Autor: Firma ProLicense

Oracle Lizenzmanagement – Die Top3-Herausforderungen für 2020

Oracle Lizenzmanagement – Die Top3-Herausforderungen für 2020

Das Jahr neigt sich dem Ende und viele blicken bereits erwartungsvoll Richtung 2020. Besonders nach den letzten turbulenten Jahren fragen sich Software Asset Manager, was wohl im nächsten Jahr in Sachen Oracle Lizenzmanagement auf sie zukommt. „Im Kern kann man die Herausforderungen in 2020 auf drei Themenbereiche reduzieren“, so Oracle Lizenzspezialist Christian Grave, Geschäftsführer bei ProLicense und Experte für die JAVA-Lizenzierung.

Oracle Lizenzaudit, Policies und JAVA…

„Natürlich sehen wir auch andere spannende Themen – wie zum Beispiel relevante Kosteneinsparungen bei Oracle Spatial-Kunden, aber es sind die anderen Themen, die den Software Lizenzmanagern die Sorgenfalten auf die Stirn treiben wird“, meint Grave. Die Spezialisten für Oracle Lizenzberatung von ProLicense haben die drei Themen unter die Lupe genommen.

Oracle Lizenzaudits

Oracle Lizenzaudit (auch Oracle License Reviews oder schlicht Oracle Audits genannt) sind nicht wirklich etwas Neues. Oracle ist dafür im Markt bekannt – und teilweise gefürchtet. Manche Marktteilnehmer vermuteten, dass durch immer mehr Cloudnutzung in Zukunft die Zahl der Software Audits abnehmen werden. Dies ist jedoch noch nicht zu beobachten. „Gerade die Cloud ist einer der Haupttreiber für Oracle Lizenzaudits. Allgemein versuchen Hersteller durch Audits den Kunden in Ihre Cloud zu treiben, wenn er den Schritt nicht freiwillig gehen will“, erklärt Rechtsanwalt Sören Reimers, Experte für Oracle Audits. „Oder der Kunde hat aus Sicht eines Herstellers die falsche Cloud – also die des Konkurrenten – gekauft“, ergänzt Markus Oberg, Chairman der ITAM Rockstars (www.itam-rockstars.com) und der Lighthouse Alliance (www.lighthouse-alliance.com). Der Auditdruck auf die Unternehmen ist bis dato schon hoch, könnte aber in 2020 noch zunehmen. „Der Kosteneinspardruck auf die Unternehmen ist angesichts der erwarteten schlechteren wirtschaftlichen Lage hoch. Viele bauen Stellen ab, müssen den Gürtel enger schnallen und senken die Budgets“, erläutert Oberg. Wenn Kunden weniger Software einkaufen, können die Vertriebsmitarbeiter ihre Ziele nicht erreichen. Dies war schon in den  vergangenen Jahren einer der Hauptauslöser für Software Audits.

Policies und Richtlinien

Oracle konfrontiert seine Kunden mit einer ganzen Reihe an Dokumenten außerhalb des Vertrages zu bestimmten Themen der Oracle Lizenzierung. Oracle Kunden kennen diese „Policies“ aus den vergangenen Jahren vor allem im Hinblick auf das Thema Virtualisierung bzw. Partitionierung (https://www.oracle.com/assets/partitioning-070609.pdf). Doch in 2020 könnte ein ganz anderes Dokument in den Mittelpunkt rücken – es geht um die Lizenzierung von Oracle in der Cloud. Das Dokument „Licensing Oracle Software in the Cloud Computing Environment“ (https://www.oracle.com/assets/cloud-licensing-070579.pdf) wird Software Asset Managern das Leben in Zukunft schwer machen. „Wir sehen, dass Kunden immer mehr Richtung Cloud wandern und Oracle Umgebungen in Microsoft Azure ober bei AMAZON AWS betreiben“, berichtet Christian Grave. Die Herausforderung im Hinblick auf den Oracle Lizenzbestand ist vor allem, dass die allseits bekannte Oracle Core-Faktor-Tabelle (http://www.oracle.com/us/corporate/contracts/processor-core-factor-table-070634.pdf) nicht mehr gelten soll. „Dies bedeutet für Kunden, dass es in der Cloud doppelt so teuer wird, wenn sie Oracle Lizenzen beistellen“, so Oberg. „Der Wechsel zu Microsoft Azure oder AWS wird damit oft unattraktiv und Kunden bleiben bei der herkömmlichen Lizenzierung, wenn sie nicht in die Oracle Cloud wollen“, meint Grave weiter. Es ist jedoch äußerst fraglich, ob die Dokumente, also die von Oracle verbreiteten Richtlinien, wirksam in die Verträge eingebunden wurden. Kunden versuchen sich oft damit zu retten, dass sie die Dokumente ja nicht unterschrieben haben, jedoch ist die Realität komplexer. Oracle’s Haltung dazu ist recht klar. In dem Oracle Master Agreement, also den Oracle AGB (https://www.oracle.com/a/ocom/docs/lic-online-toma-de-deu-v040119.pdf), heisst es:

„…Sie sind damit einverstanden, dass der Rahmenvertrag und die durch schriftliche Inbezugnahme eingeschlossenen Angaben bzw. Informationen zum Rahmenvertrag (darunter auch Hinweise auf Angaben, die einer URL oder einschlägigen Oracle Richtlinien und Policies zu entnehmen sind) zusammen mit dem dazugehörigen Auftrag den gesamten Vertrag …darstellen…“

Die referenzierten Policies gehören also zum Vertrag und sind aus Sicht des Herstellers zu beachten. „Hier sind jedoch erhebliche Zweifel angebracht, ob diese Dokumente tatsächlich wirksam eingebracht wurden“, so Rechtsanwalt Reimers. Am Ende kommt es auf die Vertragshistorie und den jeweiligen Einzelfall an, ob Richtlinien gelten oder nicht. „Es ist zu erwarten, dass wir in 2020 hier einigen Wirbel um die Cloud-Policy erleben werden. Viele Kunden verpassen aber auch die Chance hier massiv zu sparen“, so Oracle-Experte Grave.

JAVA-Lizenzierung

Die JAVA-Lizenzierung war der große Paukenschlag in 2019. Auf einmal sahen sich die Unternehmen einem neuen Kostenblock gegenüber, da Oracle sich dazu entschieden hatte Updates und Patches zu monetarisieren und nicht mehr kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Nahezu alle Kunden haben eine JAVA Subscription für ein bestimmtes Maß an Lizenzen unterzeichnet. Manche Großkunden ein sogenanntes UASA (Unlimited Annual Subscription Agreement), also eine Flatrate. „Man hat sich zunächst einmal freigekauft. Aber nun stehen die Unternehmen vor der Aufgabe, einmal genau zu überprüfen, wofür eigentlich eine Subscription abzuschließen ist“, erklärt Grave, Spezialist für die JAVA-Lizenzierung. Die Gefahr hier unnötig viel zu zahlen, ist für die Unternehmen sehr groß. „Die Frage ist zudem, wann wir die ersten JAVA Lizenzaudits sehen“, meint Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kunden-Allianz gegen Software Audits. „Oracle hat bisher immer angefangen die Software von Unternehmenszukäufen früher oder später zum Audit-Thema zu machen. Dies war auch bei Siebel oder Hyperion zu beobachten. Vielleicht ist das bei JAVA im nächsten Jahr der Fall. Wir gehen davon aus und richten uns darauf ein unseren Mandanten auch hier helfen zu können “, sagt Rechtsanwalt Sören Reimers.

Zusammenfassend kann man festhalten, dass 2020 für Oracle Kunden ein durchaus anspruchsvolles Jahr werden könnte, da die Aufgaben recht komplex sind und der steigende Kostendruck auch in den IT-Abteilungen ankommt, die teilweise in der Vergangenheit recht üppige Budgets gewohnt waren. Interessierte Kunden, können über die Website von ProLicense Kontakt zu den Oracle Lizenzspezialisten aufnehmen:

www.prolicense.com

 

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Oracle Lizenzberatung – Top 5-Punkte, die ein SAM-Tool nicht kann

Oracle Lizenzberatung – Top 5-Punkte, die ein SAM-Tool nicht kann

Nahezu jedes Unternehmen, das über signifikante Mengen an Softwareverträgen verfügt, hat in den letzten Jahren ein Software Asset Management Tool (SAM-Tool) eingeführt, um die Verträge zu managen. Mit Blick auf den Hersteller Oracle ist das Ergebnis immer noch ernüchternd, und Kunden sind oft von den Ergebnissen enttäuscht. Zudem erleben viele Kunden vor allem im Oracle Audit (auch Oracle Lizenzaudit oder Oracle License Review genannt) deutliche Überraschungen. Der Oracle Audit-Abschlussbericht weicht oft signifikant von der Lizenzbilanz des eigenen SAM-Tools ab. Die Folge sind dann oft hohe Nachzahlungen im Oracle Audit.

Viele Kunden vertrauen in Sachen Oracle Lizenzberatung auch den durch Oracle verifizierten Tools. Hier hat es aufgrund von Übernahmen einige Veränderungen gegeben, wie zum Beispiel Nova Ratio, welches von Brainware übernommen worden war, die aber ihrerseits mittlerweile zu Flexera gehört. Easyteam aus Frankreich ging an Aspera und Teile von Hewlett Packard an Micro Focus. Die derzeit verifizierten Tools in Sachen Oracle Lizenzberatung sind Aspera, iQuate, Lime, Micro Focus und Flexera.

Trotz Tool Oracle Lizenzberatung unersetzlich

Mit Blick auf die Website von Oracle LMS (https://www.oracle.com/corporate/license-management-services/tooling.html) erkennen Kunden – aufmerksames Zwischendenzeilenlesen angewandt- schnell, warum der Auditbericht oft abweicht. Die zuvor genannten Tools sind lediglich für die Datensammlung verifiziert und das auch nur für bestimmte Produkte. Dies sind Oracle Datenbankprodukte und die zugehörigen Optionen, jedoch keine anderen Oracle Produkte. Vor allem die Analyse der gewonnen Daten bleibt Hoheitsgebiet von Oracle LMS. An dieser Stelle wird bereits klar, dass eine unabhängige Oracle Lizenzberatung unverzichtbar ist.

Die unabhängigen Experten von ProLicense begleiten ihre Mandanten bei der Erstellung der richtigen Lizenzbilanz und liefern im Rahmen der Oracle Lizenzberatung auditsichere Ergebnisse. In der langjährigen Beratungspraxis sind vor allem fünf Fakten aufgefallen, die ein SAM Tool bei der Oracle Lizenzberatung nicht kann.

Top5-Punkte, die ein SAM-Tool nicht kann

Die Punkte sind im Einzelnen:

  1. Oracle Audit verhindern oder verschieben
  2. Kundendefinition optimieren
  3. Individuelle Klauseln abbilden
  4. Unabhängige Vertragsanalyse
  5. Optimale Vertragsverhandlung

Weder ein verifiziertes SAM-Tool, noch andere Tools, sind in der Lage Oracle Audits zu verhindern oder zu verschieben. Wieder hilft ein Blick auf die Website von Oracle LMS. Hier wird noch einmal deutlich gemacht, dass der Einsatz solcher Tools kein Oracle Audit ersetzt. Die Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass Software Audits oft mit den richtigen Mitteln der Verhandlung verhindert, verschoben oder mindestens abgemildert werden können.

Ein häufiger Knackpunkt in Oracle Audits ist die Kundendefinition. Gerade in dynamischen Unternehmen mit M&A-Aktivitäten ist dies sehr wichtig. Im Laufe der Jahre verändern sich Unternehmen und oft sind übernommene Unternehmen oder Neugründungen nicht von der Kundendefinition erfasst. Hier muss dann im Rahmen einer Oracle Lizenzberatung mit dem Hersteller nachverhandelt werden. Aber auch bei Vertragsabschluss ist es sehr wichtig hier gleich die richtigen Klauseln zu verhandeln.

Gerade in größeren Unternehmen finden sich oft individuelle Klauseln in den Lizenzverträgen, wie zum Beispiel abgeänderte Metriken. Tools sind jedoch lediglich in der Lage, Standardverträge abzubilden.

 Ebenso verhält es sich mit der eigentlichen Vertragsanalyse. Viele Fragen müssen geklärt werden: z.B. Für welche Standorte sind die Lizenzen nutzbar? Oder: Sind Vertragsinhalte bei mehreren Verträgen aus verschiedenen Jahren identisch oder nicht? Viele Fragen verändern sich auch im Laufe der Jahre oder oft sind Lizenzen nur unter SAP nutzbar (restricted use). Dies wird gelegentlich vergessen und das Tool bildet dies auch nicht ab. Kunden verschieben dann intern Lizenzen, die so aber nicht nutzbar sind. Zudem Muss eine unabhängige Oracle Lizenzberatung klären, welche Vertragsdokumente überhaupt für den Kunden gelten. Ein SAM Tool kann nicht klären, welche Policies und Richtlinien von Oracle rechtswirksam in die Verträge einbezogen wurden. Die Gefahr besteht, dass der Kunde mit dem Tool einen Lizenzbedarf errechnet, der gar nicht nötig ist. Sog. „False Positives“ sind keine Seltenheit beim Oracle Lizenzmanagement. Unternehmen kaufen dann also Lizenzen, die sie gar nicht benötigen, weil sie dem eingesetzten Tool vertrauen.

Letztendlich hilft ein SAM-Tool nicht dabei, den besten Preis für die Oracle Lizenzen zu finden. „Bei unserer unabhängigen Oracle Lizenzberatung helfen wir unseren Mandanten das Optimum herauszuholen“, so Christian Grave, Geschäftsführer von ProLicense und Spezialist für das Oracle Lizenzmanagement. „Wir agieren absolut unabhängig und arbeiten erfolgsbasiert. So sitzen wir mit unseren Mandanten in einem Boot und geben alles, um den Preis so weit es geht zu drücken“, erklärt Rechtsanwalt Sören Reimers, ebenfalls Geschäftsführer bei ProLicense und Spezialist für Oracle Audits. Ein automatisiertes Tool liefert Anhaltspunkte für den Bedarf eines Kunden, kann aber insgesamt eine unabhängige Oracle Lizenzberatung nur ergänzen. Gerade für eine erfolgreiche Verhandlung benötigt man sehr viele Argumente und sehr viel Erfahrung. Kein Tool liefert Informationen darüber, ob ein gewährter Discount überhaupt marktgerecht ist. Auf der Website von ProLicense können Kunden mehr über eine unabhängige Oracle Lizenzberatung erfahren:

https://www.prolicense.com/de/ueber-uns/

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Autodesk Audit, VMware Audit und andere Herausforderungen

Autodesk Audit, VMware Audit und andere Herausforderungen

Die Experten für Software Audits und Cloud Management der Lighthouse Alliance, der Kundenallianz gegen Software Audits kommen zu ihrem 6. Mitgliedertreffen vom 13.-14. November 2019 in Frankfurt zusammen. Vor drei Jahren gründeten die Software Audit Experten von ProLicense die Lighthouse Alliance mit nur einer Handvoll Mitgliedern. Seitdem ist die Gemeinschaft stark gewachsen und hat sich weiterentwickelt.

Zusammen gegen vertriebsorientierte Software Audits

Mittlerweise sind 34 Unternehmen der Gemeinschaft beigetreten – darunter viele DAX/MDAX-Konzerne – und tauschen sich auf ihren Treffen herstellerübergreifend über Strategien zur Abwehr von Software Audits und dem effektivem Cloud Management aus. „Es sind sämtliche Branchen bei uns vertreten. Die Unternehmen erzielen zusammen einen Jahresumsatz von mehr als 750 Milliarden Euro und haben unzählige Software Audits durchlebt“, erklärt Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, sowie Partner und Business Development Manager bei ProLicense. „Den teilnehmenden Unternehmen geht es nicht in erster Linie um berechtigte Audits, sondern um die rein umsatzgetriebenen Lizenzüberprüfungen“, meint Christian Grave, Geschäftsführer bei ProLicense Spezialist für Oracle Lizenzaudit und Autodesk Audits. „Es ist eine regelrechte Plage geworden, seit die Software-Hersteller Audits als Modell entdeckt haben bei ihren Kunden Upselling zu betreiben.“

Autodesk Audit, VMware Audit und andere Herausforderungen

„Auf unserem nächsten Treffen werden wieder spannende Themen diskutiert. Dieses Mal geht es um Autodesk Lizenzaudits und VMware Audits“, so Rechtsanwalt Sören Reimers, ebenfalls Geschäftsführer bei ProLicense und unter anderem Experte für den Handel mit gebrauchter Software. An einer Case Study wird der exemplarische Ablauf eines Autodesk Audits nachvollzogen und mit den Mitgliedern intensiv über die einzelnen Schritte und geeignete Gegenmaßnahmen diskutiert – ebenso bei einem beispielhaften VMware Audit.

Neue Oracle Audit Klausel und JAVA Lizenzvermessung

Wieder auf der Tagesordnung steht zudem Hersteller Oracle. In diesem Jahr wurde die Oracle Audit Klausel in den allgemeinen Vertragsbedingungen (OMA = Oracle Master Agreement) geändert – in allen drei deutschsprachigen Ländern Deutschland, Österreich und der Schweiz jedoch unterschiedlich. Für international agierende Unternehmen, die in den Ländern dezentral einkaufen, entstehen ungeahnte neue Herausforderungen. Die Software Audit – Experten von ProLicense haben die Vertragsänderungen genau unter die Lupe genommen und informieren darüber auf dem Mitgliedertreffen der Lighthouse Alliance.

Darüber hinaus sind noch weitere Diskussionsrunden und Impulsvorträge über Cloud Management, die intransparenten Abrechnungen von Cloud-Anbietern und andere Themen geplant.

Unternehmen, die ebenfalls einmal an einem Treffen der Lighthouse Alliance teilnehmen möchten, können über die Website Kontakt zu Chairman Markus Oberg aufnehmen und sich unverbindlich informieren:
www.lighthouse-alliance.com

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ITAM Rockstars – Wissen ist Macht!

ITAM Rockstars – Wissen ist Macht!

„Schneller Austausch in Echtzeit und gelebte Schwarmintelligenz in der digitalen Welt“, das wünschen sich Experten, die sich mit IT Asset Management in den Unternehmen beschäftigen. Zwar gibt es schon genug soziale Medien – auch im Business-Umfeld. Diese sind aber meist nicht mehr  als ein Adressbuch. Aus diesem Grund haben Christian Grave, Sören Reimers und Markus Oberg, die ITAM Rockstars gegründet. Dahinter verbirgt sich eine Plattform, auf der man sich zum einen mit anderen Experten austauschen kann und zum anderen wird eine Wissensdatenbank aufbaut, auf die jedes Mitglied Zugriff hat. Die ITAM Rockstars bestehen aus Software Asset Manager, Software Einkäufer, Vendor Manager, Rechtsexperten der Unternehmen, Datenschutzbeauftragten und vielen anderen Jobrollen, die sich mit dem Thema IT Asset Management im weiteren Sinne beschäftigen.

„Software Audits, Gebraucht-Software, Software Einkauf, IT Security, Datenschutz, SAM Tools und Software Asset Management im Allgemeinen – die Anforderungen im übergeordneten IT Asset Management sind komplex und werden in Zukunft noch mehr zunehmen“, so Markus Oberg, Chairman der neu gegründeten ITAM Rockstars. Zudem kommen mit Themen wie KI oder der Blockchain-Technologie immer neue Bereiche hinzu und gleichzeitig steigt die Vernetzung der einzelnen Themenfelder. „Wer zum Beispiel erfolgreich ein Software Audit abwehren möchte, müsste heutzutage am besten alles gleichzeitig sein – Datenschutzexperte, Lizenzprofi, Anwalt und sollte darüber hinaus noch Einiges an technischem Knowhow mitbringen“, so Rechtsanwalt Sören Reimers weiter, Geschäftsführer der ProLicense GmbH.

Warum versagen bestehende soziale Business-Netzwerke?

„In erster Linie, weil man nicht unter sich ist“, meint Christian Grave, ebenfalls Geschäftsführer bei ProLicense und Spezialist für Software Audits. Wenn beispielsweise ein Software Asset Manager Fragen bei einem drohenden Oracle Lizenzaudit hat, ist es schwierig, seine Fragen zum Beispiel bei LinkedIn zu posten. Unzählige Berateranrufe wären die Folge und obendrein lesen die Auditoren und der Hersteller ebenfalls mit. Vielleicht eine Situation, die dem betreffenden Software Asset Manager nicht unbedingt recht ist.

Closed Club für ITAM Experten

Bei den ITAM Rockstars können nur Vertreter von Endkunden-Unternehmen Mitglied werden. Auditoren, Vertriebsmitarbeiter, Headhunter, Berater und andere haben also keinen Zutritt. Hier können IT-Manager effektiv zusammenarbeiten und Erfahrungen austauschen. Natürlich steht die Plattform auch über eine App zur Verfügung. Jedes Mitglied kann von überall auf die entstehende Wissensdatenbank zugreifen und an Chatgruppen teilnehmen oder mit einzelnen Mitgliedern in Echtzeit kommunizieren. Chatgruppen werden für verschiedene Themen, wie zum Beispiel Software Audits oder SAM Tools, aber auch für einzelne Berufsgruppen oder Branchen, wie beispielsweise öffentlichen Rechenzentren, erstellt. Die langjährige Arbeit in der Branche hat gezeigt, dass im Hinblick auf Softwarelizenzierung die Fragestellungen zwar branchenübergreifend einheitlich sind. Aber das Software Asset Management und die damit einhergehenden Herausforderungen für die einzelnen Köpfe unterscheiden sich doch zum Teil erheblich, ob man bei einem Landesrechenzentrum den IT-Betrieb für 150.000 Landesbeschäftigte organisiert oder aber in einem international aufgestellten Automobilzulieferbetrieb mit 40.000 Beschäftigten und drei Rechenzentren auf drei Kontinenten Compliance sichern soll.

Start der Beta-Phase erfolgt

„Der Start ist erfolgt und wir testen gerade noch einmal alle Funktionen. Eine Gruppe von Software Lizenzmanagern unterstützt uns dabei, um die Plattform an die Bedürfnisse der Teilnehmer bestmöglich anzupassen“, berichtet Chairman Oberg. „In der nächsten Phase öffnen wir dann die Community und jeder kann eine Mitgliedschaft beantragen“, ergänzt Grave. Eine Mitgliedschaft kann zum einen für Unternehmen beantragt werden, aber auch individuell von jedem einzelnen erfolgen. Mit einem Einführungspreis von gerade einmal 9,99€ inkl. USt. ist die Teilnahme denkbar günstig. Die Beantragung einer Mitgliedschaft erfolgt über die Homepage der ITAM Rockstars. Nach Prüfung des Antrages erfolgt die Freischaltung.

Was kommt danach?

„Wir werden neben der Online-Community auch reale Treffen unserer Rockstars organisieren, damit der Austausch nicht rein virtuell erfolgt. Dazu werden wir dann noch verschiedene Gastredner einladen“, erklärt Markus Oberg. „Schon Im Dezember wird bereits das erste Webinar mit einem Gastredner zum Thema JAVA-Lizenzierung und –Vermessung erfolgen“, ergänzt Reimers. In regelmäßigen Abständen werden über das Jahr verteilt Webinare, Life-Treffen und Schulungen für die Rockstars organisiert. Mehr erfahren Interessierte unter

https://itam-rockstars.com/

#itam; #itam_rockstars

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Oracle Lizenzaudit – Chaos bei der Oracle Audit Klausel

Oracle Lizenzaudit – Chaos bei der Oracle Audit Klausel

Mit großem Aufsehen hat Softwaregigant Oracle die Vertragsklausel in den Allgemeinen Bedingungen OMA (Oracle Master Agreement) für das Oracle Audit (auch Oracle Lizenzaudit oder Oracle License Review) geändert. Die entsprechende Vertragspassage hat sich deutlich verlängert und enthält einige brisante Neuerungen.

Auf den ersten Blick fällt auf, dass der Hersteller in der Oracle Audit Klausel auf einmal bei einer Lizenzüberprüfung das „Ablaufenlassen“ entsprechender Tools und Skripte zur Pflicht machen möchte. Genau dies haben Unternehmen in der Vergangenheit stets versucht zu verhindern. Entsprechend groß fiel die Panikreaktion des Marktes auf Oracles Vertragsveränderung aus. Doch es empfiehlt sich, die neue Oracle Audit Klausel einmal genauer unter die Lupe zu nehmen und zudem auch einen internationalen Vergleich (hier USA, Deutschland, Österreich, Schweiz) anzustellen.

Es finden sich eine Reihe an Ungereimtheiten und Möglichkeiten zu Abwehr der Oracle Audit Klausel – vielleicht sogar mehr als früher – doch soll der Fokus hier auf der geforderten technischen Vermessung liegen. Dies ist in den einzelnen Ländern wie folgt formuliert:

Deutschland:

…Sie verpflichten sich, bei einer solchen Prüfung durch Oracle  zu kooperieren sowie, soweit von Oracle in zumutbarem Umfang angefordert, angemessene Unterstützung und Zugriff auf Informationen zu gewähren. Eine solche Unterstützung umfasst unter anderem das Ablaufenlassen von Oracle-Datenmesswerkzeugen auf Ihren Servern und die Bereitstellung der resultierenden Daten an Oracle…

Österreich:

…Sie verpflichten sich, bei derartigen Audits mit Oracle zu kooperieren, angemessene Unterstützung zu leisten und Zugriff auf Informationen zu gewähren, die Oracle in angemessenem Umfang verlangt. Diese Unterstützung umfasst unter anderem das Ausführen von Oracle Vermessungswerkzeugen (data measurement tools) auf Ihren Servern und die Bereitstellung der daraus resultierenden Daten an Oracle…

Schweiz:

…Sie verpflichten sich, bei Oracles Audit zu kooperieren, Oracle in vernünftigem Umfang zu unterstützen und Zugang zu Informationen zu gewähren. Diese Unterstützung beinhaltet, ohne sich darauf zu begrenzen, den Betrieb der Oracle Datenmessung-Tools auf Ihren Servern und die Bereitstellung der Ergebnisdaten an Oracle…

Allein die deutsche Variante ist schon brisant genug, aber der Vergleich allein im deutschsprachigen Raum dürfte einen international aufgestellten Oracle Kunden, der in den einzelnen Ländern Oracle Software einkauft, nun völlig verwirren.

Wie läuft es ab, wenn ein solcher Kunde von Oracle auditiert werden soll?

Werden dann drei Audits zu unterschiedlichen Bedingungen in den einzelnen Ländern durchgeführt?

In Deutschland verlangt Oracle bei Prüfungen durch Oracle zu kooperieren. Das bedeutet also, dass bei Prüfungen durch Dritte Auditoren – eine bei Oracle beliebte Vorgehensweise – nicht kooperiert werden muss? In Österreich wird die Unterstützung bei Audits mit Oracle verlangt, also wenn Oracle beim Audit dabei ist.

Aber wer ist denn dann der Auditor?

Der Kunde selbst?

In der Schweiz scheint es etwas klarer zu sein; der Hersteller verlangt Unterstützung bei Oracles Audit – obwohl der spitzfindige Kunde mit einem Augenzwinkern auch daraus interpretieren könnte, dass seine Unterstützung verlangt wird, wenn Oracle selbst auditiert wird.

Es handelst sich schließlich um Oracles Audits und nicht das Kunden-Audit, oder nicht?

Allein in diesen Sätzen finden sich noch eine Reihe mehr Ungereimtheiten, doch sei an dieser Stelle lediglich noch auf den Umstand hingewiesen, dass auch in den einzelnen Ländern unterschiedliche Unterstützung angefordert wird. In Deutschland soll sie angemessen sein, wenn sie in zumutbarem Umfang angefordert wird. In Österreich wird der Kunde um angemessene Unterstützung gebeten, die angemessen angefordert wird und in der Schweiz soll es schlichtweg vernünftig sein. Dem geneigten Leser erscheint es wie eine Bandbreite mit „zumutbar“ am oberen Ende (D) und „angemessen“ am unteren Ende (AU). Die „vernünftige“ Unterstützung (CH), scheint wohl irgendwo dazwischen zu liegen.

Mit Blick auf die angesprochenen Oracle Audit-Tools wird das Chaos komplett!

Je nach Land werden unterschiedliche Bedingungen an die vom Hersteller angeforderten Tools im Oracle Audit gestellt. Was der Unterschied zwischen „Oracle-Datenmesswerkzeugen“ (D), „Oracle Vermessungswerkzeugen (data measurement tools)“ (AU) und „Oracle Datenmessung-Tools“ (CH) sein soll, darüber kann der Kunde nur Vermutungen anstellen. Wichtig ist, dass in Deutschland und Österreich wohl reine Tools zu Vermessung von Oracle ausreichen. Dies können demnach auch Tools von Drittanbietern sein. In der Schweiz ist es härter geregelt, dort wird konkret der Betrieb der Oracle Tools angeordnet.

Vielleicht hilft dem verwirrten Kunden ein Blick auf die „Original-Klausel“. Dort heisst es:

USA:

…You agree to cooperate with Oracle’s Audit and provide reasonable assistance and access to information reasonably requested by Oracle. Such assistance shall include, but shall not be limited to, the running of Oracle data measurement tools on Your servers and providing the resulting data to Oracle.

Hier wird im Grunde klar, dass der Hersteller lediglich den Einsatz irgendwelcher Tools verlangt, die zur Vermessung der Oracle Software geeignet sind. Ansonsten wäre an diese Stelle „the running of Oracle’s data measurement tools“ verlangt worden, doch das wollte man offenbar nicht. Das dem Verfasser der Klausel der Unterschied zwischen „Oracle data measurement tools“ und „Oracle’s data measurement tools“ durchaus klar ist, wird am ersten Satz dieser Klauselpassage deutlich.

Aber warum sollte sich ein Kunde in der Schweiz daran halten, die hauseigenen Tools von Oracle zu verwenden, wenn es in allen anderen Ländern nicht verlangt wird?

Zum Abschluss könnte man vielleicht eine Rangliste des Härtegrades der deutschsprachigen Klauseln aufstellen. Diese würde dann wie folgt aussehen:

  1. Schweiz
  2. Österreich
  3. Deutschland

Die Schweizer Klausel ist am klarsten und härtesten formuliert, obwohl es genug Angriffspunkte gegen diese Klausel gibt. Am weichsten, mit vielen Schlupflöchern, steht die Deutsche Oracle Audit Klausel dar. Dies mag daran liegen, dass der Verfasser versucht hat, der komplizierten deutschen AGB-Prüfung  Rechnung zu tragen. Zudem spricht man in Deutschland nicht von einem Audit, sondern nur von einer Prüfung. Die Österreichische Klausel liegt, inklusive einiger Rechtschreibfehler, dazwischen.

Die Oracle Audit Spezialisten von ProLicense haben einen detaillierten Vergleich der einzelnen Oracle Audit Klauseln erstellt. „Wir können unseren Mandanten mit gewichtigen Gegenargumenten durch das Audit helfen“, so Christian Grave, Geschäftsführer bei ProLicense und Experte für die unabhängige Oracle Lizenzberatung. „Für international aufgestellte Kunden wird es in Zukunft schwieriger, da unterschiedliche Strategien in unterschiedlichen Ländern erfolgsversprechender sind. Auch die Verhandlung des Oracle Audits wird deutlich komplexer, obwohl Teile der Klauseln für den Kunden einfacher geworden sind“, ergänzt Rechtsanwalt Sören Reimers, ebenfalls Geschäftsführer bei ProLicense und Experte für Oracle Lizenzaudits.

Anbieter von Software Asset Management Tools sehen in den neuen Oracle Audit Klauseln quasi eine Bestätigung für Ihre Produkte, doch dadurch läuft der Kunde Gefahr, zu viele Daten zu liefern. „Das neue Oracle Master Agreement (OMA) enthält in allen drei deutschsprachigen Ländern jeweils zwei Öffnungsklauseln in Bezug auf die geforderten Daten. Der Kunde liefert leicht zu viel und vielleicht ist der Tool-Einsatz gar nicht nötig“, verdeutlicht Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kunden-Allianz gegen rein vertriebsorientierte Software Audits. „Technische Instrumente liefern nun einmal keine rechtliche Vertragsanalyse und verhandeln keine Klausel-Auslegungen. Es scheint den Kunden oft ein einfacher Weg zu sein, die Lizenzbilanz des eigenen Tools zu senden, doch oft sieht man dann Wald vor lauter Bäumen nicht und verpasst die einfachste Lösung des Problems“, so Grave abschließend.

Interessierte und verwirrte Oracle-Kunden können über die Website von ProLicense Kontakt zu den Oracle Experten aufnehmen, um beim Audit auf transparenter Basis handeln zu können. „Wir haben immer Schlupflöcher für unsere Mandanten gefunden und ihnen in jedem Mandat viel Geld gespart.“, so Christian Grave.

Zur Website von ProLicense:

www.prolicense.com

 

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BREXIT – Das neue Oracle Audit Risiko?

BREXIT – Das neue Oracle Audit Risiko?

Das Vereinigte Königreich verlässt die Europäische Union – Bürger wie Unternehmen müssen sich auf die neue Realität einstellen. In Controllingabteilungen wird daran bereits seit Jahren gearbeitet und entsprechende Maßnahmen werden getroffen. Im Software Asset Management ist das nicht immer der Fall. Vielfach werden die aus dem Brexit entstehenden Risiken für die Oracle Lizenzierung nicht wahrgenommen oder nicht mit der nötigen Aufmerksamkeit verfolgt.

Wo entstehen Risiken?

International aufgestellte Kunden haben in der Regel Oracle-Verträge abgeschlossen, die es ihnen ermöglichen, die Lizenzen auch außerhalb des Hauptsitzes, zum Beispiel Deutschland, einzusetzen. Die Erfahrung zeigt, dass sich in den einzelnen Verträgen Formulierungen finden lassen, die eine solche Nutzung zulassen. Gerade wenn über Jahre hinweg zu unterschiedlichen Zeitpunkten eingekauft wurde, sind diese Formulierungen in einem Unternehmen je Vertrag anders geregelt. Software Lizenzmanager werden grundsätzlich nun mit zwei Szenarien konfrontiert:

  1. Die Nutzung in UK ist auch nach dem Brexit gegeben.
  2. Das Vereinigte Königreich ist zukünftig nicht mehr abgedeckt.

Der Schlüssel zur Beantwortung dieser Frage findet sich in der Kundendefiniton. „Entweder handelt es sich um Lizenzen mit weltweiter Nutzung oder oft sind auch alle einzelnen Länder aufgeführt, in denen die Oracle Lizenzen eingesetzt werden können“, berichtet Christian Grave, Geschäftsführer der ProLicense GmbH und Spezialist für die Oracle Lizenzierung. Ist das Vereinigte Königreich mit aufgeführt, entsteht kein Handlungsbedarf auf Seiten des Kunden. „Dies muss aber nicht so sein und schnell schleichen sich über die Jahre verschiedene Kundendefinitionen in die Verträge ein, die dem Lizenzmanagement nicht bewusst sind“, führt Rechtsanwalt Sören Reimers, Experte für Oracle Audits (auch Oracle License Review oder Oracle Lizenzaudit genannt) fort.

Beispielsweise hat ein Kunde vor Jahren eine signifikante Anzahl an Datenbank Lizenzen eingekauft und dabei aufmerksam die entsprechende Kundendefinition bedacht und mit dem Hersteller ausgehandelt. Drei Jahre später werden Optionen wie Tuning/Diagnostic über den Oracle Online-Store oder über Reseller mit der Standard-Definition nachgekauft, die vielleicht zu diesem Zeitpunkt völlig unproblematisch war. „Kunden haben dann nur den großen Vertrag im Kopf und übersehen die offene Flanke nach dem Brexit“, erläutert Grave. „In einem späteren Oracle Audit fühlen sich Kunden grundsätzlich sicher und werden dann mit schmerzlichen Nachforderungen seitens des Herstellers konfrontiert“, ergänzt Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, einer von ProLicense initiierten Kundengemeinschaft gegen rein vertriebsorientierte Software Audits.

Vorsicht bei der Problemlösung!

Stellen Oracle-Kunden fest, dass Handlungsbedarf besteht, ist bei der Lösung des Brexit-Problems besondere Vorsicht geboten. Software Hersteller nutzen derartige Gespräche zur Neuordnung von Verträgen mit ihren Kunden gern, um Verträge auf neue Vertragsbedingungen umzustellen. „Auf diese Weise löst der Kunde zwar das Brexit-Problem, holt sich aber vielleicht eine deutlich nachteiligere Audit-Klausel ins Haus“, erklärt Oberg.

BREXIT-Healthcheck im Schnellverfahren

„Es ist unerlässlich mit geschultem Auge jeden einzelnen Software-Vertrag genau unter die Lupe zu nehmen, um sich Risiken aufzudecken und schnell Gegenmaßnahmen einzuleiten“, meint Sören Reimers. Die Spezialisten von ProLicense bieten einen Brexit-Healthcheck im Schnellverfahren an, um spätere Audit-Risiken abzuwenden. Muss mit dem Hersteller neu verhandelt werden, entstehen auch Chancen auf Kundenseite. „Jede Verhandlung mit dem Hersteller bietet auch immer die Chance, etwas mehr für den Kunden herauszuholen“, sagt Oracle-Experte Christian Grave. Für Oracle-Kunden ist es wichtig, nicht nur mit einer simplen Anfrage in Verhandlungen einzusteigen, sondern mit einem bunten Strauß an Forderungen die Diskussion mit dem Hersteller zu beginnen, um letztlich für ihn wichtige Punkte durchzubringen. „Bei unserem BREXIT-Check sichten wir alle relevanten Vertragsbestandteile und erstellen unseren Mandanten eine Strategie, um spätere Audit-Risiken auszuschließen. Diesen Check bieten wir herstellerübergreifend an. Er ist nicht auf Oracle beschränkt“, so Grave abschließend.

„Darüber hinaus sollten Kunden ihr Einkaufsverhalten überdenken und sich fragen, an welchem Standort die Beschaffung mit Blick auf eine spätere Veräußerung überschüssiger Lizenzen am sinnvollsten ist“, ergänzt Sören Reimers, Experte für den Handel mit gebrauchter Software. Nach geltendem EU-Recht ist eine der Bedingungen für den rechtssicheren Weiterverkauf von Software Lizenzen, dass diese in der Europäischen Union in den Verkehr gebracht wurden. „Eine zum Beispiel in Deutschland beschaffte Lizenz mit weltweiter Nutzung wird für die Unternehmen in Zukunft viel wertvoller sein, als eine in UK beschaffte Lizenz. Darüber sollten sich die Einkaufsabteilungen bewusst sein“, verdeutlicht Reimers.

Interessierte Oracle-Kunden können über die Website von ProLicense Kontakt zu den Oracle Spezialisten aufnehmen:

www.prolicense.com

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Software Audit & Cloud Management

Software Audit & Cloud Management

Die Softwarelizenz-Experten von ProLicense gründeten vor 2 Jahren die Lighthouse Alliance – die Kundenallianz gegen Software Audits. Seitdem ist die Gemeinschaft stark gewachsen und hat sich weiterentwickelt.

Schulter an Schulter gegen vertriebsorientierte Software Audits

Mittlerweise sind 30 Unternehmen der Community beigetreten – darunter einige DAX-Konzerne – und tauschen sich auf ihren Treffen intensiv über Strategien zur Abwehr von Software Audits und dem effektiven Cloud Management aus. „Es sind sämtliche Branchen bei uns vertreten. Die Unternehmen erzielen zusammen einen Jahresumsatz von mehr als 700 Millionen Euro und haben unzählige Software Audits durchlebt“, erklärt Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, sowie Partner und Business Development Manager bei ProLicense. „Den teilnehmenden Unternehmen geht es nicht um berechtigte Audits, sondern rein um die stetig wachsende Zahl umsatzgetriebenen Lizenzüberprüfungen“, meint Christian Grave, Spezialist für Oracle Audits und Geschäftsführer bei ProLicense GmbH.

Multi-Cloud und Hybrid-Cloud-Erfahrungen

„Seit der ursprünglichen Idee des Erfahrungsaustausches in Sachen Software Audits hat sich unsere Gemeinschaft weiterentwickelt. Wir teilen auch unsere Erfahrungen bezüglich des kostenoptimalen Cloud Managements“, erläutert Sören Reimers, Rechtsanwalt und ebenfalls Geschäftsführer bei Prolicense. Vielfach nutzen Unternehmen heutzutage ein Hybrid-Cloud-Modell, also einen Mix aus On-Premise- und Off-Premise-Ressourcen. Man versucht das Beste aus zwei Welten miteinander zu kombinieren. Kosteneffizienz einer Public Cloud auf der einen Seite und die Flexibilität einer privaten Cloud auf der anderen Seite. Der neueste Trend ist die Multi-Cloud-Nutzung. Bei einer Hybrid-Cloud-Strategie werden unterschiedliche Typen an Public und Private Cloud-Produkten miteinander kombiniert. Sie sind mehr oder minder stark miteinander integriert und lassen sich gemeinsam verwalten. Eine Multi-Cloud besteht aus mindestens zwei Clouds des gleichen Typs – mehreren Public- oder mehreren Private Clouds. Oft versuchen Unternehmen auf diese Weise eine zu große Abhängigkeit von einem Cloud-Provider zu verhindern. Dazu gibt es natürlich auch Mischformen und viele Unternehmen setzen auf eine Kombination dieser Ansätze. Dies macht die Verwaltung relativ komplex. Bei der Lighthouse Alliance lernen die Unternehmensvertreter voneinander und sind schneller in der Lage Kosteneinsparungen aufzudecken.

Multi-Cloud-Herausforderungen

Unternehmen bevorzugen oft eine Best-of-Breed-Strategie. Meist können selbst die großen Cloudanbieter wie Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure oder auch die Google Cloud Plattform nicht alle Unternehmensanforderungen zu 100% abdecken. Jeder Anbieter stellt etwas unterschiedliche Services bereit und versucht sich darüber zu differenzieren. „Der Einsatz verschiedener Cloud-Plattformen bringt natürlich auch seine Schwierigkeiten mit sich“, meint Grave. „Die Umsetzung eines Multi-Cloud-Modells ist sehr komplex“, ergänzt Oberg. Auf den Mitgliedertreffen der Lighthouse Alliance tauschen Mitglieder auch bei diesen Themen Ihre Erfahrungen aus.

Über die Website der Lighthouse Alliance können Unternehmen Kontakt aufnehmen und sich in einem persönlichen Gespräch über die Community informieren:

www.lighthouse-alliance.com

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Software Audit Experten unter sich

Software Audit Experten unter sich

Die Kunden-Allianz gegen Software Audits, die Lighthouse Alliance, trifft sich von 05.06.2019 – 06.06.2019 zum 5. Mitgliedertreffen in Basel.

Die Lighthouse Alliance wurde vor zwei Jahren von den Lizenzexperten der ProLicense GmbH gegründet. Mittlerweile haben sich über 29 Unternehmen, darunter einige DAX- und MDAX-Konzerne, der Kunden-Allianz gegen Software Audits angeschlossen und nutzen den radikalen Erfahrungsaustausch, um sich effizienter gegen Software Audits zur Wehr zu setzen.

„Unsere Mitglieder erzielen zusammen einen Umsatz von mehr als 700 Milliarden Euro und haben unzählige Audits durchlaufen“, berichtet Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance. Die Lizenzexperten von ProLicense erstellen anhand des Erfahrungsaustausches wertvolle Software-Audit-Playbooks mit Handlungsanweisungen, Musterverträgen für Software Audits und andere hilfreiche Dokumente für Software Audits jeglicher Hersteller.

Auf dem 5. Mitgliedertreffen der Lighthouse Alliance werden wieder spannende Themen diskutiert, wie zum Beispiel die neue Software Audit-Warnung von Adobe in Verbindung mit der Frage, welche Maßnahmen Adobe-Kunden nun ergreifen sollten. Aber auch ein weiterer Austausch in Sachen Oracle Java ist wieder eingeplant. Zudem wird die rechtliche Frage geklärt, wann eine Audit-Klausel in Lizenzverträgen zu einer bindenden Individual-Klausel werden kann. Abgerundet wird das Programm durch neue Case Studies.

„Neben unseren Audit-Playbooks zu den einzelnen Herstellern wird auch unsere Muster-Vertragsdatenbank vervollständigt. Dieses Mal gibt es z.B. neue Muster-Schreiben in Sachen Datenverarbeitung bei einem Software Audit“, so Sören Reimers, Rechtsanwalt und Lizenzexperte für Software Audits.

Einzelne Mitglieder stellen im zweiten Themenbereich CLOUD, der seit Anfang dieses Jahres behandelt wird, Ihre Cloud-Management-Strategie vor. Dabei geht um die Klärung von Fragen bezüglich effektiver Prozesse zum Cloud- und Spend-Management, sowie die Erfassung genutzter Cloudzugänge, den Herausforderungen bei der Planung und die Auswirkungen auf den Beschaffungsprozess.

Auf der Website der Lighthouse Alliance können sich Interessierte Unternehmen näher über die Allianz gegen Software Audits informieren:

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Neuer DIN-Standard für Gebrauchtsoftware-Handel

Neuer DIN-Standard für Gebrauchtsoftware-Handel

Weltweit geben Unternehmen rund 300 Milliarden Euro jährlich für Software aus. Trotzdem ist der Nachweis des Erwerbs der Software in Form eines Lizenzvertrages und die Übertragung der Eigentumsrechte der Softwarelizenzen immer noch nicht digitalisiert. Dies führt zu einer komplexen und aufwendigen Verwaltung von Software. Gerade der Handel mit gebrauchten Softwarelizenzen wird dadurch massiv erschwert.

Mit dem Deutschen Institut für Normung (DIN e.V.) entwickelt nun ein Konsortium einen standardisierten Prozess, eine sogenannte DIN-SPEC, auf Basis von Blockchain-Technologie. Rechtsanwalt Sören Reimers, Geschäftsführer der ProLicense GmbH und Experte für den rechtssicheren Handel mit gebrauchter Software, gehört diesem Konsortium an und bringt seine langjährige Erfahrung ein. „Die neue DIN-SPEC wird den Gebrauchtsoftware-Handel revolutionieren. Dann wird es für alle Marktteilnehmer möglich sein, einfach und sicher nicht mehr benötigte Software zu handeln“, so Reimers. Die Initiative wurde von Frank Bartels und Daud Zulfacar, beide Geschäftsführer der License.rocks GmbH, einem Investment der ProLicense, gestartet. Das Konsortium, dem neben den zuvor genannten Personen auch noch Prof. Dr. Thomas Mohr (Hochschule für angewandtes Management), Dr. Christian Reuss (ZHAW School of Management and Law), Sobhi Mahmoud (DIN e.V.), Topper Bowers (Quroum Control GmbH) und Kevin Tharayil (Quorum Control GmbH) angehören, wird von Frank Bartels geleitet. Quorum Control hat die Software Tupelo entwickelt. Dahinter verbirgt sich eine grundlegend neue Blockchain-Plattform, die in einem schnelleren und leichteren Verfahren als bisher Informationen manipulationssicher in einem sogenannten Chain-Tree speichert. „Unser Team wird zukünftig noch durch Software Asset Managern von Endkunden und Vertretern der Softwarehersteller ergänzt“, erläutert Bartels. „Der Kick-off ist erfolgt und die Veröffentlichung der DIN SPEC erfolgt noch in diesem Jahr“, ergänzt Zulfacar.

Bereits seit 2013 ist der Handel mit gebrauchter Software nach einem Urteil des europäischen Gerichtshofes aus dem Jahr 2012 und der anschließenden Überführung in deutsches Recht zulässig (EuGH, 03.07.2017.Az. C-128/11 und BGH, 17.07.2013. Az. I ZR 129/08). Der Gesetzgeber hat hierbei eine Reihe von Vorgaben bestimmt, die zwingend bei der Übertragung der Softwarelizenzen vom Verkäufer an den Käufer einzuhalten sind. Zentrale Elemente dieser Vorgaben sind die Überlassungserklärung des Verkäufers und der Nachweis der Erwerbshistorie, die als Nachweis der ordnungsgemäßen Übertragung an der Käufer beizulegen ist. Ziel des Gesetzgebers war es, auf der einen Seite den Handel mit gebrauchter Software durch eine rechtlich gesicherte Vorgehensweise zu erleichtern und dabei auf der anderen Seite den Anspruch des Herstellers auf sein Urheberrecht zu schützen und eine illegale Vervielfältigung der Lizenzen auf dem Zweitmarkt zu unterbinden.

Mittlerweile hat sich ein reger Zweitmarkt für den Handel mit gebrauchter Software und sich darauf spezialisierte Unternehmen entwickelt. Problematisch für den Käufer dabei ist, dass sich die Interpretation und die Umsetzung der gerichtlichen Vorgaben durch die einzelnen Gebrauchtsoftware-Händler teilweise deutlich voneinander unterscheiden. „Dem Käufer wird so die Prüfung der rechtmäßigen Lizenzhistorie sehr erschwert“, meint Reimers. Die Probleme des Handels mit Software allgemein durch fehlende Standardisierung und hohe Komplexität sollen nun durchbrochen werden. „Wenn Hersteller von Anfang an Softwarelizenzen digitalisieren und mit Hilfe der Blockchain-Technologie als Token abbilden, entstehen zahlreiche Vorteile für Hersteller und Kunden“, meint Sören Reimers. „Mit Hilfe der Blockchain-Technologie können relevante Transaktionszeitpunkte und andere Informationen wie zum Beispiel Lizenzmetriken unveränderbar zum entstandenen Zeitpunkt manipulationssicher festgehalten werden“, erklärt Bartels, der bereits mit seinem Co-Founder Daud Zulfacar unter Beratung von Sören Reimers eine Handelsplattform für Gebrauchtsoftware entwickelt hat, die ebenfalls auf Blockchain-Technologie zurückgreift.

Ab sofort wird die neue DIN SPEC in verschiedenen Workshops entwickelt und im November verabschiedet. Freigabe und Veröffentlichung der DIN SPEC erfolgt dann im Dezember. Für weitere Informationen stehen Rechtsanwalt Sören Reimers (ProLicense GmbH) und Frank Bartels und Daud Zulfacar (License.rocks GmbH) zur Verfügung.

www.prolicense.com
www.license.rocks
www.quorumcontrol.com

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Software Audit – Die Top 5-Tipps für das nächste Audit!

Software Audit – Die Top 5-Tipps für das nächste Audit!

Software Audits sind in der Branche aktueller denn je. Die Anzahl an Software Audits steigt immer weiter an. Einigen Herstellern erscheint es als probates Mittel, um Lizenzverkäufe anzukurbeln und zusätzliche Einnahmen zu generieren. Auch wenn Kunden manchmal über Jahre nicht auditiert werden – hier müsste man sich fragen, ob man eigentlich zu viel kauft – bedeutet dies noch lange nicht, dass Kunden von Software Herstellern „vergessen“ werden. Irgendwann ist jeder dran und wer bereits schon einmal im Fadenkreuz eines Software Audits war, der wird es in Zukunft garantiert auch wieder werden.

Gerade zu Beginn des Software Audits, also wenn die Unternehmen den gefürchteten „Notification Letter“ bekommen, kann in den Software Asset Management Abteilungen Einiges schieflaufen.

Die Software Audit-Experten von ProLicense haben die fünf Top-Tipps, die zu Beginn des Software Audits zu beachten sind, hier zusammengestellt:

1. Nimm es Ernst!

Leider stellen die versierten Spezialisten immer wieder fest, dass Software Audits am Anfang nicht ernst genug genommen werden. „Es müssen sofort alle Alarmsirenen bimmeln. Oft geht wertvolle Zeit verloren, weil Prozesse fehlen und sich keiner so richtig zuständig fühlt“, berichtet Markus Oberg, Chairman der Lighthouse Alliance, der Kundenallianz gegen Software Audits. Erkennen die Unternehmen am Anfang des Software Audits nicht die Risiken, die damit in Verbindung stehen, wird allzu leicht bereits ersten Terminen mit den Auditoren zugestimmt – getreu den Motto:

„Man kann ja erstmal zuhören, was die so wollen…“

„Aber genau hier fängt das Übel bereits an. Es werden oft bereits erste Fragen zur Lizenz-situation gestellt; schnell verstricken sich Unternehmen in Aussagen, die sich später nicht so leicht zurücknehmen lassen“, so Oberg weiter. „Sobald der Audit-Letter hereinflattert, muss ein definierter Prozess starten, um dem Audit richtig zu begegnen. Wer noch keinen Prozess mit einem festen SAR-Team (Software Audit Response-Team) etabliert hat, sollte jetzt damit anfangen“, erklärt Software-Audit-Experte Christian Grave, Geschäftsführer der ProLicense GmbH.

[*]Leg Deine Strategie fest!

Grundsätzlich müssen Unternehmen entscheiden, mit welcher Strategie sie dem Software Audit begegnen wollen. Soll das Audit mit allen Mitteln verhindert werden oder möchte man kooperativ das Audit schnell hinter sich bringen. „Es bieten sich verschiedene Strategien an, dem Audit zu begegnen. Man kann es grundsätzlich verweigern oder auch einen auf den Kunden zugeschnittenen Vertrag über den Ablauf des Software Audits mit dem Hersteller vereinbaren“, so Oberg. „Einfach mal loslegen und schauen, wie es so läuft, führt in der Regel zu schlechten Ergebnissen aus Kundensicht“, weiss Grave aus seiner langjährigen Erfahrung mit Software License Reviews zu berichten.

[*]Schließ die Reihen!

„Die Auditoren werden mit allen Mitteln versuchen ins Unternehmen zu kommen – auch wenn sie alle Rollläden herunterziehen und sich mit allen rechtlichen Mitteln gegen das vielleicht unrechtmäßige Audit wehren“, erklärt Rechtsanwalt Sören Reimers, ebenfalls Geschäftsführer der ProLicense GmbH. „Wir haben bereits öfter erlebt, dass letztlich gehöriger Druck auf den CEO ausgeübt wird, weil man auf Herstellerseite der Ansicht ist, dass Lizenzmanagement sei nicht kooperativ genug“, berichtet Grave. Wichtig ist, dass sich alle – bis zur Unternehmensspitze – den Risiken bewusst sind und sich an die Prozesse halten und bei allen Anfragen des Herstellers und der Auditoren immer wieder auf das SAR-Team verweisen. „Single-Point-of-Contact“ ist das Stichwort.

[*]Kläre die rechtliche Position!

„Kunden müssen unbedingt wissen, wo sie rechtlich stehen“, mahnt Rechtsanwalt Reimers. Zum einen geht es um die relevanten Verträge: Was wurde unterschrieben zu welchen Bedingungen und welche AGBs wurden wirksam mit einbezogen? Welche Änderungen gab es seither? Wurde ein Rahmenvertrag mit Individualklauseln abgeschlossen, der zu beachten ist, usw.

„Nur wer seine Situation genau kennt und die Auswirkungen der Vertragsinhalte bis ins Detail abschätzen kann, wird wirksam gegen das Audit vorgehen können“, erklärt Oberg. Es muss im Unternehmen auf der einen Seite klar sein, wozu man verpflichtet ist und welche Rechte man selbst hat. Allzu oft wird zu viel Prozesshoheit an die Auditoren abgegeben. „Die Auditoren stellen sich selbst gern als Berater der Kunden dar. Sie verfügen meist über einen erheblichen Wissens- und Erfahrungsvorsprung und können Ihren Case somit gut vertreten. Kunden tendieren dann aus Unsicherheit dazu ihm zuzustimmen. Aber bedenken Sie immer wem Sie gegenübersitzen. Das Ziel der Auditoren, oft durch persönliche Compensation-Pläne manifestiert, ist es, einen Lizenzdeal mit Ihrem Unternehmen abzuschließen. Nur dann kann der Auditor beim nächsten Business Review im eigenen Unternehmen einen Erfolg vermelden.“, gibt Grave zu bedenken, der selbst acht Jahre bei Oracle beschäftigt war.

[*]Gib nur durchdachte und für Dein Ziel richtige Antworten

Wenn Unternehmen verstanden haben, dass man Software Audits nicht auf die leichte Schulter nehmen kann, muss adäquat auf den „Notification Letter“ geantwortet werden. Die Art der Antwort hängt dabei von der jeweiligen Software Audit-Strategie ab, die das Unternehmen gewählt hat. Will man hart ablehnen oder zunächst ergänzende Fragen stellen?

„Wer das Audit über sich ergehen lassen will, jedoch mehr Zeit benötigt oder einen individuellen Ablauf verhandeln will, ist gut beraten, sich den Auditbrief einmal ganz genau –Wort für Wort – anzuschauen. Leicht findet man Anhaltspunkte, auf die man gezielt antworten kann“, verdeutlicht Reimers. In der Regel beziehen sich die Auditoren auf „die vertragsgemäßen Rechte“, diese kann man sich ja einmal genau schriftlich darlegen lassen bevor man im Prozess weiter voranschreitet. „Gelegentlich steht in Audit-Anschreiben, dass dem Kunden kostenlose Beratungsdienstleistungen zum Verständnis vertragsgemäßer Nutzung der Software angeboten werden – kein Wort bezieht sich auf ein Software Audit“, ergänzt Grave. Wie wäre es, wenn Kunden erst einmal dankend ablehnen und auf derartige Beratung verzichten oder darauf hinweisen, dass Beratungsdienstleistungen im Hause zunächst einmal ausgeschrieben werden müssen? „Die Auditoren müssen dann die Katze aus dem Sack lassen und konkreter werden. Dies ermöglicht dem Kunden an dieser Stelle zunächst Zeit zu gewinnen, und dann alle rechtlichen Mittel auszuschöpfen, um das Software Audit zu verhindern. In einzelnen Fällen verlaufen die Dinge dann auch einfach im Sande“, meint Markus Oberg. Zumindest ist es ein Zeitgewinn, den man auch nutzen kann, um sich vorab einen Überblick zu verschaffen. Und wenn man dann wirklich feststellt, dass etwas compliance seitig im Argen ist, kann man dann kontrolliert entsprechende Entscheidungen treffen, wie damit umzugehen.

In allen einzelnen Punkten steckt eine Menge Arbeit für die Software Asset Management- und Rechtsabteilungen. Wer dies unter Zeitdruck im Software Audit erledigen muss, erreicht meist keine optimalen Ergebnisse. Wünschenswert wäre es, wenn man alle Prozesse und Verträge einfach fertig aus der Schublade zieht. „Wir halten bei uns in der Lighthouse Alliance alle Dokumente bereit, die man für ein Software Audit braucht –egal um welchen Hersteller es geht“, sagt Chairman Oberg. Über die Website der Lighthouse Alliance können interessierte Unternehmen Kontakt zu den Software Audit-Spezialisten aufnehmen und sich über die Lighthouse Alliance informieren. Dieser Kundenallianz gegen Audits gehören mittlerweile 28 Unternehmen an – darunter einige DAX-/MDAX-Konzerne, sowie Konzerne aus Österreich und der Schweiz. „Unsere Mitglieder erzielen zusammen einen Umsatz von über 700 Milliarden Euro und haben unzählige Audits durchlebt. Wir bringen all diese Erfahrungen zusammen. Neben dem Wissensvorsprung, den man mit dem Beitritt hat, erhält man Zutritt zu einem exklusiven Kompetenznetzwerk von Spezialisten, die sich immer gegenseitig mit Rat und Tat zur Seite stehen“, so Oberg abschließend.

Mehr erfahren Unternehmen auf
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