Probenbereitstellung ohne persönliche Übergabe – wie funktioniert das?
Genau an dieser Stelle entsteht ein vermeidbarer organisatorischer Zwang. Der Empfänger muss verfügbar sein, die Übergabe muss abgestimmt werden und bei Verzögerungen bleibt die Sendung zunächst am ursprünglichen Übergabepunkt liegen.
Eine digital gesteuerte Probenbereitstellung kann Übergabe und Abholung zeitlich voneinander trennen. Entscheidend ist dabei allerdings nicht allein der Smart Locker. Erst die Kombination aus digitaler Sendungserfassung, eindeutiger Fachzuordnung, dokumentierter Abholung und innerbetrieblichem Transport macht daraus einen nachvollziehbaren Prozess.
Von der eingehenden Probe bis zum Übergabefach
Mit der COSYS Postverteilung Software können eingehende Sendungen bereits bei ihrer Annahme per Barcode erfasst werden. Dabei wird dokumentiert, wann eine Sendung eingetroffen ist und welchem Empfänger oder Bereich sie zugeordnet wurde. Der weitere Status bleibt anschließend im COSYS WebDesk nachvollziehbar.
Das ist auch für Probenversand und Probentransport interessant. Statt eine Sendung nach der Annahme lediglich auf einem Tisch oder in einem Sammelbereich abzulegen, erhält sie einen digitalen Vorgang.
Soll die Probe nicht sofort weitertransportiert werden, kann ein angebundener COSYS Smart Locker als kontrollierte Übergabestation dienen. Ein geeignetes Fach wird der Sendung zugeordnet und die Probe dort bereitgestellt. Der Empfänger wird über die hinterlegte Abholmöglichkeit informiert. Für die Identifikation können je nach Konfiguration beispielsweise QR-Code, PIN, NFC oder vorhandene Mitarbeitermedien genutzt werden.
Damit ist nicht mehr die Anwesenheit zweier Personen der entscheidende Übergabepunkt. Entscheidend ist die dokumentierte Einlagerung und spätere Entnahme.
Eine Probe wartet auf das Labor und nicht auf einen Mitarbeiter
Ein Beispiel aus einem größeren Diagnostikzentrum zeigt den Unterschied. Am Nachmittag trifft eine Sendung mit Probenbehältern für einen spezialisierten Laborbereich ein. Die zuständige Mitarbeiterin arbeitet gerade in einem anderen Gebäudeteil. Der interne Kurier könnte warten, später erneut vorbeikommen oder die Sendung irgendwo zwischenlagern.
Digital läuft der Vorgang anders.
Die Sendung wird bei der Annahme gescannt und dem vorgesehenen Laborbereich zugeordnet. Anschließend wird sie in einem dafür vorgesehenen Übergabefach bereitgestellt. Das System kennt damit Sendung, Empfänger und belegtes Fach.
Die Mitarbeiterin kann die Sendung später selbstständig entnehmen. Die Abholung wird im System dokumentiert und der Sendungsstatus entsprechend aktualisiert. Je nach Prozess kann eine Übergabe zusätzlich mit einer digitalen Unterschrift bestätigt werden.
Für die Verantwortlichen bleibt damit nachvollziehbar, ob eine Sendung noch bereitliegt oder bereits abgeholt wurde. Gerade bei vielen parallel laufenden Sample-Management-Prozessen ist dieser Unterschied wichtiger als die reine Möglichkeit, ein Fach elektronisch zu öffnen.
Wenn Proben zwischen Gebäuden transportiert werden müssen
Nicht jede Probe wird direkt vom Empfänger abgeholt. Auf größeren Life-Science-Standorten, in Diagnostikzentren oder auf einem Klinik- beziehungsweise Laborcampus können zwischen Annahmestelle und Zielbereich erhebliche Wege liegen.
Dann lässt sich die digitale Postverteilung mit dem COSYS innerbetrieblichen Transport (IBT) verbinden.
Für eine Sendung kann ein Transportauftrag mit Startort, Zielort, Inhalt und Priorität angelegt werden. Mitarbeitende des internen Transportdienstes sehen ihre Aufträge mobil. Übernahme, Transport und Übergabe werden über Statusbuchungen dokumentiert. So bleibt die Chain of Custody innerhalb des organisatorischen Material- und Sendungsflusses besser nachvollziehbar.
Der Smart Locker kann dabei an unterschiedlichen Stellen eingesetzt werden. Er kann Ausgangspunkt eines Transportauftrags sein, wenn ein Kurier eine bereitgestellte Sendung übernimmt. Ebenso kann er am Ziel als Übergabepunkt dienen, wenn das Laborpersonal die Probe erst später abholen kann.
Der Schrank ersetzt also nicht den innerbetrieblichen Transport. Er schließt vielmehr die zeitliche Lücke zwischen zwei Prozessschritten.
Fachauslastung ist mehr als eine Zahl auf dem Dashboard
Besonders interessant wird die Probenbereitstellung, wenn die Nutzungsdaten des Smart Lockers ausgewertet werden. Denn ein belegtes Fach erzeugt Informationen darüber, wann, wie lange und in welcher Größe Kapazität benötigt wird.
COSYS Business Intelligence kann beispielsweise die durchschnittliche Fachauslastung, Verweildauer und Zahl der Übergaben sichtbar machen. Auch Öffnungen, besonders stark genutzte Zeiten und unterschiedliche Fachgrößen können betrachtet werden.
Das beantwortet sehr konkrete Fragen. Sind kleine Fächer regelmäßig ausgelastet, während große Fächer überwiegend frei bleiben? Liegen Sendungen häufig mehrere Tage im Schrank? Entstehen zwischen 10 und 12 Uhr regelmäßig Auslastungsspitzen? Welche Standorte benötigen besonders viele Übergabefächer?
Auch die Fachgrößennutzung ist relevant. Werden überwiegend Fächer der Größe M benötigt, lässt sich eine zukünftige Locker-Konfiguration anders planen, als wenn regelmäßig große Probenversandboxen bereitgestellt werden.
Forecasting macht aus historischen Daten Kapazitätsplanung
Noch einen Schritt weiter geht die vorausschauende Analyse. Historische Auslastungsdaten können genutzt werden, um die zukünftige Belegung einzuschätzen. Im COSYS Dashboard lassen sich dafür beispielsweise historische Fachauslastung und Forecast gegenüberstellen.
Erwartet das System für einen kommenden Zeitraum eine deutlich höhere Auslastung, können Verantwortliche frühzeitig reagieren. Relevant sind dabei nicht nur Durchschnittswerte. Ein erwarteter Peak, die niedrigste prognostizierte Auslastung oder besonders lange Verweildauern einzelner Fachgrößen liefern wesentlich konkretere Hinweise für die Planung.
Damit verändert sich die Rolle des Smart Lockers. Aus einer reinen Übergabestation wird eine messbare Komponente der internen Logistik.
Probenbereitstellung als durchgängiger digitaler Prozess
COSYS verbindet dafür Postverteilung, Smart Locker und innerbetrieblichen Transport auf einer gemeinsamen Prozessbasis. Mobile Datenerfassung und passende Hardware dokumentieren die operativen Schritte. Der WebDesk schafft Transparenz über Sendungen und Fächer. Business Intelligence, Forecasting und Prozessdatenanalyse machen sichtbar, wie die Übergabestruktur tatsächlich genutzt wird.
Für Großlabore und Diagnostikzentren bedeutet das vor allem eines: Die persönliche Übergabe muss nicht mehr der Flaschenhals zwischen zwei Prozessschritten sein.
Sie möchten digitale Sendungserfassung und interne Übergabeprozesse selbst ausprobieren? Die kostenlosen COSYS Demo-Apps stehen im Google Play Store und Apple App Store bereit.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de
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E-Mail: vertrieb@cosys.de
Abholfächer für Apotheken reduzieren persönliche Übergaben
Abholfächer für Apotheken setzen genau an dieser Stelle an. Entscheidend ist allerdings die Verzahnung mit den vorgelagerten Prozessen. Eine Abholstation allein digitalisiert noch keinen Warenfluss. Mit der COSYS Apotheken Software und COSYS Click and Collect wird deshalb die Prozesskette von der Bestellung über Lager und Kommissionierung bis zur dokumentierten Selbstabholung abgebildet.
Apotheke Click and Collect beginnt nicht an der Abholstation
Eine Bestellung aus einer Apotheken App oder einem anderen angebundenen Bestellkanal löst zunächst einen internen Auftrag aus. Jetzt muss geklärt werden: Ist der Artikel verfügbar? Wo befindet er sich? Was muss kommissioniert werden und wann ist die Bestellung vollständig?
Genau hier greift die Verzahnung mit der COSYS Apotheken Software. Bestände und Warenbewegungen werden digital geführt, während Mitarbeitende die benötigten Artikel mobil kommissionieren. Der Abholauftrag erhält dabei einen eindeutigen Bearbeitungsstatus.
Damit entsteht bei Apotheke Click and Collect keine zweite Prozesswelt neben dem Lager. Die Abholung wird vielmehr zum letzten Schritt eines bereits digital geführten Warenflusses.
Abholstation übernimmt die fertige Bestellung
Ist der Auftrag vollständig vorbereitet und für die Selbstabholung geeignet, wird er einer passenden Abholstation beziehungsweise einem freien Fach zugewiesen. COSYS unterstützt unterschiedliche Fachgrößen und eine zentrale Fachverwaltung. Für den Apothekenbereich sind darüber hinaus temperaturgeführte Fächer von -18 °C bis +16 °C technisch verfügbar. Ob und unter welchen Bedingungen ein konkretes Arzneimittel darüber ausgegeben werden darf, muss selbstverständlich entsprechend der jeweiligen pharmazeutischen und rechtlichen Anforderungen beurteilt werden.
Nach der Einlagerung kann die Kundschaft automatisch per E-Mail oder SMS über die Abholbereitschaft informiert werden. Die Öffnung erfolgt beispielsweise über einen QR- oder Abholcode. COSYS dokumentiert die Übergabe digital.
Für die Apotheke verändert sich dadurch vor allem der Ablauf: Eine bereits vorbereitete Bestellung muss nicht erneut gesucht, einem Kunden zugeordnet und persönlich ausgehändigt werden. Das Personal kann sich stärker auf Tätigkeiten konzentrieren, bei denen tatsächlich pharmazeutische Beratung oder eine persönliche Interaktion erforderlich ist.
Abholfächer schaffen zusätzliche zeitliche Flexibilität
Der zweite Vorteil betrifft die Abholzeit. Eine entsprechend zugängliche Abholstation kann die Abholung vom unmittelbaren Personal- und Schalterkontakt entkoppeln. Das ist insbesondere für berufstätige Kunden interessant und kann gleichzeitig Spitzen im HV-Bereich entzerren.
Für Filialapotheken lässt sich das Konzept zudem standortübergreifend denken. COSYS Click and Collect unterstützt die zentrale Verwaltung mehrerer Abholstandorte und die transparente Verteilung von Bestellungen. Damit können größere Apothekenstrukturen unterschiedliche Abholmodelle organisatorisch innerhalb derselben Plattform abbilden.
Aus Fachbelegung werden planbare Kapazitäten
Bei steigenden Abholmengen stellt sich schnell eine praktische Frage: Wie viele Fächer werden tatsächlich benötigt?
Der COSYS WebDesk liefert dazu Informationen über Fachstatus, Belegung und Vorgänge. Business-Intelligence-Auswertungen können unter anderem Fachauslastung, Belegungsdauer, Öffnungen und Nutzungsspitzen analysieren. Forecasting kann auf Basis historischer Nutzungsmuster zusätzlich helfen, zukünftige Kapazitätsengpässe früher zu erkennen.
Damit lässt sich beispielsweise beurteilen, ob bestimmte Fachgrößen regelmäßig knapp werden oder Bestellungen ungewöhnlich lange in der Abholstation verbleiben. Die Abholstation wird so nicht zum schwer kalkulierbaren Zusatzsystem, sondern zu einem messbaren Bestandteil des Apothekenprozesses.
Persönliche Übergabe dort einsetzen, wo sie Mehrwert schafft
Abholstationen sollen die persönliche Beratung nicht ersetzen. Ihr sinnvoller Einsatz liegt dort, wo eine Bestellung bereits abschließend bearbeitet wurde und für eine automatisierte Übergabe geeignet ist.
COSYS verbindet dafür Apotheken Software, Click and Collect, mobile Kommissionierung, Abholstation, WebDesk und Business Intelligence zu einem durchgängigen Prozess. Hinzu kommen passende Hardware, Schnittstellen und Services. Für Apotheken entsteht damit nicht nur eine andere Form der Warenausgabe, sondern ein digital nachvollziehbarer Ablauf von der Bestellung bis zur erfolgten Abholung.
Sie möchten COSYS zunächst selbst testen? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie ausgewählte Funktionen direkt auf Ihrem Smartphone.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Wie lässt sich die Materialversorgung in großen MVZ digitalisieren?
Besonders bei MVZ mit mehreren Etagen, Gebäuden oder angeschlossenen Standorten wird daraus eine logistische Aufgabe. Die entscheidende Frage lautet nicht nur, ob eine Lieferung angekommen ist. Es muss auch nachvollziehbar sein, wo sie sich aktuell befindet, für wen sie bestimmt ist und wie sie ihren Empfänger erreicht.
Genau hier treffen digitale Postverteilung und innerbetriebliche Logistik aufeinander.
Viele Pakete benötigen einen geregelten Eingang
Morgens um 9 Uhr kommen DHL, UPS und weitere KEP-Dienstleister nahezu gleichzeitig. Am Empfang stehen plötzlich 30 Pakete. Einige gehören zur Verwaltung, andere enthalten Material für die Diagnostik und mehrere Sendungen sind für bestimmte Behandlungsbereiche vorgesehen.
Mit der COSYS Inhouse Logistik Software werden die Sendungen bereits bei der Annahme per Smartphone oder MDE-Gerät erfasst. Vorhandene KEP-Sendungsnummern können gescannt und Pakete unter anderem Empfängern, Abteilungen, Gebäuden oder Lagerorten zugeordnet werden. Auch Bestellnummer, Paketgröße und weitere Informationen können hinterlegt werden. Bei größeren Lieferungen unterstützt die Sammelannahme die schnelle Erfassung mehrerer Sendungen.
Beschädigte Verpackungen lassen sich direkt fotografieren. Damit hängt die Dokumentation nicht mehr davon ab, ob sich später noch jemand an den Zustand bei der Anlieferung erinnert. COSYS unterstützt zusätzlich KI-gestützte Bildanalyse für die Schadensdokumentation.
Im WebDesk entsteht parallel eine zentrale Übersicht. Dort sind Sendungsstatus, Empfänger, Fotos, Unterschriften und die Historie eines Pakets abrufbar. Aus dem klassischen Posteingang wird damit eine digitale Steuerungsstelle für die Materialversorgung.
Ein Paket muss nicht persönlich übergeben werden
Ein größeres MVZ erhält beispielsweise eine Lieferung mit Verbrauchsmaterial für die Endoskopie. Die zuständige Mitarbeiterin befindet sich jedoch in einer Behandlung und kann das Paket nicht entgegennehmen.
Statt die Sendung am Empfang liegen zu lassen oder später einen zweiten Zustellversuch einzuplanen, wird sie einem Fach in einem COSYS Smart Locker beziehungsweise Übergabeschrank zugeordnet. Nach der Einlagerung erhält die zuständige Person automatisch eine Benachrichtigung. Die Abholung kann beispielsweise per QR-Code, PIN oder Mitarbeiterausweis erfolgen und wird digital dokumentiert.
Am Nachmittag holt die Mitarbeiterin die Sendung selbstständig ab. Im System wechselt der Status entsprechend. Für die interne Logistik ist der Vorgang damit abgeschlossen, ohne dass eine persönliche Übergabe koordiniert werden musste.
Gerade bei hohem Paketaufkommen können solche Übergabestationen deshalb mehr sein als ein zusätzlicher Aufbewahrungsort. Sie entkoppeln Paketannahme und Abholung zeitlich voneinander.
Nicht jedes Paket gehört in einen Smart Locker
Eine größere Lieferung mit mehreren Kartons soll dagegen vom zentralen Wareneingang in einen Diagnostikbereich eines anderen Gebäudes gebracht werden. Hier beginnt der innerbetriebliche Transport.
Fachbereiche können Transportbedarfe digital anmelden. Im COSYS WebDesk werden daraus Aufträge mit Absender, Empfänger, Start- und Zielort sowie weiteren Transportinformationen. Die Disposition kann offene Aufträge filtern, priorisieren und Mitarbeitenden oder Touren zuweisen. Mehrere Stopps lassen sich zu einer Tour zusammenfassen.
Der Mitarbeiter sieht seine Aufträge mobil, übernimmt die Sendungen per Scan und dokumentiert die einzelnen Transportstatus. So lässt sich auch bei mehreren Gebäuden nachvollziehen, ob Material noch am Wareneingang steht, bereits unterwegs ist oder den Zielbereich erreicht hat.
Eine Lagerverwaltung spielt dabei nur dort eine Rolle, wo Materialien tatsächlich bevorratet werden. Sendungen können beispielsweise einem Lagerplatz zugeordnet werden, bevor sie später weiterverteilt werden. Der Schwerpunkt bleibt jedoch auf dem Sendungsfluss innerhalb des MVZ.
Auch der Weg nach draußen gehört zur Materiallogistik
Material bewegt sich nicht ausschließlich vom Wareneingang zum Fachbereich. Falsch gelieferte Ware muss zurück zum Lieferanten, Geräte werden zum Service geschickt oder interne Sendungen sollen einen anderen Standort erreichen.
COSYS bildet deshalb auch Retouren und ausgehende Sendungen ab. In der COSYS Paket App stehen unter anderem Funktionen für interne Retouren und die Übergabe von Retouren an KEP-Dienstleister zur Verfügung. Dabei werden Sendung, Paketdienst und Bearbeitungsschritt digital dokumentiert.
Über die DHL-Schnittstelle von COSYS kann dieser Prozess zusätzlich in den Versand eingebunden werden. Dadurch lassen sich ausgehende Sendungen und Retouren komfortabel aus dem internen Prozess heraus für den DHL-Versand vorbereiten. Für ein MVZ entsteht damit keine digitale Sackgasse am Warenausgang. Material kann vom Eingang über die interne Verteilung bis zum erneuten externen Versand in einem zusammenhängenden Workflow bearbeitet werden.
Aus Paketaufkommen werden planbare Prozesse
Bei 20 Paketen am Tag fallen Ineffizienzen möglicherweise kaum auf. Bei mehreren Standorten und hunderten wöchentlichen Sendungsbewegungen sieht das anders aus.
Die während der Postverteilung und des IBT entstehenden Daten lassen sich mit COSYS Business Intelligence auswerten. Dashboards können beispielsweise Sendungsmengen, Bearbeitungszeiten, Smart Locker Fachbelegungen und interne Transporte darstellen. Dadurch wird sichtbar, wann besonders viele Lieferungen eintreffen, welche Bereiche das höchste Paketaufkommen verursachen oder wo lange Durchlaufzeiten entstehen.
Das COSYS Konzept verbindet dafür mobile Datenerfassung, Paketmanagement, Smart Locker, innerbetrieblichen Transport, Hardware und Services mit Business Intelligence und Prozessdatenanalyse. Für große MVZ entsteht so keine Ansammlung einzelner Digitalisierungslösungen, sondern eine skalierbare Infrastruktur für die interne Materialversorgung.
Auch rund um die expopharm 2026 in München lohnt sich der Blick auf solche digitalen Versorgungsprozesse im Healthcare-Umfeld.
Sie möchten die digitale Paketannahme und interne Verteilung selbst ausprobieren? Die kostenlosen COSYS Demo-Apps stehen im Google Play Store und Apple App Store bereit.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Bestandsmanagement Software im Lebensmittelhandel: Weniger Abschriften, volle Regale
Trotzdem basiert die Disposition in vielen Filialen auf Buchbeständen, die vom tatsächlichen Regalbestand abweichen. Bruch, Diebstahl, ungebuchte Umlagerungen oder fehlerhaft erfasste Wareneingänge verzerren die Zahlen. Nachbestellungen beruhen dann auf falschen Daten. Die Abschriften steigen, während an anderer Stelle Umsatz durch leere Regalplätze verloren geht.
Was eine Bestandsmanagement Software im Lebensmittelhandel leisten muss
Eine klassische Bestandsverwaltung erfasst und dokumentiert Warenbewegungen. Eine Bestandsmanagement Software geht weiter: Sie macht Bestände und Bewegungsdaten nutzbar, um Bestandsoptimierung, Nachschub und Warenverfügbarkeit gezielter zu steuern.
Sie schafft Transparenz über Bestände und Warenbewegungen in Lager und Filialen und verbessert damit die Datengrundlage für Disposition und operative Entscheidungen. Entscheidend ist, dass die relevanten Daten möglichst direkt dort entstehen, wo Waren tatsächlich bewegt werden: an der Rampe, im Lager und am Regal.
Im Lebensmitteleinzelhandel sind besonders folgende Aufgaben relevant:
- Wareneingänge und Mengendifferenzen mobil erfassen
- MHD-kritische Artikel direkt am Regal kontrollieren
- Preisreduzierungen für kurz haltbare Ware anstoßen und neue Etiketten mobil ausgeben
- Abschriften und Bestandskorrekturen digital dokumentieren
- Umlagerungen zwischen Filialen erfassen
- Bestände für Nachbestellung und Disposition aktuell halten
- Bestands- und Bewegungsdaten mit ERP oder Warenwirtschaft austauschen
Ein typisches Szenario ist eine Grillaktion im Frühsommer. Sind Restbestände aus der Vorwoche nicht korrekt gebucht oder Umlagerungen nicht dokumentiert, kann zusätzliche Aktionsware an Filialen gelangen, die bereits ausreichend Bestand haben, während andere Standorte frühzeitig leer laufen. Werden Wareneingänge, Bestandskorrekturen und Umlagerungen dagegen zeitnah erfasst, steht der Disposition eine verlässlichere Datengrundlage für die weitere Warensteuerung zur Verfügung.
Warum die ERP-Anbindung über den Erfolg entscheidet
Eine Einzelhandel Software, die als Dateninsel neben dem ERP läuft, schafft neue Probleme, statt bestehende zu lösen. Die COSYS Retail Management Software wird deshalb über verschiedene Schnittstellen an bestehende ERP- und Warenwirtschaftssysteme angebunden. Sie digitalisiert die operativen Prozesse und ergänzt dabei die vorhandene Infrastruktur, statt sie zu ersetzen.
Innerhalb der COSYS Retail Software lässt sich das Bestandsmanagement mit Modulen wie Wareneingang, MHD-Kontrolle, Umlagerung, Inventur, Retoure und weiteren Filialprozessen verbinden. Alle Module laufen auf einer gemeinsamen Plattform und in einer mobilen App. Mit COSYS Task Management lassen sich Aufgaben zentral verteilen. Das kann die tägliche MHD-Kontrolle in der Molkereiabteilung sein oder eine Nachzählung bei auffälligen Bestandsdifferenzen.
Wovon die Kosten einer Retail Management Software abhängen
Für Filialisten mit vielen Standorten ist die Wirtschaftlichkeit entscheidend. Die Kosten hängen unter anderem von der Anzahl der Filialen und den eingesetzten Modulen ab. Weitere Faktoren sind die Zahl der Nutzer oder MDE-Geräte, der Betrieb in der Cloud oder On-Premise, die Art der ERP-Anbindung sowie der Umfang von Customizing und Support.
Ein Komplettpaket zum Start ist dabei nicht nötig. Ein möglicher Einstieg ist ein Pilot mit Bestandsmanagement oder Inventur in ausgewählten Märkten. Die Plattform lässt sich anschließend schrittweise um weitere Module, Nutzer, Geräte oder Filialen erweitern.
Welche Rolle mobile Geräte und KI im Bestandsmanagement spielen
Verlässliche Bestandsdaten entstehen nur, wenn die Erfassung im hektischen Marktalltag schnell funktioniert. COSYS kombiniert die Software deshalb mit passender Hardware. Dazu gehören MDEs und Tablets von Zebra, Honeywell und Datalogic sowie mobile Etikettendrucker für Reduzierungsetiketten direkt am Regal. COSYS MDM und MDE-Services unterstützen die zentrale Konfiguration, Verwaltung und den Support der mobilen Geräte über alle Filialen hinweg.
Die erfassten Warenbewegungen bilden die Grundlage für Analysen. Die Prozessdatenanalyse macht sichtbar, in welchen Warengruppen und Filialen Differenzen und Abschriften gehäuft auftreten. Die COSYS KI ermöglicht zusätzlich einen Zugang in natürlicher Sprache. Auf Basis der vorhandenen Unternehmensdaten lassen sich beispielsweise Fragen stellen wie: „Welche Molkereiartikel in der Filiale Köln-Ehrenfeld erreichen in den nächsten drei Tagen ihr MHD?“ oder „In welchen Märkten lagen die Abschriften bei Obst und Gemüse zuletzt über dem Durchschnitt?“ Aus den Ergebnissen lassen sich konkrete Maßnahmen ableiten, zum Beispiel eine frühzeitige Reduzierung, eine Umlagerung oder eine gezielte Nachzählung.
Praxistipp: Die Abschriftenliste als Lastenheft nutzen
Schauen Sie sich vor dem Anbietervergleich die eigenen Abschriften der letzten drei Monate an. Wählen Sie die 20 Artikel mit dem höchsten Verlustwert aus. Verfolgen Sie dann gemeinsam mit einer Marktleitung ihren Weg von der Anlieferung bis zum Regal.
Wo Mengen nicht gebucht, MHDs nicht kontrolliert oder Umlagerungen vergessen werden, liegt Ihr konkreter Startpunkt. So entsteht ein Pilotprojekt mit messbarem Ziel statt eines abstrakten Anforderungskatalogs.
Sie möchten Abschriften reduzieren und die Warenverfügbarkeit im Lebensmittelhandel gezielter steuern? Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Bestandsmanagement Software, MHD-Kontrolle, mobiler Datenerfassung, Etikettendruck und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.
Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Retail Demo-App für Android und iOS testen.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Materialversorgung ohne Excel – Bestände und Warenbewegungen digital erfassen
Das eigentliche Problem ist dabei weniger Excel selbst. Kritisch wird es, sobald eine Tabelle einen Bestand zeigen soll, der sich permanent verändert. Medizinische Verbrauchsmaterialien werden angeliefert, eingelagert, zwischen Materiallagern umverteilt oder von Behandlungsbereichen entnommen. Eine manuell gepflegte Liste bildet diese Warenbewegungen immer erst dann ab, wenn jemand sie nachträgt.
Für Einkauf, Verwaltung und Materialverantwortliche stellt sich deshalb eine entscheidende Frage: Entspricht der angezeigte Bestand tatsächlich dem, was gerade vor Ort verfügbar ist?
Materialversorgung beginnt mit verlässlichen Bewegungsdaten
Eine digitale Bestandsführung setzt unmittelbar dort an, wo sich Material bewegt. Mit der COSYS Lagerverwaltungssoftware werden Einlagerungen, Entnahmen und Umlagerungen mobil per Smartphone oder MDE-Gerät erfasst. Ein Scan identifiziert Artikel und Lagerplatz. Mengen und weitere relevante Daten werden direkt im Prozess gebucht. Auch Chargen, Seriennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten können geführt werden.
Das ist insbesondere bei dezentralen Versorgungsstrukturen relevant. Ein Gesundheitszentrum kann beispielsweise über ein zentrales Materiallager verfügen und gleichzeitig kleinere Bestände in Diagnostik, Ambulanz oder einzelnen Behandlungsbereichen vorhalten.
Wird Material zwischen diesen Bereichen verschoben, handelt es sich nicht einfach um „zehn Packungen weniger im Hauptlager“. Die Ware befindet sich weiterhin innerhalb der Einrichtung, nur an einem anderen Ort. Genau diese Bewegungen müssen sichtbar bleiben.
Ein fehlender Karton, der eigentlich gar nicht fehlt
In einem größeren MVZ werden Untersuchungshandschuhe, sterile Einmalartikel und weitere Verbrauchsmaterialien zentral bevorratet. Am Montagmorgen benötigt ein Behandlungsbereich kurzfristig zusätzliche sterile Sets. Eine Mitarbeiterin nimmt zwei Kartons aus dem Materiallager mit und bringt sie direkt in den entsprechenden Bereich.
In einer klassischen Excel-Bestandsführung beginnt jetzt die Informationslücke. Werden die zwei Kartons erst später ausgetragen, zeigt die Liste vorübergehend einen falschen Bestand. Werden sie lediglich als Entnahme verbucht, ist wiederum nicht ersichtlich, dass das Material weiterhin im Unternehmen vorhanden ist.
Bei einer digitalen Umlagerung werden dagegen Ausgangs- und Zielbereich erfasst. Das Material verschwindet nicht aus dem System, sondern wechselt seinen Lagerort.
Noch am selben Nachmittag wird im Zentrallager ein Mindestbestand erreicht. Die Verantwortlichen sehen den tatsächlichen Bestand, ohne zunächst verschiedene Fachbereiche telefonisch nach dort gelagerten Reserven fragen zu müssen. Gleichzeitig lässt sich nachvollziehen, welche Mengen zuletzt wohin bewegt wurden.
Was nach einer kleinen Buchung aussieht, wird bei mehreren hundert oder tausend Materialbewegungen zum wesentlichen Unterschied zwischen geschätztem und belastbarem Bestand.
Wenn aus einer Umlagerung ein Transportauftrag wird
Bei größeren Gesundheitszentren liegen Materiallager und Verbrauchsort nicht zwangsläufig nebeneinander. Zwischen Gebäuden, Etagen oder Standorten bekommt die Bestandsführung deshalb eine logistische Komponente.
Hier können Lager- und Transportprozesse miteinander verbunden werden. Muss Material beispielsweise aus dem Zentrallager in einen weiter entfernten Diagnostikbereich gebracht werden, kann daraus ein digitaler Transportauftrag entstehen. Start, Ziel, Inhalt und Priorität sind eindeutig hinterlegt. Übernahme und Zustellung werden mobil dokumentiert.
Für zeitlich versetzte Übergaben können zusätzlich COSYS Material- oder Übergabeschränke eingebunden werden. Material wird einem Fach zugeordnet und steht dort für autorisierte Mitarbeitende bereit. Beide Seiten müssen dadurch nicht gleichzeitig vor Ort sein. Zugriffe und Fachbelegungen bleiben nachvollziehbar.
Entscheidend ist dabei nicht der einzelne Schrank oder Scan. Der Mehrwert entsteht aus einem durchgängigen Datenfluss, in dem Bestand, Lagerort und Warenbewegung miteinander verknüpft bleiben.
Bestandsoptimierung braucht mehr als eine aktuelle Zahl
Sind Materialbewegungen digital erfasst, verändert sich auch die Grundlage für die Bestandsoptimierung. Die interessante Information lautet dann nicht mehr nur: „Wir haben noch 84 Stück.“
Im COSYS WebDesk lassen sich Bestände und Bewegungsverläufe zentral betrachten. Über Business Intelligence und Prozessdatenanalyse werden darüber hinaus Muster sichtbar. Verantwortliche können beispielsweise untersuchen, welche Materialien besonders häufig umgelagert werden, welche Bereiche einen hohen Verbrauch aufweisen oder wie sich Bestände über bestimmte Zeiträume entwickeln.
Forecasting kann historische Bewegungsdaten zusätzlich für die Bedarfsplanung nutzbar machen. Der Einkauf erhält dadurch eine bessere Datengrundlage für Materialbestellungen. Gleichzeitig können unnötig hohe Sicherheitsbestände ebenso auffallen wie sich abzeichnende Engpässe.
Auch die Inventur profitiert davon. Je konsequenter Warenbewegungen bereits im Tagesgeschäft erfasst werden, desto geringer ist das Risiko, dass Systembestand und tatsächlicher Bestand über Monate auseinanderlaufen.
Eine Datenbasis statt verschiedener Materiallisten
Für Tageskliniken, MVZ und Gesundheitszentren bedeutet Digitalisierung der Materialwirtschaft deshalb nicht zwangsläufig, jeden bestehenden Ablauf neu aufzubauen. Viel wichtiger ist, dass Wareneingang, Lagerbestand, Umlagerung und interne Materialversorgung auf derselben Datenbasis arbeiten.
COSYS stellt dafür ein modulares Gesamtsystem aus mobiler Software, MDE-Geräten und weiterer Hardware, Services, Lagerverwaltung, innerbetrieblichem Transport, optionalen Smart Lockern sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse bereit. Einrichtungen können dadurch genau die Prozesse miteinander verbinden, die für ihre Versorgungsstruktur relevant sind.
Wer sich 2026 mit digitalen Versorgungs- und Materialprozessen im Healthcare-Umfeld beschäftigt, kann entsprechende Themen auch rund um die expopharm in München weiterverfolgen.
Sie möchten die mobile Bestandsführung selbst ausprobieren? Die kostenlosen COSYS Demo-Apps stehen im Google Play Store und Apple App Store bereit und ermöglichen einen unverbindlichen Einblick in digitale Lager- und Erfassungsprozesse.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
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Apotheke digitalisieren vom Wareneingang bis zur Abholung
Wer seine Apotheke digitalisieren möchte, sollte deshalb nicht bei einzelnen Funktionen anfangen, sondern beim gesamten Warenfluss. Die COSYS Apotheken Software bildet genau diese operativen Prozesse modular ab und kann bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Systeme über Schnittstellen ergänzen.
Digitalisierung beginnt bei der Warenannahme
Bereits beim Eintreffen einer Lieferung entstehen wichtige Daten. Artikel müssen kontrolliert, Mengen erfasst und anschließend dem Bestand zugeführt werden. Mit mobilen MDE-Geräten oder Smartphones können Mitarbeitende relevante Informationen direkt am Wareneingang erfassen.
Das reduziert nachträgliche Eingaben und schafft eine verlässliche Datengrundlage für die folgenden Prozessschritte. Auch Charge, Seriennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum können entsprechend des jeweiligen Ablaufs berücksichtigt werden.
Zusätzliche Technologien können die Erfassung weiter vereinfachen. OCR liest beispielsweise Textinformationen von Etiketten oder Dokumenten aus. Eine Fotodokumentation wiederum ermöglicht es, beschädigte oder auffällige Lieferungen direkt dem entsprechenden Vorgang zuzuordnen. Computer Vision kann diese Bilder zusätzlich analysieren und etwa Schäden oder Mengen automatisiert erkennen.
Vom Apothekenlager direkt in die Kommissionierung
Nach dem Wareneingang entscheidet sich im Lager, ob Digitalisierung tatsächlich durchgängig funktioniert. Einlagerungen, Entnahmen, Umlagerungen und Bestandsänderungen sollten deshalb unmittelbar gebucht werden.
Die COSYS Apotheken Software stellt aktuelle Bestands- und Bewegungsinformationen zentral bereit. Mitarbeitende sehen dadurch, welche Ware vorhanden ist und wo sie sich befindet. Gleichzeitig entsteht eine nachvollziehbare Historie der Warenbewegungen.
Das ist insbesondere für Filialapotheken, größere Apothekenlager und Versandstrukturen relevant. Statt Bestände ausschließlich punktuell zu betrachten, können Warenbewegungen standort- und prozessübergreifend ausgewertet werden. COSYS Business Intelligence macht beispielsweise häufig bewegte Artikel, Bestandsabweichungen oder auffällige Lagerbereiche sichtbar.
Mit Forecasting lassen sich historische Entnahmemuster und Bestandsentwicklungen zusätzlich für Bedarfsprognosen nutzen. So wird aus der reinen Bestandsübersicht eine Grundlage für eine vorausschauendere Disposition.
Click and Collect schließt die digitale Prozesskette
Auch die Abholung sollte nicht wieder zum analogen Bruch in einer ansonsten digitalen Prozesskette werden. Bei Apotheke Click and Collect wird die Bestellung für die Kommissionierung bereitgestellt, der entsprechende Artikel entnommen und anschließend für den Kunden vorbereitet.
Mit COSYS lässt sich dieser Ablauf digital begleiten. Besonders interessant wird die Verbindung mit Abholfächern für Apotheken: Eine vorbereitete Bestellung kann einem Smart-Locker-Fach zugeordnet und nach Bereitstellung vom vorgesehenen Empfänger abgeholt werden. Die Übergabe wird dadurch in den digitalen Warenfluss eingebunden, während das Apothekenpersonal von manuellen Übergabeprozessen entlastet wird. COSYS Smart Locker sind unter anderem für Click and Collect und dokumentierte Übergaben vorgesehen.
Digitalisierung wird auf der expopharm zum Praxisthema
Wie Apotheken ihre Prozesse sinnvoll digitalisieren, ist auch rund um die expopharm 2026 ein relevantes Thema. Für Apothekenverantwortliche lohnt sich dabei besonders der Blick auf Lösungen, die nicht nur einen einzelnen Arbeitsschritt digitalisieren.
Entscheidend ist vielmehr, wie gut sich neue Anwendungen in vorhandene Strukturen integrieren lassen und ob aus einzelnen digitalen Funktionen tatsächlich ein durchgängiger Prozess entsteht. Gerade die Verbindung von Warenwirtschaft, mobiler Datenerfassung, Lagerprozessen, Kommissionierung und moderner Kundenübergabe bietet hier erhebliches Potenzial.
Ein Warenfluss statt vieler Insellösungen
Von der gelieferten Arzneimittelpackung bis zur fertigen Kundenbestellung entstehen zahlreiche Buchungen und Prozessdaten. Mit COSYS werden diese Daten nicht nur erfasst: WebDesk, Business Intelligence und Prozessdatenanalyse ermöglichen es, Abläufe anschließend auszuwerten und Schwachstellen sichtbar zu machen. Bei umfangreicheren Strukturen kann Process Mining beispielsweise dabei helfen, tatsächliche Prozessverläufe und Abweichungen systematisch zu untersuchen.
Die modulare COSYS Plattform verbindet dafür Software, mobile Hardware, Services und Datenanalyse. Eine Apotheke kann mit einzelnen Prozessen beginnen und die Digitalisierung anschließend schrittweise erweitern.
Sie möchten die Digitalisierung Ihrer Apotheke selbst ausprobieren? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie ausgewählte Funktionen direkt auf Ihrem Smartphone.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de
Telefon: +49 (5062) 900-0
E-Mail: vertrieb@cosys.de
Retourenmanagement im Fashion Retail: So kommen Rücksendungen schneller zurück in den Verkauf
Teuer ist dabei weniger die Retoure selbst als die Zeit zwischen Rückgabe und erneuter Verkaufsfähigkeit. Jeder Tag, an dem ein Artikel ungeprüft im Karton liegt, verringert seine Abverkaufschance in der laufenden Saison.
Warum Retouren im Modehandel besonders aufwendig sind
Textilien lassen sich nicht einfach zurück ins Regal legen. Mitarbeitende prüfen, ob Etiketten vorhanden sind, ob das Teil getragen wurde oder Make-up-Spuren aufweist und ob es gedämpft, neu gefaltet oder umetikettiert werden muss. Die Variantenvielfalt aus Größe, Farbe und Schnitt führt bei manueller Erfassung schnell zu Buchungsfehlern.
Im Omnichannel-Handel steigt die Komplexität weiter. Online gekaufte Ware wird in der Filiale zurückgegeben, Click-and-Collect-Aufträge werden nicht abgeholt, Ship-from-Store-Sendungen landen an einem anderen Standort. Werden diese Vorgänge auf Papier oder in Insellösungen erfasst, stimmen die Bestände im ERP nicht mehr. Die Folgen sind falsche Verfügbarkeiten im Webshop, unnötige Nachbestellungen und Preisreduzierungen am Saisonende.
Welche Schritte ein effizientes Retourenmanagement umfasst
Ein belastbarer Retourenprozess im Einzelhandel folgt einer klaren Abfolge:
- Identifikation: Scan von Artikel, Auftrag oder Retourenlabel direkt bei der Annahme
- Zustandsprüfung: Einstufung als A-, B- oder C-Ware, bei Bedarf mit Fotodokumentation
- Disposition: Wiedereinlagerung, Umlagerung in eine Filiale mit Nachfrage, Preisreduzierung oder Lieferantenretoure
- Buchung: Bestandsaktualisierung und Gutschrift im ERP
Diese Schritte müssen ohne Medienbruch ablaufen. Nur so steht ein zurückgegebener Artikel zeitnah wieder online oder auf der Fläche zur Verfügung.
Wie Filialen und Zentrallager Retouren sinnvoll steuern
Je nach Organisation werden Filialretouren zentral oder dezentral weiterbearbeitet. Sinnvoll kann es sein, aktuelle Bestände und den Bedarf anderer Standorte in die Entscheidung einzubeziehen.
Liegt eine gefragte Größe in einer Filiale bereits in hoher Stückzahl vor, während sie an einem anderen Standort knapp ist, kann eine Umlagerung wirtschaftlicher sein als eine zusätzliche Nachbestellung. Dafür müssen Retourenstatus, Bestände und Warenbewegungen ausreichend aktuell verfügbar sein.
Welche Retail Software für Retourenmanagement geeignet ist
Für Fashion Retail eignet sich eine Retourenmanagement Software, wenn sie Rückgaben nicht nur erfasst, sondern direkt mit Zustandsprüfung, Bestandsführung und möglichen Folgeprozessen verbindet. Entscheidend ist, dass retournierte Ware schnell bewertet und eindeutig weiterverarbeitet werden kann, damit verkaufsfähige Artikel möglichst zügig wieder in den Bestand zurückkehren.
Die COSYS Retourenmanagement Software ist Teil der COSYS Retail Management Software, besitzt aber eine eigene funktionale Identität und kann auch unabhängig von weiteren Retail-Modulen eingesetzt werden. Bei Bedarf lässt sie sich anschließend mit Bestandsführung, Umlagerung, Filialtausch, Etikettendruck oder anderen Filialprozessen erweitern und über Schnittstellen an ERP- oder Warenwirtschaftssysteme anbinden.
Im Fashion Retail wird die Retoure mobil erfasst, der Artikel gescannt und der Zustand geprüft. Retourengründe oder Schäden können dokumentiert werden, bei Bedarf auch per Foto. Anschließend wird festgelegt, wie die Ware weiterbehandelt wird: zurück in den verkaufsfähigen Bestand, auf einen definierten Retouren- oder Lagerplatz, in eine Umlagerung oder in einen anderen Folgeprozess. So wird aus einer Rücksendung ein klar dokumentierter Warenprozess statt einer ungeklärten Zwischenlagerung.
Eine Plattform für die gesamte Kette
Die COSYS Retail Management Software bildet mit ihren einzelnen Modulen zentrale Abläufe im Retail ab: vom Wareneingang im Lager über Umlagerung, Preisauszeichnung und Inventur in der Filiale bis hin zu Fulfillment-Prozessen und Retouren. COSYS Task Management weist Aufgaben wie „Retoure prüfen“ gezielt einzelnen Mitarbeitenden oder Teams zu. Die Anbindung an bestehende ERP-Systeme erfolgt je nach Systemlandschaft über Datei-, Datenbank- oder API-/Webservice-Schnittstellen.
Hardware, MDM und Datenanalyse
Neben der Software bietet COSYS weitere Services und Hardware für den operativen Betrieb an. Dazu gehören MDE-Geräte und Tablets von Zebra, Honeywell und Datalogic, mobile Drucker für Ersatzetiketten sowie ergänzende MDE-Services und COSYS MDM für Rollout, Konfiguration, Geräteverwaltung und Support. Diese Leistungen können zusätzlich zur Retourenmanagement Software eingesetzt werden und unterstützen insbesondere größere Filialnetze beim einheitlichen Betrieb der mobilen Geräte.
Auch die Auswertung lässt sich erweitern. Business Intelligence und Prozessdatenanalyse machen vorhandene Retouren- und Prozessdaten zentral auswertbar. Die COSYS KI kann auf diese Unternehmensdaten zugreifen und Fragen in natürlicher Sprache beantworten, zum Beispiel: „Welche Artikel der Frühjahrskollektion werden am häufigsten wegen der Passform zurückgegeben?“, „In welchen Filialen liegen ungeprüfte Retouren seit mehr als zwei Tagen?“ oder „Wohin sollte retournierte Ware in Größe M umgelagert werden?“
Wirtschaftlich skalierbar
Händler müssen nicht alles auf einmal einführen. Filialanzahl, Module, Nutzer bzw. MDEs, Cloud oder On-Premise sowie Customizing und Support richten sich nach dem tatsächlichen Bedarf. So entsteht eine wirtschaftliche Retail Software mit ERP-Anbindung, die mit dem Unternehmen wächst.
Praxistipp: Einer einzigen Jeans folgen
Wählen Sie eine retournierte Jeans aus und begleiten Sie sie vom Paketeingang bis zurück ins Regal. Notieren Sie jede Übergabe, jede Wartezeit und jede Stelle, an der jemand etwas abtippt. Dieser Weg zeigt oft deutlicher als jede Auswertung, wo Ihr Retourenprozess Tage verliert.
Sie möchten Retouren im Fashion Retail schneller prüfen und wieder in den verkaufsfähigen Bestand zurückführen?
Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Retourenmanagement Software. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.
Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Retail Demo-App für Android und iOS testen.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
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Professionelle Inventur Software für kleine und mittlere Filialnetze
Die COSYS Inventur Software unterstützt deshalb die Erfassung, Kontrolle und Auswertung innerhalb eines zusammenhängenden Inventurprozesses und hilft dabei, diese manuellen Zwischenschritte zu reduzieren.
Was macht eine gute Inventur Software für kleine Filialnetze aus?
Entscheidend ist weniger der Funktionsumfang als die Prozesslogik. Die Erfassung startet mit klar definierten Zählplätzen und Inventurbereichen, sodass jede Filiale nachvollziehen kann, welche Zone bereits gezählt, welche noch offen und welche für die Zweitzählung vorgesehen ist.
Über die COSYS Inventur App auf einem MDE-Gerät erfasst das Filialpersonal Artikel und Mengen direkt am Regal. Die benötigten Stammdaten können auf dem Gerät bereitgestellt werden, sodass erfasste Artikel mit den hinterlegten Daten abgeglichen werden können. Die COSYS App unterstützt dabei auch einen kombinierten Offline-/Online-Betrieb mit lokaler Datenbank.
Die erfassten Daten werden abhängig von der Konfiguration online oder gesammelt an das Backend übertragen. Im WebDesk können Inventurdaten zentral verarbeitet und für die weitere Auswertung bereitgestellt werden. Abgearbeitete Aufträge und Bewegungsdaten lassen sich anschließend online oder batch an ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem zurückübertragen.
Wie läuft eine digitale Inventur mit MDE-Geräten konkret ab?
In der Praxis beginnt der Ablauf mit dem Aufbau der Stammdaten und der Zählplatzstruktur, gefolgt von einer kurzen Einweisung des eigenen Personals. Die Erstzählung läuft flächendeckend, parallel dazu prüft die Inventurleitung im Dashboard Plausibilitäten und stößt gezielt Kontrollzählungen an. Erst wenn alle Bereiche als vollständig markiert sind, erfolgt die Freigabe und die Übergabe an die Buchhaltung.
Der wirtschaftliche Unterschied zum externen Inventurdienstleister ist dabei oft unterschätzt: Eigenes Personal kennt Lagerstruktur, Sonderzonen und Besonderheiten wie Pfanderfassung bereits aus dem Tagesgeschäft. Gerade bei Verkaufsflächen von 200 bis 300 Quadratmetern entfällt der Einarbeitungsaufwand externer Kräfte ebenso wie deren Reisekosten über alle Filialen hinweg.
Lohnt es sich, Inventurscanner zu mieten statt zu kaufen?
Für eine jährliche Stichtagsinventur rechnet sich der Kauf einer eigenen Geräteflotte selten. Beim Inventurscanner mieten erhalten Filialisten vorkonfigurierte MDE-Geräte von Zebra, Honeywell oder Datalogic für den Zeitraum, in dem sie tatsächlich gebraucht werden. COSYS liefert dabei nicht nur Hardware, sondern das Gesamtpaket aus Inventur Software, App, Gerätekonfiguration und Support während der Zählung; ein wesentlicher Unterschied, wenn am Inventurwochenende kurzfristig Fragen auftreten.
Welchen Mehrwert bringt KI in der Inventur?
Über die COSYS Business Intelligence lassen sich Prozessdaten mehrerer Inventurjahre auswerten: Aufnahmezeiten, Fehlerquoten, Differenzentwicklung je Standort. Der KI-Chatbot greift dabei auf die realen Erfassungsdaten zu und beantwortet Fragen in natürlicher Sprache: etwa welche Zählbereiche die höchsten Differenzen aufweisen, in welchen Filialen die Zweitzählung überdurchschnittlich oft nötig war oder welche Warengruppen wiederholt auffällige Mengenabweichungen zeigen. Aus solchen Mustern entstehen konkrete Maßnahmen für die Vorbereitung der nächsten Inventur.
Praxistipp zum Schluss
Nehmen Sie sich vor der nächsten Inventur eine Stunde und gehen Sie mit dem Filialleiter einer mittelgroßen Filiale die Zählplatzstruktur physisch ab. Nicht am Bildschirm, sondern im Markt. Jeder Zählbereich, den man vor Ort nicht in unter zehn Sekunden eindeutig wiederfindet, wird am Inventurtag zur Fehlerquelle und diese Stunde spart erfahrungsgemäß mehr Nacharbeit als jede zusätzliche Schulung.
Sie möchten Ihre Inventur in kleinen und mittleren Filialnetzen professionell vorbereiten und wirtschaftlich durchführen?
Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventur Software, Inventur App, MDE-Mietgeräten, Zählplatzstruktur und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.
Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Kommissionierung für Versandapotheken effizient skalieren
Eine skalierbare Kommissionierung für Versandapotheken benötigt deshalb mehr als zusätzliche Mitarbeitende oder Lagerfläche. Mit der COSYS Apotheken Software werden Aufträge digital bereitgestellt, Artikel mobil erfasst und Warenbewegungen unmittelbar dokumentiert. Die Lagerverwaltung bildet dafür Prozesse von Beständen und Einlagerung bis zur Kommissionierung ab.
Mobile Kommissionierung statt unnötiger Laufwege
Mitarbeitende können sich mit Full-Touch-MDE-Geräten durch die Kommissionierung führen lassen und entnommene Artikel direkt scannen. Dadurch wird der physische Pick mit dem digitalen Auftrag abgeglichen.
Gerade bei einem breiten Artikelspektrum ist das relevant: Der Scanner bestätigt nicht nur, dass etwas entnommen wurde, sondern ordnet die Bewegung dem entsprechenden Auftrag zu. Aktuelle Bestandsinformationen stehen damit für nachfolgende Prozesse zur Verfügung.
Die mobile Datenerfassung schafft gleichzeitig eine einheitliche Arbeitsweise. Neue Mitarbeitende müssen sich weniger auf persönliche Lagerkenntnisse verlassen und bei steigendem Auftragsvolumen lässt sich zusätzliche Hardware bereitstellen, ohne den grundlegenden Prozess verändern zu müssen.
Wenn Kommissionierung zum Materialfluss wird
In größeren Versandapotheken endet die Optimierung nicht am einzelnen Lagerplatz. Ware bewegt sich beispielsweise zwischen Wareneingang, Reservelager, Kommissionierbereichen, Packplätzen und Versand. Genau hier wird die Verbindung zum innerbetrieblichen Transport (IBT) interessant.
COSYS kann Transportaufträge zwischen diesen Bereichen digital abbilden und ihren Status nachvollziehbar machen. Nachschub für einen Kommissionierbereich wird damit nicht erst dann zum Thema, wenn das Fach bereits leer ist und ein Picker den fehlenden Bestand bemerkt.
Ähnlich funktioniert das bei größeren Apothekenstrukturen mit angeschlossenen Filialen. Waren können für eine Filialbelieferung kommissioniert, einem Transport zugeordnet und bei der Übergabe beziehungsweise am Ziel erneut digital erfasst werden. Die COSYS Plattform unterstützt hierfür neben Lagerprozessen auch Disposition und interne Transportwege.
Prozessdaten zeigen, wo Skalierung wirklich scheitert
Mit wachsendem Durchsatz wird eine weitere Frage wichtig: Wo verliert die Kommissionierung eigentlich Zeit?
Die bei COSYS entstehenden Prozessdaten können im WebDesk und über Business Intelligence ausgewertet werden. So lassen sich beispielsweise Artikelbewegungen, Bestandsentwicklungen oder stark beanspruchte Lagerbereiche untersuchen. Warehouse-Analysen sind ausdrücklich dafür vorgesehen, häufig bewegte Artikel, schlecht genutzte Lagerplätze und Engpässe sichtbar zu machen.
Process Mining erweitert diesen Ansatz um die tatsächlichen Prozessabläufe. Wiederkehrende Umwege, Wartezeiten oder Abweichungen vom vorgesehenen Workflow werden dadurch messbar. Das ist für eine Versandapotheke wesentlich aussagekräftiger als die bloße Erkenntnis, dass „die Kommissionierung zu langsam“ ist.
Auch Forecasting passt hier unmittelbar zum Use Case. Historische Auftrags-, Bestands- und Bewegungsdaten können genutzt werden, um Bedarfsentwicklungen und Belastungsspitzen frühzeitig einzuschätzen. COSYS Forecasting berücksichtigt unter anderem historische Abläufe und saisonale Muster und kann die Ressourcen- und Bestandsplanung unterstützen.
Skalieren heißt nicht einfach mehr Personal einsetzen
Eine Versandapotheke kann dauerhaft nur dann effizient wachsen, wenn Software, Datenerfassung und operative Warenbewegungen gemeinsam skalieren. COSYS verbindet dafür modulare Apotheken Software mit professioneller MDE-Hardware, Services, WebDesk, Business Intelligence und Prozessdatenanalyse. Bestehende Warenwirtschafts- und ERP-Systeme können über Schnittstellen angebunden werden.
So lässt sich zunächst die Kommissionierung digitalisieren und die Lösung später beispielsweise um innerbetriebliche Transporte, Filialbelieferung, Inventur oder weitere Lagerprozesse erweitern. Aus einzelnen Scans entsteht damit ein durchgängiger Datenfluss, der nicht nur das Tagesgeschäft unterstützt, sondern auch zeigt, wo sich weiteres Wachstum organisatorisch vorbereiten lässt.
Sie möchten die mobile Kommissionierung selbst ausprobieren? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie ausgewählte Funktionen direkt auf Ihrem Smartphone.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Materialwirtschaft in Tageskliniken digital organisieren
Lieferungen müssen angenommen, ausgepackt und geprüft, gegebenenfalls zwischengelagert, intern transportiert und schließlich korrekt eingebucht werden. Werden diese Schritte über Papierlisten, Excel, E-Mails und mündliche Absprachen organisiert, entstehen Informationsbrüche. Besonders bei mehreren Gebäuden, Fachbereichen oder dezentralen Materiallagern wird schnell unklar, wo sich eine Lieferung aktuell befindet.
Eine digitale Materialwirtschaft sollte deshalb nicht erst im Lager beginnen.
Materialbestellungen bereits beim Wareneingang erfassen
Mit der COSYS Paket Inhouse Software können eingehende Pakete direkt bei der Annahme per Barcode erfasst und einem Empfänger, einer Abteilung oder einem internen Prozess zugeordnet werden. Neben klassischen Paketen lassen sich damit auch Material-, Waren- und Mustersendungen digital dokumentieren.
Beim anschließenden Auspacken ist insbesondere der Zustand der Lieferung relevant. Beschädigte Umverpackungen oder Auffälligkeiten am Produkt können über eine Fotodokumentation unmittelbar dem Vorgang zugeordnet werden.
Spannend wird hier die Verbindung mit Computer Vision: Die KI-gestützte Bildanalyse kann sichtbare Schäden an Waren und Verpackungen erkennen und bei deren Beschreibung unterstützen. Statt Informationen nachträglich aus handschriftlichen Notizen übertragen zu müssen, entsteht die Dokumentation direkt bei der Kontrolle.
Wenn eine Materiallieferung einmal komplett digital durchläuft
Wie das praktisch aussehen kann, zeigt der Wareneingang eines größeren Gesundheitszentrums mit mehreren medizinischen Fachbereichen. Am Vormittag trifft eine Lieferung mit sterilen Einmalinstrumenten und weiterem Verbrauchsmaterial ein. Der Mitarbeiter scannt die Sendung bei der Annahme und ordnet sie dem vorgesehenen Materialbereich zu.
Beim Auspacken entdeckt er eine deutlich eingedrückte Ecke des Versandkartons. Die Auffälligkeit wird fotografiert und direkt mit der Lieferung verknüpft. Die Bildanalyse unterstützt die Schadensdokumentation. Die betroffenen Artikel können damit gezielt geprüft werden, während die einwandfreie Ware weiter in den Materialfluss gelangt.
Da der interne Transportdienst gerade andere Aufträge bearbeitet, muss die Lieferung nicht am Empfang stehen bleiben. Sie wird vorübergehend in einem COSYS Material- beziehungsweise Übergabeschrank bereitgestellt. Das entsprechende Fach ist digital zugeordnet, der Zugriff erfolgt nur durch berechtigte Mitarbeitende. Einlagerung und spätere Entnahme bleiben nachvollziehbar.
Anschließend übernimmt ein Mitarbeiter den bereits angelegten Transportauftrag und bringt die Lieferung in das zentrale Materiallager. Dort werden die Artikel gescannt, den vorgesehenen Lagerplätzen zugeordnet und erforderliche Informationen wie Charge oder Mindesthaltbarkeitsdatum erfasst.
Aus dem ursprünglichen Paket ist damit eine durchgängig dokumentierte Materialbewegung vom Wareneingang bis zum Lagerplatz geworden.
Innerbetriebliche Logistik mit der Lagerverwaltung verbinden
Genau diese Verbindung ist für größere Tageskliniken und MVZ entscheidend. Ein digitaler Wareneingang allein löst das Problem nicht, wenn anschließend niemand weiß, wer Material von Gebäude A in Lager B bringen soll.
Über den COSYS innerbetrieblichen Transport (IBT) können Transportaufträge mit Startort, Zielort, Inhalt und Priorität zentral gesteuert werden. Mobile Statusbuchungen dokumentieren Abholung und Übergabe, die Disposition sieht offene und abgeschlossene Aufträge.
Am Ziel übernimmt die COSYS Lagerverwaltungssoftware. Neben Artikel und Lagerplatz können unter anderem Mengen, Chargen, Seriennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten geführt werden. Bestandsinformationen stehen mobil zur Verfügung, sodass Mitarbeitende direkt im Materiallager prüfen können, welche Mengen tatsächlich verfügbar sind.
Damit greifen Paketannahme, Übergabeschrank, innerbetriebliche Logistik und Lagerverwaltung ineinander, anstatt vier voneinander getrennte Prozesse zu bilden.
Materialwirtschaft anhand realer Prozessdaten verbessern
Der nächste Mehrwert entsteht aus den dabei erzeugten Daten. Im COSYS WebDesk und über Business Intelligence können Verantwortliche beispielsweise Wareneingänge, Bestandsentwicklungen, Transportdurchlaufzeiten und weitere Prozesskennzahlen auswerten. Forecasting nutzt historische Daten wiederum, um Entwicklungen und zukünftige Bedarfe besser einschätzen zu können.
Für das Gesundheitszentrum aus dem Beispiel bedeutet das: Wochen später muss niemand rekonstruieren, wann die Lieferung angekommen oder wohin sie gebracht worden ist. Gleichzeitig lässt sich auf übergeordneter Ebene erkennen, welche Materialien besonders häufig bewegt werden, wann sich Wareneingänge häufen oder an welchen Stellen interne Transporte lange dauern.
Materialwirtschaft wird damit nicht nur digital dokumentiert, sondern messbar.
Gerade für größere ambulante Versorgungsstrukturen ist das interessant, weil mit zusätzlichen Standorten, Behandlungsbereichen und Materialbedarfen auch die logistische Komplexität wächst.
Wer sich mit der Digitalisierung von Material- und Versorgungsprozessen im Gesundheitswesen beschäftigt, kann das Thema 2026 zudem rund um die expopharm in München aufgreifen. Für COSYS liegt der Ansatz dabei nicht in einer isolierten Einzellösung: Modulare Software, mobile Datenerfassung und Hardware, Smart-Locker-Technik, Services sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse können passend zum tatsächlichen Materialfluss kombiniert werden.
Sie möchten einzelne Prozesse selbst ausprobieren? Die kostenlosen COSYS Demo-Apps stehen im Google Play Store und Apple App Store bereit und ermöglichen einen unverbindlichen Einblick in die mobile Datenerfassung.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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