Wissensmanagement bei Verträgen
Moderne Unternehmen sind heute in der Lage mit Hilfe der IT ihren Kunden so ziemlich jeden Wunsch von den Augen abzulesen und zu verfolgen, welche Leistung oder Waren sie wann erworben haben. Dieses Wissen bildet die Basis für Strategien im Vertrieb und Umsatzplanungen. Aber wie wird umgekehrt das Wissen über vertragliche Verpflichtungen, die das Unternehmen mit Lieferanten eingegangen ist, verwaltet und ausgewertet?
Das gestaltet sich schon deutlich schwieriger, denn es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Konditionen und Vertragsarten bei den Lieferanten. Normierte Verträge von Kundenseite aus sind eher die Ausnahme, so dass ein branchenspezifisches Verwaltungstool die unterschieden Konditionen in der Regel nicht abbilden könnte. Das hat weitreichende Auswirkungen. So gibt es auch heute in unserer computerisierten Welt das Durchwühlen von Aktenschränken und die Suche nach Vertragsdokumenten durch die Assistenz, vorausgesetzt man weiß, in welchem Schrank der Vertrag abgelegt wurde.
Eine elektronische Lösung bieten hier Archivierungs- und DMS-Systeme. Viele Unternehmen haben bereits mit einer elektronisches Archivierung ihrer Dokumente begonnen oder diese bereits abgeschlossen. Doch reicht das für Verträge aus? Zwar weiß das Unternehmen nun, welche Vertragsdokumente es gibt und kann elektronisch nach Stichworten suchen, aber das Wissen über die Inhalte sämtlicher Vertragsdokumente bilden reine Dokumentations-Systeme trotz Volltextsuche nicht ab.
Stellen sie sich doch einfach mal vor, sie ziehen mit ihrem Büro in neue Räumlichkeiten um. Eigentlich keine große Sache, nicht wahr? Der Mietvertrag wird fristgerecht gekündigt, der neue abgeschlossen und dem Umzug steht Nichts mehr im Wege… Denkpause… Haben sie auch daran gedacht die Straßen- und Gebäudereinigung abzubestellen? Wie sieht es mit der Leuchtwerbung auf dem Dach oder an der Fassade aus? Sie ist bestimmt abgeschraubt und mitgenommen worden, aber was ist mit dem Wartungsvertrag? Gab es im alten Gebäude nicht auch einen Sicherheitsdienst?
Wenn man in diesem Fall nur einen Standort hat, dann fallen diese Zusammenhänge vermutlich noch relativ schnell auf, aber gelingt das bei mehreren Standorten auch noch? Vermutlich wird schon die Zuordnung schwierig, welcher Dienstleister eigentlich zu welchem Standort gehört.
Vielleicht sollten Sie sich dann auch Gedanken macht über kritisch-relevante Vereinbarungen, wie z.B. sicherheitsrelevante Wartungen von Geräten und Maschinen, Risikominimierung durch Bewertungen von Verträgen und Lieferanten, Qualitätsaspekte durch Nutzung von Synergie-Effekten, wenn z.B. mehrere, einzelne Verträge zusammengelegt werden könnten…
Je komplizierter die Zusammenhänge in den Geschäftsbeziehungen werden, desto schwieriger wird es auch, den Überblick darüber zu behalten oder Synergien zu erkennen. Dabei ist es egal, ob es sich um die Anmietung eines Gebäudes, die Software-Lizenzen auf den verschiedenen Computer der Mitarbeiter oder um Projektverträge mit mehreren Vertragspartnern gleichzeitig handelt. Da werden dann schon mal Fristen versäumt oder mögliche Kostenoptimierungen für das Unternehmen übersehen.
Eine reine Archivierung der Vertragsdokumente kann dabei also nicht helfen.
Doch auch für komplexe Zusammenhänge und Aufgaben gibt es computergestützte Lösungen auf dem Markt, die z.B. an Termine erinnern, egal ob es nun um Kündigungen geht oder um das Einfordern einer längst überfälligen, regelmäßigen Wartung. Diese Helfer für den Vertragsalltag findet man unter Stichworten wie Vertrags- oder Contract-Management, Vertragsverwaltung oder -controlling. Diese Systeme können oft weit mehr, als nur Dokumente verwalten oder Termine im Auge behalten. Richtig verwendet zeigen diese Tools Zusammenhänge zwischen den Verträgen, lassen erkennen wie sich Veränderungen von Konditionen, Erweiterungen des Umfangs oder Rahmenbedingungen auf Zahlungen und Einnahmen des Unternehmens auswirken.
Bei der Suche nach einer geeigneten Software fängt allerdings die nächste Schwierigkeit an. Die Begriffe rund um Verträge werden in der Praxis oft nicht einheitlich verwendet, so dass es unterschiedliche Definitionen gibt, je nach Branche, persönlichem Bedarf oder Erwartungshaltung.
So wird der Begriff „Vertragsmanagement“ eher im Zusammenhang mit der Erstellung des Vertrags verwendet und es werden Funktionen rund um die Erstellung des Vertragsdokuments, Entscheidungs- und Genehmigungs-Workflows bis hin zur persönlichen und digitalen Unterschrift erwartet. Manchmal werden aber auch eher allgemeine Verwaltungsfunktionen mit dem Begriff gemeint.
Eine „Vertragsverwaltung“ hingegen lässt meistens auf Funktionen rund um die Überwachung bestehender Vertragsbeziehungen, Terminerinnerungen, Kündigungen und Dokumentenverwaltung schließen.
Unter „Vertragscontrolling“ kann entweder ebenfalls die Überwachung von Terminen verstanden werden aber der Begriff wird auch viel weitergehender ausgelegt bis hin zu Auswertungstools von vertragsbezogenen Zahlungen, Budgetplanungen oder die Erstellung eines Bilanzanhangs. Die Daten der Verträge können dann direkt analysiert werden, ohne den Umweg über ein ERP oder anderes BI-System.
Es lohnt sich also bei der Suche nach einer Vertrags-Software unabhängig von der Softwarekategorisierung, genauer hinzusehen, welche Software welche Funktionen beinhaltet. Dazu ist im Vorfeld sicherlich eine Evaluierung der im Unternehmen benötigten Funktionen sinnvoll.
Wie fügt sich so ein Vertragssystem in die bestehende Software-Struktur eines Unternehmens ein? Vereinfacht kann man sich das vielleicht so vorstellen: In der FiBu befinden sich die aktuellen Finanzdaten, das Ist. Eine ERP Software zeigt, welche Resourcen sie zu welchem Zeitpunkt wo benötigen. Ein DMS sorgt für die rechtssichere Archivierung der Dokumente. Die Vertragsverwaltung / Das Vertragscontrolling kann den Zusammenhang erklären, also das „Warum“. Ein Vertragssystem schließt also eine wesentliche Wissenslücke in der Software-Landschaft.
Das Wissen über die Stärken eines Unternehmens sollte sich nicht nur auf die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen beschränken. Das Wissen über Vereinbarungen mit Vertragspartnern und die Möglichkeit dieses Wissen jederzeit abrufen und auswerten zu können kann durchaus ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für die Planung im Unternehmen sein.
Die Haupt-Frage ist natürlich: Lohnt sich der Kosten- und Zeitaufwand für die Implementierung einer solchen Software in einem Unternehmen? Die Frage ist berechtigt, denn bestehende Verträge müssen natürlich erst einmal in die Vertragsverwaltung eingepflegt werden. Das geschieht meist manuell, weil erforderliche Daten entweder noch nicht elektronisch vorliegen oder die Vertragskonditionen sehr komplex sind. Vor allem die Komplexität der Vertragsinhalte verhindert aktuell noch, dass eine KI diese Arbeit komplett automatisiert durchführen kann. Das ist aber vermutlich nur eine Frage der Zeit, bis KI diese Aufgabe komplett übernehmen kann. Die Frage wird dann eher sein, ab wann es wirtschaftlich sinnvoll ist, eine manuelle Vertragserfassung durch eine KI zu ersetzen.
Aber egal, ob eine manuelle oder maschinelle Erfassung erfolgt. Ein Großteil der Einführungskosten wird oft schon bei der Erfassung der Verträge wieder rein geholt, wenn klar wird, welche Verträge gar nicht mehr benötigt werden und schon längst hätten gekündigt werden können.
Sind die Vertragsdaten erst einmal erfasst, können viele Verwaltungs- und Überwachungsvorgänge automatisiert werden, wie z.B. die automatische Erinnerung an eine Kündigungsmöglichkeit oder das Erstellen des Kündigungsschreibens. Das vereinfacht wiederkehrende Verwaltungsarbeit und führt langfristig zu einer spürbaren Zeitersparnis und damit Kostenreduzierung innerhalb des Unternehmens. Das gilt dann auch für die Erstellung statistischer Auswertungen bei Verwendung eines Vertrags-Controllings zur Unterstützung des Berichtswesens.
st für kleinere Unternehmen ist die Einführung einer Vertragsverwaltungssoftware sinnvoll. Neben der Sichtung der Verträge während der Einführungsphase des Programms wird nämlich auch sicher gestellt, dass vereinzelt vorhandene Informationen nun allen zugänglich sind, die sie benötigen. Das Wissen um die Verträge wird somit auch bei personellen Veränderungen gewahrt. Damit wird das Risiko von Wissensabwanderung minimiert.
Größere Unternehmen ziehen ihren Nutzen aus der Zentralisierung des Wissens um Verträge indem z.B. auch ohne zentralen Einkauf, Konditionen von Lieferanten eingesehen werden können um Mehrfachanfragen zu gleichen Inhalten zu vermeiden. Durch entsprechende Vergabe von Nutzungsrechten an jeden einzelnen Anwender wird gleichzeitig sicher gestellt, dass jeder nur die für die Arbeit notwendigen Verträge einsehen oder bearbeiten darf. Die Diskretion bei dem Umgang mit sensiblen Vertragsinhalten ist damit gewährleistet.
In einem Unternehmen vorhandenes Wissen ist nur so wertvoll wie die Fähigkeit, dieses Wissen zu verwalten und anzuwenden. Vertrags-Systeme sind eine sinnvolle Möglichkeit, eine optimale Nutzung des Wissens in Hinblick auf vertragliche Vereinbarungen zu erreichen, egal ob als unabhängiges System oder in Verbindung mit bereits bestehenden DMS oder ERP-Systemen.
Jetzt müssen Sie sich nur noch entscheiden, ob Sie eine On-Premise Lösung oder eine SAAS Lösung bevorzugen.
Die CM Software & Consulting GmbH mit Sitz in Burgdorf bei Hannover in Niedersachsen entwickelt und vertreibt die Vertragsverwaltungs- und Controllingsoftware contractmanager². Das Unternehmen unterstützt, berät und schult Unternehmen bei der Einführung und beim Betrieb der Vertragsverwaltung. Beratungs- und Schulungstätigkeiten für weitere Softwarelösungen runden das Portfolio ab.
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Vertragsverwaltung contractmanager²: Neues Zusatzmodul Vertragsabrechnung
Die Belegausgabe erfolgt als PDF, ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-Dokument. So erstellte Faktura-Belege werden automatisch im contractmanager² direkt archiviert und an die Finanzbuchhaltung übergeben. Die manuelle Belegerfassung in der Buchhaltung entfällt.
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Vertragshistorie mit dem Release 2.37 der Vertragsverwaltung contractmanager²
Weitere Funktionserweiterung umfassen u.a. die farbliche Hervorhebung von favorisierten Verträgen und die Erstellung von Massenbenachrichtigungen an Verantwortliche und Vertragspartner direkt aus dem System heraus. Diese Benachrichtigungen werden automatisch an den einzelnen Vertragsdatensätzen archiviert.
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Vertragsverwaltung contractmanager²: neuer Web-Client
Die Vertragsverwaltung contractmanager² ist nun auch per Webswing in die IT-Struktur des Unternehmens einbindbar. So kann der volle Funktionsumfang der Vertragsverwaltungs-Software auch als Webanwendung genutzt werden.
Die Programmausführung des contractmanager² erfolgt dabei über den entsprechend eingerichteten Webswing-Server, während der Webbrowser selbst lediglich die Darstellung der Programmoberfläche übernimmt.
Vor allem bei leistungsschwächeren Netzwerkleitungen kann dies zu einer höheren Performance führen und der Mehraufwand für den Aufbau einer Terminalserver-Umgebung verhindert werden. Das spart Geld und Zeit in der IT-Abteilung.
Weitere Informationen zum contractmanager² unter www.contractmanager.de oder direkt beim Hersteller CM Software & Consulting GmbH, Marktstr. 43, 31303 Burgdorf
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20 Jahre Vertragsverwaltung contractmanager²
Während dieser Zeit wurde die Software vom Entwickler-Team der CM Software & Consulting GmbH stetig weiterentwickelt. Neben neuen Funktionen veränderte sich das Layout, die Menüstruktur, die Bedienung und die Anbindungsmöglichkeiten.
Heute ist der contractmanager² ein umfangreiches Tool für Vertragscontrolling, das nicht nur einfach Termine und Fristen verwaltet, sondern auch individuelle Bewertungen von Vertragspartnern, Lieferanten und Verträge, sowie beliebige Auswertungen ermöglicht.
Weitere Informationen zum contractmanager² unter www.contractmanager.de oder direkt beim Hersteller CM Software & Consulting GmbH, Marktstr. 43, 31303 Burgdorf
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Bewertung von Verträgen mit dem neuen Release 2.23 der Vertragsverwaltung contractmanager²
Auf diese Weise können ABC-Auswertungen erstellt werden, die nicht nur auf monetären Werten, wie z.B. Kosten pro Monat basieren, sondern auch die gewichtete Bewertung von Risiken, Leistungen, Zuverlässigkeit und anderen objektiven oder persönlichen Einschätzungen einbeziehen.
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Digitalisierung von Vertragsverwaltung
Mit entsprechender IT-Infrastruktur und geeigneter Software, wie z.B. dem contractmanager², lassen sich in der Vertragsverwaltung Abläufe automatisieren und so wertvolle Arbeitszeit sparen und Risiken vermeiden. Vertragsdokumente werden z.B. in einem elektronischen Archiv wesentlich schneller gefunden als bei einer manuellen Suche in Aktenordnern. Die Sachbearbeitung wird automatisch per E-Mail daran erinnert, dass ein Vertrag gekündigt oder neu verhandelt werden kann. Auf diese Weise wird z.B. das Risiko minimiert, dass sich ein nicht mehr benötigter Vertrag automatisch verlängert.
Der wahre Schatz liegt aber in den Verträgen selbst. Sie bilden die Grundlage von Geschäftsprozessen und enthalten deshalb viele wertvolle Informationen, die im Vertragscontrolling statistisch auswertbar sind und wesentliche Hinweise für betriebswirtschaftliche Entscheidungen liefern können. Die Aufbereitung und Auswertung dieses Wissens zeigt Zusammenhänge zwischen Verträgen und Vertragspartnern, Risken, sowie Einsparungspotentiale und mögliche Synergieeffekte. Das Wissen aus Verträgen für Entscheidungsprozesse jederzeit abrufen zu können, kann für Unternehmen ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil sein.
Weitere Informationen zur Digitalisierung von Vertragsmanagement unter www.contractmanager.de oder direkt bei der CM Software & Consulting GmbH in Burgdorf.
Die CM Software & Consulting GmbH mit Sitz in Wathlingen bei Celle in Niedersachsen entwickelt und vertreibt die Vertragsverwaltungs- und Controllingsoftware contractmanager². Das Unternehmen unterstützt, berät und schult Unternehmen bei der Einführung und beim Betrieb der Vertragsverwaltung. Beratungs- und Schulungstätigkeiten für weitere Softwarelösungen runden das Portfolio ab.
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DS-GVO Auskunft mit dem neuen Release 2.13. der Vertragsverwaltung contractmanager²
Weitere Features des neuen Releases sind u.a. die Zuordnung von Bürgschaften zu einem definierten Avale-Rahmen, die Erweiterung der Wertberechnung von Verträgen über Wertetabellen (z.B. bei umsatzbezogenen Mietverträgen) und die Einbindung einer Volltextsuche über hinterlegte Dokumente.
Weitere Informationen zum contractmanager² unter www.contractmanager.de oder direkt beim Hersteller CM Software & Consulting GmbH, Schneiderstr. 14, 29339 Wathlingen
Die CM Software & Consulting GmbH mit Sitz in Wathlingen bei Celle in Niedersachsen entwickelt und vertreibt die Vertragsverwaltungs- und Controllingsoftware contractmanager². Das Unternehmen unterstützt, berät und schult Unternehmen bei der Einführung und beim Betrieb der Vertragsverwaltung. Beratungs- und Schulungstätigkeiten für weitere Softwarelösungen runden das Portfolio ab.
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Wenn Business-Software mobil wird…
Eine der großen, aktuellen Anforderungen an Business-Lösungen ist die Mobilisierung bestehender Software-Anwendungen, so dass sie auf Handys und Tablets verwendet werden können, so wie man es von Apps im privaten Bereich gewohnt ist.
Im Vergleich zu Software für den privaten Anwender haben Business-Solutions aber wesentlich komplexere, inhaltliche Anforderungen, die oft nicht mit einem Klick oder Wisch erledigt sind. Während der private Nutzer in der Regel auf eine einfach zu bedienende App zugreifen kann, ist das im Business Bereich aufgrund der vielfältigen Anforderungen oft eher schwierig umzusetzen.
So reicht es beispielsweise bei einer elektronischen Vertragsverwaltung im privaten Bereich vermutlich aus, wenn ein Vertrag mit einer einzigen Kündigungsfrist und evtl. einem monatlichen oder jährlichen Betrag für eine Kostenaufstellung erfasst werden kann. Im Business Bereich hingegen gibt es oftmals mehrere Kündigungsoptionen, Sonderkündigungsrechte oder der Vertragspartner hat andere Kündigungsfristen als man selbst. Zahlungen sollen nicht einfach nur monatlich erfolgen, sondern basieren prozentual auf einem Umsatz oder berücksichtigen eine zeitliche Verteilung etc. Alle gängigen Möglichkeiten über eine App auf einem Mobilgerät abzubilden, scheint kaum möglich.
Aber genau solche Probleme gilt es zu bewältigen, wenn es darum geht, eine Business Anwendung auch mobil zur Verfügung zu stellen. So wird z.B. statt Tastatur der Touch-Screen genutzt, wodurch ein ausführliches Programm-Menü im Umfang zwangsläufig reduziert werden muss, damit es benutzerfreundlich bleibt. Das Datenvolumen und der Speicher mobiler Endgeräte wirkt sich auf Übertragungsgeschwindigkeit und Dokumentenmenge aus usw. Alle diese Anforderungen unter einen Hut zu bringen, ist bei komplexen Anwendungen eine echte Herausforderung.
Der contractmanager² ist so eine Business-Anwendung. Diese Anwendung verwenden Unternehmen für die Verwaltung und das Controlling von Verträgen. Sie kann auch komplexe Vertragskonstruktionen berücksichtigen und ermöglicht umfassende Auswertungen und Zukunftsbetrachtungen. Mit der App cm² go stehen den Anwendern alle erfassten Vertragsdaten auch mobil zur Verfügung.
„Die Schwierigkeit bei der Entwicklung von cm² go bestand zunächst darin, zu entscheiden, welchen Funktionsumfang sie im Vergleich zum Hauptprogramm der Software haben soll. Außerdem sollte die App auf allen gängigen Plattformen, also iOS, Android und Windows laufen.“ meint der Entwicklungs-Chef der CM Software & Consulting GmbH, Heiko Henning.
Die Entwickler entschlossen sich deshalb dazu, die App nicht als eigenständige Software zu verstehen, sondern als Ergänzung des bereits bestehenden Vertragsmanagement-Systems. Schnell wurde klar, dass zwar bestehende Vertragsinformationen einfach und komplett auf mobilen Endgeräten einsehbar sein sollen, die oft komplexe Bearbeitung von Datensätzen auf einer Touchscreen-Tastatur aber nicht wirklich sinnvoll ist. Dementsprechend sollte eine Bearbeitung der Datensätze nur als eingeschränkte Option möglich sein.
„Dadurch können Verwender mobiler Geräte auf alle Informationen der Verträge jederzeit zugreifen. Eine konkrete Bearbeitung des Datensatzes erfolgt aber erst, wenn der Anwender wieder auf seine reguläre Workstation mit entsprechender, technischer Ausstattung zugreifen kann.“
Als Ergebnis dieser Überlegungen sollte sich die App cm² go sowohl online mit der bestehenden contractmanager² Datenbank austauschen können, als auch in der Lage sein, ausgewählte Verträge und Dokumente auf das mobile Gerät zu übertragen und offline, also ohne Datenverbindung zum Server, mitnehmen zu können.
Nachdem der funktionale Rahmen abgesteckt war, ging es an die technische Umsetzung und die große Herausforderung, die App auf allen drei Plattformen iOS, Android und Windows anbieten zu können.
Heiko Henning dazu: „Eine grundlegende Philosophie unserer Vertragsverwaltung contractmanager² ist es, unabhängig vom Betriebssystem, überall lauffähig zu sein. Die Java-Programmierung der Software macht das möglich. Gleiches sollte natürlich auch für die cm² go gelten.“
Dem Entwicklerteam um Heiko Henning ist es schließlich gelungen, die unterschiedlichen Anforderungen an Technik, Inhalt und Bedienbarkeit in einer App zu verbinden.
Das Ergebnis ist ein leicht anzuwendendes Informationstool für mobile Endgeräte, das einen einfachen Zugriff auf die hinterlegten Vertragsdaten ermöglicht. Für Anwender mit einer reinen Lese-Berechtigung kann die App sogar eine Alternative für die klassische Desktop-Anwendung sein, denn neben dem Abrufen der Vertragsinformationen können die User auch vertragsbezogenen E-Mails erstellen und verschicken und Notizen an den Verträgen hinterlegen.
„Es war ein ziemlicher Spagat zwischen Informationsmenge und Bedienbarkeit, aber den haben wir gut hin bekommen“ ist Entwicklungs-Chef Heiko Henning überzeugt.
Die CM Software & Consulting GmbH, Wathlingen entwickelt und vertreibt seit 1999 die Vertragsverwaltung contractmanager². Zu den Kunden gehören namhafte Hersteller, Wirtschaft- und Kapitaldienstleister, Krankenhäuser, Verbände und öffentliche Institutionen.
Die App cm² go ist nur zusammen mit einer Lizenz des contractmanager² nutzbar und läuft auf iOS, Android und Windows 10.
Weitere Informationen unter www.contractmanager.de oder direkt bei der CM Software & Consulting GmbH in Wathlingen.
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Vertragsverwaltung contractmanager² nun auch mobil!
Mit der App cm² go können alle im contractmanager² hinterlegten Daten und Dokumente auf mobilen Endgeräten unter IOS, Android und Windows aufgerufen werden. Über die App können außerdem Notizen zu Verträgen direkt in der Datenbank hinterlegt und E-Mails verschickt werden.
Voraussetzung für die Nutzung des cm² go ist eine bestehende Installation des contractmanager² im Unternehmen, sowie eine Zusatzlizenz für die App je Nutzer.
Weitere Informationen zum contractmanager² unter www.contractmanager.de oder direkt beim Hersteller CM Software & Consulting GmbH, Schneiderstr. 14, 29339 Wathlingen
Die CM Software & Consulting GmbH mit Sitz in Wathlingen bei Celle in Niedersachsen entwickelt und vertreibt die Vertragsverwaltungs- und Controllingsoftware contractmanager². Das Unternehmen unterstützt, berät und schult Unternehmen bei der Einführung und beim Betrieb der Vertragsverwaltung. Beratungs- und Schulungstätigkeiten für weitere Softwarelösungen runden das Portfolio ab.
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