Müssen Kunden das Software Lizenz Audit über sich ergehen lassen?

Die Beweggründe der Kunden, das Software Lizenzaudit zu verweigern, liegen auf der Hand. Ein Software Audit ist zeitaufwendig, nervig und teuer.

Zu groß ist im Markt immer noch die Furcht vor immensen Nachzahlungen wegen vermeintlicher Kleinigkeiten. Immer wieder kursieren Geschichten in der Software Asset Management Branche, dass selbst kleinere Mittelständler sich auf einmal mit Millionenforderungen konfrontiert sehen, weil man vielleicht Details der Lizenzierung bei der Server-Virtualisierung anders interpretiert hat als der Hersteller.

Bei der Frage nach der Rechtmäßigkeit wird es kompliziert. Mögliche rechtliche Ansprüche auf ein Software Audit sind wie folgt zu gliedern:

• Gesetzliche Ansprüche
• Allgemeine vertragliche Ansprüche (AGB bzw. die Lizenzklauseln)
• Individuelle vertragliche Ansprüche
  • Individuell verhandelte Software Lizenz Audit-Klauseln
  • Individuell verhandelte Rahmenverträge

Zunächst kann man festhalten, dass sich rein auf gesetzlicher Basis – sei es aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch oder auch dem Urheberrecht – der gesetzliche Anspruch des Herstellers auf ein Software Audit grundsätzlich nicht ableiten lässt. Es sind nur wenige Spezialfälle denkbar, die einen entsprechenden gesetzlichen Anspruch als gerechtfertigt erscheinen lassen. Es existieren jedoch unter Umständen vertragliche Ansprüche.

Wurden individuelle Verträge, Rahmenverträge oder einzelne Klauseln verhandelt, die ein Software Lizenz Audit akzeptieren, wird es in der Regel rechtmäßig sein. Dies hängt dann von der Formulierung im Einzelfall ab.

Anders sieht es bei den üblichen Lizenzklauseln aus, aus denen die Hersteller in der Praxis das Recht auf ein Software Lizenzaudit ableiteten. Sind diese Klauseln für eine Vielzahl an Verträgen formuliert, handelt es sich um AGB. Das bedeutet, dass die einzelnen Klauseln bestimmten Anforderungen genügen müssen. Diese dürfen beispielsweise nicht überraschend sein und eine Seite nicht unangemessen benachteiligen. Hier finden sich in der Praxis immer wieder Klauseln, die einer juristischer AGB-Prüfung nicht Stand halten und somit ungültig sind.

Es empfiehlt sich auf jeden Fall bei einem Software Lizenz Audit von einem fachkundigen Berater prüfen zu lassen, ob die Ansprüche, die der Hersteller anführt, überhaupt berechtigt sind.

Was können Sie tun, wenn ein Software Audit rechtmäßig ist?

Scheint das Software Lizenz Audit rechtmäßig zu sein, oder der Kunde entschließt sich aus anderen Gründen das Software Audit zu durchlaufen, steht immer noch die Frage im Raum, wie das Software Audit abläuft. Die Audit-Abteilungen der Software Hersteller sehen dafür in der Regel einen einseitig bestimmten Prozess vor, der nicht mit dem Kunden abgestimmt ist. Aus Kundensicht empfiehlt es sich, vor allem diese Bereiche durch individuelle Verträge zu regeln:

• Geheimhaltung (NDA)
• Datenschutz
• Ablauf des Software Audits

Jeder dieser Bereiche beinhaltet eine sehr detaillierte Regelung, die dem Grundsatz einer Selbstauditierung folgen sollte. Das bedeutet, dass der Kunde die Lizenzüberprüfung mit geeigneten Mitteln und geeigneten Prozessen selbst durchführt (eventuell unter Begleitung von Fachberatern oder Rechtsanwälten), und im Anschluss das Ergebnis mit dem Hersteller bespricht.

Wer hilft unabhängig bei einem Software Audit ohne Verbindung zum Hersteller?

Christian Grave, Geschäftsführer der ProLicense GmbH und Spezialist für die unabhängige Software Audit Beratung dazu: „Wir unterstützen unsere Mandanten dabei, einen auf sie zugeschnittenen Auditprozess zu verhandeln, der eine Diskussion auf Augenhöhe ermöglicht und den Kunden nicht wie oft bei Software Audits, als Sündenbock an die Wand stellt.“ Besonders die Verhandlung individueller Regelungen fällt Kunden oft schwer. „Auf der einen Seite wissen Kunden nicht, was überhaupt verhandelbar ist, und auf der anderen sehen wir immer wieder Regelungen, in denen viele wichtige Aspekte, wie beispielsweise die Datenlöschung nach dem Software Audit, gar nicht beachtet wurden“, so Rechtsanwalt Sören Reimers, Experte für die Verhandlung von Software Lizenz Audits und ebenfalls Geschäftsführer der ProLicense GmbH.

ProLicense bietet seinen Mandanten zunächst die Möglichkeit sich in einem unverbindlichen Gespräch über die Arbeitsweise der unabhängigen Berater zu informieren. „ Wir verkaufen keine Software und sind nur unseren Mandanten verpflichtet“, so Grave dazu.

„Vor allem raten wir einfach zu mehr Mut im Software Audit. Es lässt sich viel mehr verhandeln, als sich Mandanten vorstellen können. Irgendwann vergeht auch dem Auditor die Lust“, so Grave mit einem Augenzwinkern. Über die Website von ProLicense (https://www.prolicense.com/de/prolicense-legal/software-audit/) können betroffene Kunden direkten Kontakt zu den unabhängigen Spezialisten aufbauen und das Software Audit vielleicht einmal ganz anders als bisher angehen – mit einer entschlossenen Software Audit Strategie.

Software Audit – Lessons learnt:

Es existieren viele rechtliche Aspekte, warum die Verweigerung eines Software Audits angebracht erscheint. Nicht zuletzt, weil die gesetzliche Grundlage fehlt. Ist ein Software Audit rechtmäßig oder entschließt sich der Kunde freiwillig dazu, gilt es für den Kunden zunächst alle Energie auf die Verhandlung geeigneter Regelungen zu setzen. Die unabhängigen Experten von ProLicense entwickeln und verhandeln für ihre Mandanten individuelle Software Audit-Verträge, die perfekt auf die jeweilige Position des Kunden zugeschnitten sind. Dies wird am Ende viel Zeit, Geld und Nerven sparen.

Video-Tipp: Die 4 besten Tipps für Ihr nächstes Software Audit (Software Lizenzaudit)

Youtube-Playlist: Software Audit – Software Lizenzaudits – Sicherung Ihrer Rechte!