DORA in Deutschland: Validato macht Finanzinstitute wirklich resilienter
Seit dem 17. Januar 2025 gilt der Digital Operational Resilience Act (DORA) verbindlich für alle Finanzmarktteilnehmer in der Europäischen Union. Die Verordnung betrifft über 22.000 Finanzunternehmen – von Banken und Versicherungen bis hin zu Krypto-Dienstleistern und Zahlungsabwicklern. Ihr Ziel: digitale Betriebsstabilität sicherstellen, IKT-Risiken beherrschbar machen und die Abhängigkeit von Drittanbietern transparent gestalten.
In Deutschland zeigt sich, dass viele Institute zwar den gesetzlichen Rahmen kennen, jedoch bei der operativen Umsetzung ins Straucheln geraten. Fehlende Automatisierung, inkonsistente Dokumentation und mangelnde Prüffunktionen führen dazu, dass DORA-Anforderungen nur auf dem Papier erfüllt werden – nicht in der Praxis.
Die Validato-Lösung: Compliance aus Deutschland für ganz Europa
Validato, ein auf Regulatory Compliance spezialisiertes SaaS-Unternehmen mit Sitz in Deutschland, hat seine Plattform gezielt auf die Anforderungen der DORA-Verordnung ausgerichtet. Mit dem Modul „Validato Regulations“ können Compliance-Teams, IT-Abteilungen und Risikomanager alle fünf Kernbereiche von DORA strukturiert abdecken:
- IKT-Risikomanagement (Artikel 6–16 DORA)
- Behandlung, Klassifizierung und Berichterstattung von IKT-bezogenen Vorfällen
- Prüfung der digitalen Betriebsstabilität durch TLPT (Threat-Led Penetration Testing)
- Management des IKT-Drittparteirisikos inkl. Vertragsanforderungen
- Informationsaustausch zu Cyberbedrohungen zwischen Finanzunternehmen
Die Plattform bildet Regelwerke strukturiert ab, verknüpft Anforderungen mit internen Kontrollen und ermöglicht eine lückenlose Nachweisführung. Audits und Prüfungen durch die zuständigen Aufsichtsbehörden – in Deutschland die BaFin, auf EU-Ebene die ESAs (EBA, EIOPA, ESMA) – werden damit erheblich vereinfacht.
Warum DORA für Österreich und die Schweiz strategisch entscheidend ist
Während DORA als EU-Verordnung zunächst primär für Finanzinstitute in EU-Mitgliedstaaten wie Österreich gilt, müssen auch Schweizer Unternehmen, die Dienstleistungen für EU-regulierte Institute erbringen, die neuen Anforderungen berücksichtigen. Für grenzüberschreitend tätige Finanzdienstleister bedeutet dies: Wer als IKT-Drittdienstleister für ein EU-Institut fungiert, kann direkt in den Scope von DORA fallen.
Validato unterstützt auch solche grenzüberschreitenden Szenarien und hilft dabei, Vertragsstrukturen, Sub-Outsourcing-Ketten und Service-Level-Anforderungen konform abzubilden.
Stimme aus der Praxis – Erfahrungen aus den Niederlanden
„Mit Validato konnten wir unsere DORA-Gap-Analyse in einem Bruchteil der Zeit abschließen, die wir mit manuellen Prozessen gebraucht hätten. Die automatische Verknüpfung von Anforderungen mit unseren Kontrollen hat unsere interne Prüfvorbereitung revolutioniert.“
– IT-Compliance-Leiterin eines mittelgroßen Zahlungsdienstleisters aus den Niederlanden
Technologie aus Deutschland – Vertrauen auf europäischem Niveau
Die Validato-Plattform ist vollständig DSGVO-konform und wird auf Servern in Deutschland gehostet. Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance sind dabei keine Kompromisse, sondern integrale Bestandteile der Produktarchitektur. ISO 27001-Zertifizierung und regelmäßige externe Audits gewährleisten höchste Sicherheitsstandards.
Das Unternehmen setzt dabei auf einen „Regulations-as-a-Service“-Ansatz: Aktuelle regulatorische Veränderungen – etwa neue EBA-Guidelines oder Änderungen am DORA-Regelwerk – werden direkt in die Plattform eingepflegt, sodass Kunden stets auf dem neuesten Stand sind, ohne eigene Rechtsrecherche betreiben zu müssen.
Validato ist ein führender Anbieter für digitale Background Checks und Human Risk Management mit Sitz in Zürich. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.
Validato ist speziell auf die Anforderungen im DACH-Raum ausgerichtet, verzichtet auf Set-up-Gebühren, Jahresgebühren oder Mindestanzahl an Screenings und lässt sich flexibel in bestehende HR- oder Recruiting-Prozesse integrieren.
Mehr unter: www.validato.com
Validato AG
Claridenstrasse 34
CH8002 Zürich
Telefon: +41 (44) 51577-77
Telefax: +49 (721) 182894304
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Drittanbieter-Screening: Warum die Überprüfung von Lieferanten und Partnern zur Pflicht wird
Unternehmen prüfen Bewerber für interne Stellen heute häufig sorgfältig – doch bei externen Partnern, Lieferanten und Subunternehmern klafft oft eine strategische Lücke. Dabei sind es häufig genau diese Akteure, die sensiblen Zugang zu IT-Systemen, Kundendaten oder kritischen Geschäftsprozessen erhalten. Die Folge: Sicherheitsrisiken, Compliance-Verstöße und Reputationsschäden, die sich mit einem strukturierten Third-Party Screening vermeiden ließen.
Laut einer Studie des Ponemon Institute entfallen mehr als 50 Prozent aller Datenpannen auf Dritte mit privilegiertem Zugriff. Gleichzeitig steigen regulatorische Anforderungen: DSGVO, das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sowie branchenspezifische Normen wie ISO 27001 oder der BSI IT-Grundschutz verlangen von Organisationen den Nachweis, dass auch externe Partner ihren Sorgfaltspflichten genügen.
Was ist Third-Party Supplier Screening?
Third-Party Supplier Screening bezeichnet die systematische Überprüfung externer Geschäftspartner vor und während einer Zusammenarbeit. Im Kern geht es darum, folgende Risikodimensionen zu erfassen:
- Finanzielle Stabilität: Bonitätsprüfung und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Partners
- Rechtliche und regulatorische Konformität: Sanktionslisten-Screening (EU, OFAC, UN), PEP-Prüfung (politisch exponierte Personen), Handelsregisterdaten
- Reputationsrisiken: Medienscreening auf negative Berichterstattung, Korruptionsverdacht oder Gesetzesverstöße
- Integrität der verantwortlichen Personen: Hintergrundprüfung von Schlüsselpersonen (Geschäftsführer, Projektverantwortliche)
- Datensicherheit und IT-Compliance: Prüfung der Informationssicherheitspraktiken, insbesondere bei Cloud- und SaaS-Anbietern
Diese Dimensionen unterscheiden sich je nach Branche, Zugangsberechtigungen und vertraglicher Tiefe der Partnerschaft. Eine skalierbare Screening-Lösung erlaubt es Unternehmen, Prüfumfang und Tiefe risikobasiert zu steuern.
DSGVO-konform und effizient: Anforderungen an modernes Supplier Screening
Ein zentrales Spannungsfeld beim Screening von Drittparteien ist die DSGVO-Konformität. Anders als bei Bewerbern, bei denen ein Beschäftigungsverhältnis als Rechtsgrundlage dienen kann, müssen Unternehmen beim Screening von Lieferanten und deren Mitarbeitenden auf alternative Rechtsgrundlagen zurückgreifen – etwa berechtigte Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder vertragliche Notwendigkeiten.
Effiziente Prozesse setzen auf drei Grundprinzipien:
- Zweckbindung: Screening-Ergebnisse dürfen nur für den definierten Prüfzweck genutzt werden
- Datensparsamkeit: Nur die für die Risikoeinschätzung notwendigen Daten werden erhoben und verarbeitet
- Transparenz: Betroffene Personen sind – soweit rechtlich vorgeschrieben – über Prüfmaßnahmen zu informieren
Software-gestützte Lösungen ermöglichen eine revisionssichere Dokumentation aller Screening-Vorgänge, was im Falle einer Behördenanfrage oder Prüfung durch Auditoren unverzichtbar ist.
Integration in bestehende Procurement- und HR-Prozesse
Third-Party Screening funktioniert nur dann nachhaltig, wenn es tief in die operativen Prozesse eingebettet ist – nicht als isolierter Einmalprozess, sondern als kontinuierliches Monitoring. Moderne Screening-Plattformen bieten hierfür native Schnittstellen zu gängigen Procurement-Systemen, ERP-Lösungen und Vendor-Management-Plattformen.
Besonders relevant ist die Unterscheidung zwischen:
- Onboarding-Screening: Erstmalige Prüfung vor Vertragsabschluss
- Laufendes Monitoring: Automatisierte Re-Checks bei relevanten Trigger-Events (z. B. Sanktionslistenänderungen, Insolvenzmeldungen, negative Presseartikel)
- Periodische Rezertifizierung: Regelmäßige Vollprüfung in definierten Zeitintervallen
Dieser dreistufige Ansatz reduziert das Risiko, dass ein einst positiv geprüfter Partner im Laufe der Zusammenarbeit zum Sicherheitsproblem wird.
Branchenspezifische Anforderungen: Wer besonders prüfen muss
Während Third-Party Screening branchenübergreifend an Bedeutung gewinnt, gibt es Sektoren mit besonders hohem regulatorischem Druck:
- Finanzdienstleistungen: EBA-Guidelines, MaRisk und DORA verlangen robuste Third-Party Risk Management Frameworks
- Gesundheitswesen: HIPAA (USA), MDR/IVDR (EU) und datenschutzrechtliche Anforderungen bei Verarbeitung von Gesundheitsdaten
- Öffentlicher Sektor und Verteidigung: Besondere Sicherheitsüberprüfungen und Geheimschutzanforderungen
- Handel und Konsumgüter: LkSG-Compliance erfordert Risikoanalysen entlang der gesamten Lieferkette
Unabhängig von der Branche gilt: Je kritischer der Datenzugang oder die operative Abhängigkeit von einem Drittanbieter, desto stringenter sollte das Screening-Regime ausgestaltet sein.
Fazit: Third-Party Screening als strategische Investition
Die Überprüfung externer Partner ist kein administrativer Mehraufwand, sondern ein zentraler Baustein eines modernen Risikomanagementsystems. Unternehmen, die heute in skalierbare, DSGVO-konforme Screening-Prozesse investieren, schützen sich nicht nur vor unmittelbaren Schäden – sie schaffen auch die Grundlage für eine vertrauensbasierte, nachhaltige Lieferkettengovernance.
Die Verbindung aus automatisierten Prüfprozessen, klaren Rechtsgrundlagen und nahtloser Integration in Procurement- und HR-Systeme macht Third-Party Supplier Screening zu einem unverzichtbaren Instrument für zukunftsfähige Organisationen.
Validato ist ein führender Anbieter aus Wien für zuverlässige Background Checks und Human Risk Management in Österreich. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.
Validato ist speziell auf die Anforderungen in Österreich ausgerichtet, verzichtet auf Set-up-Gebühren, Jahresgebühren oder Mindestanzahl an Screenings und lässt sich flexibel in bestehende HR- oder Recruiting-Prozesse integrieren.
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Deutschland im Fokus: Validato macht NIS2-Compliance messbar und beherrschbar
Mit der NIS2-Richtlinie (Network and Information Security Directive 2) hat die Europäische Union die Cyber-Sicherheitsanforderungen für Unternehmen und Behörden grundlegend neu geregelt. Seit Oktober 2024 gilt in Deutschland wie in allen EU-Mitgliedstaaten: Kritische Infrastrukturen, wesentliche und wichtige Einrichtungen müssen deutlich höhere Sicherheitsstandards erfüllen und Nachweise darüber erbringen können. Schätzungen zufolge sind allein in Deutschland über 30.000 Unternehmen unmittelbar von der Richtlinie betroffen.
Die NIS2-Richtlinie weitet den regulatorischen Anwendungsbereich erheblich aus. Neben klassischen KRITIS-Sektoren wie Energie, Gesundheit und Finanzen sind nun auch Unternehmen aus den Bereichen Lebensmittelproduktion, Maschinenbau, Chemie und digitale Infrastruktur erfasst. Für viele dieser Organisationen stellt dies eine völlig neue Herausforderung dar – es fehlen Erfahrungen, strukturierte Prozesse und geeignete Werkzeuge, um die Compliance-Anforderungen effizient zu erfüllen.
Frankreich, Österreich, Polen: NIS2 als gesamteuropäische Pflicht
Die NIS2-Richtlinie ist kein deutsches Phänomen – sie gilt gleichermaßen für Unternehmen in Frankreich, Österreich, Polen und allen weiteren EU-Mitgliedstaaten. Doch die nationalen Umsetzungsgesetze unterscheiden sich in Detail und Tempo. Während Deutschland die Richtlinie mit dem NIS2UmsuCG (NIS2-Umsetzungs- und Cybersicherheitsstärkungsgesetz) in nationales Recht umwandelt, haben andere Länder bereits früher eigene Regelwerke verabschiedet. Für international tätige Unternehmen bedeutet dies: Compliance muss sowohl die europäischen Vorgaben als auch die jeweiligen nationalen Spezifika abdecken.
Genau hier setzt Validato an. Die Compliance-Plattform von Validato ermöglicht es Unternehmen, ihre Sicherheitsmaßnahmen systematisch zu erfassen, zu bewerten und lückenlos zu dokumentieren – und zwar nicht nur für eine einzelne Regulierung, sondern für ein gesamtes Portfolio an Standards und Anforderungen wie NIS2, ISO 27001, BSI IT-Grundschutz und DSGVO.
Validato: Compliance-Management „Made in Germany“
Validato ist eine cloudbasierte Compliance- und Risikomanagement-Plattform mit Hauptsitz in Deutschland, die speziell für die Anforderungen des modernen Informationssicherheitsmanagements entwickelt wurde. Statt aufwendiger Tabellenkalkulationen oder teurer Beraterprojekte bietet Validato einen strukturierten, audit-sicheren Workflow, der Unternehmen durch alle Phasen des Compliance-Prozesses führt: von der Gap-Analyse über die Maßnahmenplanung bis hin zur Reportingerstellung.
„NIS2 stellt viele Unternehmen vor die Frage: Wo stehen wir eigentlich, und was müssen wir konkret tun?“, erklärt das Validato-Team. „Mit unserer Plattform beantworten Unternehmen diese Frage nicht einmalig, sondern kontinuierlich – und können jederzeit gegenüber Aufsichtsbehörden und Geschäftsführung belegen, dass sie ihren Sorgfaltspflichten nachkommen.“
Kernfunktionen für NIS2 in Deutschland und der EU
Die Validato-Plattform bietet für NIS2-Compliance folgende zentrale Funktionen:
- NIS2-Gap-Analyse: Automatisierter Abgleich des Ist-Zustands mit den Anforderungen der Richtlinie – inklusive Priorisierung der identifizierten Lücken.
- Maßnahmenmanagement: Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen werden direkt in der Plattform verwaltet und nachvollziehbar dokumentiert.
- Risikobewertung: Systematische Erfassung und Bewertung von Informationssicherheitsrisiken gemäß NIS2-Anforderungen.
- Reporting & Nachweisführung: Auditfähige Berichte für Geschäftsführung, Aufsichtsbehörden und externe Prüfer auf Knopfdruck.
- Multi-Framework-Support: Gleichzeitige Abbildung mehrerer Regelwerke – Synergien zwischen NIS2, ISO 27001 und BSI IT-Grundschutz werden sichtbar und nutzbar.
Schweiz und Nachbarländer: Auch außerhalb der EU sind Standards gefragt
Während die Schweiz nicht direkt der NIS2-Richtlinie unterliegt, steigen die Sicherheitserwartungen auch dort: Das revidierte Informationssicherheitsgesetz (ISG) und das neue Bundesgesetz über die Informationssicherheit beim Bund (ISG) zeigen parallele Tendenzen. Schweizer Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen in die EU unterhalten oder als Zulieferer für NIS2-betroffene Unternehmen tätig sind, geraten so indirekt unter Druck, äquivalente Sicherheitsnachweise zu erbringen. Validato unterstützt auch diese Organisationen dabei, ihre Compliance-Strukturen systematisch aufzubauen.
Haftungsrisiken in Deutschland: Geschäftsführung persönlich in der Pflicht
Ein besonders gravierender Aspekt der NIS2-Richtlinie, der in Deutschland und anderen EU-Ländern gleichermaßen gilt: Die persönliche Haftung der Geschäftsführung. Geschäftsführer und Vorstände können bei Verstößen gegen NIS2-Anforderungen direkt in Regress genommen werden. Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder zwei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes sind möglich. Diese Regelung erhöht den Druck auf Unternehmenslenker erheblich – und macht eine lückenlose, nachvollziehbare Compliance-Dokumentation zur strategischen Notwendigkeit.
Validato liefert dafür genau das richtige Werkzeug: eine Plattform, die nicht nur den Compliance-Status dokumentiert, sondern auch die Sorgfaltspflicht der Unternehmensleitung belegt und damit im Ernstfall als Entlastungsbeweis dienen kann.
Niederlande und Skandinavien: Best Practices aus dem europäischen Ausland
Ein Blick auf die Niederlande und die skandinavischen Länder zeigt: Frühzeitige Investitionen in strukturiertes Sicherheitsmanagement zahlen sich aus. Unternehmen, die bereits vor der NIS2-Umsetzung in Frameworks wie ISO 27001 oder CIS Controls investiert hatten, bewältigen den Compliance-Übergang deutlich reibungsloser. Validato fördert genau diesen Ansatz – durch die integrierte Abbildung mehrerer Standards auf einer einzigen Plattform können Unternehmen vorhandene Investitionen optimal nutzen und Doppelarbeit vermeiden.
Validato ist ein führender Anbieter für zuverlässige Background Checks und Human Risk Management in Deutschland. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.
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Enhanced Due Diligence: Warum C-Level-Positionen einen anderen Background Check brauchen
Was Enhanced Due Diligence von Standard-Checks unterscheidet
Während ein Standard-Background-Check Identität, Strafregister, Betreibungen und Referenzen abdeckt, geht die Enhanced Due Diligence erheblich weiter. Sie beinhaltet eine ganzheitliche, tiefgehende Analyse der Integrität, der beruflichen Vergangenheit und möglicher Interessenkonflikte des Kandidaten.
PEP-Prüfung und Compliance
Wenn ein Kandidat als politisch exponierte Person (PEP) gilt – also wichtige öffentliche Ämter ausübt oder ausgeübt hat – sind besondere Sorgfalt und Vorsicht geboten. PEPs bergen per Definition ein erhöhtes Risiko in Bezug auf Bestechung, Korruption und Geldwäsche. In regulierten Branchen (Finanzintermediäre, Pharma) ist der PEP-Abgleich oft regulatorisch vorgeschrieben.
Sanktionslisten: Trefferqualität entscheidet
Ein Abgleich mit internationalen Sanktionslisten (SECO, OFAC, EU u.a.) ist bei exponierten Positionen unverzichtbar. Entscheidend sind dabei die Trefferqualität und der professionelle Umgang mit False Positives – also irrtümlichen Treffern aufgrund von Namensgleichheit. Jeder Treffer muss manuell verifiziert werden, und der betroffene Kandidat hat das Recht auf Stellungnahme.
Reputationsanalyse und Leak Papers
Ein wesentlicher Bestandteil der Enhanced Due Diligence ist die Analyse der globalen Medienberichterstattung über die Person. Ergänzend wird gezielt nach Präsenzen in sogenannten Leak Papers (Panama Papers, Paradise Papers, Pandora Papers) recherchiert, um verborgene Offshore-Aktivitäten oder Steuervermeidungsstrukturen zu identifizieren. Diese Analyse erfordert spezialisierte Analysten mit Zugang zu aggregierten Datenbanken.
Interessenkonflikte und Nebenbeschäftigungen
Ein kritischer Prüfbereich bei Führungskräften ist die aktive Suche nach versteckten Interessenkonflikten: Hält der Kandidat Anteile an direkten Konkurrenten? Gibt es verdeckte Verwaltungsratsmandate? Bestehen nicht deklarierte Nebenbeschäftigungen, die die Arbeitsleistung beeinträchtigen oder im Konflikt zur neuen Rolle stehen könnten?
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Referenzprüfung in der Schweiz: Wie HR-Teams hinter das Schweizer Arbeitszeugnis schauen
Das Schweizer Arbeitszeugnis: Wohlwollen als gesetzliche Pflicht
Das Obligationenrecht verpflichtet Arbeitgeber, Zeugnisse wohlwollend auszustellen. In der Praxis hat sich eine regelrechte Codierungssprache entwickelt: Formulierungen wie ‚Er erledigte die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit‘ klingen positiv, gelten aber als schwach im Vergleich zu ’stets zu unserer vollsten Zufriedenheit‘. HR-Profis kennen diese Codes – die meisten Hiring Manager aber nicht.
CV-Verifizierung: Direkt bei der ausstellenden Institution
Bildungsabschlüsse lassen sich heute mit minimalem Aufwand fälschen oder manipulieren. Verlässliche Sicherheit bietet ausschliesslich die direkte Verifizierung beim ausstellenden Institut – sei es durch eine schriftliche Bestätigung von Abschluss, Datum und Abschlussart oder durch Überprüfung via Blockchain-Technologie, sofern die Institution dies unterstützt. Für renommierte Kaderpositionen sollte diese Verifizierung Standard sein.
Die goldene Regel: Nie ohne Einwilligung
Die wichtigste Regel bei der Referenzprüfung: Ohne ausdrückliche Einwilligung des Kandidaten ist jeder Referenzanruf eine schwere Verletzung der Persönlichkeitsrechte. Der sogenannte ‚Backdoor Reference Check‘ – also der heimliche Anruf bei früheren Arbeitgebern ohne Wissen des Kandidaten – kann das Vertrauensverhältnis zerstören und hat rechtliche Konsequenzen.
Was im Referenzgespräch gefragt werden darf
Mit vorliegender Einwilligung müssen sich die Fragen strikt auf den beruflichen Kontext beschränken: Arbeitsleistung und Zielerreichung, Teamverhalten und Führungskompetenzen, Verantwortungsbereiche und Jobtitel-Übereinstimmung sowie Erklärungen zu Lebenslauflücken. Absolut tabu sind Fragen zu Krankheiten, Familienplanung, politischer Gesinnung, finanzieller Situation (sofern nicht stellenrelevant) und privatem Lebensstil.
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Bonitätsprüfung im Bewerbungsprozess: Wann Betreibungsregisterauszüge zulässig sind
Das Betreibungsregister: Der Standard-Baustein
Der Betreibungsregisterauszug dokumentiert laufende und abgeschlossene Betreibungsverfahren, Verlustscheine und Pfändungen. Im Bewerbungsprozess wird er typischerweise beim Betreibungsamt des aktuellen Wohnsitzes eingeholt, bei längeren Laufbahnen auch bei früheren Wohnsitzen – üblicherweise für die letzten zwei bis fünf Jahre.
Wann ist eine Bonitätsprüfung verhältnismässig?
Das Verhältnismässigkeitsprinzip ist auch hier zentral. Eine Prüfung der finanziellen Integrität ist regelmässig zulässig bei Positionen im Finanzsektor, bei Funktionen mit Budgetverantwortung oder Zeichnungsbefugnis, bei Mitarbeitenden mit Zugang zu besonders schützenswerten Daten sowie bei Führungspositionen mit weitreichenden unternehmerischen Entscheidungskompetenzen. Für eine Sachbearbeitungsstelle ohne Finanzbezug hingegen ist ein Betreibungsregisterauszug in der Regel unverhältnismässig.
Ergänzende Bonitätsauskunft bei High-Risk-Positionen
Bei Positionen mit besonders hohem Risikoprofil – etwa CFO-Stellen oder Positionen mit weitgehenden Zeichnungsbefugnissen – kann ergänzend eine tiefergehende Bonitätsauskunft eingeholt werden. Diese liefert ein umfassenderes Bild der finanziellen Situation und geht über die reine Betreibungshistorie hinaus.
Faire Bewertung und Einwilligung
Betreibungsregisterauszüge und Bonitätsauskünfte dürfen nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Kandidaten eingeholt werden. Ergebnisse sind zudem fair und im Kontext zu bewerten: Ein einzelner, alter Verlustschein ist anders zu werten als eine Häufung aktueller Betreibungen. Der Kandidat sollte die Möglichkeit haben, sich zu Ergebnissen zu äussern, bevor daraus Konsequenzen für das Bewerbungsverfahren gezogen werden.
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Strafregisterauszug im Bewerbungsprozess: Wann darf der Arbeitgeber ihn verlangen?
Der Privatauszug: Der Standard bei Integritätsfragen
Der klassische Strafregisterauszug für Privatpersonen (Privatauszug) enthält rechtskräftige Verurteilungen wegen Verbrechen und Vergehen für einen befristeten Zeitraum. Arbeitgeber dürfen ihn nur verlangen, wenn die Integrität des Bewerbers für die zu besetzende Stelle zentral ist – was bei Positionen mit Sicherheitsverantwortung, Geldtransport, grossen Verantwortungsbereichen oder im Finanz- und Versicherungswesen regelmässig der Fall ist.
Wichtig: Der Bestellantrag muss grundsätzlich vom Bewerber selbst beim Bundesamt für Justiz (BJ) eingereicht werden. Arbeitgeber können den Auszug nicht selbst anfordern – sie sind auf die Mitwirkung des Kandidaten angewiesen.
Der Sonderprivatauszug: Schutz vulnerabler Personen
Der Sonderprivatauszug ist eine spezielle Form des Strafregisterauszugs, die ausschliesslich Urteile mit Tätigkeits-, Kontakt- oder Rayonverboten enthält. Er wurde eingeführt, um Minderjährige und andere schutzbedürftige Personen besser zu schützen.
Er ist gesetzlich vorgeschrieben oder dringend empfohlen für Tätigkeiten im regelmässigen Kontakt mit Minderjährigen oder kranken bzw. behinderten Menschen – etwa für Lehrpersonen, Sporttrainer, Pflegepersonal oder Sozialarbeitende. Eine Besonderheit: Der Arbeitgeber muss schriftlich bestätigen, dass der Bewerber eine solche Tätigkeit ausüben wird, damit dieser den Sonderprivatauszug überhaupt bestellen kann.
Grenzen des Strafregisterauszugs
Beide Auszüge haben eine wichtige Einschränkung: Sie bilden nur einen begrenzten Zeitraum ab und enthalten keine Informationen zu laufenden Strafuntersuchungen oder administrativen Verfahren. Im Rahmen eines Background Checks kann es deshalb sinnvoll sein, diese Lücken durch gezielte, transparente Selbstauskünfte des Kandidaten zu ergänzen – stets unter Beachtung des Verhältnismässigkeitsprinzips.
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Art. 328b OR und DSG: Was HR-Verantwortliche bei Background Checks beachten müssen
Das Fundament: Art. 328b Obligationenrecht (OR)
Art. 328b OR bildet den zentralen Gesetzesartikel für die Bewerberüberprüfung in der Schweiz. Er regelt unmissverständlich: Der Arbeitgeber darf Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Pauschale Background Checks für alle Mitarbeitenden oder Kandidaten sind damit unzulässig. Stets muss ein direkter Zusammenhang zwischen der offenen Stelle und den erhobenen Daten bestehen.
Das revidierte Datenschutzgesetz (DSG) seit September 2023
Das seit September 2023 in Kraft getretene revidierte DSG hat die Anforderungen an Transparenz und Datensicherheit massiv verschärft. Drei Kernpflichten sind im Recruiting besonders relevant:
- Transparenzgebot: Bewerber müssen über Art, Umfang, Zweck, Quellen und Speicherdauer der Datenerhebung informiert werden. Heimliche Screenings sind praktisch immer illegal.
- Datensparsamkeit: Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die für die Beurteilung der Stelleneignung absolut notwendig sind.
- Auskunftsrecht: Bewerber können jederzeit verlangen, welche Daten über sie gespeichert sind und woher diese stammen.
Verhältnismässigkeit: Die Güterabwägung in der Praxis
Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) betont regelmässig das Verhältnismässigkeitsprinzip. Ein Background Check muss geeignet und erforderlich sein, und der Eingriff in die Persönlichkeitsrechte darf nicht schwerer wiegen als das berechtigte Interesse des Arbeitgebers. Konkret: Die Prüfung sozialer Medien für eine Lagerstelle ist kaum je verhältnismässig. Für den Unternehmenssprecher eines Finanzkonzerns hingegen sind Online-Recherchen und globale Medienanalysen zulässig.
Risiken bei Nichteinhaltung
Verstösse gegen diese Rahmenbedingungen sind keine Kavaliersdelikte. Neben Reputationsschäden drohen durch das DSG Bussen für privat verantwortliche Personen – etwa HR-Leitende oder Geschäftsführende – von bis zu CHF 250’000, wenn vorsätzlich falsche Auskünfte erteilt oder Informationspflichten verletzt werden.
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Background Checks in der Schweiz: Was HR-Teams 2025 wissen müssen
Rechtlicher Rahmen: OR und DSG als Fundament
Die Grundlage bildet Art. 328b des Obligationenrechts (OR): Arbeitgeber dürfen Daten über Bewerber ausschliesslich verarbeiten, wenn diese die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Ergänzt wird dieser Rahmen durch das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), das seit September 2023 in Kraft ist und Transparenz, Zweckbindung sowie Datensicherheit erheblich stärkt.
Das Verhältnismässigkeitsprinzip ist dabei zentraler Massstab jeder Überprüfung: Umfang und Art des Checks müssen stets in einem angemessenen Verhältnis zur ausgeschriebenen Position stehen. Ein pauschaler Background Check für alle Mitarbeitenden ist unzulässig.
Die zentralen Prüfbausteine
Ein professioneller Background Check ist modular aufgebaut und umfasst je nach Stelle und Risikoprofil unterschiedliche Komponenten:
- Identitätsprüfung: Abgleich von Ausweisdokumenten, vergleichbar mit der Kontoeröffnung bei einer Bank.
- Strafrechtliche Überprüfung: Privatauszug oder Sonderprivatauszug aus dem Strafregister, je nach Funktion und Zielgruppe.
- Finanzielle Integrität: Betreibungsregisterauszüge, besonders relevant bei Positionen mit Budget- oder Zeichnungsbefugnis.
- CV-Verifizierung: Bestätigung von Bildungsabschlüssen direkt bei der ausstellenden Institution.
- Referenzprüfung: Telefonische Gespräche mit ehemaligen Vorgesetzten – nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Kandidaten.
Erweiterte Due Diligence für High-Risk-Positionen
Bei Führungspositionen (C-Level, Verwaltungsrat) und Stellen mit erweiterten Zugriffsrechten oder Budgetverantwortung sind weitergehende Prüfungen erforderlich. Diese Enhanced Due Diligence umfasst den Abgleich mit Sanktionslisten (SECO, OFAC, EU), Reputationsanalysen in globalen Medien, Prüfung auf Interessenkonflikte sowie die Analyse des digitalen Fussabdrucks (OSINT).
Make or Buy: Inhouse oder Outsourcing
Professionelle Screening-Provider verfügen über Zugang zu globalen Datenbanken, mehrsprachige Kompetenzen für internationale Bildungsabgleiche und gewährleisten DSG-Konformität durch standardisierte Prozesse und zertifiziertes Personal. Für die meisten Unternehmen ist das Outsourcing schneller, effektiver und wirtschaftlicher als eine reine Inhouse-Lösung. Entscheidend bei der Providerwahl sind Serverstandort (idealerweise Schweiz oder EU), ISO-27001-Zertifizierung und ein transparenter Kandidatenprozess.
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Sicherheit im Recruiting: Validato optimiert die Bewerberüberprüfung durch teil-automatisierte, DSGVO-konforme Background Checks für Unternehmen
Besonders regulierte Branchen profitieren von der ISO-27001-Zertifizierung und der vollständigen DSGVO-Konformität. „Ein professioneller Background Check schafft eine objektive Vertrauensbasis und schützt das Unternehmen vor finanziellen und reputativen Schäden“, erklärt die Geschäftsführung von Validato. Dank des „Human-in-the-Loop“-Ansatzes kombiniert die Plattform automatisierte Geschwindigkeit mit menschlicher Präzision bei sensiblen Grenzfällen.
Validato ist ein führender Anbieter für zuverlässige Background Checks und Human Risk Management in Österreich. Die Plattform unterstützt Unternehmen dabei, Bewerberinnen sowie bestehende Mitarbeitende strukturiert und effizient auf Integrität, Interessenskonflikte und potenzielle Risiken zu prüfen – datenschutzkonform, modular und skalierbar.
Validato ist speziell auf die Anforderungen in Österreich ausgerichtet, verzichtet auf Set-up-Gebühren, Jahresgebühren oder Mindestanzahl an Screenings und lässt sich flexibel in bestehende HR- oder Recruiting-Prozesse integrieren.
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