Schon seit einigen Jahren steht der Begriff Nachhaltigkeit ganz weit oben auf der Liste der Themen, die den Alltag vieler Menschen mitbestimmen. Dies betrifft sowohl Verbraucher, die sich bewusst für einen Lebensstil entscheiden, der von der individuellen Verantwortung für die Umwelt, das Klima und natürliche Ressourcen geprägt ist als auch Unternehmen als gesellschaftliche Akteure. In beiden Bereichen, im Privatleben wie auch in der Wirtschaft, erweist sich die Konzentration auf das Thema Nachhaltigkeit schnell als Herausforderung. Welches Verhalten kann als nachhaltig betrachtet werden und welches nicht? Wie setzt man Nachhaltigkeit praktisch um und nicht zuletzt: was kostet das alles? Gerade Unternehmen finden sich hier im Spannungsverhältnis zwischen eigenem Anspruch sowie wachsender Bedeutung des Themas im Wettbewerb und dem vermeintlichen Aufwand.

„Unternehmen befürchten meist, dass Nachhaltigkeit gleichbedeutend mit zusätzlichem Aufwand, Kosten und gleichzeitig Einbußen in der Effizienz ist“, weiß Marc Eberhart, Geschäftsführer des Spezialisten für IT-System-Lösungen, E-PROJECTA GmbH. „Dabei ist in vielen Fällen genau das Gegenteil der Fall: Unternehmen können nachhaltig handeln, dabei die Effizienz im Arbeitsalltag steigern und Kosten senken.“

Um Aspekte der Nachhaltigkeit im Unternehmensalltag zu berücksichtigen, gilt es im ersten Schritt zu klären, wo überhaupt Optimierungspotenzial vorhanden ist. Dazu bedarf es eines kritischen Blicks auf alltägliche Arbeitsabläufe. Hier sind es vor allen Dingen energie- und materialaufwendige Arbeiten, die hinsichtlich der CO₂-Emission und ihrem Ressourcen-Verbrauch auffallen. In der Produktion ist die Optimierung meist eine besondere Herausforderung. In Planung, Organisation und Verwaltung hingegen lassen sich mit vergleichsweise geringem Aufwand effektive Veränderungen vornehmen.

„Deutsche Unternehmen sind zum Beispiel vom vielbeschworenen papierlosen Büro noch weit entfernt“, weiß Marc Eberhart. „Alleine auf Ebene der Geschäftsführung werden in Unternehmen laut Statistik täglich mehr als 40 Seiten Papier pro Mitarbeiter bedruckt. Damit ist einerseits ein enormer Papierverbrauch verbunden, andererseits erreicht ein professioneller Laserdrucker leicht eine Stromaufnahme von 1.000 Watt und produzieren zudem in zum Teil bedenklichem Maße Feinstaub.“

Digitales Dokumentenmanagement bietet hier eine sinnvolle Alternative, die mittelfristig nicht nur die Umwelt schont, sondern auch Kosten einsparen kann. Zudem erweist sich ein zentrales Dokumentenmanagement als deutlich effizienter, indem es zum Beispiel Änderungen an wichtige Unterlagen in Echtzeit für alle Nutzer durchführt.

Auch die klassische Computerarbeit zeigt sich in vielen Unternehmen bei genauer Betrachtung in Hinblick auf den Aspekt Nachhaltigkeit nicht mehr als zeitgemäß.

„Einerseits sind in vielen Unternehmen alltägliche Prozesse noch gar nicht digitalisiert“ erklärt Eberhart, „andererseits arbeiten die meisten Firmen in weiten Teilen noch mit umfangreicher lokaler Infrastruktur.“

Auch wenn die Investitionen in die Digitalisierung in Deutschland in den letzten Jahren kontinuierlich wachsen, hinkt insbesondere der Mittelstand den Möglichkeiten noch erkennbar hinterher. Nur rund ein Drittel aller KMU kann abgeschlossene Digitalisierungsprojekte nachweisen. Dabei arbeiten gerade kleinere Unternehmen unverändert mit klassischen, eigenständigen Arbeitsplatzrechnern oder maximal mit eigener Server-Infrastruktur. Neben der Anschaffung entstehen hier enormer Aufwand und Kosten für Betrieb, Wartung und Instandhaltung. Zudem sind lokale Systeme deutlich anfälliger und insofern anspruchsvoller im Bereich IT-Sicherheit und Datenschutz.

„Cloudbasierte Lösungen bieten in diesem Sinne enorme Vorzüge“, betont Eberhart. „Software als Service zu nutzen, wie es zum Beispiel mit Microsoft 365 möglich ist, hält Systeme dauerhaft auf dem neuesten Stand, macht sie unabhängig von einzelnen Arbeitsplätzen und verschlankt die lokale Infrastruktur maßgeblich.“

Studien zeigen, dass zum Beispiel der Einsatz eines cloudbasierten CRM-Systems bis zu 95 % der CO₂-Produktion einer lokalen On-Premise-Lösung einsparen kann. Hier kommen vor allen Dingen die Effizienz solcher System sowie die Verteilung der Emission auf eine Vielzahl von Nutzern zum Tragen.

„Nachhaltigkeit ist weder ein Bremsklotz noch eine Kostenfalle“, schlussfolgert Marc Eberhart von E-PROJECTA. „Vielmehr ist sie, mit der richtigen Strategie, eine Konsequenz aus kostenbewusstem und auf Effizienz bedachtem Handeln.“