Enhanced Due Diligence: Warum C-Level-Positionen einen anderen Background Check brauchen
Was Enhanced Due Diligence von Standard-Checks unterscheidet
Während ein Standard-Background-Check Identität, Strafregister, Betreibungen und Referenzen abdeckt, geht die Enhanced Due Diligence erheblich weiter. Sie beinhaltet eine ganzheitliche, tiefgehende Analyse der Integrität, der beruflichen Vergangenheit und möglicher Interessenkonflikte des Kandidaten.
PEP-Prüfung und Compliance
Wenn ein Kandidat als politisch exponierte Person (PEP) gilt – also wichtige öffentliche Ämter ausübt oder ausgeübt hat – sind besondere Sorgfalt und Vorsicht geboten. PEPs bergen per Definition ein erhöhtes Risiko in Bezug auf Bestechung, Korruption und Geldwäsche. In regulierten Branchen (Finanzintermediäre, Pharma) ist der PEP-Abgleich oft regulatorisch vorgeschrieben.
Sanktionslisten: Trefferqualität entscheidet
Ein Abgleich mit internationalen Sanktionslisten (SECO, OFAC, EU u.a.) ist bei exponierten Positionen unverzichtbar. Entscheidend sind dabei die Trefferqualität und der professionelle Umgang mit False Positives – also irrtümlichen Treffern aufgrund von Namensgleichheit. Jeder Treffer muss manuell verifiziert werden, und der betroffene Kandidat hat das Recht auf Stellungnahme.
Reputationsanalyse und Leak Papers
Ein wesentlicher Bestandteil der Enhanced Due Diligence ist die Analyse der globalen Medienberichterstattung über die Person. Ergänzend wird gezielt nach Präsenzen in sogenannten Leak Papers (Panama Papers, Paradise Papers, Pandora Papers) recherchiert, um verborgene Offshore-Aktivitäten oder Steuervermeidungsstrukturen zu identifizieren. Diese Analyse erfordert spezialisierte Analysten mit Zugang zu aggregierten Datenbanken.
Interessenkonflikte und Nebenbeschäftigungen
Ein kritischer Prüfbereich bei Führungskräften ist die aktive Suche nach versteckten Interessenkonflikten: Hält der Kandidat Anteile an direkten Konkurrenten? Gibt es verdeckte Verwaltungsratsmandate? Bestehen nicht deklarierte Nebenbeschäftigungen, die die Arbeitsleistung beeinträchtigen oder im Konflikt zur neuen Rolle stehen könnten?
Validato ist ein führender Schweizer Anbieter für zuverlässige Background Checks und Human Risk Management mit Sitz in Zürich. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.
Validato ist speziell auf die Anforderungen in der Schweiz ausgerichtet, verzichtet auf Set-up-Gebühren, Jahresgebühren oder Mindestanzahl an Screenings und lässt sich flexibel in bestehende HR- oder Recruiting-Prozesse integrieren.
Mehr unter: www.validato.com
Validato AG
Claridenstrasse 34
CH8002 Zürich
Telefon: +41 (44) 51577-77
Telefax: +49 (721) 182894304
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Referenzprüfung in der Schweiz: Wie HR-Teams hinter das Schweizer Arbeitszeugnis schauen
Das Schweizer Arbeitszeugnis: Wohlwollen als gesetzliche Pflicht
Das Obligationenrecht verpflichtet Arbeitgeber, Zeugnisse wohlwollend auszustellen. In der Praxis hat sich eine regelrechte Codierungssprache entwickelt: Formulierungen wie ‚Er erledigte die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit‘ klingen positiv, gelten aber als schwach im Vergleich zu ’stets zu unserer vollsten Zufriedenheit‘. HR-Profis kennen diese Codes – die meisten Hiring Manager aber nicht.
CV-Verifizierung: Direkt bei der ausstellenden Institution
Bildungsabschlüsse lassen sich heute mit minimalem Aufwand fälschen oder manipulieren. Verlässliche Sicherheit bietet ausschliesslich die direkte Verifizierung beim ausstellenden Institut – sei es durch eine schriftliche Bestätigung von Abschluss, Datum und Abschlussart oder durch Überprüfung via Blockchain-Technologie, sofern die Institution dies unterstützt. Für renommierte Kaderpositionen sollte diese Verifizierung Standard sein.
Die goldene Regel: Nie ohne Einwilligung
Die wichtigste Regel bei der Referenzprüfung: Ohne ausdrückliche Einwilligung des Kandidaten ist jeder Referenzanruf eine schwere Verletzung der Persönlichkeitsrechte. Der sogenannte ‚Backdoor Reference Check‘ – also der heimliche Anruf bei früheren Arbeitgebern ohne Wissen des Kandidaten – kann das Vertrauensverhältnis zerstören und hat rechtliche Konsequenzen.
Was im Referenzgespräch gefragt werden darf
Mit vorliegender Einwilligung müssen sich die Fragen strikt auf den beruflichen Kontext beschränken: Arbeitsleistung und Zielerreichung, Teamverhalten und Führungskompetenzen, Verantwortungsbereiche und Jobtitel-Übereinstimmung sowie Erklärungen zu Lebenslauflücken. Absolut tabu sind Fragen zu Krankheiten, Familienplanung, politischer Gesinnung, finanzieller Situation (sofern nicht stellenrelevant) und privatem Lebensstil.
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Bonitätsprüfung im Bewerbungsprozess: Wann Betreibungsregisterauszüge zulässig sind
Das Betreibungsregister: Der Standard-Baustein
Der Betreibungsregisterauszug dokumentiert laufende und abgeschlossene Betreibungsverfahren, Verlustscheine und Pfändungen. Im Bewerbungsprozess wird er typischerweise beim Betreibungsamt des aktuellen Wohnsitzes eingeholt, bei längeren Laufbahnen auch bei früheren Wohnsitzen – üblicherweise für die letzten zwei bis fünf Jahre.
Wann ist eine Bonitätsprüfung verhältnismässig?
Das Verhältnismässigkeitsprinzip ist auch hier zentral. Eine Prüfung der finanziellen Integrität ist regelmässig zulässig bei Positionen im Finanzsektor, bei Funktionen mit Budgetverantwortung oder Zeichnungsbefugnis, bei Mitarbeitenden mit Zugang zu besonders schützenswerten Daten sowie bei Führungspositionen mit weitreichenden unternehmerischen Entscheidungskompetenzen. Für eine Sachbearbeitungsstelle ohne Finanzbezug hingegen ist ein Betreibungsregisterauszug in der Regel unverhältnismässig.
Ergänzende Bonitätsauskunft bei High-Risk-Positionen
Bei Positionen mit besonders hohem Risikoprofil – etwa CFO-Stellen oder Positionen mit weitgehenden Zeichnungsbefugnissen – kann ergänzend eine tiefergehende Bonitätsauskunft eingeholt werden. Diese liefert ein umfassenderes Bild der finanziellen Situation und geht über die reine Betreibungshistorie hinaus.
Faire Bewertung und Einwilligung
Betreibungsregisterauszüge und Bonitätsauskünfte dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Kandidaten eingeholt werden. Ergebnisse sind zudem fair und im Kontext zu bewerten: Ein einzelner, alter Verlustschein ist anders zu werten als eine Häufung aktueller Betreibungen. Der Kandidat sollte die Möglichkeit haben, sich zu Ergebnissen zu äussern, bevor daraus Konsequenzen für das Bewerbungsverfahren gezogen werden.
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Strafregisterauszug im Bewerbungsprozess: Wann darf der Arbeitgeber ihn verlangen?
Der Privatauszug: Der Standard bei Integritätsfragen
Der klassische Strafregisterauszug für Privatpersonen (Privatauszug) enthält rechtskräftige Verurteilungen wegen Verbrechen und Vergehen für einen befristeten Zeitraum. Arbeitgeber dürfen ihn nur verlangen, wenn die Integrität des Bewerbers für die zu besetzende Stelle zentral ist – was bei Positionen mit Sicherheitsverantwortung, Geldtransport, grossen Verantwortungsbereichen oder im Finanz- und Versicherungswesen regelmässig der Fall ist.
Wichtig: Der Bestellantrag muss grundsätzlich vom Bewerber selbst beim Bundesamt für Justiz (BJ) eingereicht werden. Arbeitgeber können den Auszug nicht selbst anfordern – sie sind auf die Mitwirkung des Kandidaten angewiesen.
Der Sonderprivatauszug: Schutz vulnerabler Personen
Der Sonderprivatauszug ist eine spezielle Form des Strafregisterauszugs, die ausschliesslich Urteile mit Tätigkeits-, Kontakt- oder Rayonverboten enthält. Er wurde eingeführt, um Minderjährige und andere schutzbedürftige Personen besser zu schützen.
Er ist gesetzlich vorgeschrieben oder dringend empfohlen für Tätigkeiten im regelmässigen Kontakt mit Minderjährigen oder kranken bzw. behinderten Menschen – etwa für Lehrpersonen, Sporttrainer, Pflegepersonal oder Sozialarbeitende. Eine Besonderheit: Der Arbeitgeber muss schriftlich bestätigen, dass der Bewerber eine solche Tätigkeit ausüben wird, damit dieser den Sonderprivatauszug überhaupt bestellen kann.
Grenzen des Strafregisterauszugs
Beide Auszüge haben eine wichtige Einschränkung: Sie bilden nur einen begrenzten Zeitraum ab und enthalten keine Informationen zu laufenden Strafuntersuchungen oder administrativen Verfahren. Im Rahmen eines Background Checks kann es deshalb sinnvoll sein, diese Lücken durch gezielte, transparente Selbstauskünfte des Kandidaten zu ergänzen – stets unter Beachtung des Verhältnismässigkeitsprinzips.
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Art. 328b OR und DSG: Was HR-Verantwortliche bei Background Checks beachten müssen
Das Fundament: Art. 328b Obligationenrecht (OR)
Art. 328b OR bildet den zentralen Gesetzesartikel für die Bewerberüberprüfung in der Schweiz. Er regelt unmissverständlich: Der Arbeitgeber darf Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Pauschale Background Checks für alle Mitarbeitenden oder Kandidaten sind damit unzulässig. Stets muss ein direkter Zusammenhang zwischen der offenen Stelle und den erhobenen Daten bestehen.
Das revidierte Datenschutzgesetz (DSG) seit September 2023
Das seit September 2023 in Kraft getretene revidierte DSG hat die Anforderungen an Transparenz und Datensicherheit massiv verschärft. Drei Kernpflichten sind im Recruiting besonders relevant:
- Transparenzgebot: Bewerber müssen über Art, Umfang, Zweck, Quellen und Speicherdauer der Datenerhebung informiert werden. Heimliche Screenings sind praktisch immer illegal.
- Datensparsamkeit: Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die für die Beurteilung der Stelleneignung absolut notwendig sind.
- Auskunftsrecht: Bewerber können jederzeit verlangen, welche Daten über sie gespeichert sind und woher diese stammen.
Verhältnismässigkeit: Die Güterabwägung in der Praxis
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) betont regelmässig das Verhältnismässigkeitsprinzip. Ein Background Check muss geeignet und erforderlich sein, und der Eingriff in die Persönlichkeitsrechte darf nicht schwerer wiegen als das berechtigte Interesse des Arbeitgebers. Konkret: Die Prüfung sozialer Medien für eine Lagerstelle ist kaum je verhältnismässig. Für den Unternehmenssprecher eines Finanzkonzerns hingegen sind Online-Recherchen und globale Medienanalysen zulässig.
Risiken bei Nichteinhaltung
Verstösse gegen diese Rahmenbedingungen sind keine Kavaliersdelikte. Neben Reputationsschäden drohen durch das DSG Bussen für privat verantwortliche Personen – etwa HR-Leitende oder Geschäftsführende – von bis zu CHF 250’000, wenn vorsätzlich falsche Auskünfte erteilt oder Informationspflichten verletzt werden.
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Background Checks in der Schweiz: Was HR-Teams 2025 wissen müssen
Rechtlicher Rahmen: OR und DSG als Fundament
Die Grundlage bildet Art. 328b des Obligationenrechts (OR): Arbeitgeber dürfen Daten über Bewerber ausschliesslich verarbeiten, wenn diese die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Ergänzt wird dieser Rahmen durch das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), das seit September 2023 in Kraft ist und Transparenz, Zweckbindung sowie Datensicherheit erheblich stärkt.
Das Verhältnismässigkeitsprinzip ist dabei zentraler Massstab jeder Überprüfung: Umfang und Art des Checks müssen stets in einem angemessenen Verhältnis zur ausgeschriebenen Position stehen. Ein pauschaler Background Check für alle Mitarbeitenden ist unzulässig.
Die zentralen Prüfbausteine
Ein professioneller Background Check ist modular aufgebaut und umfasst je nach Stelle und Risikoprofil unterschiedliche Komponenten:
- Identitätsprüfung: Abgleich von Ausweisdokumenten, vergleichbar mit der Kontoeröffnung bei einer Bank.
- Strafrechtliche Überprüfung: Privatauszug oder Sonderprivatauszug aus dem Strafregister, je nach Funktion und Zielgruppe.
- Finanzielle Integrität: Betreibungsregisterauszüge, besonders relevant bei Positionen mit Budget- oder Zeichnungsbefugnis.
- CV-Verifizierung: Bestätigung von Bildungsabschlüssen direkt bei der ausstellenden Institution.
- Referenzprüfung: Telefonische Gespräche mit ehemaligen Vorgesetzten – nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Kandidaten.
Erweiterte Due Diligence für High-Risk-Positionen
Bei Führungspositionen (C-Level, Verwaltungsrat) und Stellen mit erweiterten Zugriffsrechten oder Budgetverantwortung sind weitergehende Prüfungen erforderlich. Diese Enhanced Due Diligence umfasst den Abgleich mit Sanktionslisten (SECO, OFAC, EU), Reputationsanalysen in globalen Medien, Prüfung auf Interessenkonflikte sowie die Analyse des digitalen Fussabdrucks (OSINT).
Make or Buy: Inhouse oder Outsourcing
Professionelle Screening-Provider verfügen über Zugang zu globalen Datenbanken, mehrsprachige Kompetenzen für internationale Bildungsabgleiche und gewährleisten DSG-Konformität durch standardisierte Prozesse und zertifiziertes Personal. Für die meisten Unternehmen ist das Outsourcing schneller, effektiver und wirtschaftlicher als eine reine Inhouse-Lösung. Entscheidend bei der Providerwahl sind Serverstandort (idealerweise Schweiz oder EU), ISO-27001-Zertifizierung und ein transparenter Kandidatenprozess.
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Sicherheit im Recruiting: Validato optimiert die Bewerberüberprüfung durch teil-automatisierte, DSGVO-konforme Background Checks für Unternehmen
Besonders regulierte Branchen profitieren von der ISO-27001-Zertifizierung und der vollständigen DSGVO-Konformität. „Ein professioneller Background Check schafft eine objektive Vertrauensbasis und schützt das Unternehmen vor finanziellen und reputativen Schäden“, erklärt die Geschäftsführung von Validato. Dank des „Human-in-the-Loop“-Ansatzes kombiniert die Plattform automatisierte Geschwindigkeit mit menschlicher Präzision bei sensiblen Grenzfällen.
Validato ist ein führender Anbieter für zuverlässige Background Checks und Human Risk Management in Österreich. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.
Validato ist speziell auf die Anforderungen in Österreich ausgerichtet, verzichtet auf Set-up-Gebühren, Jahresgebühren oder Mindestanzahl an Screenings und lässt sich flexibel in bestehende HR- oder Recruiting-Prozesse integrieren.
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HR-Tech ohne Brüche: Warum die API von Validato der Gamechanger für ATS-Systeme ist
Der Workflow sieht dann so aus: Der Recruiter verschiebt einen Kandidaten im ATS per Drag-and-Drop auf den Status "Background Check". Im Hintergrund sendet das ATS die Daten (Name, E-Mail) via API an Validato. Validato startet den Prozess mit dem Kandidaten. Sobald das Ergebnis vorliegt, pusht die API den Report (oder den Status "Grün/Rot") zurück direkt in die Bewerberakte im ATS. Der Recruiter muss Validato nie direkt öffnen.
Diese nahtlose Integration eliminiert Übertragungsfehler (Tippfehler bei E-Mail-Adressen) und spart massiv Zeit. Zudem sorgt sie für Datensparsamkeit, da Daten nicht doppelt gepflegt werden müssen. Für die IT-Abteilung ist die Validato API ein Traum: Gut dokumentiert, basierend auf modernen REST-Standards und sicher verschlüsselt.
Auch komplexe Logiken sind abbildbar. "Wenn Stelle = Buchhaltung, dann trigger Credit Check. Wenn Stelle = IT, dann trigger ID Check." Diese Automatisierungsregeln können einmal definiert werden und laufen dann stabil. Das sichert Prozesskonstanz und Compliance, da kein Check "vergessen" werden kann.
Validato ist damit nicht nur ein Dienstleister, sondern ein technologischer Baustein (Enabler) für die vollautomatisierte HR-Suite der Zukunft. Technologie, die man nicht sieht, weil sie einfach funktioniert.
Validato ist ein führender Anbieter für digitale Background Checks und Human Risk Management mit Sitz in Zürich. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.
Validato ist speziell auf die Anforderungen im DACH-Raum ausgerichtet, verzichtet auf Set-up-Gebühren, Jahresgebühren oder Mindestanzahl an Screenings und lässt sich flexibel in bestehende HR- oder Recruiting-Prozesse integrieren.
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Alles im Blick: Wie das Validato Dashboard Chaos im HR-Postfach beendet
Diese Zentralisierung ist auch ein massiver Gewinn für die Datensicherheit (Data Security). Sensible Bewerberdaten wie Strafregisterauszüge oder Bonitätsdaten haben in unverschlüsselten E-Mails nichts zu suchen. Im Validato Dashboard liegen sie verschlüsselt auf ISO 27001 zertifizierten Servern (Standort Schweiz/EU). Zugriff haben nur berechtigte Nutzer über ein striktes Rollen- und Rechtekonzept. Der Recruiter sieht alles, der Hiring Manager nur das Ergebnis ("Pass/Fail"), der Admin verwaltet die Rechnungen.
Ein mächtiges Feature sind die Analytics. HR-Leiter können auswerten: Wie lange dauert ein Check durchschnittlich? Wo gibt es Flaschenhälse? Wie hoch ist die Quote an negativen Befunden in bestimmten Abteilungen oder Regionen? Diese Daten helfen, den Recruiting-Prozess strategisch zu optimieren. Wenn z.B. 20% der Bewerber im Vertrieb an der Bonitätsprüfung scheitern, muss vielleicht das Anforderungsprofil oder die Sourcing-Strategie angepasst werden.
Auch die Zusammenarbeit im Team wird erleichtert. Wenn ein Recruiter krank wird, kann der Kollege nahtlos übernehmen, da der Status im Dashboard transparent ist. Keine Übergabe von Passwörtern oder Suchen in fremden Postfächern nötig. Validato bringt Ordnung in die Komplexität und macht Compliance steuerbar.
Zusammenfassend: Das Dashboard ist mehr als nur eine Anzeige. Es ist das operative Herzstück für ein sicheres, datenschutzkonformes und effizientes Bewerbermanagement. Weg vom Reagieren, hin zum Agieren.
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Der erste Eindruck zählt: Wie digitale Background Checks die Candidate Experience verbessern
Die "Candidate Journey" bei Validato ist "Mobile First" konzipiert. Der Bewerber erhält eine SMS oder E-Mail mit einem sicheren Link. Er kann den gesamten Prozess – von der Identitätsprüfung per Selfie bis zur digitalen Unterschrift der Einwilligungserklärung – auf dem Smartphone erledigen, während er auf den Bus wartet. Kein Drucker, kein Scanner, kein Behördengang. Validato übernimmt die Behördenkommunikation im Hintergrund.
Transparenz ist dabei der Schlüssel zum Vertrauen. Der Kandidat sieht zu jedem Zeitpunkt, welche Daten über ihn erhoben werden und warum. Er behält die Hoheit über seine Daten (Self-Sovereign Identity Ansätze). Nach Abschluss des Checks kann das Unternehmen entscheiden, das Ergebnis auch dem Kandidaten zur Verfügung zu stellen. Das schafft Fairness und Augenhöhe.
Ein weiterer Vorteil ist die Geschwindigkeit. Durch digitale Schnittstellen liegen Ergebnisse oft in Echtzeit oder binnen 24-48 Stunden vor. Der Kandidat hängt nicht wochenlang in der Luft und wartet auf den Arbeitsvertrag. Schnelle Prozesse signalisieren Professionalität und Wertschätzung.
Validato hilft HR-Teams zudem beim "Expectation Management". Das System erklärt dem Kandidaten freundlich und verständlich, warum ein Check nötig ist (z.B. "Da Sie im Finanzbereich arbeiten werden, sind wir gesetzlich verpflichtet…"). Dies nimmt die Angst vor der Überprüfung und verwandelt Skepsis in Verständnis. Sicherheit wird so zum Qualitätsmerkmal des Arbeitgebers.
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