Autor: Firma inPuncto

SAP-Add-ons von inPuncto: Zusatzfunktionen für das SAP-System

SAP-Add-ons von inPuncto: Zusatzfunktionen für das SAP-System

SAP-Add-ons kommen immer dann zum Einsatz, wenn die umfangreichen Standardfunktionen eines SAP-Systems die Anforderungen der Anwender nicht mehr erfüllen. Dank SAP-Add-ons lässt sich ein bereits vorhandene SAP-System nämlich ganz gezielt um genau diese Zusatzfunktionen erweitern – und zwar ohne neue Systeme oder Datenbanken zu implementieren. Im Gegensatz zu sogenannten Plug-ins werden Add-ons tief in bereits vorhandene Systeme integriert und benötigen keine Schnittstellen zu anderen Systemen.

SAP-Add-ons von inPuncto

Mit den SAP-Add-ons von inPuncto lassen sich bereits vorhandene SAP-Systeme erweitern, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die Lösungen reichen hierbei von der Dokumenterfassung über den Workflow bis hin zur Archivierung.

Capture Software für Papier- und elektronische Dokumente

Die Scanner-Software biz²Scanner verbindet beliebige Dokumentenscanner mit dem SAP-System. Dank der nahtlosen Scanneranbindung lassen sich Dokumente in nur einem Arbeitsschritt direkt in das SAP-System überführen. So können z.B. sensible Unterlagen (z.B. Personaldokumente) direkt am Arbeitsplatz mit dem Dokumentenscanner erfasst und automatisch einem Business-Objekt zugeordnet werden. Die SAP-Scanner-Software lässt sich auch als Capture-Client im Rahmen von hochvolumigen Posteingangs- & Dokumentenverarbeitungs-Szenarien einsetzen.

SAP-Add-on für die automatische Posteingangsverarbeitung

Das serverbasierte SAP-Add-on biz²ScanServer zur Posteingangsverarbeitung & Dokumentenverarbeitung verfügt über mehrere Eingangskanäle (z.B. für Scans, Files, E-Mails, XMLs etc.), d.h. der Posteingangsverarbeitungs-Server von inPuncto ist im Rahmen der Eingangskanäle flexibel und nicht auf ein bestimmtes Format fixiert. Die Aufgaben des Posteingangsverarbeitungs-Servers ist es die eingescannten Dokumente oder elektronischen Dokumente nach SAP zu bringen, diese dort zu bearbeiten, mit den jeweiligen Business-Objekten zu verknüpfen und zu archivieren.

Workflow-Tool zur Steuerung von Prüfungs- und Freigabeprozessen

Elektronische Workflows zur Dokumentenprüfung & Dokumentenfreigabe können mit dem SAP-Add-on biz²DocumentControl realisiert werden. Mit dem Workflow-Management-Tool lassen sich in Abhängigkeit vom Inhalt des Dokuments automatisch elektronische Workflows zur Dokumentenfreigabe initiieren und zielgerichtet steuern, sodass die relevanten, erforderlichen Prozessbeteiligten gemäß des Genehmigungsverfahren am elektronischen Workflow beteiligt werden. Dies ist auch für Nicht-SAP-User oder von unterwegs via Web oder E-Mail, sogar via E-Mail ohne Internet-Verbindung möglich, z.B. im Flugzeug oder im Zug.

SAP-Add-on zu Einbindung von E-Mails und MS-Office

Mit dem SAP-Add-on biz²Office lassen sich Dokumente und Inhalte bidirektional zwischen SAP und MS-Office synchronisieren. Das Add-on bildet beide Welten ab: Werden Daten in Microsoft-Office oder SAP geändert, so werden sie im jeweils anderen System automatisch aktualisiert. Das Tool eignet sich außerdem zur automatischen Erzeugung von Microsoft Word-Dokumente mit Daten aus SAP (z.B. personalisierte Mitarbeiteranschreiben). Diese lassen sich mit wenigen Klicks automatisch erstellen und direkt mit aktuellen Daten aus SAP befüllen.

SAP-Add-on zur Visualisierung von elektronischen Akten

Mit dem Dokumentenbrowser biz²Explorer lassen sich elektronische Aktenstrukturen als "eAkte" direkt in SAP abbilden. Das heißt, dass Informationen nicht mehr mühsam durch unzählige Transaktionssprünge in SAP zusammengesucht werden müssen, sondern dass sich diese direkt im SAP-Interface strukturiert anzeigen lassen. So lassen sich alle businessrelevanten Objekte sowie deren Abhängigkeiten und Verknüpfung zu Dokumenten verwalten.

SAP-Dokumenten-Viewer

Anders als Plug-in-Viewer, bei denen sich die Anwender komplett außerhalb der SAP-Business-Logik und den jeweiligen Berechtigungen befinden, ist der SAP-Dokumentenviewer biz²Viewer von inPuncto tief in SAP integriert und wird auch von SAP aus gesteuert, sodass entsprechende Berechtigungen für die Dokumentbetrachtung und -bearbeitung übernommen werden können. Dies ist besonders in sensiblen Bereichen von Unternehmen und Organisationen von großer Bedeutung, z.B. im Personalbereich.

SAP-Add-on für die Archivierung

Die SAP-Archiv-Software biz²Archiver von inPuncto ist SAP-zertifiziert und deckt alle Ablage- und Archivierungsformen ab. Im Gegensatz zu einem Content-Server ist das inPuncto Archiv ein gesetzeskonformes SAP-Archiv, das auch zur vollständigen Komprimierung und Verschlüsslung von Daten und Dokumenten dient. Mit dem inPuncto-Zusatzmodul für Crypto- bzw. Verschlüsselungstechniken wird eine normale Festplatte zu einem WORM-fähigen Medium.

Dank der inPuncto Add-ons lässt sich ein bereits vorhandenes SAP-System gezielt um Zusatzfunktionen zur automatischen Dokumentenverarbeitung, Dokumentenerzeugung und Dokumentenarchivierung erweitern. Da die Software modular und flexibel ist, können die einzelnen Tools auch miteinander kombiniert und kundenspezifisch angepasst werden.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.
Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/

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73728 Esslingen
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Lösungen für das Personalmanagement in SAP

Lösungen für das Personalmanagement in SAP

Mit dem Einsatz von digitalen Personalakten, die tief in SAP HCM integriert sind, lässt sich das Personalmanagement optimieren und das Tagesgeschäft beschleunigen. Gemeinsam mit der sumarum AG (ab Juni 2018 firmiert die sumarum AG als ZALARIS Deutschland AG) bietet die inPuncto GmbH deshalb eine komfortable, schnelle und kostengünstige Lösung für die Verwaltung von digitalen Personaldokumenten direkt in SAP an.

Beschleunigung des Personalmanagements in SAP

Die SAP-Zusatzsoftware für das Personalmanagement ermöglicht die vollautomatische und direkte Erfassung und Ablage der Mitarbeiterunterlagen direkt im HCM-Modul. Alle Dokumente, die einen bestimmten Mitarbeiter betreffen, sind in einer einzigen Akte gesammelt. Dank der transparenten und übersichtlichen Darstellung der Mitarbeiterunterlagen und deren Zusammenhänge werden die Suchzeiten nach bestimmten Dokumenten minimiert. Auch die Bearbeitungszeit verringert sich dank der kürzeren Zugriffs- und Ablagezeiten um bis zu 90 Prozent, denn die Personalprozesse lassen sich dank der digitalen Personalakte gezielt und zentral steuern. Mit den Daten aus SAP lassen sich außerdem direkt aus der elektronischen Personalakte heraus unterschiedliche Personaldokumente erstellen, wie zum Beispiel personalisierte Mitarbeiterbriefe.

Sicherheit für die Personaldokumente

Durch tiefe SAP-Integration ist für das Personalmanagement kein Drittsystem erforderlich: Die Lösung wird ohne Records-Management direkt in SAP HCM implementiert. Die tiefe Integration in das vorhandene SAP-System hat außerdem den Vorteil, dass die bestehende Infrastruktur übernommen wird, was auch für die Zugriffsberechtigungen gilt: Auf diese Weise können nur berechtigte Nutzer auf die sensiblen Personaldokumente zugreifen. Sämtliche Zugriffe werden außerdem protokolliert und alle Dokumente revisionssicher archiviert.

Günstige Lösung für das SAP-Personalmanagement

Da die inPuncto-Lösung für das Personalmanagement in ein bereits vorhandenes SAP-System integriert wird, ist die Anschaffung eines teuren und wartungsintensiven Drittsystems überflüssig. Die Führung und Verwaltung der Personalakten erfolgt über die bekannte SAP-Oberfläche, deshalb können die Mitarbeiter bereits nach einer kurzen Einweisung mit den digitalen Personalakten arbeiten. Ein weiterer Vorteil ist der schnelle ROI, da sich die Anschaffungskosten aufgrund der Prozessbeschleunigung recht schnell amortisieren und durch das digitale Personalmanagement auch die Raumkosten für Papierarchive reduziert werden.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.

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Kostenlose Webinare: Rechnungsworkflow in SAP, Dokumenterstellung, revisionssichere Archivierung und digitale Personalakte

Kostenlose Webinare: Rechnungsworkflow in SAP, Dokumenterstellung, revisionssichere Archivierung und digitale Personalakte

Auch im Sommer und Herbst 2018 bietet die inPuncto GmbH wieder zahlreiche kostenfreie Webinare zu den Themen elektronische Rechnungsverarbeitung (auch ZUGFeRD), digitale Personalakte, revisionssichere Archivierung, automatische Dokumenterzeugung und Prozessoptimierung an.

In den 30-minütigen interaktiven Live-Webinaren demonstrieren die inPuncto-Experten die Funktionen und Möglichkeiten der SAP-Zusatzsoftware für dokumentbasierte Geschäftsprozesse an einem Demosystem. Interessierte können bequem vom ihrem Arbeitsplatz oder von zuhause aus teilnehmen, um sich so ein genaues Bild von den angebotenen Lösungen zu machen.
Sollten während oder am Ende der Webinare noch Fragen offen sein, werden diese live beantwortet.

Alle Webinare sind unverbindlich und richten sich sowohl an Interessierte, die die Möglichkeiten der Software kennenlernen möchten, als auch an Kunden und Partner der inPuncto GmbH. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Webinar-Programm Sommer/Herbst 2018:

Webinar: E-Mail-PDF-Rechnungen & ZUGFeRD – wie bearbeite ich e-Rechnungen automatisch?
23.05. (Mi), 10:30-11:00
03.07. (Di), 10:30-11:00
30.08. (Do), 10:30-11:00 
08.11. (Do), 10:30-11:00 

Webinar SAP MM: Freigabe-Workflow von Bestellungen
08.06. (Fr), 10:30-11:00 
12.07. (Do), 10:30-11:00 
14.09. (Fr), 10:30-11:00 
20.11. (Di), 10:30-11:00 

Webinar: Barcode-Archivierung – wie archiviere ich schnell & einfach Belege in SAP?
14.06. (Do), 10:30-11:00 
20.07. (Fr), 10:30-11:00 
25.09. (Di), 10:30-11:00
27.11. (Di), 10:30-11:00 

Webinar: Einfache Dokumenterstellung aus SAP – wie erzeuge ich Dokumente ohne Programmierung & Scripting?
28.06. (Do), 10:30-11:00
09.08. (Do), 10:30-11:00 
25.10. (Do), 10:30-11:00 
13.12. (Do), 10:30-11:00  

Webinar: Digitale Personalakte – wie ist diese aufgebaut & welche Funktionen sind hilfreich für mich?
22.06. (Fr), 10:30-11:00 
26.07. (Do), 10:30-11:00 
11.10. (Do), 10:30-11:00 
06.12. (Do), 10:30-11:00

Weiterführende Informationen zu den kostenlosen Webinaren sowie den jeweiligen Link zur Anmeldung erhalten Interessierte nach einem Klick auf den Termin des entsprechenden Webinars.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
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Vorteile von SAP-DMS-Lösungen für das Management

Vorteile von SAP-DMS-Lösungen für das Management

Das manuelle Scannen, Zuordnen, Archivieren und Bearbeiten eingehender Dokumente ist zeitintensiv, aufwendig und fehleranfällig. Mit den SAP-Add-on-Produkten von inPuncto kann ein bereits vorhandenes SAP-System um zusätzliche Automatisierungsfunktionen für alle dokumentenbasierte Prozesse erweitert werden. Die Bearbeitung wird dadurch beschleunigt, Fehler reduziert und es wird eine hohe Transparenz bei geringerem Aufwand geschaffen.

Die SAP-DMS-Lösungen von inPuncto sorgen für einen schnellen ROI

Die SAP-Zusatzsoftware von inPuncto ist schlank, modular und flexibel erweiterbar. Das hat den Vorteil, dass Unternehmen nur in die Softwarekomponenten investieren müssen, die sich für die jeweiligen Unternehmensprozesse lohnt. Das beste: Die inPuncto SAP-Add-on-Lösungen lassen sich zusätzlich zu den umfangreichen branchenneutralen Standardfunktionen auch individuell auf spezifische Brachen- und Unternehmensbedürfnisse anpassen – und das alles bei einer transparenten und moderaten Lizenzpolitik sowie geringen Anschaffungskosten. In Verbindung mit den kurzen Einführungszeiten, der hohen Akzeptanz bei den Anwendern aufgrund der intuitiven Bedienung und einem minimalen Schulungsbedarf amortisieren sich die Anschaffungskosten dank der gesparte Zeit durch die Prozessautomatisierung sehr schnell. Mit den nahtlos integrierbaren Lösungen für das Dokumentenmanagement in SAP können vorhandene SAP-Lizenzen optimal ausgenutzt werden und die Anschaffung von teuren Drittsystemen und Infrastrukturen ist überflüssig.

Synergieeffekte dank der SAP-DMS-Lösungen von inPuncto

Jedes inPuncto Add-on-Produkt lässt sich außerdem modulübergreifend für mehrere Anwendungsbereiche nutzen und gemeinsam mit anderen Produkten für vielfältige Lösungen einsetzen. Der Posteingangsverarbeiter eignet sich beispielsweise nicht nur für Eingangsrechnungen, sondern erfasst auch Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Personaldokumente, extrahiert die Dokumentdaten, gleicht diese mit den SAP-Stammdaten ab und initiiert entsprechende SAP-Workflows. Auf Wunsch kann zudem auf bestehende Lösungen aufgebaut oder die Add-ons lassen sich auch für andere Bereiche mit vergleichsweise geringen Zusatzkosten einsetzen.

SAP-DMS-Lösungen aus einer Hand

Die inPuncto GmbH bietet Unternehmen gemeinsam mit ihren Business-Partnern ein komplettes Lösungsangebot für die Automatisierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen: Add-on-Lösungen und -Produkte, Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität. Jeder Kunde hat einen persönlichen Ansprechpartner, der tagsüber per Telefon oder jederzeit per E-Mail erreichbar ist und immer lösungsorientiert, schnell und pragmatisch handelt.

Über die inPuncto GmbH

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Das E-Rechnungsgesetz und seine Auswirkungen auf die öffentliche Verwaltung

Das E-Rechnungsgesetz und seine Auswirkungen auf die öffentliche Verwaltung

Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vom 16. April 2014 sieht vor, dass öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zukünftig zur Annahme, Verarbeitung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen verpflichtet sind, die der „europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung“ entsprechen.

Die EU-Richtlinie trat am 26. Mai 2014 in Kraft, am 13. Juli 2016 verabschiedete der Bundestag einen entsprechenden Gesetzesentwurf zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen, der als „E-Rechnungsgesetz“ bekannt ist. Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung („E-Rechnungs-Verordnung“) im öffentlichen Auftragswesen des Bundes wurde am 6. September 2017 von der Bundesregierung beschlossen.

Definition „Elektronische Rechnung“ laut EU-Richtlinie

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem eine bestimmte Leistung oder Lieferung abgerechnet wird. Eine elektronische Rechnung hingegen ist laut EU-Richtlinie eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und außerdem eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Reine PDFs, Bilddateien oder eingescannte Rechnungen sind deshalb laut der EU-Richtlinie keine elektronischen Rechnungen, da diese keine Daten in strukturierter Form enthalten. Bei Hybridrechnungen, also Rechnungen, die sowohl eine Bild- oder PDF-Datei sowie den strukturierten Datensatz enthalten, ist der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal.

Umsetzung der europäischen Norm in XRechnung

Um eine gemeinsame europäische Norm für das semantische Datenmodell der elektronischen Rechnung in Europa zu erarbeiten und somit die „Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates“ vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen zu erfüllen, wurde durch die Europäische Kommission ein Normungsauftrag an das Europäische Komitee für Normung (CEN) gegeben. Das Ergebnis ist die Norm EN 16931, die auch als „europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung“ bekannt ist und am 18. Oktober 2017 veröffentlicht wurde. Für Deutschland erarbeitete der IT-Planungsrat den Standard XRechnung, der eine nationale Anwenderspezifikation des CEN-Datenmodells ist und den Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland darstellt. Da der Standard XRechnung technologieneutral, vollständig dokumentiert und kostenfrei zur Verfügung steht, kann er z.B. durch IT-Dienstleister in vorhandene Lösungen integriert werden.

ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X sind ebenfalls zulässige Datenaustauschformate

Grundsätzlich können für den Rechnungsverkehr mit Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung aber auch andere Formate verwendet werden, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Das Rechnungsformat ZUGFeRD entspricht in seiner ursprünglichen Form (ZUGFeRD 1.0) nicht mehr dieser Norm. Deshalb wurde das Nachfolgeformat ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931) entwickelt und am 13. September 2017 durch das FeRD-Plenum verabschiedet. Der Nachfolger entspricht der Norm EN 16931 (fully compliant) und wird auf internationaler Ebene “Factur-X” genannt.
ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X ist ein Paket. Teil 1 (ZUGFeRD 2.0 Profil EN 16931, direkter Nachfolger des ZUGFeRD 1.0-Profil “Comfort”), Teil 2 (Profil Extended), Teil 3 (Profil Basic) und Teil 4 (Profil Buchungshilfe) wurden mit dem französischen Forum harmonisiert. Öffentliche Verwaltungen in Frankreich akzeptieren neben dem Profil EN 16931 auch die anderen Factur-X-Profile (Basic, Extended und Buchungshilfe), wenn sie an das zentrale E-Rechnungs-Portal “Chorus” angeschlossen sind.

Wen betrifft das E-Rechnungsgesetz und ab wann tritt es in Kraft?

Ab dem 27. November 2018 endet die Frist für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU für die obersten Bundesbehörden (alle Bundesministerien und Verfassungsorgane). Diese müssen ab dann in der Lage sein elektronische Rechnungen, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, zu empfangen und zu verarbeiten. Öffentliche Auftraggeber auf Landes- und kommunaler Ebene sind dazu aufgrund der vom Bund festgelegten Umsetzungsfristen (wurden mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung festgelegt) ab dem 27. November 2019 verpflichtet.

Da sich aber die Veröffentlichung der Norm für die europäische Rechnungsstellung vom ursprünglich geplanten Datum (27. Mai 2017) auf den 18. Oktober 2017 verschoben hat, ergibt sich für öffentliche Auftraggeber, die keine obersten Bundesbehörden sind, der 18. April 2020 als spätester Umsetzungszeitpunkt (dieser ist festgelegt auf 30 Monate nach der Veröffentlichung der europäischen Norm für die elektronischen Rechnungsstellung im Amtsblatt der Europäischen Union).
Ab dem 27.11.2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes elektronisch (im Sinne der EU-Richtlinie) gestellt werden. Ausnahmen sind sogenannte Direktaufträge mit einem Auftragswert von bis zu 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer sowie verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge und Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes.

Neben den klassischen Behörden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene betrifft das neue E-Rechnungsgesetz aber auch Unternehmen, die mehrheitlich in öffentlicher Hand sind. Darunter fallen z.B. Krankenhäuser, Schwimmbäder, Universitäten, Schulen, Kindergärten, Straßenbauunternehmen, Energieversorger, Unternehmen der Entsorgungswirtschaft und kulturelle Einrichtungen (z.B. Museen, Theater, Bibliotheken). Von diesem Gesetzt sind außerdem sämtliche kleine, mittelständischen und großen Firmen betroffen, die Rechnungen an eine Behörde oder öffentliche Verwaltung stellen, da diese Rechnungen ab den jeweiligen Fristen nur noch in strukturierter Form akzeptieren dürfen.

Das neue E-Rechnungsgesetz betrifft deshalb auch die Zulieferer aus der privaten Wirtschaft bzw. ganz allgemein das B2G-E-Invoicing!

Handlungsfelder für öffentliche Verwaltungen und deren Zulieferer

Da die Fristen für die Umsetzung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung bereits feststehen und der Rechnungsaustausch mit Behörden auf Bundesebene (Bundesministerien und Verfassungsorgane) schon ab November 2018 der EU-Norm entsprechen muss, ist eine zeitnahe Umsetzung notwendig. Je eher die Umstellung auf bzw. die Einführung des neuen XRechnung-Standards erfolgt, desto stressfreier die Übergangsphase.

Eine Umstellung auf elektronische Rechnungen ist zeitintensiv und beinhaltet sowohl die Auswahl der technischen Komponenten, als auch die Anpassungen von unternehmensinternen Prozessen. Technologie- und Beratungspartner bzw. spezialisierte Anbieter von Lösungen für elektronische Rechnungen helfen beim Implementieren der technischen Komponenten wie z.B. einem Eingang für elektronische Rechnungen, Rechnungsworkflows und revisionssichere Archivierung. Für die Anpassung der unternehmensinternen Prozesse muss zunächst dafür gesorgt werden, dass alle Mitarbeiter, die an Rechnungsprozessen beteiligt sind, die neuen Komponenten akzeptieren und damit arbeiten können. Darüber hinaus kann gleichzeitig auch noch die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Rechnungswesen optimiert werden.

Vorteile durch die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung

Trotz des Aufwands, den die Umsetzung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung mit sich bringt, ergeben sich dadurch auch viele Vorteile. Im Laufe der Zeit sind nämlich sehr viele verschiedene elektronische Übertragungsformate für Rechnungen entstanden und Rechnungssender müssen deshalb viele verschiedene Schnittstellen bedienen können, deren Implementierung häufig sehr kostenintensiv ist. Rechnungsempfänger möchten eingehende Rechnungen außerdem möglichst automatisch bearbeiten können.

Um diese Probleme zu lösen, wurde die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung verabschiedet, die Rechnungsprozesse von und mit Behörden und Unternehmen des öffentlichen Sektors standardisieren.
Neben einem einheitlichen Rechnungsformat (und damit auch der Reduzierung von Schnittstellen) bieten elektronische Rechnungen noch weitere Vorteile:

  • Europaweite Interoperabilität der Systeme.
  • Einsparpotenziale durch verbesserte Prozesse und unternehmensinterne Abläufe (Wegfall von Porto-, Papier- Druck- und Lagerkosten für Papierrechnungen).
  • Zeitersparnis, da durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse der manuelle Aufwand der Rechnungsverarbeitung entfällt und Rechnungen außerdem schnell gefunden werden können.
  • Direkte und zeitgleiche Verfügbarkeit von einzelnen Rechnungen.
  • Schnelle Rechnungsübermittlung.
  • Keine Medienbrüche.

Die Einführung der elektronischen Rechnung ist zwar mit viel Aufwand und Kosten verbunden, die Ausgaben für die Einführung amortisieren sich jedoch recht schnell und bringen somit auf lange Sicht nicht nur monetäre Vorteile, sondern schonen auch die Ressourcen.

Disclaimer: Die Informationen in diesem Artikel ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Alle Informationen sind nach bestem Wissen zusammengetragen allerdings ohne Gewähr.

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SAP-ECM-Software für das Dokumentenmanagement

SAP-ECM-Software für das Dokumentenmanagement

Vor allem im Mittelstand ist die Dokumentenverwaltung häufig noch papierbasiert. Das Dokumentenmanagement ist dadurch zeitintensiv und fehleranfällig, außerdem benötigen Papierarchive viel Platz und immer wieder verschwinden einzelne Dokumente. Hinzu kommt, dass die Papierakten und -dokumente nur an einem einzigen Ort im Unternehmen gelagert werden und deshalb nicht dezentral verfügbar sind. Das ist besonders umständlich, wenn ein Unternehmen beispielsweise mehrere Niederlassungen hat oder abteilungsübergreifend mit den entsprechenden Dokumenten gearbeitet wird.

Deshalb ist es naheliegend diese Papierdokumente zunächst zu digitalisieren und für die Dokumentenverwaltung ein das bereits vorhandene SAP-System mit entsprechenden Zusatzfunktionen zu erweitern, um zeitraubende Routineaufgaben zu automatisieren.

Die inPuncto SAP-ECM-Add-ons für das Dokumentenmanagement lassen sich ohne zusätzliche Schnittstellen oder Systembrüche in SAP integrieren, wodurch der Nutzen des vorhandenen SAP-Systems maximiert werden kann. Außerdem verfügen die inPuncto-Add-ons bereits über umfangreiche Standardfunktionen. Die Software lässt sich aber auch flexibel an die Bedürfnisse einzelner Branchen und Unternehmen anpassen, um Geschäftsprozesse optimal zu automatisieren.

SAP-ECM-Software für die automatische Dokumentenerfassung und Dokumentenverarbeitung

Eingehende Dokumente (in Papierform oder digital) lassen sich entweder einzeln oder im Stapel erfassen, auslesen und zum Beispiel mit Barcodes für die spätere Zuordnung kennzeichnen. Hierfür hat inPuncto den Scanner-Client biz²Scanner sowie den Posteingangsverarbeitungserver biz²ScanServer entwickelt: Der biz²Scanner erfasst die Dokumente und im biz²ScanServer können die erfassten Dokumente unabhängig von ihrer Dokumentart via OCR/ICR ausgelesen, im Hintergrund mit den SAP-Stammdaten abgeglichen, separiert und entsprechend weitergeleitet werden.

Prozessoptimierung des SAP-Dokumentenmanagements durch Prüf- und Freigabeworkflows

Bei der Prüfung und Freigabe von Dokumenten wie z. B. Rechnungen, Banfen und Bestellungen sind oftmals mehrere Personen mit unterschiedlichen Aufgaben und Berechtigungen beteiligt. Damit die Dokumente nicht manuell an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet werden müssen, lassen sich mit dem inPuncto Workflow-Management-Tool biz²DocumentControl aufgrund der bereits in SAP hinterlegten Kompetenzregelungen vordefinierte Workflows einrichten, sodass die Dokumente automatisch an den nächsten richtigen Prüfer weitergeleitet werden. Auch Nicht-SAP-Experten können über E-Mail oder die Weboberfläche in den Workflow einbezogen werden. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden im Rechnungscockpit protokolliert, sodass der aktuelle Bearbeitungsstatus von einzelnen Dokumenten jederzeit nachvollzogen werden kann.

SAP-ECM-Software für das Führen und Verwaltung von digitalen Akten

Elektronische Personalakten aber auch digitale Patientenakten, Vertragsakten, Kundenalten etc. bieten zahlreiche Vorteile: Die elektronischen Akten sind über SAP aufrufbar, lassen sich mittels der in SAP hinterlegten Berechtigungen vor unbefugten Zugriffen schützen und bieten eine übersichtliche Aktenstruktur. Dank des SAP-Dokumentenbrowsers biz²Explorer von inPuncto können berechtigte Nutzer deshalb schnell und dezentral auf die gewünschte Akten zugreifen, diese durchsuchen und gegebenenfalls bearbeiten. Im Personalbereich lassen sich außerdem sämtliche Zugriffe und Änderungen an einzelnen eAkten protokollieren.

Revisionssichere Archivierung von Daten und Dokumenten mit SAP-ECM-Zusatzsoftware

Um Daten und Dokumente revisionssicher zu archivieren bietet die SAP-Archiv-Software biz²Archiver von inPuncto vielfältige Möglichkeiten: Sowohl Eingangsrechnungen als auch Lieferscheine können beispielsweise via ArchiveLink-Verknüpfung mit dem Barcode-Verfahren (mit und ohne OCR/ICR-Texterkennung) archiviert werden. Dokumente lassen sich aber auch direkt an die Business-Objekte scannen und archivieren. Die Zuordnung der Dokumente erfolgt entweder manuell, voll- oder halbautomatisch. Dank der Übernahme der SAP-Logiken müssen Benutzer und Berechtigungen nicht doppelt gepflegt werden. Die inPuncto-Archivsoftware ist „SAP Certified for Integration with SAP NetWeaver“.

Die inPuncto SAP-ECM-Lösungen für das Dokumentenmanagement: 100% in SAP integriert, flexibel und intuitiv zu bedienen

Die inPuncto SAP-ECM-Software für das Dokumentenmanagement benötigt keine zusätzliche Infrastruktur oder Hardware, da sie ohne weitere Schnittstellen oder Medienbrüche in das bereits vorhandene SAP-System integriert wird. Weil die Software unternehmens- und branchenneutral ist, lassen sich spezifische Anpassungen an der Standardsoftware vornehmen, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse optimal zu automatisieren. Dank der intuitiv bedienbaren Oberfläche wird die Zusatzsoftware von den Anwendern schnell akzeptiert und es besteht – wenn überhaupt – nur ein minimaler Schulungsbedarf.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität. Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.
Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.
Weitere Informationen: http://www.inpuncto.com

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Lösungen für das SAP-Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen

Lösungen für das SAP-Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen

Mit Lösungen für das SAP-Dokumentenmanagement lassen sich auch im Gesundheitswesen Kosten senken und Prozesse automatisieren. Um das Dokumentenmanagement oder auch Enterprise Content Management (ECM) im Gesundheitswesen zu optimieren bietet sich – falls noch nicht geschehen – als erster Schritt die Digitalisierung der vorhandenen Papierdokumente an. Im Laufe der Jahre sammeln sich nämlich regelrechte Aktenberge an, die sehr aufwändig zu managen sind und viel Platz benötigen. Krankenkassen, Krankenhäuser, Medizinische Versorgungszentren, Altenheime und Rehakliniken können die digitalisierten Dokumente der verschiedenen Bereiche (patientenbezogen, kaufmännisch und administrativ) mit einem Dokumentenmanagementsystem einfach verwalten und Routineaufgaben durch Workflows automatisieren.

SAP-ECM im Gesundheitswesen: Patientenakten

Patientendokumente wie Arztbriefe, Rezepte, Abrechnungen, Berichte aber auch Befunde lassen sich in digitalen Patientenakten sammeln. Da viele Kliniken SAP nutzen, ist es naheliegend dieses bereits vorhandene System um nützliche SAP-Zusatzsoftware für die Verwaltung von Patientenakten zu erweitern. Die tiefe Integration der Patientenakte in das SAP-System hat den Vorteil, dass alle Dokumente zu einem bestimmten Patienten an einem Ort gesammelt sind und berechtigte Nutzer von jedem Ort aus über SAP oder die SAP-Web-Oberfläche auf die eAkten zugreifen können.

Bereits in SAP hinterlegte Berechtigungen lassen sich dazu nutzen, um festzulegen, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welche Akten bzw. Aktenbereiche erhält. Somit lassen sich die vertraulichen Patientendaten optimal vor unberechtigten Zugriffen schützen. Neue Patienten-Dokumente lassen sich außerdem direkt in die Patientenakte scannen oder via Drag&Drop der eAkte hinzufügen.

Mit den Daten aus den Bewohner- und Patientenakten können dank der bidirektionalen Office-Integration auch automatisch Serienbriefe erstellt oder eingehende E-Mails automatisch der entsprechenden Patientenakte zuordnet werden.
Mit der inPuncto SAP-Add-on-Software für Patientenakten lassen sich die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen technisch-organisatorisch, standortübergreifend und datenschutzkonform realisieren, sodass eine lückenlose medizinische Dokumentation möglich ist. Ärztliche Aufzeichnungen und Befunde müssen teilweise bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden, um beispielsweise den Auskunftsrechten der Patienten nachzukommen, Versicherungsanfragen z. B. im Hinblick auf die Berufsunfähigkeit zu beantworten oder zur Klärung zivilrechtlicher Ansprüchen eines Patienten gegen seinen Arzt hinzugezogen zu werden.

SAP-Dokumentenmanagement: Administrative Verwaltung von Gesundheitseinrichtungen

Wie in allen anderen Branchen müssen auch im Gesundheitswesen E-Mails bearbeitet, Bestellungen getätigt, Personal verwaltet und Rechnungen erstellt und bezahlt werden. Mit der inPuncto-Software für SAP lassen sich diese Prozesse z.B. für den Einkauf, das Personalmanagement oder das Rechnungswesen von Krankenkassen, Krankenhäusern und Kliniken automatisieren. Sowohl SAP-User als auch Nicht-SAP-User können für die Prozesse einen einheitlichen Workflow nutzen.

Personalmanagement mit SAP

Ebenso wie die Patientenakte lässt sich auch die Personalakte für das Personalmanagement im Gesundheitswesen in das bereits vorhandene SAP-System integrieren. Eingehende E-Mails können z.B. anhand der Personalnummer direkt aus Outlook in SAP übertragen werden und auch Mitarbeiterbriefe oder andere Massendokumente lassen sich aus den SAP-Daten mit wenigen Klicks erstellen. Personaldokumente können entweder via Drag&Drop oder Scan einer Personalakte hinzugefügt werden. Die sensiblen Personalakten sind dank der in SAP festgelegten Berechtigungen vor nichtautorisierten Zugriffen optimal geschützt.

Automatisierung von SAP-Workflows

Interessant für das Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen ist auch die Automatisierung von Workflows zur Rechnungsbearbeitung, Freigabeworkflows von Banfen und Bestellungen sowie Lieferantenrechnungen. Dank der automatischen Auslesung der Dokumentdaten mit der inPuncto-OCR-Anwendung für SAP und dem Abgleich mit den vorhandenen SAP-Stammdaten werden Eingangsrechnungen (mit und ohne Bestellbezug) automatisch richtig zugeordnet und ggf. via Workflow zur endgültigen Freigabe an einen Sachbearbeiter bzw. Entscheider weitergeleitet.

SAP-Archivierung von Dokumenten

Zum SAP-ECM im Gesundheitswesen gehören natürlich auch die Archivierung von Rechnungen und die Archivierung von Lieferscheinen. Mit der inPuncto-Software für SAP ist die gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung der Dokumente sichergestellt. Um diese Dokumente miteinander zu verknüpfen und automatisch, halbautomatisch oder manuell zu archivieren gibt es verschiedenen Möglichkeiten: Lieferscheine können beispielsweise zunächst abgelegt und später beispielsweise mit dem Barcode-Verfahren oder der Transaktion OAWD erfasst und dem entsprechenden Business-Objekt zugeordnet werden. Es gibt auch die Möglichkeit Lieferscheine abzulegen, direkt zu erfassen und zuzuordnen oder Lieferscheine können zuerst einem Business-Objekt zugeordnet und anschließend abgelegt werden.

Fazit: Prozessoptimierung mit SAP-ECM im Gesundheitswesen lohnt sich

Durch das Dokumentenmanagement mit SAP lassen sich im Gesundheitswesen viele zeitraubende Prozesse in der administrativen Verwaltung automatisieren, Papieraktenberge minimieren und gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Patientendokumenten einhalten.

Wie die Lösungen von inPuncto in der Praxis genutzt werden, können Interessierte hier nachlesen: Referenzkunden Medizin, Pharma & Chemie.

Über die inPuncto GmbH

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inPuncto Workflow-Management-Tool für SAP erhielt Updates

inPuncto Workflow-Management-Tool für SAP erhielt Updates

Mit dem inPuncto-Workflow-Tool für SAP lassen sich abhängig vom Inhalt des Dokuments automatisch elektronische SAP-Workflows zur Dokumentenfreigabe initiieren und zielgerichtet steuern. Alle relevanten und erforderlichen Prozessbeteiligten können entsprechend ihrer Berechtigungen am elektronischen Workflow beteiligt werden. Dank unterschiedlicher Zugriffsmöglichkeiten lassen sich sowohl SAP-Anwender via SAP-Cockpit oder Business Workplace als auch Nicht-SAP-Experten und temporäre Nutzer via E-Mail (mit oder ohne Internetverbindung) in den Workflow einbeziehen. Durch die integrierte Vollständigkeitsprüfung wird sichergestellt, dass der nächste User über alle Informationen verfügt, die er für den folgenden Bearbeitungsschritt benötigt. Das Dokument kann hierfür entweder automatisch oder manuell an den nächsten Prozessbeteiligten weitergeleitet werden.

Die neuen Funktionen der Version 2.4.121

  • Bei der Versendung von Antwort-Mails unterstützt der biz²DocumentControl nun auch die Möglichkeit der SSL-Verschlüsselung.
  • Mit dem neuen Parameter “LoadAgents_SapMethods” in der XML-Konfiguration kann jetzt gezielt gesteuert werden in welchen Szenarien die Liste der nächsten Sachbearbeiter frisch geladen werden soll.
  • Der biz²DocumentControl unterstützt nun auch die Zusammenarbeit mit dem neuen SAP GUI 7.50.
  • Weitere Optimierungen.

Die neue Funktion der Version 2.4.122

Der zur Verfügung stehende Platz für die Texte der Freigabestempel (Freigabetext, Freigabedatum und Name des Freigebers) lässt sich mit neuen Einstellungen in der Registry erweitern.

Vorteile durch das inPuncto Workflow-Tool für SAP

  • Beschleunigung der Prüfungs- und Freigabeprozesse.
  • Kostenersparnisse durch schnellere Bearbeitung.
  • Klar definierte Kompetenzregelungen.
  • Fehlerreduktion durch standardisierte Abläufe.
  • Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses.
  • Volle Transparenz durch Protokolle, Historien und die Cockpitfunktion.
  • Revisionssicherheit.
  • Suche nach Originaldokumenten entfällt.
  • Vorhandene Unterschriftenregelungen können genutzt werden.
  • Zahlungsziele werden eingehalten.
  • Skontoerträge können dank der schnellen Bearbeitung gesteigert werden.

Bei Fragen zu den neuen Funktionen des SAP-Workflow-Tools biz²DocumentControl können sich Interessierte gerne an das inPuncto-Support-Team wenden!

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Update der inPuncto Scanner-Software für SAP

Update der inPuncto Scanner-Software für SAP

Mit unserem Add-on biz²Scanner für SAP ist es möglich Scanner mit TWAIN Unterstützung in SAP-Systeme zu integrieren. Nutzer können mit der Scanner-Software von inPuncto Dokumente sowohl direkt am Arbeitsplatz einscannen, als auch an einem zentralen Scan-Gerät im Stapel erfassen. Die gescannten Dokumente können anschließend via ArchiveLink-Verknüpfung direkt archiviert werden.

Die Scanner-Software biz²Scanner unterstützt mit der Version 2.1.44 nun auch den neuen SAP GUI 7.50. Mit biz²Scanner startet der Anwender ein Windows-Programm über ein Desktop-Icon und meldet sich von extern am gewünschten SAP System an.

Funktionen von Scanner-Software biz2Scanner

Die Scanner Add-on von inPuncto ermöglicht es für Scans unterschiedliche Dokumenteneingangs-Szenarien festzulegen, wie das Format (PDF, TIFF,..), die Dokumentart und die Möglichkeit der OCR-Texterkennung (hier ist zusätzlich der Dokumenten-Verarbeiter biz²ScanServer erforderlich)

Die Software biz²Scanner ist direkt mit SAP verbunden. Somit können sensible Daten sicher erfasst und automatisch einem Business-Objekt zugeordnet werden.

Weitere Funktionen der Scanner-Software von inPuncto: 

• Blättern im mehrseitigen Dokument,
• Verschieben einzelner Seiten im Dokument,
• Ausschneiden / Einfügen an aktueller Position,
• Löschen aller Seiten,
• Einfügen von beliebig vielen Seiten an die aktuelle Position des Dokuments,
• Rotation von einzelnen Seiten,
• Das Einfügen von Images aus einem zentralen Verzeichnis,
• Unterstützung mehrerer Posteingangs-Szenarien,
• u.v.m.

Unsere Scanner-Software biz²Scanner ist sowohl mit einfachen Dokumenten-Scannern, als auch mit allen SAP-Ablage- und Archivsystemen kompatibel. Nach einer kurzen Einführung ist die Software einfach und intuitiv bedienbar. Zudem bietet Ihnen unser Add-on einen maximalen Schutz Ihrer Dokumente dank SAP-Anmeldung.

Bei Fragen zu dem neuen Update der Scanner-Software können Sie uns gerne kontaktieren.

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Kostenlose Webinare: Automatische Rechnungsbearbeitung in SAP, Dokumenterstellung, revisionssichere Archivierung und digitale Personalakte

Kostenlose Webinare: Automatische Rechnungsbearbeitung in SAP, Dokumenterstellung, revisionssichere Archivierung und digitale Personalakte

Auch im Frühjahr 2018 bietet die inPuncto GmbH wieder zahlreiche kostenfreie Webinare zu den Themen elektronische Rechnungsverarbeitung (auch ZUGFeRD), digitale Personalakte, revisionssichere Archivierung, automatische Dokumenterzeugung und Prozessoptimierung an.

In den 30-minütigen interaktiven Live-Webinaren demonstrieren die inPuncto-Experten die Funktionen und Möglichkeiten der SAP-Zusatzsoftware für dokumentbasierte Geschäftsprozesse an einem Demosystem. Interessierte können bequem vom ihrem Arbeitsplatz oder von zuhause aus teilnehmen, um sich so ein genaues Bild von den angebotenen Lösungen zu machen.
Sollten während oder am Ende der Webinare noch Fragen offen sein, werden diese live beantwortet.

Alle Webinare sind unverbindlich und richten sich sowohl an Interessierte, die die Möglichkeiten der Software kennenlernen möchten, als auch an Kunden und Partner der inPuncto GmbH. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Webinar-Programm für das Frühjahr 2018:

Webinar: E-Mail-PDF-Rechnungen & ZUGFeRD – wie bearbeite ich e-Rechnungen automatisch?
22.02. (Do), 14:00 – 14:30 Uhr
21.03. (Mi), 10:30 – 11:00 Uhr
17.04. (Di), 10:30 – 11:00 Uhr

Webinar SAP MM: Freigabe-Workflow von Bestellungen
27.02. (Fr), 14:00 – 14:30 Uhr
29.03. (Do), 10:30 – 11:00 Uhr
27.04. (Fr), 10:30 – 11:00 Uhr

Webinar: Digitale Personalakte – wie ist diese aufgebaut & welche Funktionen sind hilfreich für mich?
08.05. (Di), 14:00 – 14:30 Uhr
17.05. (Do), 10:30 – 11:00 Uhr

Webinar: Barcode-Archivierung – wie archiviere ich schnell & einfach Belege in SAP?
13.03. (Di), 14:00 – 14:30 Uhr
12.04. (Do), 10:30 – 11:00 Uhr

Webinar: Einfache Dokumenterstellung aus SAP – wie erzeuge ich Dokumente ohne Programmierung & Scripting?
08.03. (Do), 10:30 – 11:00 Uhr
03.05. (Do), 10:30 – 11:00 Uhr

Weiterführende Informationen zu den kostenlosen Webinaren sowie den jeweiligen Link zur Anmeldung erhalten Interessierte nach einem Klick auf den Termin des entsprechenden Webinars.

Über die inPuncto GmbH

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