Adobe bietet mit Adobe Experience Manager (AEM) Forms eine weltweit führende Plattform, um Formular- und Dokumentenprozesse papierlos und effizient zu gestalten und zu automatisieren. AEM Forms beinhaltet ein komplettes Set an Lösungen zur endgeräte-optimierten Formularerstellung, Formularverwaltung im Formularportal, für Workflows, Dokumentenschutz, digitale Signaturen und Erzeugung von Dokumentenoutput.

Der Adobe Business Partner eggs unimedia lädt alljährlich zum AEM Forms Anwenderforum ein.
So trafen sich auch dieses Jahr, inzwischen zum vierten Mal, Adobe LiveCycle und AEM Forms Anwender am 22. Juni 2017 aus ganz Deutschland im Oberangertheater in München. Im Rahmen der Veranstaltung wurden den 70 Teilnehmern die Neuerungen der aktuellen Version von Adobe Experience Managers 6.3 Forms vorgestellt. Das Veranstaltungsformat bietet den Teilnehmern seit Jahren die ideale Plattform, sich kompakt und detailliert über die neuesten Entwicklungen zu informieren. Da ein Großteil der Anwesenden aktive AEM Nutzer sind, ist es für die Teilnehmer auch eine ideale Gelegenheit, sich mit anderen Anwendern und Experten auszutauschen und Kontakte zu knüpfen.
Martin Brösamle von eggs unimedia eröffnete das Programm mit einer Einführung ins Thema. Der Begriff Customer Experience spielte hierbei eine große Rolle, denn Unternehmen stellen sich derzeit strategisch neu auf. In den 70er und 80er Jahren stand die Prozesseffizienz und ERP Einführung auf der Prioritätenliste der meisten CEOs. In den 2000er Jahren wurden diese Themen durch die Einführung von CRM Systemen abgelöst. IT Unterstützung war bis dahin bedeutungsgleich mit der Verbesserung interner Prozesse.

Heute sind viele Unternehmen dabei, sich neu auszurichten und erstmals den Kunden ins Zentrum der Geschäftstätigkeit zu stellen. Nach der Back Office Wave (ERP Einführung) und Front Office Wave (CRM) nennt Adobe diesen Trend die „Experience Wave“. IT Unterstützung wird heute insbesondere benötigt, um Kunden über alle Berührungspunkte hinweg eine einheitliche und positive Customer Experience zu bieten. Dies gilt vor allem auch für Formularprozesse. Produkte sind heute häufig vergleichbar – die Customer Experience entscheidet, wie erfolgreich ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Unternehmen ist. Eine positive Customer Experience in allen Bereichen zu schaffen, wird zukünftig erfolgreiche Unternehmen von weniger erfolgreichen Unternehmen unterscheiden.

Nach der Einführung stellte Martin Grimm die Neuerungen von AEM6.3 Forms vor, die insbesondere im Bereich der Adaptive Forms Technologie umgesetzt wurden. Haupttreiber für viele Neuerungen war vor allem die geplante Beschleunigung der Time to Market für Formulare. Beispielsweise bei Banken oder Versicherungen, benötigt ein neues Produkt meist ein neues Antragsformular und dieses sollte in kürzester Zeit umgesetzt werden können: herausragend in der Customer Experience, nutzerfreundlich, auf allen Endgeräten funktionierend, verknüpft mit Backend Systemen, compliant. Durch die erweiterte Parametrisierbarkeit der Adaptive Forms Technologie, erreichen heute Fachanwender mit wenigen Mausclicks, was in der Vergangenheit nur durch Entwicklung und Integration möglich war.

Ebenso wurde der Forms Editor um etliche Funktionen erweitert, die Usability verbessert und die Document of Record Funktionalität erneuert. Zudem wurde der Theme Editor verbessert und der digitale Signaturdienst von Adobe „Adobe Sign“ integriert. Auch der Rule Editor zeigt sich in neuem Glanz. Eine Verbesserung der Runtime, der Developer Tools und die vereinfachte Integration von Backend- & Drittsystemen waren weitere Verbesserungen.

Auf die Theorie folgte ein Praxisvortrag. Am Beispiel der Investitionsbank Berlin stellte Julian Manzel von eggs unimedia vor, wie die Bank auf Basis der Adaptive Forms Technologie ihr Endkundengeschäft ins Web verlagert hat.
Interne Bankenprozesse waren bei der IBB bereits seit Jahren digital. Im Rahmen des Projekts ePortal 4.0 sollten jetzt auch Kundenprozesse digital angeboten werden. Das ursprüngliche Antrags- und Formularwesen war nicht mobilfähig und hatte viele Medienbrüche. Durch die Einführung von AEM Forms und das ePortal Projekt, konnte schließlich die Bearbeitungszeit für neue Kreditanträge um das sechsfache beschleunigt werden, Tätigkeiten ins Web verlagert werden, die Time2Market Zeit für neue Finanzierungsprodukte und Anträge beschleunigt und durch das neue und verbesserte Serviceangebot mehr Geschäft erwirtschaftet werden.

Nach dem Praxisbeispiel folgte eine Live-Demo der Adaptive Forms Technologie durch Michael Zentgraf. In dieser Demo wurde Schritt für Schritt der Erstellungsprozess eines Adaptive Forms gezeigt. Zu Beginn erläuterte Michael Zentgraf die unterschiedlichen Begriffe.
„Themes“ beschreiben die Farbgebung, Bilder-Sprites, Dimensionen, Positionen des CSS und lassen sich einfach im Theme Editor editieren und an die Designvorgaben des Kunden anpassen.
Das „Template“ definiert die Struktur einer Webseite hinsichtlich Header, Footer und Content Bereich.
Die Formularbestandteile innerhalb des Content Bereichs werden „Komponenten“ genannt (Drop-Down, Textfeld, Datumsfeld, Attachment, Tabelle, Radio Buttons, Signaturfeld etc.). Die AEM Forms Adaptive Forms Technologie beinhaltet über 30 funktionale Formularkomponenten, die über „Themes“ an das Look-and-Feel des Kunden angepasst werden können.
Die anschließende Demo startete mit der Vorstellung eines Datenschemas, damit Formulardaten in einer strukturierten Form in Folgeprozessen verwendet werden können. Anschließend wurde eine Formularvorlage (Template) mit dem Datenschema verknüpft und im Forms Editor geöffnet. Dem Template wurde schließlich ein Theme zugewiesen und anschließend wurde das Formular mittels Drag-and-Drop der Formularkomponenten erstellt. Mit dem Rule Editor, einem mächtigen Werkzeug zur Erstellung der Formularlogik, lassen sich Validierungen und Abhängigkeiten definieren. Die Formularlogik kann hierbei sowohl in einem visuellen Editor, oder – für Entwickler – im Code Editor erstellt werden.
Zum Ende der Demo wurde das eben erstelle adaptive Formular mit einem Document of Record (DoR) verknüpft. Ein Document of Record ist die PDF Darstellung des Formularinhalts eines Adaptive Forms, was ausgedruckt, archiviert oder signiert werden kann. Da in vielen Unternehmen und Bereichen aus Compliance Gründen nach wie vor ein PDF benötigt wird, bietet das DoR den idealen Brückenschlag zwischen der HTML-und PDF-Welt.

Anknüpfend an diese Präsentation folgte eine weitere Live-Demo bzgl. der neuen Workflow Möglichkeiten auf der OSGi Plattform von AEM Forms. Alexander Lotz verglich hierbei das Business Process Management der etablierten JEE-Plattform mit den neuen Workflow Möglichkeiten der schlankeren OSGi-Version. Am Beispiel einer Registrierung zu einer Veranstaltung, welche diverse Folgeprozessen auslöst und diverse Genehmigungsschleifen beinhaltet, wurde die neue Workflow Technologie vorgestellt.

Im Folgevortrag stellte Martin Grimm vor, wie mittels der Correspondence Management Lösung von AEM Forms kundenindividuelle Schreiben erzeugt werden. Sachbearbeiter arbeiten im Webbrowser und können Schreiben auf Basis vordefinierter Textbausteine, Daten aus Backend Systemen, Daten, die anhand von Verarbeitungsregeln befüllt werden sowie bearbeitbaren Freitextfeldern erstellen. Die einfache Bedienbarkeit hat die Teilnehmer der Veranstaltung überzeugt.

Die beiden letzten Präsentationen des Tages übernahmen Tobias Kopp und Axel Schäfer von Adobe.
Tobias Kopp stellte die zahlreichen Möglichkeiten des elektronischen Signaturdienstes „Adobe Sign“ vor.
Adobe Sign ist die weltweite Nr. 1 für elektronische Unterschriften. Damit können Unternehmen und Organisationen jeder Größenordnung Verträge, Formulare und andere Dokumente vorbereiten, versenden, nachverfolgen und verwalten. Empfänger können Dokumente auf dem Desktop oder ihrem Mobilgerät unterschreiben und direkt zurücksenden. Was komplex klingt, ist in wenigen Schritten eingerichtet – als eigenständige Web-Applikation, oder integriert mit vorhandenen Business-Tools.
Im letzten Vortrag des Tages ermöglichte Axel Schäfer den Teilnehmern einen Blick hinter die Kulissen bei Adobe. Er stellte vor, wie Adobe selbst in den vergangenen Jahren einen Transformationsprozess durchlaufen hat und wie sich Adobe zukünftig strategisch aufstellen wird.

Nach vielen interessanten Vorträgen ging es um 16 Uhr in den Networking Teil des Events über. Bei sonnigen 35 Grad Außentemperatur und unter strahlend blauem Himmel, endete die Veranstaltung am frühen Abend im Innenhof des Oberangertheaters. eggs unimedia freut sich auf die Wiederholung des Events im kommenden Jahr und dankt den Teilnehmern für eine 100%ige Weiterempfehlungsrate.