Schluss mit Aktenbergen

Schluss mit Aktenbergen

Alltäglicher Vorgang in kommunalen Bauämtern: Es werden Informationen zu einem bebauten Grundstück benötigt. Obligatorisch ist dann oft der direkte Gang in den Keller. Denn ohne Bauakte keine Auskunft.

Marcel Hahne, DMS-Anwendungsbetreuer beim Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), weiß aus seiner früheren Tätigkeit im Bauamt: „Eine Bau- oder Haus-Akte wird von der Kommune für jedes bebaute Grundstück geführt. Aufgrund langer Aufbewahrungsfristen, meist über mehrere Jahrzehnte, entstehen riesige Aktenberge, die eine Vielzahl der grundstücksbezogenen Verwaltungsvorgänge enthalten. Die Akten passen natürlich in kein Büro, sondern füllen viele Regale in großen Kellerräumen. Problem dabei ist, dass die Akten immer umfangreicher, die Keller voller und unübersichtlicher werden und vor allem die Dokumente oftmals schlechten Raum- und Klimabedingungen ausgesetzt sind.“

Handlungsbedarf besteht somit schon aus rechtlichen Gründen, um die Akten vor Verfall und Verlust zu bewahren. Hinzu kommen mit dem großen Raumbedarf und Suchaufwand Faktoren, die dafür sprechen, die Altakten zu digitalisieren, um so die Produktivität und Servicequalität zu steigern.


Die digitale Grundstücksakte des krz bietet hierfür die ideale Plattform. Sie nimmt digitalisierte Altakten sowie Dokumente aus der laufenden Bearbeitung auf und gliedert diese nach Grundstücken (Straße/Hausnummer) sowie Verwaltungsvorgängen (z. B. Bauangelegenheiten, Vorkaufsrecht, Erschließung, Entwässerung). Außerdem bietet sie eine automatische Weiterleitung auf das entsprechende Grundstück im Geoinformationssystem Mapbender und stellt damit den DMS-Anwendern wesentliche Informationen zum Grundstück auf einen Blick und zentral zur Verfügung.

Mit der Gemeinde Rödinghausen und der Stadt Lage pilotieren derzeit zwei Verwaltungen die neue e-Akten-Lösung des krz. Neben Entwicklung und Betrieb des Aktenmoduls unterstützt das DMS-Team des Lemgoer Serviceproviders durch Einrichtung von Arbeitsstationen, Bera­tung, Schulung, Support sowie bei der etwaigen Beauftragung von Scan-Dienstleistern.

Die konkrete Einrichtung, Nutzung sowie Einführung werden mit der Kommune individuell abgestimmt. So hat sich die Gemeinde Rödinghausen entschieden, alle Bauakten über einen regionalen Scandienstleister digitalisieren zu lassen und das krz mit der Weiterverarbeitung bis zur Bereitstellung im Modul Grundstücksakte zu beauftragen. Mit diesem Vorhaben soll noch in diesem Jahr begonnen werden.

Bei der Stadt Lage hingegen soll die Grundstücksakte zunächst dort eingesetzt werden, wo der Bedarf am größten ist: im Bereich der Beitragsakten.

Hierzu stellt Torsten Fisahn, IT-Leiter der Stadt Lage fest: „Aufgrund von Baumaßnahmen hätten unsere knapp 10.000 Beitragsakten in das neue Verwaltungsgebäude ,umziehen‘ müssen. Das kam für uns aus Gründen des Aufwandes, des Platzbedarfes und der Beschaffenheit der Akten nicht in Frage. Mittlerweile konnten wir bereits knapp 3.000 der Akten in Eigenleistung scannen und der digitalen Grundstücksakte zuführen. Uns überzeugt die Akte mit Ihrer übersichtlichen Struktur, den hilfreichen Suchfunktionen, der einfachen Handhabung und der Anbindung an das GIS-System Mapbender.“ Langfristig sollen weitere Akten und Dokumente aus anderen Verwaltungsbereichen, wie z. B. das Kanalwesen, in die Grundstücksakte überführt werden, so Fisahn.

Über krz Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe

Der ostwestfälische Service-Provider

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo wurde 1971 gegründet und ist seit 1972 Informatik-Dienstleister der Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie inzwischen von allen 36 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten. Direkt oder indirekt werden über 11,5 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut.

Als kommunaler Zweckverband besitzt das krz den Status einer Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Zu den traditionellen Aufgaben zählen unter anderem die Entwicklung, Einführung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen. Um dem hohen Anspruch gerecht zu werden, hält das krz für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren), Netzwerktechnik, Arbeitsplatz- und Server-Hardware und Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit. Das krz ist bekannt für einen ausgeprägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit und ist der erste kommunale IT-Dienstleister mit der BSI-Zertifizierung (ISO 27001).

Über 270 engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von der Verwaltungsfachkraft bis hin zum Technik-Experten, sind Garant für die Umsetzung der Unternehmensziele. Das krz unterstützt etwa 8.000 PC-Arbeitsplätze mit rund 10.500 Geräten in den Verwaltungen des Verbandsgebietes. Über die Mitglieder hinaus nehmen noch mehr als 600 weitere Kunden aus dem kommunalen Umfeld Dienstleistungen des krz in Anspruch. Zuletzt wurde ein Jahresumsatz von über 40 Millionen Euro erzielt. Der Servicedienst und die Hotline sorgen für eine Datenverfügbarkeit von nahezu 100 %.

Unter dem Motto "krz – Kunden rundum zufrieden" ist das krz für seine Geschäftskunden ein zuverlässiger Partner. Ebenso stehen dem krz aufgrund seiner Mitgliedschaften in der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister – VITAKO e. V. und im KDN, der Leistungsgemeinschaft von Kommunen, Landkreisen und Datenzentralen, starke Partner zur Seite, um Synergieeffekte optimal zu nutzen.

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