Wenn Unternehmen ihre Prozesse in bestimmten Bereichen oder sogar auf allen Ebenen neu strukturieren wollen, sollten ganzheitliche Überlegungen und eine dementsprechend weitsichtige Planung hoch im Kurs stehen. Eine strategische Mehrwertanalyse (SVA) ist eine Methode, die dem durchführenden Solution Consultant dabei hilft, das Unternehmen zu verstehen, mögliche Potenziale zu erkennen und daraus resultierende Maßnahmen und Handlungsempfehlungen abzuleiten. Es ist eine Methode zur Definition des Soll- und Ist-Standes. DPS Software führt solche Analysen erfolgreich durch. Unter anderem auch bei der LUKAS-ERZETT GmbH & Co. KG aus Engelskirchen, NRW.

Wie in jedem erfolgreichen Unternehmen sind auch bei LUKAS die Prozesse stetig gewachsen. In der SVA stellte sich heraus, dass beim Hersteller von Spezialwerkzeugen im Prozess der bestehenden Datenverwaltung und dem Informationsfluss Optimierungsbedarf besteht. Dabei war es ebenso wichtig, die Prozesse wie auch die Systemlandschaft zu betrachten. So entschied sich LUKAS für die Einführung eines PDM-Systems und die Neustrukturierung der Unternehmensprozesse. Ein solches Vorhaben durch einen externen Dienstleister untersuchen, bewerten und begleiten zu lassen ist durchaus sinnvoll. Da das Unternehmen zudem einen neuen Partner für seine CAD-Anwendungen suchte, kam es nach intensiven Gesprächen und den positiven Erfahrungen während der SVA zur Zusammenarbeit mit DPS Software.

Aufbau und Ablauf einer strategischen Mehrwertanalyse

Die Basis einer strategischen Mehrwertanalyse ist ein Interview-Workshop. Durch eine intensive Vorbereitung sowie dem richtigen Werkzeugkoffer mit einem hohen Maß an Prozess- und Kommunikations-Know-How taucht der Spezialist in die gelebten Prozesse seiner Kunden ein. Sebastian Linges, technischer Berater Key Account und Senior Solution Consultant bei DPS Software sagt: „Am ersten Tag lernen wir von unseren Kunden. Wir saugen erst einmal alle Informationen auf wie ein Schwamm.“

Um so viel wie möglich über die Zielsetzung der nächsten Jahre, die Vorgehensweisen und Prozesse zu erfahren, ist der erste Workshop-Tag in verschiedene Sessions unterteilt, in denen immer andere Gesprächspartner befragt werden. Es werden fachliche und technische Themen besprochen, ebenso wie erforderliche Ziele oder Prozesse, die über die verschiedenen Abteilungen hinweg führen. So entsteht ein heterogenes Bild über Ziele, Prozesse und fachliche Erfordernisse. Es geht darum, „über den Tellerrand hinauszuschauen und ein ganzheitliches Bild davon zu bekommen, warum ein Kunde ein bestimmtes Problem hat“, so Linges. Meistens gehe es hierbei nicht um Software, sondern um Prozessübergänge, die nicht reibungslos funktionieren oder Schnittstellen. Um das Problem zu identifizieren, sind die Gespräche mit unterschiedlichen Akteuren enorm wichtig. Dabei wird auch nicht selten als neutrale Partei zwischen den Abteilungen vermittelt. Themen werden offen angesprochen. Allein dies kann gewisse Abläufe verbessern oder das Problem identifizieren.

Die Dauer der Interviews hängt dabei vom eigentlichen Schwerpunkt der strategischen Mehrwertanalyse ab. In der Regel dauert das erste Meeting einen Tag. Eine komplette SVA kann auch mehrere Tage vor Ort dauern und ist nicht an eine bestimmte Branche gebunden. Vom Maschinenbauer über Werkzeughersteller bis zum Schreiner – eine SVA kann für jedes Unternehmen, das seine Prozesse nachhaltig optimieren will, sinnvoll sein.

Auf dem Weg zur richtigen Lösung

Die Ergebnisse des ersten Workshops offenbaren den aktuellen Ist-Stand des Unternehmens und dienen dem Solution Consultant als Grundlage für die Entwicklung eines Lösungskonzepts. Seine Aufgabe ist nun zu rekapitulieren, was ihm geschildert wurde und Lösungen zu finden. Vom Problem ausgehend verfolgt er die Prozesskette bis zu ihrem Beginn zurück und stellt detaillierte Analysen an. Ist die Ist-Situation vollumfänglich beschrieben, kann hiervon ausgehend ein Ziel definiert werden: Wie kann die Situation morgen aussehen und was muss verändert werden, damit es funktioniert? Diese aufwendige Ist-Soll-Analyse kostet den Solution Consultant ebenso viel Zeit wie die Interviews und stellt den gesamten Prozess, die vorhandene Systemlandschaft inklusive möglicher Applikationen und Veränderungen in den Fokus.

In der abschließenden Präsentation erwartet den Kunden eine objektive Darstellung seiner Probleme und die möglichen Lösungen. Michael Nierstenhöfer, CAD- und PDM-Administrator, Konstruktionsmitarbeiter und Projektleiter bei LUKAS-ERZETT, war von dem Resultat der SVA positiv überrascht: „Im Allgemeinen haben wir mit einem deutlichen Verbesserungspotenzial gerechnet, allerdings waren die Ergebnisse der SVA deutlich umfangreicher und detaillierter, als wir es erwartet haben. Die SVA hat uns aufgezeigt, wie wir unsere in den Interviews genannten Firmenziele kurzfristig und mittelfristig realisieren können und wie die vorhandenen Prozesse mit Hilfe von Systemlösungen optimiert werden können.“

Auch Geschäftsführer sind in der abschließenden Präsentation immer wieder erstaunt, dass verschiedene Prozesse ihres Unternehmens nicht so funktionieren, wie sie annahmen. Kurzerhand wird bei einem Mitarbeiter nachgefragt, ob die Ausführungen des Consultants stimmen. Man sei seit Jahren davon ausgegangen, dass die Prozesse funktionieren. Solche Aha-Momente geschehen laut Linges in nahezu jeder SVA. Es ist ein sehr wichtiger Moment, der den Handlungsbedarf für alle Beteiligten verdeutlicht. Laut Nierstenhöfer bestand für ihn und LUKAS das Aha-Erlebnis in der Kostenanalyse, die gezeigt hat, dass auch größere Investitionen in Systemlösungen einen kurz- bis mittelfristigen Amortisationszeitraum haben können.

Das Ziel einer SVA ist sowohl für den Solution Consultant als auch für den Kunden eine erfolgreiche Partnerschaft, die über den Zeitraum der SVA hinausgeht. So bleibt Linges auch nach dem Kick-Off Meeting, in dem er weitere Kollegen von DPS in die Prozesse involviert, mit dem Kunden in Kontakt. Er übernimmt eine vermittelnde Rolle und erst wenn der Übergang gesichert ist, zieht er sich zurück. „Besonders die Zusammenarbeit mit Herrn Linges war und ist sehr positiv, da wir von seinem großen Erfahrungsschatz in diesem Bereich profitiert haben und in weiteren Projekten profitieren“, so Nierstenhöfer. Die Beratung und die SVA haben LUKAS Mittel und Wege gezeigt, wie sie die gesetzten Ziele erreichen können und dass die Einführung eines PDM-Systems hinsichtlich der eignen Datenstruktur zwingend notwendig ist.

Die SVA – bei DPS eine exklusive Dienstleistung

Eine strategische Mehrwertanalyse ist ein umfangreiches und zeitintensives Verfahren, das mit sehr viel Vorbereitung einhergeht. Sebastian Linges verbringt als Solution Consultant viel Zeit mit dem Kunden, baut eine Beziehung auf und schafft die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Es ist eine Dienstleistung, die mit viel Leidenschaft für die Prozessanalyse und die Problemlösung einhergeht. „So etwas kann man nicht jede Woche durchführen“, so Linges. Aufgrund der Komplexität des Vorgangs, von der Vorbereitung über die Interviews beim Kunden bis zur abschließenden Präsentation, vergehen zwei bis vier Wochen. Somit bietet DPS Software im Jahr eine begrenzte Anzahl Workshops an – eine besondere und exklusive Dienstleistung für die ganzheitliche Problemanalyse.

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