Die Leidenschaft von aboutwater gilt dem Wasser: Von frischem Wasser aus hochwertigen Tafelwasseranlagen, angenehm gekühltem Wasser aus Watercoolern, bis hin zum Filter für sicheres Trinkwasser unterwegs. Gestartet sind die Wasserexperten Anfang 2018. Aus dem Gründerduo ist inzwischen ein zehnköpfiges Team geworden. Zum Onlineshop aboutwater24 sind „stationäre Produkte“ (wie bspw. Tafelwasseranlagen) sowie der Kaffeespezialist Avendi hinzugekommen. Neben Wasser und Kaffee gibt es eine dritte Leidenschaft: Wachstum. Seien es neue Produkte, weitere Marken oder auch Unternehmen. Dort ist der Durst sicher noch nicht gestillt. Und hier entspringt auch der Wunsch nach einem eigenen Rechnungswesen samt Rechnungswesensoftware.

Mitwachsende Möglichkeiten zur Ablauf- und Strukturoptimierung

Wie viele Start-ups setzten auch die Münchner zunächst auf einen Steuerberater. Eine endliche Lösung – insbesondere in Bezug auf die Vielzahl an Buchungen, umfangreichere Anforderungen an tagesaktuelle Reports sowie Erweiterungsmöglichkeiten. Es galt also, im Rechnungswesen eine zukunftsfähige Struktur zu schaffen. Denn hier wird über Erfolg oder Misserfolg im Unternehmen entschieden. Ein wesentlicher Schritt war dabei ein eigener Rechnungswesenleiter: René Kühn ist seit rund einem Jahr an Bord. Sein Tagesgeschäft ist die Buchhaltung. Seine Herausforderung ist die Struktur- und Ablaufoptimierung.

Risiken modular minimieren

Diese Anforderungen waren zugleich auch die wesentlichen Kriterien für die Softwareauswahl. Dazu wurde eine modulare Lösung gefordert: Damit können sich schnell wachsende Unternehmen früh professionell im Rechnungswesen aufstellen, ohne sich finanziell zu überheben oder hohen internen Aufwand betreiben zu müssen. Der modulare Aufbau war ein wichtiges Entscheidungskriterium – für Diamant/2020 von Diamant Software.

Vom digitalen Rechnungseingang zum papierlosen Büro

Der digitale Rechnungseingang ist sozusagen ein „Must have“ für einen Onlineshop. In Verbindung mit Diamant 2020 ist aboutwater mit einem elektronischen Rechnungseingangsbuch gestartet. Der große Vorteil: „Mit der Freigabe-App können wir Rechnungen jetzt von zu Hause bzw. von überall aus freigeben und sind nicht mehr aufs Büro fixiert“, erklärt der Leiter des Rechnungswesens René Kühn, während er die nächste Ausbaustufe schon fest im Blick hat: „Die revisionssichere Ablage in der Cloud wird für uns ein Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Büro“. Konkret werden die Dokumente dabei in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum abgelegt und über die gesetzlich geforderte Aufbewahrungsfrist verwahrt.

Reibungslose Integration

Die Integration des Warenwirtschaftssystems in die Rechnungswesensoftware funktioniert reibungslos. Auch hier geht die Reise weiter: mit der Direktanbindung des Onlineshops zu allen großen E-Payment-Anbietern. Dazu besitzt Diamant/2020 bereits im Standard Schnittstellen zu allen wesentlichen Anbietern – wie PayPal für Kreditkartenzahlungen und Sofortüberweisungen oder Klarna für den Rechnungskauf. Weitere Bezahldienste lassen sich einfach und schnell integrieren.

Last but not least: Das Berichtswesen bietet nunmehr monatliche Auswertungen auf Knopfdruck und damit deutlich mehr Transparenz für die Unternehmenssteuerung.

„Ich kann deutlich effektiver und schneller arbeiten.“

Bei der Entscheidung für Diamant/2020 als neue Rechnungswesen- und Controllingsoftware hat das innovative Start-up letztlich auf „bewährtes“ gesetzt: „Ich habe fast immer mit Diamant Software gearbeitet – seit 14 Jahren. Da weiß ich einfach, was die Lösung kann und vor allem, dass es funktioniert,“ resümiert René Kühn. Seit gut einem halben Jahr arbeitet er jetzt bei aboutwater mit dem aktuellsten Diamant-Release. Was hat sich seitdem verbessert? „Diamant läuft sehr stark. Ich kann deutlich effektiver und schneller arbeiten und spare extrem Zeit zu vorher.“ Bestes Beispiel ist die tägliche Arbeit im automatischen Zahlungsverkehr: statt in zwei Stunden sei sie nun in fünf Minuten erledigt.