Selbstabrechnung für Heilmittel: 4 Softwarelösungen im Vergleich

Dieser Vergleich schaut sich genau diesen Bereich an: die Selbstabrechnung von Heilmitteln mit gesetzlichen Krankenkassen in Deutschland. Vier Produkte stehen im Fokus:
 

• DMRZ Therapeutensoftware
• BuchnerFlow
• Theorg (vom Hersteller Sovdwaer)
• iPrax Cash Direct

Warum Selbstabrechnung?

Bei der Selbstabrechnung kümmert sich die Heilmittelpraxis eigenhändig darum, die Leistungen mit den Kostenträgern abzurechnen. Eine passende Software hilft bei der Verordnungserfassung, bei den nötigen Prüfungen und beim Erstellen der Abrechnungsunterlagen.

Die Übertragung läuft datensicher per DTA, dem Datenträgeraustausch. Danach werden die Originalbelege gebündelt an die Annahmestellen geschickt, und zwar so, wie es der jeweilige Softwareprozess Schritt für Schritt vorgibt. Die Kostenträger prüfen die Abrechnung und überweisen anschließend das Geld.

Ein Abrechnungszentrum brauchst du für diesen Weg nicht zwingend. Mit Selbstabrechnung behältst du den Überblick über deine Abrechnung, siehst Zahlungseingänge und offene Vorgänge direkt im eigenen Prozess und sparst dabei Geld. Denn die Kosten werden bei Abrechnungszentren durch die integrierte Vorfinanzierungen nach oben getrieben. In der Regel wird eine dauerhafte Vorfinanzierung aber nicht benötigt, sobald einmal die Liquidität für laufende Kosten wie Löhne, Abgaben, Steuern und Miete für einen Monat gesichert ist.

Selbstabrechnung bringt dir einen Preisvorteil von bis zu 50 %. Und mit ein wenig Routine – und mit der passenden Software – ist der Mehraufwand überschaubar. Denn eine Selbstabrechnungs-Lösung hilft dir dabei, den Aufwand gering zu halten:

1. Rechnest du beispielsweise 100 Heilmittelverordnungen im Monat ab, dann machst du das nicht mit 100 verschiedenen Krankenkassen. Im Durchschnitt rechnen Heilmittelpraxen mit nur 15 Kostenträgern ab. Die Software bündelt dann alles für dich in 15 Sammelrechnungen.
2. Kostenträger haben oft dieselbe Papierannahmestelle. Das bedeutet: Im zuvor erwähnten Beispiel schickst du lediglich an rund 5 Annahmestellen die Papierbelege der Abrechnung.

Erfassung, Prüfung und Kontrolle der Abrechnung müssen auch bei der Nutzung eines kostenpflichtigen Abrechnungsdienstleisters erbracht werden. Und die zusätzliche Administration, die bei Selbstabrechnung anfällt, ist gering. Laut den Abrechnungs-Experten von DMRZ benötigen versierte Mitarbeitende lediglich eine Stunde Mehraufwand.

Überhaupt weist derzeit vieles in Richtung Selbstabrechnung. Sie ist der Wegbereiter zur papierlosen, elektronischen Heilmittelverordnung. Es bringt für einen Heilmittelerbringer also auch einen strategischen Vorteil, sich schon jetzt mit Selbstabrechnung auseinanderzusetzen.

Im Vergleich: Worauf kommt es bei Software für die Selbstabrechnung an?

Vier Softwareangebote, die wir nach dem gleichen Maßstab anschauen: Wie gut unterstützen sie bei der Erfassung von Verordnungen, bei Prüfungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten, beim DTA-Prozess und bei hinterlegten Vertragsdaten?

Der Vergleich basiert auf den öffentlich zugänglichen Herstellerangaben. Einen standardisierten Praxistest gab es nicht. (Beachte: Die Reihenfolge der Anbieter ist keine Rangfolge.)

Grundsätzlich unterstützen alle vier Anbieter denselben Abrechnungsweg. Die Unterschiede liegen im Detail: bei der Erfassung von Verordnungen, den Zeitpunkten der Prüfungen und der Pflege von Vertrags- und Versanddaten.

1. Verordnungen manuell oder per Scan erfassen

Am Anfang jeder Abrechnung steht die Verordnung. Du kannst die Daten manuell eintragen oder die Verordnung einscannen beziehungsweise fotografieren. Das automatische Auslesen heißt je nach Anbieter OCR, Texterkennung oder automatisierte Erfassung, gemeint ist aber überall dasselbe Prinzip.

Im Praxisalltag spart die automatische Erfassung vor allem eines: Tipparbeit. Kontrollieren solltest du die übernommenen Daten trotzdem, besonders bei handschriftlichen Angaben. Die Rückseite des Muster 13 ist dafür ein gutes Beispiel, ihre automatische Verarbeitung gilt technisch als anspruchsvoll. Gut zu wissen: Die Texterkennung der DMRZ Therapeutensoftware digitalisiert auch solche Angaben.

Erfassungsweg                                                  DMRZ    BuchnerFlow   Theorg    iPrax Cash Direct
Manuelle Erfassung                                                ✓              ✓                   ✓                ✓
Scan oder Foto mit automatischem Auslesen         ✓              ✓               ✓¹              ✓
Mobiles Scannen ohne zusätzliche                           ✓²︎            x                 x                x
App-Installation möglich

¹ Bei Theorg ist eine maschinelle Rezepterfassung über das Smartphone nur bei Verordnungen mit Barcode möglich. Alle anderen Verordnungen müssen über einen Scanner oder ein anderes Gerät digitalisiert und in die Software übertragen werden.

²︎ Heilmittelverordnungen lassen sich bei DMRZ über jeden mobilen Browser (z. B. auf dem Smartphone) abfotografieren und direkt in die Software laden – ohne Installation einer separaten App.

2. Abrechenbare Verordnungstypen

Bei den Verordnungstypen lohnt sich ein genauer Blick: Muster 13, die Blankoverordnung und weitere Verordnungsarten unterscheiden sich deutlich. Blankoverordnungen betreffen aktuell nur Physiotherapie und Ergotherapie. Für Logopädie und Podologie spielt dieser Verordnungstyp in diesem Vergleich keine Rolle.

Die Hersteller beschreiben ihre Erfassungs- und Verordnungsmöglichkeiten unterschiedlich ausführlich. Im Kern aber sind sich hier alle Anbieter gleich gut aufgestellt. Alle können folgende Verordnungstypen abrechnen:
 

• Muster 13
• Blankoverordnung auf Muster 13
• Entlassmanagement
• BG-Verordnung
• Privatverordnung
• Bundeswehr-Rezept
• Zahnärztliche Heilmittelverordnung

3. Verordnungen in mehreren Phasen prüfen

Abrechnungssoftware prüft vor allem formelle und logische Angaben. Ob eine Behandlung medizinisch oder fachlich richtig ist, entscheidet sie nicht. Zu den typischen Prüfbereichen zählen Verordnungsdaten, Fristen, Frequenzen, Mengen und die Vorgaben aus Heilmittel-Richtlinie oder Heilmittelkatalog.

Drei Zeitpunkte sind für die Praxis besonders wichtig: 
 

• vor Beginn der Behandlung, 
• während der Behandlung und 
• im Abrechnungsprozess.

Vorab weist eine gute Software auf Auffälligkeiten der Verordnung hin. Während der Behandlung behält sie Fristen, Frequenzen oder Mengen im Blick. Vor dem Versand geht es dann um Vollständigkeit und Plausibilität der Abrechnungsdaten.

Bleiben Warnungen unbeachtet oder akzeptiert eine Krankenkasse die Abrechnung nicht, fällt am Ende in der Regel eine Absetzung an. Weil die Hersteller ihre Prüfmechanismen mit unterschiedlichen Begriffen beschreiben, zeigt die folgende Tabelle vor allem eines: für welche Prozessphasen überhaupt Prüfungen genannt werden.

Prüfphase                                                    DMRZ    BuchnerFlow   Theorg   iPrax Cash Direct
Verordnungscheck vor der Behandlung              ✓            ✓                 ✓                  ✓
Prüfung während der Behandlung                     ✓            ?                  ?                  ✓
Prüfung im Abrechnungsprozess                       ✓            ?                  ✓                  ✓

Eine Besonderheit bei DMRZ: Schon beim Verordnungscheck werden bei erkannten Fehlern konkrete Handlungsempfehlungen gegeben. Die Plausibilitäsprüfung im Abrechnungsprozess kontrolliert automatisch, ob die eingangs ermittelten Fehler behoben wurden.

4. Automatisch hinterlegte Vertragsdaten und Kostenträgerinformationen

Für die Abrechnung mit gesetzlichen Krankenkassen brauchst du aktuelle Preise, Positionsnummern und Vertragsgrundlagen. Pflegt die Software diese Daten selbst oder über einen Anbieter-Service, sparst du dir einen guten Teil der manuellen Recherche.

Einen solchen Vertragsservice bieten alle vier Produkte an. Dieser umfasst sowohl den Preislistenservice inklusive der korrekten Positionsnummern als auch die Kostenträgerinformationen. Letztere enthalten die aktuellen Kostenträger-, Adress- und Annahmestellendaten und sorgen dafür, dass die Unterlagen am Ende auch an der richtigen Stelle landen. Wie ausführlich diese Pflege ausfällt, beschreiben die Hersteller unterschiedlich.

Automatisch hinterlegte Vertragsdaten       DMRZ     BuchnerFlow     Theorg    iPrax Cash Direct
Preislistenservice                                               ✓               ✓                  ✓¹                  ✓
Kostenträgerinformationen                                 ✓               ✓                  ✓                    ✓

¹ Bei Theorg ist der Preislistenservice eine kostenpflichtige Zusatzleistung.

5. Technische Voraussetzungen für Selbstabrechnung von Heilmitteln

Eine cloudbasierte Software ermöglicht dir den Zugriff auf die Abrechnung über den Browser, ganz gleich, ob im Büro, beim Hausbesuch oder an einem anderen Arbeitsplatz. Beschreibt der Anbieter einen geräteunabhängigen Browserzugriff, klappt auch der Wechsel zwischen Windows- und Mac-Geräten.

Ein Aspekt, der schnell übersehen wird, ist die ITSG, kurz für Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung. Diese zertifiziert die sichere Abrechnung von Verordnungen per DTA (Datenträgeraustausch). Die hierfür benötigte Schnittstelle ist eine Verschlüsselung namens dakota.le. Das ist alles viel zu technisch? Praktisch ist hier, dass manche Anbieter von Selbstabrechnung ihre Software so eingerichtet haben, dass du dich um nichts mehr kümmern musst.

Technische Voraussetzungen                      DMRZ       BuchnerFlow    Theorg     iPrax Cash Direct
Cloudlösung (von überall aus nutzbar)                ✓                  ✓                x¹              x²︎
Einrichtung von ITSG/dakota.le entfällt                ✓                  x                x                  ✓

¹ Theorg ist eine Software für Windows. ²︎ iPrax benötigt Apple-Produkte (Mac und/oder iPad).

Bei der DMRZ Therapeutensoftware sowie bei iPrax Cash Direct ist es nicht notwendig, das ITSG-Zertifikat oder die dakota.le-Schnittstelle zu organisieren. Wählt man eines der anderen Produkte, muss die Praxis das ITSG-Zertifikat und die dakota.le-Schnittstelle selbst einrichten.

6. Kosten und Service im Praxisalltag

Auch bei den Kosten lohnt sich ein genauer Blick auf den Leistungsumfang. Neben einem möglichen Basispreis spielen Servicepakete, Preislistenservices, Hardware, Nutzerkonten oder weitere Leistungen eine Rolle. DMRZ nennt seine Tarife und die optionalen Servicepakete öffentlich, die aktuellen Leistungen und Preise findest du auf der Preisseite von DMRZ. Buchner, Theorg und iPrax veröffentlichen für die hier betrachteten Angebote keine vergleichbare vollständige Preisübersicht.

Auch beim Support lohnt sich Kleinarbeit: Die Produktinformationen beschreiben ihn unterschiedlich ausführlich. Prüfe vor der Entscheidung, welche Kontaktwege, Reaktionszeiten und Zusatzleistungen im jeweiligen Angebot wirklich enthalten sind.

Die vier Softwarelösungen im Überblick

Die folgenden Kurzprofile bündeln die wichtigsten Angaben zu den vier Lösungen.

DMRZ Therapeutensoftware

Die Therapeutensoftware vom Düsseldorfer Unternehmen DMRZ unterstützt die Selbstabrechnung mit gesetzlichen Kostenträgern. Auch die Abrechnung von Blankoverordnungen, BG-Verordnungen, zahnärztlichen Heilmittelverordnungen, Selbstzahlerleistungen und Privatpatienten ist möglich. Zum Angebot gehören die Erfassung typischer Heilmittelverordnungen, der DTA-Versand, Sammelrechnungen und Begleitscheine. Verordnungen erfasst du manuell oder mobil per Foto.

Die Software läuft cloudbasiert im Browser – egal, ob aus dem Büro heraus oder vom Küchentisch. DMRZ bietet eine mehrstufige Verordnungs- und Plausibilitätsprüfung und Vertrags- und Kostenträgerdaten werden automatisch gepflegt. Sogar Angaben auf der Rückseite des Muster 13 verarbeitet die automatische Texterkennung. Und es ist keine ITSG-Registrierung notwendig.

DMRZ gibt es bereits ab 24,99 € im Monat, ergänzend gibt es Servicepakete, beginnend mit 3,99 € pro Monat (alle Preise zzgl. MWSt). In Summe lässt sich die Selbstabrechnung also bereits ab 28,98 €/Monat nutzen (siehe Tarife).

Wer erst testen möchte: DMRZ bietet eine kostenfreie und unverbindliche Testphase von zwei Wochen an.

BuchnerFlow

Der Kieler Hersteller Buchner bietet mit BuchnerFlow eine cloudbasierte Praxissoftware zur Selbstabrechnung an. Laut der Website des Entwicklers beinhaltet die digitale Abrechnung eine automatische Prüfunterstützung und ein Korrekturverfahren.

Ein Schwerpunkt liegt laut Buchner auf dem VO-Scan und der Prüfung gegen Versorgungsverträge sowie den Heilmittelkatalog. Die Preise für BuchnerFlow sind nicht öffentlich ausgewiesen.

Theorg

Theorg ist vom Hersteller Sovdwear aus Ludwigsburg und unterstützt die direkte Abrechnung mit Krankenkassen nach § 302 SGB V. Dazu zählen ein Abrechnungs-Check, die Prüfung von Verordnungsdaten sowie Fristen- und Frequenzprüfungen. Eine Kostenträgerdatei und ein Preislistenservice sollen dafür sorgen, dass die Abrechnung mit aktuellen Daten läuft.

Für die Erfassung gibt es laut der Website des Herstellers eine maschinelle Rezepterfassung (per Scan) und die App Theorg 2GO. Der Software-Service ist optional, er umfasst nach Herstellerangaben unter anderem Updates und Support. Der Preislistenservice ist ebenfalls Teil des kostenpflichtigen Services. Die Software selbst ist nicht cloudbasiert, sondern erfordert einen Computer mit Windows.

Preise für Theorg sind nicht öffentlich ausgewiesen.

iPrax Cash Direct

iPrax Cash Direct ist ein Abrechnungsmodell innerhalb der Praxis-Software des Münchener Herstellers iPrax Systems. Speziell das Produkt Cash Direct dient dazu, selbst mit den Kostenträgern abzurechnen. Auch Kostenträgerinformationen und eine Sortierhilfe für den Versand von Papierbelegen beschreibt der Anbieter.

Die Software unterstützt laut iPrax eine Prüfung nach dem Heilmittelkatalog und einen dreistufigen Schutz (Kontrollen vor/während/nach der Behandlung). Für die Erfassung der Verordnungen wird laut Hersteller ein iPad oder iPhone benötigt. Sie Software selbst erfordert einen Mac oder ein iPad. Browserbasierte Selbstabrechnung ist nicht möglich.

Die Preise für iPrax Cash Direct sind nicht öffentlich ausgewiesen, doch laut Website ist die günstigste Version ab einmalig 699 € plus 49 € pro Monat erhältlich (genauer Leistungsumfang unklar).

FAQ zur Selbstabrechnung: Die Heilmittel-Profis von DMRZ klären auf

Selbstabrechnung wirft in vielen Praxen erst einmal ganz praktische Fragen auf. Unsere Expertinnen und Experten für Selbstabrechnung und Therapeutensoftware beantworten die vier wichtigsten davon.

Was bedeutet Selbstabrechnung bei Heilmitteln?

Sebastian Cordes, Bereichsleiter Heilmittel bei DMRZ: “Bei der Selbstabrechnung übermittelt die Heilmittelpraxis ihre Abrechnungsdaten selbst an die gesetzlichen Krankenkassen. Eine Software kann dabei unterstützen, Verordnungen zu erfassen, Angaben zu prüfen und die Unterlagen für die Abrechnung vorzubereiten. Die Praxis behält den Ablauf und die Zahlungseingänge im Blick.”

Brauche ich dafür ein Abrechnungszentrum?

Marlena Marie Drees, Strategy Manager Heilmittel bei DMRZ: “Für die Selbstabrechnung ist ein Abrechnungszentrum nicht zwingend erforderlich. Die Praxis braucht eine geeignete Software und klare Abläufe für Prüfung, DTA (also Datenträgeraustausch) und den Versand der erforderlichen Unterlagen. Ob dieser Weg zur Praxis passt, hängt von der Größe, dem Abrechnungsvolumen und den vorhandenen personellen Ressourcen ab.”

Was prüft eine Abrechnungssoftware tatsächlich?

Michael Sprinzl, Produktmanager der DMRZ Therapeutensoftware: “Die Software kann vor allem formelle und logische Auffälligkeiten erkennen. Dazu gehören je nach Lösung beispielsweise Angaben auf der Verordnung, Fristen, Frequenzen, Mengen oder die Plausibilität der Abrechnungsdaten. Eine Software ersetzt dabei nicht die fachliche Prüfung durch das Praxisteam und gibt keine Garantie für die Anerkennung durch den Kostenträger.”

Worauf sollten Praxen bei der Auswahl achten?

Florian Detmer, Sales Manager bei DMRZ: “Wichtig ist, dass die Software zum eigenen Praxisalltag passt. Dazu gehören beispielsweise die Erfassung der relevanten Verordnungstypen, Prüfungen vor und während der Behandlung, die Vorbereitung des DTA-Versands sowie aktuelle Vertrags- und Kostenträgerdaten. In Gesprächen mit Therapeuten höre ich immer wieder, dass ihnen bei manchen Lösungen oft nicht klar ist, was die jeweilige Abrechnungslösung wirklich kostet. Transparenz beim Preis ist ein wichtiges Kriterium. Daher solltest du gezielt nach möglichen Zusatzkosten für zentrale Funktionen, zusätzlichen Mitarbeiterzugängen und Supportleistungen fragen.”

Fazit: Selbstabrechnung passend zur eigenen Praxis auswählen

Die vier verglichenen Lösungen unterstützen die Selbstabrechnung von Heilmittelpraxen mit gesetzlichen Krankenkassen, der grundlegende Abrechnungsweg ist bei allen ähnlich. Spannend wird es im Detail: bei der Verordnungserfassung, den beschriebenen Prüfphasen, den Vertrags- und Kostenträgerdaten sowie bei technischer Nutzung und Serviceumfang.

Für die Auswahl lohnt sich vor allem ein Blick auf die eigenen Abläufe: Welche Verordnungen kommen regelmäßig vor? Welche Prüfungen sollen frühzeitig unterstützen? Wie bereitest du Papierunterlagen vor? Und welche Leistungen sind im Preis eigentlich schon enthalten? Eine Demo oder Testphase beantwortet diese Fragen am besten im echten Praxisalltag.

Selbstabrechnung mit DMRZ kennenlernen

Du möchtest prüfen, ob die DMRZ Therapeutensoftware zu deiner Praxis passt? Heilmittel-Experte Sebastian Cordes berät dich zu Selbstabrechnung, Verordnungserfassung und den passenden Funktionen. Und teste die Therapeutensoftware zwei Wochen kostenfrei und unverbindlich.

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Stand der Angaben:  Die Informationen wurden auf Grundlage der im Artikel genannten Produkt- und Anbieterangaben zusammengestellt. Leistungsumfang, Preise und Servicebedingungen können sich ändern. Maßgeblich sind die aktuellen Angaben der jeweiligen Anbieter.

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