Autor: Firma inPuncto

Norddeutsches Klinikum nutzt die inPuncto-Scanner-Software für SAP zum direkten Scannen am Wareneingang und im Einkauf

Norddeutsches Klinikum nutzt die inPuncto-Scanner-Software für SAP zum direkten Scannen am Wareneingang und im Einkauf

inPuncto führte bei seinem Kunden, einem norddeutschem Klinikum, bereits erfolgreich die Rechnungsbearbeitung (mit und ohne Bestellbezug) ein. Nun wurde der Softwareentwickler für SAP-Zusatzsoftware mit einem Folgeprojekt im Bereich der digitalen Archivierung betraut: Der Kunde wünschte sich eine Lösung, um die bereits vorhandene SAP-Scanner-Software biz²Scanner in den Buchungsvorgang zu integrieren. Alle Dokumente, die zu einer Buchung gehören, sollen in der ebenfalls bereits vorhandenen SAP-Archivierungssoftware biz²Archiver als Anlage verfügbar sein und nachträglich sollen Dokumente hinzugefügt werden können.

Integration der Scanner-Software in den Buchungsvorgang

Um diesen Kundenwunsch zu erfüllen, ging inPuncto folgendermaßen vor: Zunächst wurde die Scanner-Software biz²Scanner in den Buchungsvorgang der SAP-Transaktionen MIGO und ME21N integriert, wodurch bei jedem Buchungsvorgang der biz²Scanner beim Speichern automatisch in-place aufgerufen wird. Mit der Transaktion MIGO wird der Lieferschein abgelegt, mit der Transaktion ME21 die jeweiligen Begleitdokumente (z.B. Angebote).

Alle Dokumente sind an der Bestellung als Anlage verfügbar

Nachdem alle Dokumente (Lieferscheine, erzeugte Bestellungen und Bestellbegleitdokumente) erfasst sind, werden diese anschließend mit der SAP-Archivierungssoftware biz²Archiver revisionssicher archiviert. Die Dokumente sind nun final an der Bestellung als Anlage verfügbar, d.h., ein Lieferschein ist nicht nur am Materialbeleg, sondern via ArchiveLink auch mit der Bestellung verknüpft. Der inPuncto-Kunde kann jetzt auch über die generischen Objektdienste via biz²Scanner im Nachgang Dokumente an die bestehenden SAP-Objekte scannen (hier: Materialbeleg / Bestellung).

Vorhandene inPuncto-Add-ons wurden angepasst und erweitert

Der Kundenwunsch wurde mit den bereits vorhandenen SAP-Add-ons in weniger als einem Monat realisiert. Da die Software modular und flexibel erweiterbar ist, konnten die bestehenden Komponenten einfach an die neuen Anforderungen angepasst werden und für die Realisierung war weder zusätzliche Software noch hoher Schulungsaufwand nötig.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.

Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.

Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.

Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

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Den Rechnungsprozess in SAP FI vereinfachen

Den Rechnungsprozess in SAP FI vereinfachen

Eingangsrechnungen und andere eingehende Dokumente lassen sich mit den inPuncto-Lösungen automatisch erfassen und direkt in SAP ablegen. Der Rechnungsprozess wird schneller und transparenter, wodurch sich auch die Anschaffungskosten der Zusatzlösungen schnell amortisieren.

Beschleunigung des Rechnungsprozesses

Dank der Lösungen von inPuncto beginnt die Beschleunigung des Rechnungsprozesses schon bei der Ankunft der Eingangsrechnungen. Diese werden, egal ob sie in Papierform oder elektronisch eintreffen, entweder einzeln oder im Stapel erfasst, durch den Posteingangsbearbeiter biz²ScanServer via OCR/ICR-Mechanismen ausgelesen und mit den Stammdaten abgeglichen. Entsprechend einer vorher festgelegten Prozesslogik bzw. Unterschriftenregelung wird ein SAP-Workflow initiiert. Dank der automatischen Weiterleitung der Rechnungen an den jeweils nächsten Bearbeiter verkürzt sich das Umlaufverfahren der Rechnungsbearbeitung enorm. Durch das inPuncto-Rechnungseingangsbuch mit SAP-Cockpit-Funktion haben alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand der Rechnungen und die dazugehörigen Originaldokumente – und zwar ohne aufwändige Suche, da alle Dokumente an einem Ort sind. Auch Vertreterregelungen und Eskalationen sind klar geregelt, sodass es im Bearbeitungsprozess keinen Zeitverlust gibt.

Kosteneinsparungen beim Rechnungsprozess mit inPuncto-Add-ons

Dadurch, dass die Prozesse und Abläufe standardisiert und Vertretungen klar definiert sind, muss nicht jedes einzelne Mal neu entschieden werden. Die Prozesskosten lassen sich dadurch bis zu 50 Prozent reduzieren. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Rechnungen (Papier, E-Mail, EDI…) mit dem Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer erfasst werden. Die Rechnungen werden dann im Rechnungscockpit gesammelt und verarbeitet. Via Cockpit oder Business Workplace, E-Mails oder Web können die Rechnungen dann an die nächsten Bearbeiter weitergeleitet werden. Auch Nicht-SAP-User lassen sich so bequem in den Rechnungsprozess einbinden. Da SAP immer das führende System bleibt, müssen sich die Anwender nicht in ein neues System einarbeiten, was wiederum den Schulungsaufwand minimiert. Kostenvorteile entstehen außerdem durch die Steigerung der Skontoerträge und Mahngebühren entfallen dank der Einhaltung der Zahlungsziele. Die Zusatzlösungen für SAP verfügen über eine intuitive Oberfläche und den Anwendern steht ein kompetenter Support mit einem persönlichen Ansprechpartner zur Seite.

Optimierung des Rechnungsprozesses

Die standardisierten Abläufe sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduzieren auch die Fehleranfälligkeit und sorgen für Revisionssicherheit und Transparenz im Rechnungsprozess.  Zusätzlich werden alle Verarbeitungsaktionen lückenlos protokolliert und erfüllen somit die gesetzlichen Vorgaben. Dies ließ sich die inPuncto GmbH von Wirtschaftsprüfern zertifizieren. Für jeden Rechnungsworkflow wird außerdem ein Protokoll im PDF-Format generiert, das dann automatisch mit der Rechnung verknüpft wird. Im Rechnungseingangsbuch mit Cockpit können sich alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über alle Rechnungen und deren Bearbeitungsstand verschaffen, sodass die Bearbeitung effizient koordiniert und verteilt werden kann. Per Knopfdruck lassen sich bestimmte Auswertungen vornehmen, sodass gezielt Reports über Fälligkeiten und Skonti, Liquiditäts-Abfluss etc. erstellt und entsprechend darauf reagiert werden kann.

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Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.

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SAP-Verschlüsselung von Daten und Dokumenten

SAP-Verschlüsselung von Daten und Dokumenten

Da SAP-Nutzer sich mit einem Passwort im SAP-System anmelden, sind sämtliche Aktionen und Zugriffe auf Daten und Dokumente über die jeweiligen SAP-Berechtigungen geregelt. Das zertifizierte SAP-Archiv von inPuncto unterstützt die Standard-Schnittstelle „HTTP(S)“, das bedeutet, dass die Datenübertragung zwischen SAP-Server bzw. SAP-Client und SAP-Archiv direkt erfolgt und nicht über SAP-Applikationsserver. Die Datenübertragung vom SAP-Server oder -Client in das SAP-Archiv über HTTPS ist zwar sicher gegenüber Zugriffen, allerdings erfolgt die Datenspeicherung im Archiv ohne Verschlüsselung. Daten und Dokumente können deshalb trotzdem eingesehen werden, wenn der Zugriff direkt (z.B. via IT-Infrastruktur) auf das SAP-Archiv erfolgt. Mit der SAP-Verschlüsselungssoftware biz²CryptoServer von inPuncto lassen sich sensible Daten bzw. Dokumente verschlüsselt im Archiv speichern und sind dadurch auch bei direktem Zugriff auf das Archiv nicht auslesbar.

SAP-Datenverschlüsselung mit dem biz²CryptoServer

Um die Daten zu verschlüsseln, wird der biz²CryptoServer zwischen dem SAP-Server oder -Client und dem SAP-Archiv platziert. Die Daten werden im biz²CryptoServer nicht gespeichert, sondern lediglich zur Ver-/Entschlüsselung durchgeleitet. Wenn eine Verschlüsselung für bestimmte Daten und Dokumente nicht benötigt wird, dann kann der Datenaustausch auch weiterhin direkt und verschlüsselt bzw. unverschlüsselt zwischen SAP-Server oder -Client und dem biz²Archiver erfolgen.

Im Gegensatz zum Content Server ist das inPuncto Archiv ein echtes, gesetzeskonformes SAP-Archiv (bis hin zu vollständigen Komprimierung und Verschlüsslung von Daten und Dokumenten). Mit dem Zusatzmodul für Crypto- bzw. Verschlüsselungstechniken biz²CryptoServer wird sogar eine normale Festplatte zu einem wormfähigen Medium.

Vorteile durch die Datenverschlüsselung mit dem biz²CryptoServer für SAP

  • Erweiterung des reinen Kompressionsmechanismus des Content-Servers.
  • Der biz²CryptoServer lässt sich als Proxy für mehrere biz²Archiver konfigurieren.
  • Daten und Dokumente werden dank der Verschlüsselungssoftware gegenüber Zugriffen auf Infrastruktur-Ebene hochsicher.
  • Anwendung mehrerer Verschlüsselungs-Komponenten, wie Zufalls-Algorithmen, Passwörter etc. für zusätzliche Sicherheit
  • Alle Sicherheitsfunktionen, die in der SAP-Spezifikation vorgesehen sind, bleiben trotz der Verschlüsselung von Daten vollständig erhalten.
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Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. automatisiert die Rechnungsbearbeitung in SAP mit inPuncto-Software

Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. automatisiert die Rechnungsbearbeitung in SAP mit inPuncto-Software

Karitative Einrichtungen müssen (ebenso wie Wirtschaftsunternehmen) verwaltet werden. Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. nutzt dafür das SAP-System und seit 2013 für die automatisierte Rechnungsbearbeitung zusätzlich noch die SAP-Add-on-Software von inPuncto. Vor der Einführung der inPuncto-Software mussten alle Rechnungen, die in Papierform oder elektronisch z. B. als PDF per E-Mail eintrafen manuell eingescannt bzw. abgespeichert, dann geprüft und anschließend freigegeben werden. Diese manuelle Rechnungsbearbeitung war nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch leicht fehleranfällig.

„Wir suchten deshalb nach einer Lösung, die uns die zeitintensive Rechnungserfassung abnimmt und die Rechnungsprüfung automatisiert“, berichtet John Schopfel, Leiter Anwendungsbetreuung Finanz- und Rechnungswesen.

Um die Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen zu realisieren, wurden die folgenden SAP-Add-ons in das bereits vorhandene SAP-System des Caritasverbands implementiert: Der Scanner-Client biz²Scanner, der Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer und das Workflow-Tool biz²DocumentControl.

Automatischer Rechnungsworkflow von elektronischen Rechnungen und Papierrechnungen

Auch heute treffen die Rechnungen beim Cariatasverband in Papierform oder in elektronischer Form als PDF per E-Mail ein. Die Papierrechnungen werden zunächst mit einem Barcode versehen, einzeln oder in Masse mit der Scanner-Software biz²Scanner erfasst und an den Posteingangs-Verarbeitungsservers biz²ScanServer weitergeleitet. Dort werden die Daten via OCR-Texterkennung ausgelesen und im Hintergrund mit den SAP-Stammdaten abgeglichen und vorbelegte Rechnungsdaten anhand der Kundennummer ermittelt. Anschließend startet der Prüf- und Freigabeworkflow mit dem Workflow-Tool biz²DocumentControl. Elektronische Rechnungen werden per Drag&Drop direkt an den biz²ScanServer übertragen. Die Rechnungsdaten werden auch bei elektronischen Rechnungen via OCR ausgelesen, mit den in SAP hinterlegten Daten abgeglichen und vorbelegte Rechnungsdaten anhand der Kundennummer ermittelt bevor der Prüf- und Freigabeworkflow mit dem Workflow-Tool biz²DocumentControl startet.

Kann eine Rechnung keinem Kreditor zugeordnet werden, dann lässt sich dieser mit der Transaktion FK01 direkt anlegen. Die Rechnungsfreigabe erfolgt nach einer Freigabematrix gemäß dem Rechnungsbetrag sowie dem 4-Augen-Prinzip. Es können dazu sowohl SAP-User als auch nicht SAP-User (z.B. via E-Mail) in den Freigabeprozess einbezogen werden. Die Validierung durch die einzelnen Bearbeiter kann auch offline abgewickelt werden. Nachdem der Überweisungsauftrag von allen Stellen freigegeben wurde, findet die Buchung statt und der zuständige Freigeber erhält eine Infomail.

Die Einführung der automatische Rechnungsbearbeitung beim Caritasverband setzte auch bei der inPuncto-Software neue Maßstäbe: „Zwei Funktionen, nämlich die Infomail an den Freigeber und das direkte Anlegen eines Kreditors mit der Transaktion FK01, fanden wir so nützlich, dass wir unsere Software seitdem standardmäßig mit diesen beiden Funktionen ausliefern“, verrät Jürgen Ullrich, Projektleiter bei der inPuncto GmbH.

Automatische Bearbeitung von Überweisungsaufträgen mit und ohne Genehmigungsworkflow

„Die SAP-Zusatzsoftware von inPuncto bot genau das an, was wir suchten und dank der Möglichkeiten, die sich durch die Software boten, konnten wir gleichzeitig auch noch andere Prozesse verbessern“, erinnert sich John Schopfel.

Eine Besonderheit beim Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. ist nämlich die Nutzung von sogenannten Überweisungsaufträgen. Bei diesen Formularen werden z.B. auch Kontierungswerte aufgedruckt, von der OCR ausgelesen und in SAP automatisch zur Rechnung vorbelegt. Diese Formulare gibt es in zwei verschiedenen Varianten: mit elektronischer Freigabe und ohne elektronische Freigabe. Die Variante mit elektronischer Freigabe ist vergleichbar mit dem normalen Prüfungs- und Freigabeworkflow von Rechnungen ohne Bestellbezug, das Formular ohne Genehmigungsworkflow enthält zusätzlich Felder für Unterschriften, die dann via OCR ausgelesen werden. Sind alle erforderlichen Unterschriften auf dem Formular enthalten, kann die Rechnung gleich gebucht werden.

Erweiterung der Rechnungsprüfung um SEPA-Mandate

Eine weitere Besonderheit beim Caritasverbund war die Erweiterung der Rechnungsprüfung um SEPA-Mandate. Da die Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit der SEPA-Pflicht ab Februar 2014 zusammenfiel, mussten für den Rechnungsprüfungsprozess beim Caritasverbund auch SEPA-Mandate integriert werden. Gemeinsam mit ZALARIS (damals LBU-Systemhaus) wurde dies realisiert. Der Mandatsvordruck wird hierfür mit den Daten des entsprechenden Debitors aus SAP heraus befüllt mit einem Barcode versehen, ausgedruckt und dem Kontoinhaber zum Unterschreiben zugesendet. Die zurückgesendete, unterschriebene Version wird dann eingescannt und via Archive-Link bei den Stammdaten archiviert. Aber dies wurde noch erweitert. Kommen nun unterschriebene SEPA-Formulare an, wird durch das Auslesen und Abgleichen der Formulardaten mit den in SAP hinterlegten Daten der Debitor ermittelt. Liegt ein SEPA-Mandat vor, wird das Dokument automatisch mit dem Debitor verknüpft und durch diese Rückmeldung das Mandat aktiviert. „Dank der automatischen Zuordnung der Formulare sparen wir uns doppelte Arbeit bei den bereits genehmigten SEPA-Mandaten“, erzählt John Schopfel zufrieden.

Kurze Einarbeitungszeit und nahtlose Integration der inPuncto-Software in das vorhandene SAP-System

Eine umfangreiche Einarbeitung der Mitarbeiter des Caritasverbands in die neue Software und Funktionen war nicht nötig, da alle mit der gewohnten SAP-GUI weiterarbeiten konnten. „SAP ist und bleibt das führende System“, erläutert Dr. Frank Marcial, Geschäftsführer der inPuncto GmbH. „Unsere Add-on-Produkte und Lösungen lassen sich nahtlos in das bereits vorhandene SAP-System integrieren, sodass ein teures Drittsystem nicht nötig ist und das bestehende System dank unserer schlanken Software genau um die Funktionen erweitert wird, die benötigt werden.“

Über den Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V.

Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. wurde 1922 von den katholischen Elisabethenvereinen, Vinzenzvereinen und Fürsorgeeinrichtungen gegründet, um gemeinsam Menschen in Not besser helfen zu können. Heute ist der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. als Träger- und Spitzenverband der katholischen Kirche der größte soziale Arbeitgeber in der Erzdiözese München und Freising (Oberbayern). Die ca. 7.200 feste Mitarbeiter und ca. genauso viele Ehrenamtlichen bieten in den über 350 Einrichtungen und Diensten vielfältige soziale Dienstleistungen für Menschen aller Altersklassen, gesellschaftlichen Schichten und Konfessionen an.

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SAP-Add-ons von inPuncto: Zusatzfunktionen für das SAP-System

SAP-Add-ons von inPuncto: Zusatzfunktionen für das SAP-System

SAP-Add-ons kommen immer dann zum Einsatz, wenn die umfangreichen Standardfunktionen eines SAP-Systems die Anforderungen der Anwender nicht mehr erfüllen. Dank SAP-Add-ons lässt sich ein bereits vorhandene SAP-System nämlich ganz gezielt um genau diese Zusatzfunktionen erweitern – und zwar ohne neue Systeme oder Datenbanken zu implementieren. Im Gegensatz zu sogenannten Plug-ins werden Add-ons tief in bereits vorhandene Systeme integriert und benötigen keine Schnittstellen zu anderen Systemen.

SAP-Add-ons von inPuncto

Mit den SAP-Add-ons von inPuncto lassen sich bereits vorhandene SAP-Systeme erweitern, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die Lösungen reichen hierbei von der Dokumenterfassung über den Workflow bis hin zur Archivierung.

Capture Software für Papier- und elektronische Dokumente

Die Scanner-Software biz²Scanner verbindet beliebige Dokumentenscanner mit dem SAP-System. Dank der nahtlosen Scanneranbindung lassen sich Dokumente in nur einem Arbeitsschritt direkt in das SAP-System überführen. So können z.B. sensible Unterlagen (z.B. Personaldokumente) direkt am Arbeitsplatz mit dem Dokumentenscanner erfasst und automatisch einem Business-Objekt zugeordnet werden. Die SAP-Scanner-Software lässt sich auch als Capture-Client im Rahmen von hochvolumigen Posteingangs- & Dokumentenverarbeitungs-Szenarien einsetzen.

SAP-Add-on für die automatische Posteingangsverarbeitung

Das serverbasierte SAP-Add-on biz²ScanServer zur Posteingangsverarbeitung & Dokumentenverarbeitung verfügt über mehrere Eingangskanäle (z.B. für Scans, Files, E-Mails, XMLs etc.), d.h. der Posteingangsverarbeitungs-Server von inPuncto ist im Rahmen der Eingangskanäle flexibel und nicht auf ein bestimmtes Format fixiert. Die Aufgaben des Posteingangsverarbeitungs-Servers ist es die eingescannten Dokumente oder elektronischen Dokumente nach SAP zu bringen, diese dort zu bearbeiten, mit den jeweiligen Business-Objekten zu verknüpfen und zu archivieren.

Workflow-Tool zur Steuerung von Prüfungs- und Freigabeprozessen

Elektronische Workflows zur Dokumentenprüfung & Dokumentenfreigabe können mit dem SAP-Add-on biz²DocumentControl realisiert werden. Mit dem Workflow-Management-Tool lassen sich in Abhängigkeit vom Inhalt des Dokuments automatisch elektronische Workflows zur Dokumentenfreigabe initiieren und zielgerichtet steuern, sodass die relevanten, erforderlichen Prozessbeteiligten gemäß des Genehmigungsverfahren am elektronischen Workflow beteiligt werden. Dies ist auch für Nicht-SAP-User oder von unterwegs via Web oder E-Mail, sogar via E-Mail ohne Internet-Verbindung möglich, z.B. im Flugzeug oder im Zug.

SAP-Add-on zu Einbindung von E-Mails und MS-Office

Mit dem SAP-Add-on biz²Office lassen sich Dokumente und Inhalte bidirektional zwischen SAP und MS-Office synchronisieren. Das Add-on bildet beide Welten ab: Werden Daten in Microsoft-Office oder SAP geändert, so werden sie im jeweils anderen System automatisch aktualisiert. Das Tool eignet sich außerdem zur automatischen Erzeugung von Microsoft Word-Dokumente mit Daten aus SAP (z.B. personalisierte Mitarbeiteranschreiben). Diese lassen sich mit wenigen Klicks automatisch erstellen und direkt mit aktuellen Daten aus SAP befüllen.

SAP-Add-on zur Visualisierung von elektronischen Akten

Mit dem Dokumentenbrowser biz²Explorer lassen sich elektronische Aktenstrukturen als "eAkte" direkt in SAP abbilden. Das heißt, dass Informationen nicht mehr mühsam durch unzählige Transaktionssprünge in SAP zusammengesucht werden müssen, sondern dass sich diese direkt im SAP-Interface strukturiert anzeigen lassen. So lassen sich alle businessrelevanten Objekte sowie deren Abhängigkeiten und Verknüpfung zu Dokumenten verwalten.

SAP-Dokumenten-Viewer

Anders als Plug-in-Viewer, bei denen sich die Anwender komplett außerhalb der SAP-Business-Logik und den jeweiligen Berechtigungen befinden, ist der SAP-Dokumentenviewer biz²Viewer von inPuncto tief in SAP integriert und wird auch von SAP aus gesteuert, sodass entsprechende Berechtigungen für die Dokumentbetrachtung und -bearbeitung übernommen werden können. Dies ist besonders in sensiblen Bereichen von Unternehmen und Organisationen von großer Bedeutung, z.B. im Personalbereich.

SAP-Add-on für die Archivierung

Die SAP-Archiv-Software biz²Archiver von inPuncto ist SAP-zertifiziert und deckt alle Ablage- und Archivierungsformen ab. Im Gegensatz zu einem Content-Server ist das inPuncto Archiv ein gesetzeskonformes SAP-Archiv, das auch zur vollständigen Komprimierung und Verschlüsslung von Daten und Dokumenten dient. Mit dem inPuncto-Zusatzmodul für Crypto- bzw. Verschlüsselungstechniken wird eine normale Festplatte zu einem WORM-fähigen Medium.

Dank der inPuncto Add-ons lässt sich ein bereits vorhandenes SAP-System gezielt um Zusatzfunktionen zur automatischen Dokumentenverarbeitung, Dokumentenerzeugung und Dokumentenarchivierung erweitern. Da die Software modular und flexibel ist, können die einzelnen Tools auch miteinander kombiniert und kundenspezifisch angepasst werden.

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Lösungen für das Personalmanagement in SAP

Lösungen für das Personalmanagement in SAP

Mit dem Einsatz von digitalen Personalakten, die tief in SAP HCM integriert sind, lässt sich das Personalmanagement optimieren und das Tagesgeschäft beschleunigen. Gemeinsam mit der sumarum AG (ab Juni 2018 firmiert die sumarum AG als ZALARIS Deutschland AG) bietet die inPuncto GmbH deshalb eine komfortable, schnelle und kostengünstige Lösung für die Verwaltung von digitalen Personaldokumenten direkt in SAP an.

Beschleunigung des Personalmanagements in SAP

Die SAP-Zusatzsoftware für das Personalmanagement ermöglicht die vollautomatische und direkte Erfassung und Ablage der Mitarbeiterunterlagen direkt im HCM-Modul. Alle Dokumente, die einen bestimmten Mitarbeiter betreffen, sind in einer einzigen Akte gesammelt. Dank der transparenten und übersichtlichen Darstellung der Mitarbeiterunterlagen und deren Zusammenhänge werden die Suchzeiten nach bestimmten Dokumenten minimiert. Auch die Bearbeitungszeit verringert sich dank der kürzeren Zugriffs- und Ablagezeiten um bis zu 90 Prozent, denn die Personalprozesse lassen sich dank der digitalen Personalakte gezielt und zentral steuern. Mit den Daten aus SAP lassen sich außerdem direkt aus der elektronischen Personalakte heraus unterschiedliche Personaldokumente erstellen, wie zum Beispiel personalisierte Mitarbeiterbriefe.

Sicherheit für die Personaldokumente

Durch tiefe SAP-Integration ist für das Personalmanagement kein Drittsystem erforderlich: Die Lösung wird ohne Records-Management direkt in SAP HCM implementiert. Die tiefe Integration in das vorhandene SAP-System hat außerdem den Vorteil, dass die bestehende Infrastruktur übernommen wird, was auch für die Zugriffsberechtigungen gilt: Auf diese Weise können nur berechtigte Nutzer auf die sensiblen Personaldokumente zugreifen. Sämtliche Zugriffe werden außerdem protokolliert und alle Dokumente revisionssicher archiviert.

Günstige Lösung für das SAP-Personalmanagement

Da die inPuncto-Lösung für das Personalmanagement in ein bereits vorhandenes SAP-System integriert wird, ist die Anschaffung eines teuren und wartungsintensiven Drittsystems überflüssig. Die Führung und Verwaltung der Personalakten erfolgt über die bekannte SAP-Oberfläche, deshalb können die Mitarbeiter bereits nach einer kurzen Einweisung mit den digitalen Personalakten arbeiten. Ein weiterer Vorteil ist der schnelle ROI, da sich die Anschaffungskosten aufgrund der Prozessbeschleunigung recht schnell amortisieren und durch das digitale Personalmanagement auch die Raumkosten für Papierarchive reduziert werden.

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Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.

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Für die oben stehende Pressemitteilung ist allein der jeweils angegebene Herausgeber (siehe Firmenkontakt oben) verantwortlich. Dieser ist in der Regel auch Urheber des Pressetextes, sowie der angehängten Bild-, Ton-, Video-, Medien- und Informationsmaterialien. Die United News Network GmbH übernimmt keine Haftung für die Korrektheit oder Vollständigkeit der dargestellten Meldung. Auch bei Übertragungsfehlern oder anderen Störungen haftet sie nur im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Nutzung von hier archivierten Informationen zur Eigeninformation und redaktionellen Weiterverarbeitung ist in der Regel kostenfrei. Bitte klären Sie vor einer Weiterverwendung urheberrechtliche Fragen mit dem angegebenen Herausgeber. Eine systematische Speicherung dieser Daten sowie die Verwendung auch von Teilen dieses Datenbankwerks sind nur mit schriftlicher Genehmigung durch die United News Network GmbH gestattet.
Kostenlose Webinare: Rechnungsworkflow in SAP, Dokumenterstellung, revisionssichere Archivierung und digitale Personalakte

Kostenlose Webinare: Rechnungsworkflow in SAP, Dokumenterstellung, revisionssichere Archivierung und digitale Personalakte

Auch im Sommer und Herbst 2018 bietet die inPuncto GmbH wieder zahlreiche kostenfreie Webinare zu den Themen elektronische Rechnungsverarbeitung (auch ZUGFeRD), digitale Personalakte, revisionssichere Archivierung, automatische Dokumenterzeugung und Prozessoptimierung an.

In den 30-minütigen interaktiven Live-Webinaren demonstrieren die inPuncto-Experten die Funktionen und Möglichkeiten der SAP-Zusatzsoftware für dokumentbasierte Geschäftsprozesse an einem Demosystem. Interessierte können bequem vom ihrem Arbeitsplatz oder von zuhause aus teilnehmen, um sich so ein genaues Bild von den angebotenen Lösungen zu machen.
Sollten während oder am Ende der Webinare noch Fragen offen sein, werden diese live beantwortet.

Alle Webinare sind unverbindlich und richten sich sowohl an Interessierte, die die Möglichkeiten der Software kennenlernen möchten, als auch an Kunden und Partner der inPuncto GmbH. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Webinar-Programm Sommer/Herbst 2018:

Webinar: E-Mail-PDF-Rechnungen & ZUGFeRD – wie bearbeite ich e-Rechnungen automatisch?
23.05. (Mi), 10:30-11:00
03.07. (Di), 10:30-11:00
30.08. (Do), 10:30-11:00 
08.11. (Do), 10:30-11:00 

Webinar SAP MM: Freigabe-Workflow von Bestellungen
08.06. (Fr), 10:30-11:00 
12.07. (Do), 10:30-11:00 
14.09. (Fr), 10:30-11:00 
20.11. (Di), 10:30-11:00 

Webinar: Barcode-Archivierung – wie archiviere ich schnell & einfach Belege in SAP?
14.06. (Do), 10:30-11:00 
20.07. (Fr), 10:30-11:00 
25.09. (Di), 10:30-11:00
27.11. (Di), 10:30-11:00 

Webinar: Einfache Dokumenterstellung aus SAP – wie erzeuge ich Dokumente ohne Programmierung & Scripting?
28.06. (Do), 10:30-11:00
09.08. (Do), 10:30-11:00 
25.10. (Do), 10:30-11:00 
13.12. (Do), 10:30-11:00  

Webinar: Digitale Personalakte – wie ist diese aufgebaut & welche Funktionen sind hilfreich für mich?
22.06. (Fr), 10:30-11:00 
26.07. (Do), 10:30-11:00 
11.10. (Do), 10:30-11:00 
06.12. (Do), 10:30-11:00

Weiterführende Informationen zu den kostenlosen Webinaren sowie den jeweiligen Link zur Anmeldung erhalten Interessierte nach einem Klick auf den Termin des entsprechenden Webinars.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.
Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.
Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.
Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com/

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

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Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
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Vorteile von SAP-DMS-Lösungen für das Management

Vorteile von SAP-DMS-Lösungen für das Management

Das manuelle Scannen, Zuordnen, Archivieren und Bearbeiten eingehender Dokumente ist zeitintensiv, aufwendig und fehleranfällig. Mit den SAP-Add-on-Produkten von inPuncto kann ein bereits vorhandenes SAP-System um zusätzliche Automatisierungsfunktionen für alle dokumentenbasierte Prozesse erweitert werden. Die Bearbeitung wird dadurch beschleunigt, Fehler reduziert und es wird eine hohe Transparenz bei geringerem Aufwand geschaffen.

Die SAP-DMS-Lösungen von inPuncto sorgen für einen schnellen ROI

Die SAP-Zusatzsoftware von inPuncto ist schlank, modular und flexibel erweiterbar. Das hat den Vorteil, dass Unternehmen nur in die Softwarekomponenten investieren müssen, die sich für die jeweiligen Unternehmensprozesse lohnt. Das beste: Die inPuncto SAP-Add-on-Lösungen lassen sich zusätzlich zu den umfangreichen branchenneutralen Standardfunktionen auch individuell auf spezifische Brachen- und Unternehmensbedürfnisse anpassen – und das alles bei einer transparenten und moderaten Lizenzpolitik sowie geringen Anschaffungskosten. In Verbindung mit den kurzen Einführungszeiten, der hohen Akzeptanz bei den Anwendern aufgrund der intuitiven Bedienung und einem minimalen Schulungsbedarf amortisieren sich die Anschaffungskosten dank der gesparte Zeit durch die Prozessautomatisierung sehr schnell. Mit den nahtlos integrierbaren Lösungen für das Dokumentenmanagement in SAP können vorhandene SAP-Lizenzen optimal ausgenutzt werden und die Anschaffung von teuren Drittsystemen und Infrastrukturen ist überflüssig.

Synergieeffekte dank der SAP-DMS-Lösungen von inPuncto

Jedes inPuncto Add-on-Produkt lässt sich außerdem modulübergreifend für mehrere Anwendungsbereiche nutzen und gemeinsam mit anderen Produkten für vielfältige Lösungen einsetzen. Der Posteingangsverarbeiter eignet sich beispielsweise nicht nur für Eingangsrechnungen, sondern erfasst auch Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Personaldokumente, extrahiert die Dokumentdaten, gleicht diese mit den SAP-Stammdaten ab und initiiert entsprechende SAP-Workflows. Auf Wunsch kann zudem auf bestehende Lösungen aufgebaut oder die Add-ons lassen sich auch für andere Bereiche mit vergleichsweise geringen Zusatzkosten einsetzen.

SAP-DMS-Lösungen aus einer Hand

Die inPuncto GmbH bietet Unternehmen gemeinsam mit ihren Business-Partnern ein komplettes Lösungsangebot für die Automatisierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen: Add-on-Lösungen und -Produkte, Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität. Jeder Kunde hat einen persönlichen Ansprechpartner, der tagsüber per Telefon oder jederzeit per E-Mail erreichbar ist und immer lösungsorientiert, schnell und pragmatisch handelt.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.

Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.

Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.

Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com

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Das E-Rechnungsgesetz und seine Auswirkungen auf die öffentliche Verwaltung

Das E-Rechnungsgesetz und seine Auswirkungen auf die öffentliche Verwaltung

Die Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vom 16. April 2014 sieht vor, dass öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zukünftig zur Annahme, Verarbeitung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen verpflichtet sind, die der „europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung“ entsprechen.

Die EU-Richtlinie trat am 26. Mai 2014 in Kraft, am 13. Juli 2016 verabschiedete der Bundestag einen entsprechenden Gesetzesentwurf zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen, der als „E-Rechnungsgesetz“ bekannt ist. Die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung („E-Rechnungs-Verordnung“) im öffentlichen Auftragswesen des Bundes wurde am 6. September 2017 von der Bundesregierung beschlossen.

Definition „Elektronische Rechnung“ laut EU-Richtlinie

Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem eine bestimmte Leistung oder Lieferung abgerechnet wird. Eine elektronische Rechnung hingegen ist laut EU-Richtlinie eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und außerdem eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Reine PDFs, Bilddateien oder eingescannte Rechnungen sind deshalb laut der EU-Richtlinie keine elektronischen Rechnungen, da diese keine Daten in strukturierter Form enthalten. Bei Hybridrechnungen, also Rechnungen, die sowohl eine Bild- oder PDF-Datei sowie den strukturierten Datensatz enthalten, ist der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal.

Umsetzung der europäischen Norm in XRechnung

Um eine gemeinsame europäische Norm für das semantische Datenmodell der elektronischen Rechnung in Europa zu erarbeiten und somit die „Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates“ vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen zu erfüllen, wurde durch die Europäische Kommission ein Normungsauftrag an das Europäische Komitee für Normung (CEN) gegeben. Das Ergebnis ist die Norm EN 16931, die auch als „europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung“ bekannt ist und am 18. Oktober 2017 veröffentlicht wurde. Für Deutschland erarbeitete der IT-Planungsrat den Standard XRechnung, der eine nationale Anwenderspezifikation des CEN-Datenmodells ist und den Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland darstellt. Da der Standard XRechnung technologieneutral, vollständig dokumentiert und kostenfrei zur Verfügung steht, kann er z.B. durch IT-Dienstleister in vorhandene Lösungen integriert werden.

ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X sind ebenfalls zulässige Datenaustauschformate

Grundsätzlich können für den Rechnungsverkehr mit Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung aber auch andere Formate verwendet werden, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Das Rechnungsformat ZUGFeRD entspricht in seiner ursprünglichen Form (ZUGFeRD 1.0) nicht mehr dieser Norm. Deshalb wurde das Nachfolgeformat ZUGFeRD 2.0 (Profil EN 16931) entwickelt und am 13. September 2017 durch das FeRD-Plenum verabschiedet. Der Nachfolger entspricht der Norm EN 16931 (fully compliant) und wird auf internationaler Ebene “Factur-X” genannt.
ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X ist ein Paket. Teil 1 (ZUGFeRD 2.0 Profil EN 16931, direkter Nachfolger des ZUGFeRD 1.0-Profil “Comfort”), Teil 2 (Profil Extended), Teil 3 (Profil Basic) und Teil 4 (Profil Buchungshilfe) wurden mit dem französischen Forum harmonisiert. Öffentliche Verwaltungen in Frankreich akzeptieren neben dem Profil EN 16931 auch die anderen Factur-X-Profile (Basic, Extended und Buchungshilfe), wenn sie an das zentrale E-Rechnungs-Portal “Chorus” angeschlossen sind.

Wen betrifft das E-Rechnungsgesetz und ab wann tritt es in Kraft?

Ab dem 27. November 2018 endet die Frist für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU für die obersten Bundesbehörden (alle Bundesministerien und Verfassungsorgane). Diese müssen ab dann in der Lage sein elektronische Rechnungen, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, zu empfangen und zu verarbeiten. Öffentliche Auftraggeber auf Landes- und kommunaler Ebene sind dazu aufgrund der vom Bund festgelegten Umsetzungsfristen (wurden mit dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung festgelegt) ab dem 27. November 2019 verpflichtet.

Da sich aber die Veröffentlichung der Norm für die europäische Rechnungsstellung vom ursprünglich geplanten Datum (27. Mai 2017) auf den 18. Oktober 2017 verschoben hat, ergibt sich für öffentliche Auftraggeber, die keine obersten Bundesbehörden sind, der 18. April 2020 als spätester Umsetzungszeitpunkt (dieser ist festgelegt auf 30 Monate nach der Veröffentlichung der europäischen Norm für die elektronischen Rechnungsstellung im Amtsblatt der Europäischen Union).
Ab dem 27.11.2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes elektronisch (im Sinne der EU-Richtlinie) gestellt werden. Ausnahmen sind sogenannte Direktaufträge mit einem Auftragswert von bis zu 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer sowie verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge und Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes.

Neben den klassischen Behörden auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene betrifft das neue E-Rechnungsgesetz aber auch Unternehmen, die mehrheitlich in öffentlicher Hand sind. Darunter fallen z.B. Krankenhäuser, Schwimmbäder, Universitäten, Schulen, Kindergärten, Straßenbauunternehmen, Energieversorger, Unternehmen der Entsorgungswirtschaft und kulturelle Einrichtungen (z.B. Museen, Theater, Bibliotheken). Von diesem Gesetzt sind außerdem sämtliche kleine, mittelständischen und großen Firmen betroffen, die Rechnungen an eine Behörde oder öffentliche Verwaltung stellen, da diese Rechnungen ab den jeweiligen Fristen nur noch in strukturierter Form akzeptieren dürfen.

Das neue E-Rechnungsgesetz betrifft deshalb auch die Zulieferer aus der privaten Wirtschaft bzw. ganz allgemein das B2G-E-Invoicing!

Handlungsfelder für öffentliche Verwaltungen und deren Zulieferer

Da die Fristen für die Umsetzung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung bereits feststehen und der Rechnungsaustausch mit Behörden auf Bundesebene (Bundesministerien und Verfassungsorgane) schon ab November 2018 der EU-Norm entsprechen muss, ist eine zeitnahe Umsetzung notwendig. Je eher die Umstellung auf bzw. die Einführung des neuen XRechnung-Standards erfolgt, desto stressfreier die Übergangsphase.

Eine Umstellung auf elektronische Rechnungen ist zeitintensiv und beinhaltet sowohl die Auswahl der technischen Komponenten, als auch die Anpassungen von unternehmensinternen Prozessen. Technologie- und Beratungspartner bzw. spezialisierte Anbieter von Lösungen für elektronische Rechnungen helfen beim Implementieren der technischen Komponenten wie z.B. einem Eingang für elektronische Rechnungen, Rechnungsworkflows und revisionssichere Archivierung. Für die Anpassung der unternehmensinternen Prozesse muss zunächst dafür gesorgt werden, dass alle Mitarbeiter, die an Rechnungsprozessen beteiligt sind, die neuen Komponenten akzeptieren und damit arbeiten können. Darüber hinaus kann gleichzeitig auch noch die Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Rechnungswesen optimiert werden.

Vorteile durch die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung

Trotz des Aufwands, den die Umsetzung der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung mit sich bringt, ergeben sich dadurch auch viele Vorteile. Im Laufe der Zeit sind nämlich sehr viele verschiedene elektronische Übertragungsformate für Rechnungen entstanden und Rechnungssender müssen deshalb viele verschiedene Schnittstellen bedienen können, deren Implementierung häufig sehr kostenintensiv ist. Rechnungsempfänger möchten eingehende Rechnungen außerdem möglichst automatisch bearbeiten können.

Um diese Probleme zu lösen, wurde die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung verabschiedet, die Rechnungsprozesse von und mit Behörden und Unternehmen des öffentlichen Sektors standardisieren.
Neben einem einheitlichen Rechnungsformat (und damit auch der Reduzierung von Schnittstellen) bieten elektronische Rechnungen noch weitere Vorteile:

  • Europaweite Interoperabilität der Systeme.
  • Einsparpotenziale durch verbesserte Prozesse und unternehmensinterne Abläufe (Wegfall von Porto-, Papier- Druck- und Lagerkosten für Papierrechnungen).
  • Zeitersparnis, da durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse der manuelle Aufwand der Rechnungsverarbeitung entfällt und Rechnungen außerdem schnell gefunden werden können.
  • Direkte und zeitgleiche Verfügbarkeit von einzelnen Rechnungen.
  • Schnelle Rechnungsübermittlung.
  • Keine Medienbrüche.

Die Einführung der elektronischen Rechnung ist zwar mit viel Aufwand und Kosten verbunden, die Ausgaben für die Einführung amortisieren sich jedoch recht schnell und bringen somit auf lange Sicht nicht nur monetäre Vorteile, sondern schonen auch die Ressourcen.

Disclaimer: Die Informationen in diesem Artikel ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Alle Informationen sind nach bestem Wissen zusammengetragen allerdings ohne Gewähr.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität.

Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.

Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.

Weitere Informationen: https://www.inpuncto.com

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SAP-ECM-Software für das Dokumentenmanagement

SAP-ECM-Software für das Dokumentenmanagement

Vor allem im Mittelstand ist die Dokumentenverwaltung häufig noch papierbasiert. Das Dokumentenmanagement ist dadurch zeitintensiv und fehleranfällig, außerdem benötigen Papierarchive viel Platz und immer wieder verschwinden einzelne Dokumente. Hinzu kommt, dass die Papierakten und -dokumente nur an einem einzigen Ort im Unternehmen gelagert werden und deshalb nicht dezentral verfügbar sind. Das ist besonders umständlich, wenn ein Unternehmen beispielsweise mehrere Niederlassungen hat oder abteilungsübergreifend mit den entsprechenden Dokumenten gearbeitet wird.

Deshalb ist es naheliegend diese Papierdokumente zunächst zu digitalisieren und für die Dokumentenverwaltung ein das bereits vorhandene SAP-System mit entsprechenden Zusatzfunktionen zu erweitern, um zeitraubende Routineaufgaben zu automatisieren.

Die inPuncto SAP-ECM-Add-ons für das Dokumentenmanagement lassen sich ohne zusätzliche Schnittstellen oder Systembrüche in SAP integrieren, wodurch der Nutzen des vorhandenen SAP-Systems maximiert werden kann. Außerdem verfügen die inPuncto-Add-ons bereits über umfangreiche Standardfunktionen. Die Software lässt sich aber auch flexibel an die Bedürfnisse einzelner Branchen und Unternehmen anpassen, um Geschäftsprozesse optimal zu automatisieren.

SAP-ECM-Software für die automatische Dokumentenerfassung und Dokumentenverarbeitung

Eingehende Dokumente (in Papierform oder digital) lassen sich entweder einzeln oder im Stapel erfassen, auslesen und zum Beispiel mit Barcodes für die spätere Zuordnung kennzeichnen. Hierfür hat inPuncto den Scanner-Client biz²Scanner sowie den Posteingangsverarbeitungserver biz²ScanServer entwickelt: Der biz²Scanner erfasst die Dokumente und im biz²ScanServer können die erfassten Dokumente unabhängig von ihrer Dokumentart via OCR/ICR ausgelesen, im Hintergrund mit den SAP-Stammdaten abgeglichen, separiert und entsprechend weitergeleitet werden.

Prozessoptimierung des SAP-Dokumentenmanagements durch Prüf- und Freigabeworkflows

Bei der Prüfung und Freigabe von Dokumenten wie z. B. Rechnungen, Banfen und Bestellungen sind oftmals mehrere Personen mit unterschiedlichen Aufgaben und Berechtigungen beteiligt. Damit die Dokumente nicht manuell an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet werden müssen, lassen sich mit dem inPuncto Workflow-Management-Tool biz²DocumentControl aufgrund der bereits in SAP hinterlegten Kompetenzregelungen vordefinierte Workflows einrichten, sodass die Dokumente automatisch an den nächsten richtigen Prüfer weitergeleitet werden. Auch Nicht-SAP-Experten können über E-Mail oder die Weboberfläche in den Workflow einbezogen werden. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden im Rechnungscockpit protokolliert, sodass der aktuelle Bearbeitungsstatus von einzelnen Dokumenten jederzeit nachvollzogen werden kann.

SAP-ECM-Software für das Führen und Verwaltung von digitalen Akten

Elektronische Personalakten aber auch digitale Patientenakten, Vertragsakten, Kundenalten etc. bieten zahlreiche Vorteile: Die elektronischen Akten sind über SAP aufrufbar, lassen sich mittels der in SAP hinterlegten Berechtigungen vor unbefugten Zugriffen schützen und bieten eine übersichtliche Aktenstruktur. Dank des SAP-Dokumentenbrowsers biz²Explorer von inPuncto können berechtigte Nutzer deshalb schnell und dezentral auf die gewünschte Akten zugreifen, diese durchsuchen und gegebenenfalls bearbeiten. Im Personalbereich lassen sich außerdem sämtliche Zugriffe und Änderungen an einzelnen eAkten protokollieren.

Revisionssichere Archivierung von Daten und Dokumenten mit SAP-ECM-Zusatzsoftware

Um Daten und Dokumente revisionssicher zu archivieren bietet die SAP-Archiv-Software biz²Archiver von inPuncto vielfältige Möglichkeiten: Sowohl Eingangsrechnungen als auch Lieferscheine können beispielsweise via ArchiveLink-Verknüpfung mit dem Barcode-Verfahren (mit und ohne OCR/ICR-Texterkennung) archiviert werden. Dokumente lassen sich aber auch direkt an die Business-Objekte scannen und archivieren. Die Zuordnung der Dokumente erfolgt entweder manuell, voll- oder halbautomatisch. Dank der Übernahme der SAP-Logiken müssen Benutzer und Berechtigungen nicht doppelt gepflegt werden. Die inPuncto-Archivsoftware ist „SAP Certified for Integration with SAP NetWeaver“.

Die inPuncto SAP-ECM-Lösungen für das Dokumentenmanagement: 100% in SAP integriert, flexibel und intuitiv zu bedienen

Die inPuncto SAP-ECM-Software für das Dokumentenmanagement benötigt keine zusätzliche Infrastruktur oder Hardware, da sie ohne weitere Schnittstellen oder Medienbrüche in das bereits vorhandene SAP-System integriert wird. Weil die Software unternehmens- und branchenneutral ist, lassen sich spezifische Anpassungen an der Standardsoftware vornehmen, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse optimal zu automatisieren. Dank der intuitiv bedienbaren Oberfläche wird die Zusatzsoftware von den Anwendern schnell akzeptiert und es besteht – wenn überhaupt – nur ein minimaler Schulungsbedarf.

Über die inPuncto GmbH

Die inPuncto GmbH ist zertifizierter Partner von SAP und Microsoft und entwickelt integrierte Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) für SAP zur Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen. Das Portfolio wird als Full Service angeboten: Add-on-Lösungen und -Produkte, produktnahe Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität. Der Hauptsitz der 1997 gegründeten inPuncto GmbH ist in Esslingen und es gibt eine Niederlassung in Heidelberg. 2015 wurde die Tochterfirma inPuncto Corp. in San Francisco (USA) eröffnet.
Inzwischen nutzen mehr als 600 Kunden und über 100.000 Anwender im In- und Ausland die Add-on-Produkte von inPuncto.
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