Eingangspost im Krankenhaus effizient verwalten mit COSYS

Täglich erreicht Krankenhäuser eine große Menge Eingangspost. Dazu zählen unter anderem Patientenunterlagen, Laborberichte, Rechnungen, Lieferdokumente oder auch Verwaltungspost. Der Verteilprozess ist dabei oft manuell, zeitaufwendig und fehleranfällig. Dabei müssen wichtige Dokumente schnell und zuverlässig an Ärzte, Stationen oder Verwaltungsbereiche weitergeleitet werden. Datenschutz und Nachverfolgbarkeit spielen dabei eine besonders große Rolle. Da es sich um Patientendaten und andere sensible Inhalte handelt, ist ein sorgfältiger Umgang besonders wichtig.

Typische Probleme ohne digitale Lösung

Bei einer Bearbeitung der Eingangspost ohne digitale Lösung treten unterschiedliche Probleme auf. Die manuelle Sortierung und Zustellung führt zu Verzögerungen, da der Prozess deutlich langsamer ist als mit einer digitalen Lösung. Unklare Zuständigkeiten sorgen dafür, dass Post liegen bleibt oder verloren geht. Zudem fehlt die Transparenz darüber, wo sich Sendungen aktuell befinden. Die manuelle Bearbeitung verursacht einen hohen Personalaufwand und führt zu ineffizienten Wegezeiten.

Digitale Postbearbeitung mit COSYS Software

COSYS bietet eine modulare Softwarelösung für die interne Postverteilung und die lückenlose Nachverfolgung von Dokumenten. Die COSYS Software besteht dabei aus zwei Komponenten. Zum einen gibt es den WebDesk, eine Weboberfläche, und zum anderen eine mobile App, die auf MDE-Geräten, Smartphones oder Tablets läuft. Bei COSYS sind Sie dabei geräte- und herstellerunabhängig. Der WebDesk dient der Administration, während die App den operativen Mitarbeiter zur Erfassung und Zuordnung der Post zur Verfügung steht. Dieser erfasst über die App den Barcode oder QR-Code der Eingangspost. Mithilfe der App ordnet er die Eingangspost zu Empfängern, Stationen oder Abteilungen zu. Bei der Übergabe erfolgt eine elektronische Signatur mittels Unterschrift. Der Nachweis sorgt für eine lückenlose Dokumentation aller Übergaben. Die COSYS Lösung kann einfach in bestehende Krankenhaus-IT-Systeme integriert werden.

Smart Locker im Zustellprozess

Ergänzend zur COSYS Software kann die automatisierte Übergabe über Smart Locker erfolgen. Der Prozess startet, indem die Post zentral im Smart Locker hinterlegt wird. Sobald dies geschehen ist, erhält der Empfänger eine automatische Benachrichtigung per E-Mail mit dem Abholcode. Die Abholung ist nur mit diesem Code möglich, was die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit erhöht. Ein Smart Locker eignet sich ideal für Schichtdienstbetriebe und die 24/7-Abholung, ohne dass dafür Personal gebunden werden muss. Damit eignen sich insbesondere Krankenhäuser ideal für den Einsatz von Smart Lockern. Die COSYS Software dokumentiert jede Einlagerung und Entnahme automatisch im System.

Business Intelligence für Transparenz und Auswertung

Alle Daten aus der Eingangspost und der Verteilung fließen ins COSYS Business Intelligence (BI)-Tool ein. In den Dashboards werden in Echtzeit Kennzahlen wie Postvolumen, Bearbeitungszeiten, Engpässe und Auslastungen angezeigt. Mithilfe dieser Kennzahlen können Sie Ihre Prozesse weiter optimieren. So lassen sich unter anderem die Personalplanung und die interne Wegeoptimierung gezielt verbessern. Das Berichtswesen nutzt BI zur Erfüllung von Verwaltungs- und Compliance-Anforderungen.

Fazit

COSYS digitalisiert den gesamten Posteingangsprozess von der Erfassung bis zur Zustellung vollständig. Smart Locker und BI sorgen dabei für moderne, sichere und effiziente Abläufe. Das Ergebnis: schnellere Dokumentenverwaltung, weniger Aufwand sowie mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Dabei unterstützt COSYS den Datenschutz, entlastet die Mitarbeiter und verbessert die interne Kommunikation. Bei Fragen oder für weitere Informationen erreichen Sie uns telefonisch unter +49 (0)5062 900 0, per E-Mail an anfrage@cosys.de, über unser Kontaktformular oder den Live-Chat auf unserer Webseite.