Fulfillment-Lager effizient organisieren
Genau hier kommt die Lagerverwaltungssoftware von COSYS ins Spiel. Sie bringt Struktur in Ihre täglichen Abläufe und sorgt dafür, dass Sie auch bei steigenden Auftragsmengen jederzeit wissen, was in Ihrem Lager passiert. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Funktionen bereitzustellen, sondern darum, die richtigen Informationen genau dort verfügbar zu machen, wo sie gebraucht werden.
Stellen Sie sich einen typischen Montagmorgen in einem wachsenden Fulfillment-Lager vor: Über Nacht sind zahlreiche Bestellungen eingegangen. Gleichzeitig trifft eine Warenlieferung ein, mehrere Artikel müssen nachgefüllt werden und im Warenausgang warten bereits Sendungen auf die Abholung. Während ein Mitarbeiter neue Ware einlagert, kommissioniert ein anderer bereits die ersten Aufträge. Wenn Bestände dabei nur verzögert aktualisiert werden, kann es schnell passieren, dass ein Artikel laut System vorhanden ist, tatsächlich aber bereits für einen anderen Auftrag verwendet wurde. Die Folge sind Rückfragen, Nacharbeit und unnötiger Zeitdruck.
Mit der mobilen Lagerverwaltung erfassen Ihre Mitarbeiter Warenbewegungen direkt dort, wo sie stattfinden. Ein Barcode wird mit dem mobilen Endgerät gescannt und der entsprechende Vorgang digital gebucht. Wareneingänge, Einlagerungen, Umlagerungen, Auslagerungen und Kommissionierungen werden dadurch unmittelbar dokumentiert. Ihre Bestände bleiben aktuell, während die Ware durch das Lager bewegt wird – und nicht erst Stunden später, wenn jemand Zeit für die Nachbearbeitung findet.
Das macht einen entscheidenden Unterschied, wenn Ihr Auftragsvolumen wächst. Sie können mehr Warenbewegungen bewältigen, ohne automatisch mehr administrative Arbeit zu erzeugen. Gleichzeitig werden Fehlerquellen reduziert, weil Informationen nicht mehrfach von Papierlisten oder handschriftlichen Notizen in verschiedene Systeme übertragen werden müssen.
Auch Ihre Mitarbeiter profitieren davon. Die Anwendung ist intuitiv aufgebaut und lässt sich schnell erlernen. Neue Mitarbeiter können sich dadurch rasch in die Abläufe einfinden – ein wichtiger Vorteil für Fulfillment-Dienstleister, die bei Auftragsspitzen oder saisonalen Schwankungen flexibel zusätzliches Personal einsetzen müssen. Die mobile Datenerfassung führt die Anwender durch die jeweiligen Prozesse und macht aus vielen einzelnen Arbeitsschritten einen nachvollziehbaren digitalen Ablauf.
Für die zentrale Kontrolle steht Ihnen der WebDesk zur Verfügung. Hier laufen die Informationen aus dem Lager zusammen. Sie können Bestände überwachen, Buchungen nachvollziehen und administrative Aufgaben zentral bearbeiten. So müssen Sie nicht permanent selbst durch das Lager laufen, um herauszufinden, wo sich bestimmte Waren befinden oder ob ein Auftrag bereits bearbeitet wurde. Die Informationen kommen zu Ihnen.
Besonders interessant wird das bei der Bestandsplanung. Mindest- und Meldebestände helfen Ihnen dabei, kritische Artikel frühzeitig zu erkennen. Statt erst dann zu reagieren, wenn ein Mitarbeiter vor einem leeren Lagerplatz steht, können Sie rechtzeitig handeln. Das reduziert das Risiko von Verzögerungen und verhindert gleichzeitig, dass unnötig große Sicherheitsbestände aufgebaut werden.
Die Lösung wächst außerdem mit Ihren Anforderungen. Sie ist in drei Versionen verfügbar und kann modular eingesetzt werden. Seriennummern, Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten lassen sich ebenso erfassen wie Lademittel. Paletten, Behälter oder Gestelle können digital verwaltet werden, wodurch sich Schwund reduzieren und Umlaufgeschwindigkeiten erhöhen lassen. Dank der Cloud-Verarbeitung bleiben die Daten zentral verfügbar, während die Kompatibilität mit den meisten ERP-Systemen eine Einbindung in bestehende Strukturen erleichtert.
Und wenn die Anzahl Ihrer Aufträge weiter steigt, müssen Sie nicht zwangsläufig mehr Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Moderne KI-Funktionen ermöglichen es sogar, Lagerinformationen direkt über einen Chatbot abzufragen. Damit wird aus einer klassischen Lagerverwaltung zunehmend ein intelligenter Helfer für den täglichen Betrieb.
Wachstum sollte schließlich nicht bedeuten, dass Ihre Prozesse komplizierter werden. Wenn Ihre Auftragszahlen steigen, sollte Ihre Lagerverwaltung dafür sorgen, dass Sie den Überblick behalten – und nicht selbst zum neuen Engpass werden. Finden Sie mit der kostenlosen und unverbindlichen Demoversion heraus, wie sich Ihre Lagerprozesse auch bei hohem Auftragsvolumen strukturiert und effizient organisieren lassen.
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Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
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Behälterschwund im Pharmagroßhandel gezielt reduzieren
Das Problem zeigt sich häufig erst im Bestand: Behälter fehlen, Rückläufe verzögern sich und Ersatz muss beschafft werden. Wer Behälterschwund im Pharmagroßhandel reduzieren möchte, muss deshalb nicht erst beim Verlust ansetzen, sondern bereits bei jeder einzelnen Übergabe.
Mehrwegbehälter brauchen einen eigenen digitalen Kreislauf
Eine Mehrwegbox wird mit Ware ausgegeben und später zurückgeführt. Einfach klingt dieser Kreislauf nur auf dem Papier. In größeren Strukturen können gleichzeitig Tausende Behälter bei unterschiedlichen Partnern, Niederlassungen oder Transportdienstleistern unterwegs sein.
Die COSYS Behältermanagement Software dokumentiert Ein- und Ausgänge direkt im Prozess. Behälter können nach Typ oder Seriennummer erfasst und Bestände verschiedenen Partnern zugeordnet werden. Auch doppelte Konten zwischen Kunden beziehungsweise Lieferanten und Speditionen sind möglich.
Damit wird aus der Frage „Wo fehlen eigentlich unsere Trays?“ eine konkrete Bestandsinformation. Der WebDesk zeigt Behälterkonten, Buchungen und ausstehende Mengen. Für Rückgaben lassen sich außerdem maximale Verweildauern definieren und automatische Hinweise bei bevorstehenden oder überschrittenen Fristen auslösen.
PPWR erhöht den Stellenwert funktionierender Mehrwegkreisläufe
Seit dem 12. August 2026 gilt die europäische Packaging and Packaging Waste Regulation (PPWR). Für Unternehmen gewinnt damit die strukturierte Auseinandersetzung mit Verpackungen, Wiederverwendung und funktionierenden Mehrwegsystemen weiter an Bedeutung.
Für den Pharmagroßhandel bedeutet das nicht, dass jede vorhandene Mehrwegbox automatisch eine regulatorische Anforderung erfüllt. Operativ wird jedoch eine Fähigkeit immer wichtiger: Mehrwegtransportverpackungen müssen tatsächlich zirkulieren können.
Und genau dafür braucht es Daten. Wie lange bleibt ein Kunststoffbehälter beim Empfänger? Wie viele Umläufe erreicht er? Wo stockt die Rückführung? Welche Partnerkonten weisen dauerhaft Differenzen auf?
Digitales Behältermanagement schafft die Datengrundlage, um solche Kreisläufe überhaupt belastbar bewerten und verbessern zu können.
Ein Saldo von null erzählt nicht die ganze Geschichte
Besonders bei großen Behälterbeständen reicht eine reine Bestandsübersicht deshalb nicht aus. COSYS Business Intelligence betrachtet zusätzlich die Entwicklung hinter den Zahlen.
Im Tauschvergleich können beispielsweise ausgeglichene und nicht ausgeglichene Konten, offene Salden, kritische Abweichungen und durchschnittliche Abstimmungsdauern gegenübergestellt werden. Verantwortliche erkennen dadurch nicht nur einen aktuellen Fehlbestand, sondern auch, bei welchen Tauschpartnern Probleme wiederholt auftreten.
Weitere Auswertungen umfassen unter anderem Umschlagshäufigkeiten, überfällige Lademittel, Beschädigungsquoten, Bestandsänderungen, Lagerwerte und Verschrottungsursachen. Forecasting kann darüber hinaus den zukünftigen Behälterbedarf prognostizieren.
Gerade bei saisonalen oder schwankenden Warenströmen lässt sich dadurch früher erkennen, ob ausreichend Trays oder Mehrwegboxen für kommende Transportvolumen verfügbar sein werden.
Computer Vision bewertet nicht nur, ob ein Behälter zurückkommt
Schwund ist außerdem nicht das einzige Problem. Ein zurückgeführter Behälter kann beschädigt und damit möglicherweise nicht mehr regulär einsetzbar sein.
COSYS ermöglicht deshalb eine Fotodokumentation direkt bei der Buchung. Computer Vision kann diese Bilddaten zusätzlich analysieren, Schäden erkennen und Beschädigungen automatisiert beschreiben.
Damit entsteht neben dem mengenmäßigen Behälterkonto eine zusätzliche Qualitätsebene. Langfristig lassen sich Beschädigungsquoten nach Standorten, Prozessen oder Partnern untersuchen.
Auch Process Mining ist für diesen Use Case interessant: Statt nur einzelne Kennzahlen zu betrachten, werden tatsächliche Behälterabläufe analysiert. Verzögerte Rückführungen, ungewöhnliche Prozessschleifen oder wiederkehrende Engpässe werden dadurch dort sichtbar, wo sie entstehen.
Aus Behälterbestand wird steuerbarer Mehrwegkreislauf
Behälterschwund lässt sich im Pharmagroßhandel kaum gezielt reduzieren, solange unbekannt ist, wann und wo Mehrwegbehälter den vorgesehenen Kreislauf verlassen.
COSYS verbindet deshalb mobile Behältererfassung mit digitalen Konten, Rückgabefristen, Fotodokumentation, WebDesk, Business Intelligence, Forecasting, Process Mining und KI-Funktionen. Ergänzt wird die modulare Lösung durch professionelle MDE-Hardware, Services und Schnittstellen zu vorhandenen Systemlandschaften. So wird aus der reinen Behälterverwaltung ein datenbasierter Steuerungsprozess für Mehrwegkreisläufe.
Sie möchten Ihre Behälterprozesse selbst testen? Laden Sie die kostenlose COSYS Lademittelverwaltung Demo-App im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie Buchungen, Bestandsübersichten und Rückverfolgung direkt auf Ihrem Smartphone.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Lagerprozesse in Apotheken durchgängig digitalisieren
Wer Lagerprozesse in Apotheken durchgängig digitalisieren möchte, sollte deshalb nicht nur einzelne Buchungen ersetzen. Entscheidend ist, dass jede Warenbewegung auf der vorherigen aufbaut. Die COSYS Apotheken Software bildet dafür unter anderem Wareneingang, Bestandsmanagement, MHD- und Chargenkontrolle, Kommissionierung und Inventur innerhalb einer modularen Plattform ab.
Wareneingang als Ausgangspunkt sauberer Bestandsdaten
Fehler, die bei der Warenannahme entstehen, begleiten einen Artikel schlimmstenfalls durch das gesamte Lager. Deshalb beginnt ein konsistenter Datenbestand bereits beim Eintreffen der Lieferung.
Mitarbeitende können Arzneimittel mit Smartphone oder Full-Touch-MDE direkt am Prozess erfassen. Mengen und weitere relevante Artikeldaten werden digital verarbeitet und die anschließende Einlagerung lässt sich ebenfalls dokumentieren. Charge, Seriennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum können dabei berücksichtigt werden.
Bei Informationen, die nicht komfortabel über einen Barcode verfügbar sind, kann OCR die manuelle Eingabe reduzieren. Texte auf Etiketten oder Dokumenten lassen sich automatisiert erfassen. Für die Warenkontrolle bietet sich zusätzlich die COSYS Fotodokumentation an. Beschädigte Verpackungen werden fotografiert und die Bilder direkt dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Computer Vision kann solche Aufnahmen zusätzlich analysieren und beispielsweise Beschädigungen erkennen.
Lagerbestand und tatsächliche Warenbewegung zusammenführen
Nach der Warenannahme beginnt der Teil, bei dem Bestandsqualität täglich neu entsteht. Wird Ware eingelagert, entnommen, retourniert oder zwischen Lagerbereichen bewegt, muss sich die physische Bewegung auch im digitalen Bestand wiederfinden.
COSYS erfasst solche Vorgänge unmittelbar am Lagerplatz. Dadurch entsteht eine Bewegungshistorie, über die nachvollziehbar bleibt, was mit einem Artikel passiert ist. Gleichzeitig stehen aktuelle Bestandsinformationen für weitere Prozesse zur Verfügung.
Das wird bei größeren Strukturen noch wichtiger. Bei Filialapotheken können Umlagerungen und Filialbelieferungen Teil des Warenflusses werden. In größeren Apothekenlagern wiederum lassen sich innerbetriebliche Transporte zwischen Wareneingang, Lagerbereichen, Kommissionierung und Bereitstellung digital steuern. COSYS unterstützt hierfür auch Disposition und innerbetrieblichen Transport (IBT).
MHD-Kontrolle und Inventur in den Datenfluss integrieren
Inventur und MHD-Kontrolle sollten keine isolierten Sonderprozesse sein. Beide greifen auf Informationen zurück, die während des laufenden Lagerbetriebs entstehen.
COSYS unterstützt Stichtags-, permanente und rollierende Inventuren sowie digitale Erst- und Zweitzählungen. Bestandsdifferenzen können anschließend gezielt ausgewertet werden.
Bei der MHD-Kontrolle wiederum lassen sich ablaufkritische Bestände frühzeitig erkennen. Das eröffnet Handlungsspielraum: Statt kritische Ware erst spät zu entdecken, können Bestände rechtzeitig geprüft und gegebenenfalls innerhalb einer Filialstruktur sinnvoll umverteilt werden.
Prozessdaten zeigen mehr als der aktuelle Bestand
Durchgängige Digitalisierung erzeugt einen weiteren Vorteil: Jeder Scan hinterlässt verwertbare Prozessinformationen.
COSYS Business Intelligence kann diese Daten beispielsweise nutzen, um Lagerbewegungen, Bestandsabweichungen und Auslastungen sichtbar zu machen. Process Mining geht einen Schritt weiter und betrachtet den tatsächlich durchlaufenen Prozess. So lässt sich untersuchen, an welchen Stellen regelmäßig Verzögerungen, zusätzliche Buchungen oder Abweichungen entstehen.
Forecasting richtet den Blick dagegen nach vorne. Historische Entnahmemuster, Lieferzyklen und Bestandsentwicklungen können genutzt werden, um zukünftige Bedarfe sowie mögliche Über- oder Unterdeckungen früher zu erkennen.
Ein digitaler Warenfluss statt einzelner Lagerfunktionen
Der Mehrwert entsteht damit nicht durch einen digitalen Wareneingang, eine separate Inventur-App oder ein zusätzliches Dashboard allein. Erst die Verbindung der Prozesse schafft eine konsistente Datengrundlage.
COSYS kombiniert dafür modulare Apotheken Software, professionelle MDE-Hardware, MDE-Services, WebDesk, Business Intelligence und Prozessdatenanalyse. Über Schnittstellen können bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Systeme eingebunden werden. Die Lösung lässt sich dadurch vom einzelnen Lagerprozess bis zu umfangreicheren Apotheken-, Filial- und Pharmalogistikstrukturen ausbauen.
Sie möchten digitale Lagerprozesse selbst ausprobieren? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie ausgewählte Funktionen direkt auf Ihrem Smartphone.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Asset Tracking für Betriebsmittel in Pharmaunternehmen
Gerade gemeinsam genutzte Assets verursachen organisatorischen Aufwand. Ein Gerät wurde an eine andere Abteilung weitergegeben, eine Transportbox befindet sich noch im Umlauf oder ein benötigtes Messmittel liegt nicht am vorgesehenen Platz. Die COSYS Asset Tracking Software schafft dafür einen digitalen Lebenslauf: Assets werden eindeutig identifiziert und ihre Einlagerung, Ausgabe, Rückgabe oder Umlagerung unmittelbar dokumentiert.
Betriebsmittel nicht nur inventarisieren, sondern verfolgen
Eine klassische Inventarliste beantwortet vor allem die Frage: Was besitzt das Unternehmen? Im operativen Pharmaumfeld reicht das häufig nicht.
Asset Tracking beantwortet zusätzlich: Wo befindet sich das Betriebsmittel aktuell? Wem wurde es zugewiesen? Welche Bewegungen gab es und wann war es zuletzt verfügbar?
Mitarbeitende erfassen Assets mobil per Barcode, Seriennummer oder RFID. Eine Ausgabe an einen Mitarbeiter oder eine Umlagerung zwischen Lager, Produktion und anderen Bereichen wird direkt gebucht. Die Daten stehen anschließend zentral im COSYS WebDesk zur Verfügung. Dort lassen sich Bestand, Standort, Verantwortlichkeiten und Buchungsverläufe nachvollziehen.
Gerade bei wertvollen oder nur begrenzt verfügbaren Betriebsmitteln reduziert diese Transparenz unnötige Suchzeiten und Doppelanschaffungen.
Ausgabeautomaten schließen die Lücke zwischen Software und Übergabe
Besonders interessant wird Asset Tracking, wenn häufig benötigte Betriebsmittel nicht mehr persönlich ausgegeben werden müssen. Gerade für solche Anwendungsfälle gibt es die COSYS Ausgabeautomaten.
Benötigt beispielsweise ein Mitarbeiter ein mobiles Datenerfassungsgerät, ein Messmittel oder ein anderes hinterlegtes Asset, kann der Zugriff auf ein zugewiesenes Fach erfolgen. Identifikation und Zugang sind beispielsweise per RFID, Barcode, PIN oder mobiler Anwendung möglich. Entnahme und Rückgabe werden digital dokumentiert und mit dem Asset Tracking verknüpft.
Damit entsteht eine nachvollziehbare Übergabekette, ohne dass eine zentrale Materialausgabe permanent besetzt sein muss. Gleichzeitig ist ersichtlich, wer welches Betriebsmittel wann entnommen hat.
Für Schichtbetriebe in Produktion, Lager und Pharmalogistik ist das besonders relevant: Betriebsmittel können bedarfsgerecht verfügbar gemacht werden, auch wenn die zuständige Materialverwaltung gerade nicht besetzt ist.
Auch Pharmatransport benötigt transparente Assets
Beim Pharmatransport endet Asset Tracking nicht zwingend am Werkstor. Mehrweg-Transportboxen, Behälter, Container und andere Lademittel können zwischen Lager, Produktionsstandorten, Niederlassungen oder externen Partnern zirkulieren.
Solche Betriebsmittel besitzen einen eigenen Umlauf und verursachen Kosten, wenn sie zu lange gebunden sind oder nicht zurückgeführt werden. COSYS Behältermanagement dokumentiert Einlagerungen, Auslagerungen und Umlagerungen und ermöglicht die Zuordnung zu Standorten oder Verantwortlichen. Auch Lademittel und Transportkisten sind als eigener Asset-Tracking-Anwendungsfall vorgesehen.
Dadurch lässt sich nicht nur feststellen, wie viele Transportmittel vorhanden sind, sondern auch, welche sich aktuell im Umlauf befinden und welche längere Zeit keine Bewegung aufweisen.
Aus Asset-Daten wird ein Steuerungsinstrument
Mit zunehmender Zahl an Betriebsmitteln gewinnen die entstehenden Daten an Bedeutung. Im COSYS WebDesk können Verantwortliche beispielsweise Buchungsverläufe untersuchen oder gezielt nach Assets ohne Bewegung suchen.
Für das Management werden dadurch Fragen beantwortbar, die mit einer statischen Inventarliste kaum zu klären sind: Welche Betriebsmittel sind besonders stark ausgelastet? Welche Geräte stehen überwiegend ungenutzt zur Verfügung? Wo entstehen lange Umlaufzeiten? Und bei welchen Assets häufen sich Verluste oder verspätete Rückgaben?
Die Prozessdaten können damit auch als Grundlage für Business Intelligence und weiterführende Prozessanalysen dienen. So lässt sich der tatsächliche Bedarf besser beurteilen, bevor zusätzliche Betriebsmittel beschafft werden.
Betriebsmittel dort verfügbar machen, wo sie gebraucht werden
Asset Tracking wird für Pharmaunternehmen vor allem dann interessant, wenn Inventarisierung und operative Nutzung zusammengedacht werden. COSYS verbindet dafür mobile Asset Tracking Software, WebDesk, Ausgabeautomaten und Schnittstellen zu bestehenden ERP-, WMS- oder DMS-Lösungen. Der Betrieb ist sowohl in der COSYS Cloud als auch On-Premise möglich.
Ergänzt um passende Hardware, Services und Datenanalyse entsteht ein skalierbares System für Betriebsmittel – vom einzelnen MDE-Gerät bis zu umfangreichen Geräte- und Transportmittelbeständen über mehrere Unternehmensbereiche hinweg.
Sie möchten Asset Tracking zunächst praktisch testen? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie die mobile Erfassung direkt auf Ihrem Smartphone.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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IBT mit Process Mining analysieren und optimieren
Mit COSYS lassen sich diese Transporte bereits digital steuern und lückenlos dokumentieren. Transportaufträge werden zentral erfasst und disponiert, während Mitarbeiter Abholung, Verladung, Auslieferung und Übergabe mobil quittieren. Dadurch entsteht gleichzeitig die Datengrundlage für Process Mining: Statt nur den aktuellen Status eines Transportauftrags zu betrachten, lässt sich untersuchen, wie die internen Transporte tatsächlich ablaufen.
Vom einzelnen Scan zum realen IBT-Prozess
Für Process Mining sind die digitalen Ereignisse entscheidend, die während eines Transportauftrags entstehen. Wird eine Sendung abgeholt, verladen, an einer Station übergeben oder zugestellt, erzeugt der jeweilige Vorgang Prozessdaten. Aktivität, Zeitstempel und eine eindeutige Referenz lassen sich zu einem sogenannten Event Log zusammenführen.
Aus der zeitlichen Reihenfolge dieser Ereignisse rekonstruiert COSYS Process Mining die tatsächlichen Abläufe. Damit wird beispielsweise sichtbar, ob Transportaufträge nach ihrer Erstellung lange auf eine Zuweisung warten, wie viel Zeit zwischen Abholung und Zustellung vergeht oder ob bestimmte Transportwege regelmäßig zusätzliche Prozessschritte verursachen.
Der Unterschied zu einer klassischen Prozessbetrachtung ist erheblich: Verantwortliche müssen nicht aus einzelnen Beobachtungen ableiten, wie der IBT vermutlich funktioniert. Sie können anhand realer Buchungsdaten analysieren, wie er tatsächlich funktioniert.
Process Mining findet Abweichungen hinter den Durchschnittswerten
Ein durchschnittlicher Durchlaufzeitwert allein erklärt noch nicht, warum Transporte verspätet eintreffen. Process Mining geht deshalb tiefer und stellt unterschiedliche Prozessvarianten gegenüber.
Angenommen, Material wird regelmäßig vom Zentrallager in mehrere Produktionsbereiche transportiert. Ein Großteil der Aufträge folgt dem vorgesehenen Ablauf. Bei einem Teil treten jedoch zusätzliche Umlagerungen, Wartezeiten oder Rücktransporte auf. In einer klassischen Gesamtauswertung können diese Fälle im Mittelwert untergehen. Process Mining macht die abweichenden Pfade sichtbar und ermöglicht eine gezielte Ursachenanalyse.
Die Betrachtung kann dabei auf unterschiedliche Ebenen heruntergebrochen werden – etwa auf Gesamtprozesse, einzelne Standorte oder Geräte. Auch Fehleingaben können je nach Analyseziel einbezogen oder ausgeblendet werden. Dadurch lässt sich vom Überblick über die gesamte IBT-Prozesslandschaft bis zur Tiefenanalyse einzelner Auffälligkeiten wechseln.
Leerfahrten, Übergaben und Wartezeiten gezielt untersuchen
Besonders interessant wird Process Mining an den Schnittstellen des internen Materialflusses. Denn Verzögerungen entstehen nicht zwangsläufig während der eigentlichen Fahrt. Ein Transportauftrag kann bereits vor der Abholung warten oder nach der Ankunft am Ziel verzögert übergeben werden.
Die COSYS IBT Software stellt dafür eine umfangreiche operative Datenbasis bereit. Transportaufträge können im COSYS WebDesk priorisiert und Benutzern, Fahrzeugen oder Ladungsträgern zugewiesen werden. Auch feste Touren, spontane Direkttransporte und Rücktransporte lassen sich digital abbilden. Mobile Statusmeldungen machen die einzelnen Bearbeitungsschritte für die Disposition unmittelbar sichtbar.
Process Mining setzt auf diesen Ereignissen auf. Unternehmen können dadurch Transportwege und Routenzeiten vergleichen, wiederkehrende Wartephasen identifizieren und ineffiziente Transportvarianten untersuchen. Auch unnötige Schleifen oder Leerfahrten werden über die Analyse realer Bewegungsabläufe besser erkennbar.
Smart Locker können Übergaben aus dem Transportprozess entkoppeln
Zeigt die Analyse beispielsweise, dass Transporte am Ziel regelmäßig auf einen verfügbaren Empfänger warten, kann eine organisatorische Änderung sinnvoller sein als eine schnellere Route. Für geeignete Güter, Betriebsmittel, IT-Equipment oder Dokumente können COSYS Smart Locker als definierter Übergabepunkt in den IBT eingebunden werden.
Der Transportmitarbeiter lagert die Sendung in ein zugewiesenes Fach ein, während der Empfänger sie später selbstständig entnimmt. Die Locker-Nutzung erzeugt wiederum Prozessdaten. Belegungsdauer, Durchlaufzeiten und Auslastung können damit ebenfalls in die Bewertung der Inhouse-Logistik einfließen.
Process Mining unterstützt somit nicht nur dabei, einen Engpass festzustellen. Die Daten helfen auch zu beurteilen, an welcher Stelle eine Prozessänderung tatsächlich ansetzen sollte.
COSYS verbindet operative Steuerung und Prozessanalyse
Der besondere Mehrwert entsteht durch die Verzahnung innerhalb der COSYS Intralogistik-Plattform. Process Mining ist kein losgelöstes Analysewerkzeug, das erst nachträglich mit Daten versorgt werden muss. Die operativen COSYS Lösungen erzeugen bei der täglichen Arbeit bereits die Ereignisdaten, auf denen die Analyse aufbauen kann.
Im COSYS WebDesk laufen Auftragssteuerung, Administration, Business Intelligence, Process Mining und weitere Plattformfunktionen zusammen. Zusätzlich können Hardwaredaten von MDE-Geräten oder Scannern einbezogen werden. Damit lässt sich beispielsweise untersuchen, ob auffällige Prozesszeiten mit bestimmten Geräten, Standorten oder operativen Abläufen zusammenhängen.
Business Intelligence ergänzt diese Tiefenanalyse um Kennzahlen und Dashboards. So lassen sich unter anderem Transportdurchlaufzeiten, Wartezeiten und Stationsauslastungen beobachten. Process Mining zeigt anschließend die Prozesspfade hinter diesen Kennzahlen. Zusammen entsteht aus der reinen Transportdokumentation eine datenbasierte Steuerungs- und Optimierungsgrundlage.
Vom digitalisierten IBT zum kontinuierlich optimierten Materialfluss
Wer innerbetriebliche Transporte nur digital dokumentiert, weiß, was passiert. Wer die dabei entstehenden Ereignisdaten systematisch analysiert, kann zusätzlich erkennen, warum Prozesse unterschiedlich laufen und wo Verbesserungen ansetzen müssen.
COSYS verbindet dafür IBT-Software, mobile Datenerfassung, Track and Trace und Transportsteuerung mit Business Intelligence, Process Mining und Prozessdatenanalyse. Ergänzend können Lagerverwaltung, Behältermanagement, Smart Locker, Hardware, MDE-Services und COSYS MDM in dieselbe Lösungslandschaft eingebunden werden.
Sie steuern bereits zahlreiche interne Transportaufträge und möchten wissen, wo Zeit, Kapazität oder unnötige Transportwege verloren gehen? COSYS prüft gemeinsam mit Ihnen, welche Prozessdaten vorhanden sind und wie sich daraus belastbare Optimierungspotenziale für Ihren IBT ableiten lassen. Vereinbaren Sie einen Process-Mining-Readiness-Check unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Click & Collect im Schuhhandel: Wenn die Filiale zum Abholpunkt wird
Wie der Ablauf von Click & Collect in der Filiale tatsächlich aussieht
Beim klassischen Click & Collect ist der Kauf beim Eintreffen des Auftrags bereits abgeschlossen. Die Filiale übernimmt vier Schritte: Auftrag annehmen, Ware kommissionieren, als abholbereit melden und an den Kunden übergeben. Jeder dieser Schritte braucht eine Rückmeldung an ERP und Webshop, sonst laufen Bestandsdaten und Kundeninformation auseinander.
Im Schuhhandel kommt die Variantenvielfalt hinzu. Modell, Farbe und vor allem Größe entscheiden darüber, ob der gewünschte Artikel tatsächlich verfügbar ist. Fehlt die Bestandsführung auf Variantenebene, steigt das Risiko, dass online eine Größe als verfügbar erscheint, die in der Filiale physisch nicht vorhanden ist.
Woran die Abholung in der Praxis scheitert
Die häufigsten Fehler sind organisatorisch, nicht technisch. Aufträge kommen per E-Mail oder Ausdruck in die Filiale, die Kommissionierung passiert zwischen zwei Kundengesprächen, und das Paar landet in einer nicht dokumentierten Ecke im Lagerraum. Nach dem Schichtwechsel weiß niemand mehr, welcher Karton zu welchem Auftrag gehört.
Wirtschaftlich schlägt das doppelt durch: Die Ware ist für den Verkauf blockiert, erzeugt aber keinen zusätzlichen Umsatz, und die Suchzeit fehlt in der Beratung. Bei Schulanfang, Winterware oder Sale potenziert sich der Effekt.
Wie eine modulare Retail Management Software den Ablauf trägt
COSYS bildet diese Kette nicht als Insellösung ab, sondern als Plattform, auf der die benötigten Module zusammenspielen. Für Click & Collect greifen vor allem Kommissionierung Filiale für den Endkunden, Selbstabholung, Artikelauskunft und Bestandsabfrage sowie Retoure ineinander. Verteilt werden die Aufgaben über COSYS Task Management, das Aufträge gezielt einem Mitarbeiter zuweist, statt sie in einem Postfach abzulegen.
Die Software kann mit den entsprechenden Modulen auch die vorgelagerten Filialprozesse abbilden, darunter Wareneingang, Umlagerung und Filialtausch, Preisänderungen sowie Inventur. Über eine ERP-Schnittstelle lässt sich die Software zudem an bestehende ERP-Systeme anbinden und je nach Anforderung als Cloud- oder On-Premise-Lösung betreiben. Damit besteht die technische Grundlage, die Prozesse sowohl an einzelnen Standorten als auch in filialisierten Strukturen mit mehreren hundert Filialen und entsprechender MDE-Ausstattung auszurollen.
Warum Auswertung zum Prozess gehört
Auf der Auswertungsseite stellt die Prozessdatenanalyse Kennzahlen zu Kommissionierzeiten und Abholquoten bereit. Ein KI-Chatbot mit Zugriff auf die zugrunde liegenden Unternehmensdaten ermöglicht Abfragen in natürlicher Sprache, zum Beispiel: „Welche Filialen haben dieses Modell in Größe 42 vorrätig?“, „An welchen Standorten dauert es überdurchschnittlich lange, bis Aufträge als abholbereit gemeldet werden?“ oder „Welche Filialen weisen beim Wareneingang auffällig lange Bearbeitungszeiten auf?“
Worauf Händler bei der Auswahl achten sollten
Es muss nicht die gesamte Lösung auf einmal eingeführt werden. Sinnvoll ist der Einstieg mit den Modulen, die den jeweiligen Engpass adressieren, häufig etwa Click & Collect. Später kann die Lösung um weitere Funktionen wie Ship-from-Store oder Retourenabwicklung erweitert werden.
Bei der wirtschaftlichen Bewertung sollten neben den Lizenzkosten auch Customizing und Support berücksichtigt werden. So entsteht eine bedarfsgerechte Retail Software mit ERP-Anbindung, ohne von Beginn an ein unnötig umfangreiches Projekt aufzusetzen.
Praxistipp: Nehmen Sie sich einen Samstagnachmittag in Ihrer umsatzstärksten Filiale und messen Sie nur eine Zahl: die Minuten vom Eingang des Onlineauftrags bis zur Meldung „abholbereit“. Wer diesen Wert kennt, weiß sofort, ob es an der Software, an der Bestandsqualität oder schlicht an der Zuständigkeit hakt.
Sie möchten Click & Collect im Schuhhandel zuverlässig mit Bestandsführung, Kommissionierung und Abholung verbinden? Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Click & Collect Software. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.
Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Retail Demo-App für Android und iOS testen.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Click and Collect erweitert den Apothekenservice nach Ladenschluss
Apotheke Click and Collect kann diesen letzten Prozessschritt flexibler gestalten. In Verbindung mit einer außen zugänglichen Abholstation ermöglicht COSYS, geeignete Bestellungen nach der Kommissionierung bereitzustellen und die Abholung vom laufenden Apothekenbetrieb zu entkoppeln. Dabei steht die Abholstation nicht allein: Erst die Verzahnung mit der COSYS Apotheken Software schafft einen durchgängigen Prozess von Bestand und Kommissionierung bis zur dokumentierten Übergabe.
Von der Apotheken App Bestellung bis zur Bereitstellung
Bestellt ein Kunde Arzneimittel digital vor, beginnt zunächst die Arbeit innerhalb der Apotheke. Die Bestellung muss einem Auftrag zugeordnet, die Warenverfügbarkeit geprüft und der Auftrag kommissioniert werden.
COSYS bindet diese Schritte in den digitalen Warenfluss ein. Mitarbeitende können die benötigten Artikel mobil erfassen und den Bearbeitungsstatus aktualisieren. Die COSYS Click-and-Collect-Lösung verwaltet Abholaufträge zentral und stellt aktuelle Informationen zu Bestellung und Bereitstellung zur Verfügung.
Damit entsteht eine klare Statuskette: bestellt, in Bearbeitung, kommissioniert, bereitgestellt und abgeholt. Gerade bei mehreren gleichzeitig bearbeiteten Vorbestellungen reduziert das Rückfragen und Suchaufwand.
Die Abholstation übernimmt außerhalb der Öffnungszeiten
Nach abgeschlossener Kommissionierung kann eine dafür geeignete Bestellung einem freien Fach der Abholstation zugewiesen werden. Der Kunde erhält anschließend beispielsweise per E-Mail oder SMS eine Benachrichtigung mit seinem individuellen Abholcode. Der Zugriff auf das zugewiesene Fach ist unter anderem per QR-Code oder PIN möglich.
Steht die Abholstation außen vor der Apotheke und ist entsprechend zugänglich, kann die Entnahme unabhängig vom geöffneten HV-Bereich erfolgen. COSYS dokumentiert die Übergabe digital, sodass auch eine Abholung nach Ladenschluss im System nachvollziehbar bleibt.
Das erweitert den Apothekenservice, ohne die Öffnungszeit des Verkaufsraums verlängern oder zusätzliches Personal für die reine Warenausgabe einsetzen zu müssen.
Nicht jedes Arzneimittel gehört automatisch ins Abholfach
Gerade im Apothekenumfeld darf Convenience jedoch nicht über den fachlichen Anforderungen stehen. Welche Bestellung sich für eine automatisierte Abholung eignet und unter welchen Bedingungen sie bereitgestellt werden kann, muss entsprechend der jeweiligen pharmazeutischen und rechtlichen Vorgaben beurteilt werden.
Auch die Lagerbedingungen spielen eine Rolle. COSYS Abholstationen können mit unterschiedlichen Fachgrößen sowie optional mit Kühl- und Tiefkühlfächern ausgestattet werden. Für temperaturkritische Waren sind Temperaturzonen von -18 °C bis +16 °C technisch möglich.
Die Abholstation ersetzt damit weder pharmazeutische Prüfung noch erforderliche Beratung. Sie automatisiert gezielt den Teil des Prozesses, bei dem eine bereits bearbeitete Bestellung lediglich sicher an den vorgesehenen Empfänger übergeben werden soll.
Abholzeiten werden zu wertvollen Prozessdaten
Ein digitaler Abholprozess liefert gleichzeitig Informationen darüber, wie der zusätzliche Service tatsächlich genutzt wird. Im COSYS WebDesk lassen sich beispielsweise Fachstatus, Belegungsdauer, Öffnungen und Auslastung zentral überwachen.
Business Intelligence macht daraus konkrete Kennzahlen: Wie viele Bestellungen werden erst nach Ladenschluss abgeholt? Zu welchen Zeiten häufen sich Entnahmen? Wie lange bleiben Bestellungen durchschnittlich liegen? Welche Fachgrößen werden besonders häufig benötigt?
Auf Basis historischer Daten kann Forecasting zusätzlich helfen, zukünftige Auslastungen abzuschätzen. Für Filialapotheken können solche Kennzahlen auch standortübergreifend verglichen werden. Damit lässt sich beurteilen, wo zusätzliche Abholkapazitäten tatsächlich einen Nutzen bringen.
Mehr Service ohne längere Öffnungszeiten
Der entscheidende Vorteil von Click and Collect liegt für Apotheken nicht darin, lediglich einen zusätzlichen Bestellkanal anzubieten. Bestellung, Warenbestand, Kommissionierung, Bereitstellung und Abholung müssen als zusammenhängender Prozess funktionieren.
COSYS verbindet dafür Apotheken Software, mobile Datenerfassung, Click and Collect, Abholstation, WebDesk und Business Intelligence. Hinzu kommen Hardware, Schnittstellen und Services. So kann eine digitale Bestellung bis zur tatsächlichen Entnahme nachvollziehbar begleitet werden – auch wenn in der Apotheke längst Ladenschluss ist.
Sie möchten digitale Apothekenprozesse selbst ausprobieren? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie ausgewählte Funktionen direkt auf Ihrem Smartphone.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de
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E-Mail: vertrieb@cosys.de
Paketdaten als Grundlage digitaler Postverteilung
Werden diese Informationen durchgängig digital erfasst, entsteht weit mehr als eine Sendungsverfolgung. Unternehmen können erstmals nachvollziehen, wie ihre Postverteilung tatsächlich funktioniert, welche Mengen bewegt werden, wo Kapazitäten benötigt werden und an welchen Stellen Pakete unnötig lange im Prozess verbleiben. COSYS schafft dafür eine gemeinsame Datenbasis von der Paketannahme bis zum Paketversand.
Welche Paketdaten entstehen bei der Paketannahme?
Der Datenfluss beginnt mit dem Eingang einer Sendung durch COSYS Postverteilung Software. Wird der Paketbarcode mit Smartphone oder MDE-Gerät gescannt, können Sendungsnummer, KEP-Dienstleister, Absender, Empfänger, Abteilung oder Zielstandort mit dem Vorgang verbunden werden. Hinzu kommen Zeitstempel und Statusinformationen. Damit ist nicht nur bekannt, dass ein Paket angekommen ist, sondern auch wann, für wen und über welchen Dienstleister.
Weitere Informationen ergänzen dieses digitale Paketprofil. Paketabmessungen und Volumen können mobil ermittelt werden. Bei auffälligen Sendungen lässt sich der Zustand fotografisch dokumentieren. Die COSYS KI-Bildanalyse kann sichtbare Beschädigungen erkennen und deren Beschreibung für eine Schadensmeldung unterstützen.
Bei hohem Paketaufkommen ergibt sich daraus bereits ein aussagekräftiges Gesamtbild: Welche KEP-Dienstleister liefern besonders viele Sendungen? Wann treten Eingangsspitzen auf? Welche Unternehmensbereiche erhalten die größten Mengen und welche Paketgrößen dominieren?
Postverteilung erzeugt Bewegungs- und Übergabedaten
Nach der Paketannahme wächst der Datensatz mit jeder weiteren Bewegung. Wird eine Sendung intern zugestellt, können Übernahme, Transport und Übergabe digital dokumentiert werden. Dadurch entstehen Zeitstempel für einzelne Prozessschritte und Informationen darüber, welchen Weg das Paket innerhalb des Unternehmens genommen hat.
Das ist insbesondere auf Unternehmenscampus, in Kliniken, Hochschulen, Industrieunternehmen oder Forschungseinrichtungen interessant. Dort kann eine Sendung mehrere Gebäude oder interne Übergabepunkte durchlaufen, bevor sie ihren Empfänger erreicht.
Aus den einzelnen Buchungen entstehen messbare Durchlaufzeiten. Unternehmen können beispielsweise untersuchen, wie lange Pakete zwischen Annahme und Zustellung benötigen, welche Bereiche besonders viele interne Transporte verursachen oder an welchen Übergabepunkten regelmäßig Wartezeiten entstehen.
Paketschränke liefern eigene Nutzungsdaten
Wird ein Paketschrank in die Postverteilung integriert, entsteht eine weitere Datenebene. COSYS kann dokumentieren, welches Fach belegt wurde, wann die Einlagerung erfolgte und wann der Empfänger die Sendung abgeholt hat.
In der Gesamtauswertung wird damit sichtbar, wie stark ein Paketschrank tatsächlich genutzt wird. Fachauslastung und Belegungsdauer zeigen beispielsweise, ob die vorhandene Kapazität zum Paketaufkommen passt. Gleichzeitig können unterschiedliche Fachgrößen betrachtet werden.
Hier gewinnen auch die zuvor erfassten Paketabmessungen an Bedeutung. Werden Paketvolumen und Fachauslastung gemeinsam analysiert, lässt sich fundierter beurteilen, welche Fachgrößen besonders häufig benötigt werden. Ein zukünftiger Paketschrank kann dadurch stärker am realen Sendungsprofil des Standorts ausgerichtet werden.
Auch beim Paketversand entstehen wertvolle Daten
Die Datenkette endet nicht bei eingehenden Sendungen. Unternehmen verschicken selbst Pakete, etwa IT-Geräte an Niederlassungen, Ersatzteile zwischen Standorten, Warenmuster an Kunden oder technische Komponenten an Dienstleister.
Bei der digitalen Versandvorbereitung entstehen erneut Paketdaten zu Absender, Empfänger, Ziel, Sendungsart, Zeitpunkt und Packstück. Die mobile Ermittlung von Abmessungen und Volumen unterstützt dabei, die benötigten Informationen direkt am Paket zu erfassen.
Über KEP-Schnittstellen können Versanddienstleister in diesen Prozess eingebunden werden. Dadurch müssen relevante Daten nicht mehrfach manuell übertragen werden. Gleichzeitig entsteht auch für ausgehende Sendungen eine strukturierte Datenbasis, die gemeinsam mit den Informationen der Paketannahme ausgewertet werden kann.
Aus einzelnen Paketdaten wird ein Bild des Gesamtprozesses
Der eigentliche Mehrwert entsteht durch die Verbindung aller Ereignisse. COSYS Business Intelligence kann Daten aus Paketannahme, Postverteilung, Paketschrank und Paketversand in Dashboards und Auswertungen zusammenführen.
Damit lassen sich Paketmengen z.B. nach Standort, Zeitraum, Abteilung oder KEP-Dienstleister untersuchen. Verantwortliche können Durchlaufzeiten vergleichen, Lastspitzen erkennen, die Nutzung von Paketschränken bewerten und interne Transportaufwände nachvollziehen. Statt einzelne Sendungen zu betrachten, wird die Struktur hinter dem gesamten Paketaufkommen sichtbar.
Noch tiefer geht die Prozessdatenanalyse. Process Mining kann anhand der digitalen Ereignisse rekonstruieren, welche Wege Sendungen tatsächlich durchlaufen. Wiederkehrende Verzögerungen, zusätzliche Prozessschleifen oder unterschiedliche Varianten zwischen Standorten werden dadurch erkennbar. Aus operativen Paketdaten entsteht somit eine Grundlage für die kontinuierliche Optimierung der Inhouse Logistik.
Paketdaten nicht nur erfassen, sondern nutzen
Eine digitale Paketannahme entfaltet ihren größten Nutzen, wenn die entstehenden Informationen über den gesamten Lebenszyklus einer Sendung weitergeführt werden. COSYS verbindet dafür Paketmanagement, interne Postverteilung und Paketschränke mit mobiler Datenerfassung, KEP-Anbindungen, KI-Bildanalyse, Business Intelligence und Prozessanalyse. Passende Hardware, MDE-Services und COSYS MDM ergänzen die Lösung.
Sie möchten zunächst sehen, welche Paketdaten sich in Ihrem eigenen Arbeitsablauf digital erfassen lassen? Kostenlose COSYS Demo-Apps im Google Play Store und Apple App Store herunterladen und unverbindlich testen.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
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IT-Service und interne Logistik intelligent verbinden
Gerade bei mehreren Niederlassungen oder weitläufigen Unternehmensstandorten entsteht dadurch eine Lücke zwischen IT-Service und interner Logistik. COSYS setzt genau an diesem Übergang an: IT-Anforderungen werden in konkrete logistische Prozesse überführt und die Bewegungen der IT-Assets bis zur Ausgabe digital dokumentiert.
Vom Service Request zum Auftrag für die interne Logistik
Ein ITSM-System wie Matrix42 kann weiterhin das führende System für Service Requests, Freigaben und Tickets bleiben. Nach Genehmigung einer Geräteanforderung können relevante Daten über eine individuell konzipierte Schnittstelle an COSYS übertragen werden. COSYS unterstützt generell die Integration in bestehende Systemlandschaften über APIs und Schnittstellen.
Aus der digitalen Anforderung entsteht anschließend ein operativer Auftrag. COSYS kann beispielsweise Empfänger, Zielstandort, Auftragsreferenz und benötigtes Equipment für die weitere Bearbeitung bereitstellen. Der IT-Service muss die Informationen damit nicht erneut in einer separaten Liste erfassen oder die Logistik per E-Mail über die Geräteanforderung informieren.
Asset Management schafft Transparenz über das IT-Equipment
Bevor ein Gerät transportiert werden kann, muss klar sein, welches Asset verfügbar ist und wo es liegt. Hier ergänzt COSYS Asset Tracking den Prozess. Laptops, Smartphones, Tablets, Monitore oder weiteres Equipment lassen sich über Serien-, Inventarnummern, Barcodes oder RFID eindeutig erfassen. Einlagerungen, Auslagerungen, Umlagerungen, Ausgaben und Rückgaben werden digital dokumentiert.
Damit entsteht eine Verbindung zwischen dem organisatorischen Auftrag und dem physischen Asset. Statt lediglich zu wissen, dass beispielsweise 50 Notebooks zum Unternehmensbestand gehören, wird nachvollziehbar, welches konkrete Gerät sich im IT-Lager befindet, welches bereits für einen Auftrag vorgesehen ist und welches einem Mitarbeiter übergeben wurde.
Der COSYS WebDesk bündelt diese Informationen zentral. Bestände, Standorte, Buchungsverläufe und Zuordnungen können dort eingesehen werden. Gerade für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen entsteht dadurch eine gemeinsame Datenbasis für die operative Geräteverwaltung.
Innerbetrieblicher Transport bringt das Asset zum richtigen Standort
Liegt das angeforderte Gerät nicht am Standort des Empfängers, beginnt der eigentliche innerbetriebliche Transport. COSYS IBT kann dafür Transportaufträge digital abbilden und die Bewegung zwischen IT-Lager, Gebäuden, Niederlassungen und Ausgabepunkten begleiten.
Mobile Datenerfassung macht dabei die physischen Übergabepunkte nachvollziehbar. Das Asset wird beispielsweise beim Verlassen des Zentrallagers gescannt und dem Transportauftrag zugeordnet. Weitere Buchungen dokumentieren den Transport bis zum vorgesehenen Ziel. So lässt sich nicht nur feststellen, dass ein Laptop „unterwegs“ ist, sondern welchem Auftrag er zugeordnet wurde und welchen Prozessschritt er erreicht hat.
Für größere Unternehmen ist das ein wesentlicher Unterschied: Die interne Geräteverteilung wird von einer organisatorischen Nebenaufgabe zu einem steuerbaren Logistikprozess.
Smart Locker entkoppeln die IT-Ausgabe von Öffnungszeiten
Am Zielstandort muss das Gerät anschließend nicht zwingend persönlich durch einen IT-Mitarbeiter übergeben werden. Ein COSYS Smart Locker kann als dezentrale Abholstation dienen. Das vorbereitete IT-Asset wird einem passenden Fach zugewiesen und eingelagert. Der berechtigte Mitarbeiter erhält anschließend die Möglichkeit, sein Equipment selbstständig abzuholen.
Der Zugriff kann beispielsweise über PIN, QR-Code, NFC oder Scan erfolgen. COSYS dokumentiert Fachbelegungen und Zugriffe digital. Unterschiedliche Fachgrößen ermöglichen die Bereitstellung verschiedener Geräte und Zubehörteile. Für den IT-Service bedeutet das weniger koordinierte Übergabetermine, während Mitarbeiter ihr bereitgestelltes Equipment flexibler entgegennehmen können.
Damit entsteht eine Prozesskette vom IT-Service Request über Asset Management und IBT bis zur dokumentierten Geräteausgabe am Smart Locker.
Prozessanalyse macht aus Buchungsdaten Steuerungswissen
Der zusätzliche Mehrwert liegt in den Daten, die entlang dieser Prozesskette entstehen. COSYS Business Intelligence und Prozessdatenanalyse können beispielsweise Durchlaufzeiten, Transportzeiten, Bestandsbewegungen oder die Nutzung verschiedener Ausgabepunkte transparent machen.
Auch Smart Locker liefern relevante Kennzahlen. Fachauslastung, Belegungsdauer, Durchlaufzeiten und Nutzungsmuster können im COSYS WebDesk analysiert werden. Unternehmen erkennen dadurch beispielsweise, ob Geräte regelmäßig lange auf ihre Abholung warten, einzelne Standorte überproportional viele Anforderungen bearbeiten oder zusätzliche Locker-Kapazitäten benötigt werden.
So wird aus der reinen Digitalisierung einzelner Buchungen eine Grundlage für die kontinuierliche Optimierung der internen IT-Logistik.
Machen Sie aus Ihrer IT-Geräteausgabe einen durchgängigen Prozess
Wenn Ihr IT-Service digital arbeitet, Geräte danach aber noch über E-Mails, Excel-Listen und persönliche Übergaben durch das Unternehmen gesteuert werden, liegt genau zwischen diesen Prozesswelten Optimierungspotenzial. COSYS verbindet modulare Software für Asset Tracking und innerbetrieblichen Transport mit mobiler Datenerfassung, Smart Lockern, geeigneter Hardware, MDE-Services, COSYS MDM sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse.
Sie betreiben mehrere Standorte, verwalten einen größeren IT-Gerätebestand oder möchten Ihre Geräteausgabe vom IT-Ticket bis zur tatsächlichen Übergabe digitalisieren? Dann lassen Sie gemeinsam mit COSYS prüfen, wie sich Ihre vorhandenen IT-Systeme, Lagerbestände, Transportwege und Ausgabepunkte zu einem durchgängigen Prozess verbinden lassen. Kontaktieren Sie uns unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Pakete, Medizinprodukte und Verbrauchsmaterial intern richtig verteilen
Die eigentliche logistische Arbeit beginnt häufig erst innerhalb des Gebäudes. Lieferungen müssen identifiziert, Empfängern zugeordnet und entweder direkt weitertransportiert oder bis zur Abholung sicher bereitgestellt werden. Verteilen sich Fachbereiche über mehrere Etagen oder Gebäude, entstehen schnell zahlreiche parallele Warenbewegungen.
Gerade deshalb lohnt es sich, Pakete nicht erst beim Empfänger digital zu dokumentieren. Ihr interner Weg sollte bereits mit der Annahme beginnen.
Bereits beim Paketeingang entscheidet sich der weitere Weg
Bei einem zentralen Wareneingang können an einem Vormittag Sendungen verschiedener KEP-Dienstleister zusammenkommen. Auf den Versandetiketten stehen unterschiedliche Empfänger, Abteilungen und teilweise nur allgemeine Adressangaben.
Mit der COSYS Paket Inhouse Software werden eingehende Sendungen per Barcode erfasst. Die Software ordnet Pakete einem Empfänger oder einer Abteilung zu und führt den weiteren Status digital. Neben gewöhnlichen Paketen können dadurch auch Material-, Waren- und andere interne Sendungen in die Postverteilung einbezogen werden.
Für Mitarbeitende entsteht damit eine zentrale Sendungshistorie. Im COSYS WebDesk lässt sich nachvollziehen, wann eine Sendung angenommen wurde, welchen Status sie besitzt und welche Übergaben bereits stattgefunden haben. Auch Fotos und digitale Unterschriften können dem Vorgang zugeordnet werden.
Das ist besonders relevant, wenn der Empfänger nicht wenige Meter vom Wareneingang entfernt sitzt.
Drei Lieferungen, drei unterschiedliche Wege
Wie unterschiedlich die interne Verteilung aussehen kann, zeigt ein typischer Vormittag in einem grösseren Gesundheitszentrum.
Am Wareneingang werden nahezu gleichzeitig drei Lieferungen erfasst. Ein kleines Paket mit medizinischem Zubehör ist für eine Mitarbeiterin der Verwaltung bestimmt. Mehrere Kartons Verbrauchsmaterial müssen in einen ambulanten Behandlungsbereich eines anderen Gebäudeteils. Eine weitere Sendung enthält Medizinprodukte für die Diagnostik.
Das erste Paket kann direkt einer internen Zustelltour zugeordnet werden. Für die Kartons mit Verbrauchsmaterial wird dagegen ein Transportauftrag benötigt. Die grössere Lieferung wird auf einem Transportwagen übernommen und gezielt zum vorgesehenen Bereich gebracht.
Bei der Sendung für die Diagnostik ergibt sich eine andere Situation. Dort kann aktuell niemand die Lieferung persönlich entgegennehmen. Statt das Paket zurück zum Wareneingang zu bringen oder unbeaufsichtigt abzustellen, wird es in einem COSYS Smart Locker beziehungsweise Übergabeschrank hinterlegt.
Das Fach wird digital zugeordnet. Die berechtigte Person kann die Sendung später selbst abholen. Einlagerung und Entnahme bleiben dokumentiert. Je nach Konfiguration können beispielsweise PIN, QR-Code, NFC oder vorhandene Zugangsmedien für die Identifikation verwendet werden.
So entstehen aus drei gleichzeitig eintreffenden Lieferungen drei passende Verteilwege, ohne dass die Nachvollziehbarkeit verloren geht.
Innerbetrieblicher Transport für grössere Materiallieferungen
Vor allem sperrigere Lieferungen und grössere Mengen an Verbrauchsmaterial lassen sich nicht sinnvoll über klassische Hauspostrunden verteilen. Hier wird aus der Postverteilung ein innerbetrieblicher Transportprozess.
Mit COSYS IBT können Transportaufträge mit Startort, Zielort, Inhalt und Priorität digital angelegt werden. Mitarbeitende sehen die zugewiesenen Aufträge mobil und dokumentieren Abholung und Zustellung direkt während des Transports.
Dadurch kann die Logistik unterscheiden, ob eine Sendung noch am Wareneingang wartet, bereits übernommen wurde oder am Ziel angekommen ist. Gerade in weitläufigen Gesundheitszentren oder auf einem Spital-Campus verhindert das unnötige Rückfragen.
Eine Lagerverwaltung muss dabei nicht zwangsläufig im Mittelpunkt stehen. Erst wenn angelieferte Materialien tatsächlich bevorratet werden, können die Artikel zusätzlich in die COSYS Lagerverwaltung übernommen und beispielsweise einem Materiallager zugeordnet werden.
Selbstabholung entlastet die interne Verteilung
Nicht jede Sendung muss durch einen Mitarbeitenden bis zum endgültigen Empfänger gebracht werden. Genau hier spielen Übergabeschränke eine interessante Rolle.
Ein Smart Locker kann beispielsweise an einem zentral erreichbaren Punkt zwischen Wareneingang und Fachbereichen stehen. Mitarbeitende der internen Logistik legen geeignete Pakete dort ein. Der Empfänger wird informiert und holt seine Lieferung selbstständig ab.
Damit verändert sich auch die Tourenplanung. Statt wegen eines einzelnen kleinen Pakets einen zusätzlichen Weg zurückzulegen, kann sich die interne Logistik stärker auf grössere Materialtransporte und reguläre Zustelltouren konzentrieren.
Für sensible oder wichtige Sendungen bleibt trotzdem nachvollziehbar, wer auf das jeweilige Fach zugegriffen hat und wann die Abholung erfolgt ist.
Paketdaten zeigen, wo interne Logistik Zeit verliert
Mit jeder Annahme, Einlagerung, Abholung und Zustellung entstehen Prozessdaten. Genau diese Informationen sind für grössere Einrichtungen interessant.
Über COSYS Business Intelligence können beispielsweise Paketaufkommen und interne Durchlaufzeiten ausgewertet werden. Auch die Nutzung eingebundener Smart Locker lässt sich analysieren.
So wird beispielsweise sichtbar, an welchen Wochentagen besonders viele Lieferungen eintreffen oder welche Bereiche einen hohen Anteil am internen Sendungsaufkommen haben. Verantwortliche erhalten damit eine Datengrundlage, um Zustelltouren, Übergabepunkte und Personalressourcen besser auf die tatsächlichen Warenbewegungen auszurichten.
COSYS verbindet dafür Paket Inhouse, innerbetrieblichen Transport und Smart Locker mit mobiler Datenerfassung, passender Hardware, Services sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse. Entscheidend ist nicht möglichst viel Software, sondern ein durchgängiger Prozess vom eintreffenden Paket bis zur dokumentierten Übergabe.
Sie möchten die digitale Paketannahme und interne Verteilung selbst testen? Die kostenlosen COSYS Demo-Apps stehen im Google Play Store und Apple App Store bereit und ermöglichen einen unverbindlichen Einblick in die mobile Datenerfassung.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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