv ein echtes, gesetzeskonformes SAP-Archiv (bis hin zu vollständigen Komprimierung und Verschlüsslung von Daten und Dokumenten). Mit dem Zusatzmodul für Crypto- bzw. Verschlüsselungstechniken biz²CryptoServer wird sogar eine normale Festplatte zu einem wormfähigen Medium.

Vorteile durch die Datenverschlüsselung mit dem biz²CryptoServer für SAP

  • Erweiterung des reinen Kompressionsmechanismus des Content-Servers.
  • Der biz²CryptoServer lässt sich als Proxy für mehrere biz²Archiver konfigurieren.
  • Daten und Dokumente werden dank der Verschlüsselungssoftware gegenüber Zugriffen auf Infrastruktur-Ebene hochsicher.
  • Anwendung mehrerer Verschlüsselungs-Komponenten, wie Zufalls-Algorithmen, Passwörter etc. für zusätzliche Sicherheit
  • Alle Sicherheitsfunktionen, die in der SAP-Spezifikation vorgesehen sind, bleiben trotz der Verschlüsselung von Daten vollständig erhalten.
Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.

Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.
Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.

Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/

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Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. automatisiert die Rechnungsbearbeitung in SAP mit inPuncto-Software

Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. automatisiert die Rechnungsbearbeitung in SAP mit inPuncto-Software

Karitative Einrichtungen müssen (ebenso wie Wirtschaftsunternehmen) verwaltet werden. Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. nutzt dafür das SAP-System und seit 2013 für die automatisierte Rechnungsbearbeitung zusätzlich noch die SAP-Add-on-Software von inPuncto. Vor der Einführung der inPuncto-Software mussten alle Rechnungen, die in Papierform oder elektronisch z. B. als PDF per E-Mail eintrafen manuell eingescannt bzw. abgespeichert, dann geprüft und anschließend freigegeben werden. Diese manuelle Rechnungsbearbeitung war nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch leicht fehleranfällig.

„Wir suchten deshalb nach einer Lösung, die uns die zeitintensive Rechnungserfassung abnimmt und die Rechnungsprüfung automatisiert“, berichtet John Schopfel, Leiter Anwendungsbetreuung Finanz- und Rechnungswesen.

Um die Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen zu realisieren, wurden die folgenden SAP-Add-ons in das bereits vorhandene SAP-System des Caritasverbands implementiert: Der Scanner-Client biz²Scanner, der Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer und das Workflow-Tool biz²DocumentControl.

Automatischer Rechnungsworkflow von elektronischen Rechnungen und Papierrechnungen

Auch heute treffen die Rechnungen beim Cariatasverband in Papierform oder in elektronischer Form als PDF per E-Mail ein. Die Papierrechnungen werden zunächst mit einem Barcode versehen, einzeln oder in Masse mit der Scanner-Software biz²Scanner erfasst und an den Posteingangs-Verarbeitungsservers biz²ScanServer weitergeleitet. Dort werden die Daten via OCR-Texterkennung ausgelesen und im Hintergrund mit den SAP-Stammdaten abgeglichen und vorbelegte Rechnungsdaten anhand der Kundennummer ermittelt. Anschließend startet der Prüf- und Freigabeworkflow mit dem Workflow-Tool biz²DocumentControl. Elektronische Rechnungen werden per Drag&Drop direkt an den biz²ScanServer übertragen. Die Rechnungsdaten werden auch bei elektronischen Rechnungen via OCR ausgelesen, mit den in SAP hinterlegten Daten abgeglichen und vorbelegte Rechnungsdaten anhand der Kundennummer ermittelt bevor der Prüf- und Freigabeworkflow mit dem Workflow-Tool biz²DocumentControl startet.

Kann eine Rechnung keinem Kreditor zugeordnet werden, dann lässt sich dieser mit der Transaktion FK01 direkt anlegen. Die Rechnungsfreigabe erfolgt nach einer Freigabematrix gemäß dem Rechnungsbetrag sowie dem 4-Augen-Prinzip. Es können dazu sowohl SAP-User als auch nicht SAP-User (z.B. via E-Mail) in den Freigabeprozess einbezogen werden. Die Validierung durch die einzelnen Bearbeiter kann auch offline abgewickelt werden. Nachdem der Überweisungsauftrag von allen Stellen freigegeben wurde, findet die Buchung statt und der zuständige Freigeber erhält eine Infomail.

Die Einführung der automatische Rechnungsbearbeitung beim Caritasverband setzte auch bei der inPuncto-Software neue Maßstäbe: „Zwei Funktionen, nämlich die Infomail an den Freigeber und das direkte Anlegen eines Kreditors mit der Transaktion FK01, fanden wir so nützlich, dass wir unsere Software seitdem standardmäßig mit diesen beiden Funktionen ausliefern“, verrät Jürgen Ullrich, Projektleiter bei der inPuncto GmbH.

Automatische Bearbeitung von Überweisungsaufträgen mit und ohne Genehmigungsworkflow

„Die SAP-Zusatzsoftware von inPuncto bot genau das an, was wir suchten und dank der Möglichkeiten, die sich durch die Software boten, konnten wir gleichzeitig auch noch andere Prozesse verbessern“, erinnert sich John Schopfel.

Eine Besonderheit beim Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. ist nämlich die Nutzung von sogenannten Überweisungsaufträgen. Bei diesen Formularen werden z.B. auch Kontierungswerte aufgedruckt, von der OCR ausgelesen und in SAP automatisch zur Rechnung vorbelegt. Diese Formulare gibt es in zwei verschiedenen Varianten: mit elektronischer Freigabe und ohne elektronische Freigabe. Die Variante mit elektronischer Freigabe ist vergleichbar mit dem normalen Prüfungs- und Freigabeworkflow von Rechnungen ohne Bestellbezug, das Formular ohne Genehmigungsworkflow enthält zusätzlich Felder für Unterschriften, die dann via OCR ausgelesen werden. Sind alle erforderlichen Unterschriften auf dem Formular enthalten, kann die Rechnung gleich gebucht werden.

Erweiterung der Rechnungsprüfung um SEPA-Mandate

Eine weitere Besonderheit beim Caritasverbund war die Erweiterung der Rechnungsprüfung um SEPA-Mandate. Da die Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit der SEPA-Pflicht ab Februar 2014 zusammenfiel, mussten für den Rechnungsprüfungsprozess beim Caritasverbund auch SEPA-Mandate integriert werden. Gemeinsam mit ZALARIS (damals LBU-Systemhaus) wurde dies realisiert. Der Mandatsvordruck wird hierfür mit den Daten des entsprechenden Debitors aus SAP heraus befüllt mit einem Barcode versehen, ausgedruckt und dem Kontoinhaber zum Unterschreiben zugesendet. Die zurückgesendete, unterschriebene Version wird dann eingescannt und via Archive-Link bei den Stammdaten archiviert. Aber dies wurde noch erweitert. Kommen nun unterschriebene SEPA-Formulare an, wird durch das Auslesen und Abgleichen der Formulardaten mit den in SAP hinterlegten Daten der Debitor ermittelt. Liegt ein SEPA-Mandat vor, wird das Dokument automatisch mit dem Debitor verknüpft und durch diese Rückmeldung das Mandat aktiviert. „Dank der automatischen Zuordnung der Formulare sparen wir uns doppelte Arbeit bei den bereits genehmigten SEPA-Mandaten“, erzählt John Schopfel zufrieden.

Kurze Einarbeitungszeit und nahtlose Integration der inPuncto-Software in das vorhandene SAP-System

Eine umfangreiche Einarbeitung der Mitarbeiter des Caritasverbands in die neue Software und Funktionen war nicht nötig, da alle mit der gewohnten SAP-GUI weiterarbeiten konnten. „SAP ist und bleibt das führende System“, erläutert Dr. Frank Marcial, Geschäftsführer der inPuncto GmbH. „Unsere Add-on-Produkte und Lösungen lassen sich nahtlos in das bereits vorhandene SAP-System integrieren, sodass ein teures Drittsystem nicht nötig ist und das bestehende System dank unserer schlanken Software genau um die Funktionen erweitert wird, die benötigt werden.“

Über den Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V.

Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. wurde 1922 von den katholischen Elisabethenvereinen, Vinzenzvereinen und Fürsorgeeinrichtungen gegründet, um gemeinsam Menschen in Not besser helfen zu können. Heute ist der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. als Träger- und Spitzenverband der katholischen Kirche der größte soziale Arbeitgeber in der Erzdiözese München und Freising (Oberbayern). Die ca. 7.200 feste Mitarbeiter und ca. genauso viele Ehrenamtlichen bieten in den über 350 Einrichtungen und Diensten vielfältige soziale Dienstleistungen für Menschen aller Altersklassen, gesellschaftlichen Schichten und Konfessionen an.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.

Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.

Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.

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SAP-Add-ons von inPuncto: Zusatzfunktionen für das SAP-System

SAP-Add-ons von inPuncto: Zusatzfunktionen für das SAP-System

SAP-Add-ons kommen immer dann zum Einsatz, wenn die umfangreichen Standardfunktionen eines SAP-Systems die Anforderungen der Anwender nicht mehr erfüllen. Dank SAP-Add-ons lässt sich ein bereits vorhandene SAP-System nämlich ganz gezielt um genau diese Zusatzfunktionen erweitern – und zwar ohne neue Systeme oder Datenbanken zu implementieren. Im Gegensatz zu sogenannten Plug-ins werden Add-ons tief in bereits vorhandene Systeme integriert und benötigen keine Schnittstellen zu anderen Systemen.

SAP-Add-ons von inPuncto

Mit den SAP-Add-ons von inPuncto lassen sich bereits vorhandene SAP-Systeme erweitern, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die Lösungen reichen hierbei von der Dokumenterfassung über den Workflow bis hin zur Archivierung.

Capture Software für Papier- und elektronische Dokumente

Die Scanner-Software biz²Scanner verbindet beliebige Dokumentenscanner mit dem SAP-System. Dank der nahtlosen Scanneranbindung lassen sich Dokumente in nur einem Arbeitsschritt direkt in das SAP-System überführen. So können z.B. sensible Unterlagen (z.B. Personaldokumente) direkt am Arbeitsplatz mit dem Dokumentenscanner erfasst und automatisch einem Business-Objekt zugeordnet werden. Die SAP-Scanner-Software lässt sich auch als Capture-Client im Rahmen von hochvolumigen Posteingangs- & Dokumentenverarbeitungs-Szenarien einsetzen.

SAP-Add-on für die automatische Posteingangsverarbeitung

Das serverbasierte SAP-Add-on biz²ScanServer zur Posteingangsverarbeitung & Dokumentenverarbeitung verfügt über mehrere Eingangskanäle (z.B. für Scans, Files, E-Mails, XMLs etc.), d.h. der Posteingangsverarbeitungs-Server von inPuncto ist im Rahmen der Eingangskanäle flexibel und nicht auf ein bestimmtes Format fixiert. Die Aufgaben des Posteingangsverarbeitungs-Servers ist es die eingescannten Dokumente oder elektronischen Dokumente nach SAP zu bringen, diese dort zu bearbeiten, mit den jeweiligen Business-Objekten zu verknüpfen und zu archivieren.

Workflow-Tool zur Steuerung von Prüfungs- und Freigabeprozessen

Elektronische Workflows zur Dokumentenprüfung & Dokumentenfreigabe können mit dem SAP-Add-on biz²DocumentControl realisiert werden. Mit dem Workflow-Management-Tool lassen sich in Abhängigkeit vom Inhalt des Dokuments automatisch elektronische Workflows zur Dokumentenfreigabe initiieren und zielgerichtet steuern, sodass die relevanten, erforderlichen Prozessbeteiligten gemäß des Genehmigungsverfahren am elektronischen Workflow beteiligt werden. Dies ist auch für Nicht-SAP-User oder von unterwegs via Web oder E-Mail, sogar via E-Mail ohne Internet-Verbindung möglich, z.B. im Flugzeug oder im Zug.

SAP-Add-on zu Einbindung von E-Mails und MS-Office

Mit dem SAP-Add-on biz²Office lassen sich Dokumente und Inhalte bidirektional zwischen SAP und MS-Office synchronisieren. Das Add-on bildet beide Welten ab: Werden Daten in Microsoft-Office oder SAP geändert, so werden sie im jeweils anderen System automatisch aktualisiert. Das Tool eignet sich außerdem zur automatischen Erzeugung von Microsoft Word-Dokumente mit Daten aus SAP (z.B. personalisierte Mitarbeiteranschreiben). Diese lassen sich mit wenigen Klicks automatisch erstellen und direkt mit aktuellen Daten aus SAP befüllen.

SAP-Add-on zur Visualisierung von elektronischen Akten

Mit dem Dokumentenbrowser biz²Explorer lassen sich elektronische Aktenstrukturen als "eAkte" direkt in SAP abbilden. Das heißt, dass Informationen nicht mehr mühsam durch unzählige Transaktionssprünge in SAP zusammengesucht werden müssen, sondern dass sich diese direkt im SAP-Interface strukturiert anzeigen lassen. So lassen sich alle businessrelevanten Objekte sowie deren Abhängigkeiten und Verknüpfung zu Dokumenten verwalten.

SAP-Dokumenten-Viewer

Anders als Plug-in-Viewer, bei denen sich die Anwender komplett außerhalb der SAP-Business-Logik und den jeweiligen Berechtigungen befinden, ist der SAP-Dokumentenviewer biz²Viewer von inPuncto tief in SAP integriert und wird auch von SAP aus gesteuert, sodass entsprechende Berechtigungen für die Dokumentbetrachtung und -bearbeitung übernommen werden können. Dies ist besonders in sensiblen Bereichen von Unternehmen und Organisationen von großer Bedeutung, z.B. im Personalbereich.

SAP-Add-on für die Archivierung

Die SAP-Archiv-Software biz²Archiver von inPuncto ist SAP-zertifiziert und deckt alle Ablage- und Archivierungsformen ab. Im Gegensatz zu einem Content-Server ist das inPuncto Archiv ein gesetzeskonformes SAP-Archiv, das auch zur vollständigen Komprimierung und Verschlüsslung von Daten und Dokumenten dient. Mit dem inPuncto-Zusatzmodul für Crypto- bzw. Verschlüsselungstechniken wird eine normale Festplatte zu einem WORM-fähigen Medium.

Dank der inPuncto Add-ons lässt sich ein bereits vorhandenes SAP-System gezielt um Zusatzfunktionen zur automatischen Dokumentenverarbeitung, Dokumentenerzeugung und Dokumentenarchivierung erweitern. Da die Software modular und flexibel ist, können die einzelnen Tools auch miteinander kombiniert und kundenspezifisch angepasst werden.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.
Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.
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