Eingangspost bearbeiten in öffentlichen Verwaltungen

Einordnung des Themas Eingangspost bearbeiten

Das Bearbeiten der Eingangspost ist in Verwaltungen auch im digitalen Zeitalter ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Trotz E-Akten, Fachverfahren und elektronischer Kommunikation erreichen Behörden und öffentliche Einrichtungen täglich zahlreiche Briefe, Dokumente und Paketsendungen. Diese Eingangspost stammt unter anderem von Bürgerinnen und Bürgern, anderen Behörden, Gerichten oder externen Dienstleistern und muss zuverlässig erfasst, zugeordnet und weitergeleitet werden. Ein strukturierter und transparenter Prozess beim Eingangspost bearbeiten ist daher entscheidend, um Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Zuständigkeiten klar zu definieren und einen reibungslosen Verwaltungsablauf sicherzustellen.

Typische Herausforderungen beim Eingangspost bearbeiten

Beim manuellen Eingangspost bearbeiten treten zahlreiche Herausforderungen auf. Manuelle Prozesse führen zu Medienbrüchen und mangelnder Transparenz. Es kommt zu Verzögerungen bei der Verteilung wichtiger Unterlagen. Häufig fehlt die Nachvollziehbarkeit, da nicht eindeutig ersichtlich ist, wer eine Sendung wann erhalten hat. Durch handschriftliche Listen oder Excel-Tabellen steigt die Fehleranfälligkeit.

Notwendigkeit strukturierter Prozesse in der Verwaltung

In der Verwaltung gibt es hohe Anforderungen an die Dokumentation, den Datenschutz und die Nachweisbarkeit. Klare Zuständigkeiten und geregelte Abläufe sind dabei von zentraler Bedeutung. Gerade in Verwaltungen haben Effizienz und Servicequalität eine hohe Bedeutung, da diese gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern jederzeit gewährleistet sein müssen.

Digitales Eingangspost bearbeiten mit COSYS

Mit der Software von COSYS wird die Eingangspost direkt beim Posteingang digital erfasst. Die Software besteht aus zwei Komponenten: zum einen aus einer Webanwendung, dem WebDesk, und zum anderen aus einer mobilen App. Der WebDesk dient als Administrationstool, während die mobile App von den operativen Mitarbeitenden genutzt wird. Die Sendungen werden dabei nach jedem Arbeitsschritt gescannt. Aus diesem Grund ist die Statusverfolgung vom Eingang bis zur Übergabe sichergestellt. Die Zuordnung zu Fachbereichen oder Mitarbeitenden erfolgt einfach über die Software. Eine automatische E-Mail-Benachrichtigung wird an den Empfänger versendet, sofern die E-Mail-Adresse in den Stammdaten hinterlegt ist. Sie wird bei jeder relevanten Statusänderung ausgelöst. Dadurch werden manuelle Arbeitsschritte reduziert und die Prozesssicherheit deutlich erhöht.

Integration von Smart Lockern im Posteingangsprozess

Smart Locker können als Paketschränke genutzt werden. Diese dienen zur sicheren und kontaktlosen Übergabe der Eingangspost. Der Smart Locker wird direkt in den Prozess der Eingangspostbearbeitung integriert. Wenn der Empfänger bei der internen Zustellung nicht angetroffen wird, kann ein Fach im Smart Locker reserviert werden. Nach der Einlagerung erhält der Empfänger automatisch eine Benachrichtigung mit einem Abholcode. Der Empfänger scannt den Abholcode am Smart Locker, wodurch die Entnahme automatisch dokumentiert und nahtlos in den digitalen Prozess zum Eingangspost bearbeiten integriert wird. Vorteile von Smart Lockern sind die Entlastung der Poststelle sowie flexible Abholmöglichkeiten unabhängig von Öffnungszeiten.

Transparenz und Auswertungen durch BI

Innerhalb der Lösung von COSYS können Business-Intelligence-Funktionen genutzt werden. Dazu gehören unter anderem Auswertungen zu Laufzeiten, Sendungsmengen und möglichen Engpässen beim Eingangspost bearbeiten. In der Verwaltung liefert BI die Datengrundlage für gezielte Prozessoptimierungen und fundierte Entscheidungen.

Vorteile für Verwaltungen

Die Software bietet Verwaltungen zahlreiche organisatorische und prozessuale Vorteile. Prozesse werden nachvollziehbar und revisionssicher. Durch die Software wird Zeit eingespart und die Fehlerquote verringert sich im Vergleich zur manuellen Bearbeitung. Die interne Kommunikation verbessert sich, da jederzeit ersichtlich ist, wo sich die Eingangspost befindet und wer sie bearbeitet hat. Dadurch erhöht sich die Servicequalität innerhalb der Verwaltung. Mit COSYS verfügen Sie über eine zukunftssichere Lösung für das Eingangspost bearbeiten.

Für weitere Informationen oder bei Fragen erreichen Sie uns telefonisch unter +49 (0)5062 900 0, per E-Mail an anfrage@cosys.de, über das Kontaktformular oder per Live-Chat auf unserer Webseite.