Inventur im Textilkaufhaus: Wenn jede Größe eine eigene Geschichte erzählt
Im deutschen Textileinzelhandel sind die durchschnittlichen Inventurdifferenzen gestiegen. Hinter dieser Zahl steckt eine signifikante betriebswirtschaftliche Last: Bei einem Umsatz von 10 Millionen Euro entspricht ein Bestandsverlust von unter einem Prozent bereits einem signifikanten Wertverlust, der direkt das Betriebsergebnis schmälert.
Warum ist die Inventur im Textilhandel so fehleranfällig?
Die Fehler entstehen nicht primär durch Diebstahl, sondern durch Systembrüche bei der Erfassung. Die drei häufigsten Ursachen:
- Größen- und Farbverwechslungen: Ein Mitarbeiter scannt ein Kleid in Größe 38, bucht jedoch versehentlich Größe 36. Da beide Artikel unterschiedliche EANs besitzen, entstehen Fehlbestände, die erst beim nächsten Bestelleingang auffallen.
- Saisonware im Mischstatus: Artikel im Abverkauf verfügen über unterschiedliche Abschreibungsstufen. Werden diese zum falschen Wertansatz erfasst, leidet die Genauigkeit der Bilanz.
- Mangelnde Plausibilitätskontrolle: Ohne eine automatisierte Zonen-basierte Erfassung mit direkter Fehlerprüfung bleiben Abweichungen oft bis zur Inventurauswertung unentdeckt.
Wie sieht eine strukturierte digitale Inventur im Textilbereich konkret aus?
Eine effiziente Inventurlösung für den Modehandel arbeitet in drei nahtlosen Phasen. Vor der Zählung werden die Stammdaten inklusive aller Attribute (Farbe, Größe, Saison) aus dem bestehenden Warenwirtschaftssystem – etwa SAP oder Microsoft Dynamics – via Schnittstelle importiert und auf die Erfassungsgeräte übertragen. Jeder Barcode ist damit eindeutig validiert.
Während der Zählung nutzen Mitarbeitende entweder industrielle MDE-Geräte oder die COSYS App auf Smartphones. Das System führt automatisch Erst- und Zweitzählung je Zone durch und meldet in Echtzeit auf dem zentralen WebDesk-Dashboard, welche Bereiche abgeschlossen sind und wo Mengenausreißer eine Nachzählung erfordern. Die Einsatzleitung steuert den Fortschritt transparent je Abteilung und Warengruppe.
Nach Abschluss werden die Daten direkt in das ERP-System zurückgespielt. Die Historie bleibt vollständig erhalten: Differenzentwicklungen sind jahresübergreifend auswertbar, um Ursachen für Schwund gezielt zu identifizieren.
Was bringt das gegenüber einem externen Inventurdienstleister?
Der entscheidende Vorteil liegt in der tiefen Datenintegration und Prozesskontrolle. Während externe Dienstleister oft losgelöst vom eigenen ERP-System agieren, bietet der COSYS Inventurservice eine Komplettlösung: von der professionellen Scan-Hardware über die spezialisierte Software bis hin zur nahtlosen ERP-Schnittstelle.
Das Ergebnis ist eine hohe Datenqualität, die vom Controlling und Wirtschaftsprüfern jederzeit revisionssicher nachvollzogen werden kann.
Fazit
Die Inventur im Textilkaufhaus ist kein Zählproblem, sondern ein Datenproblem. Wer Größen, Farben und Saisonattribute durchgängig digital erfasst und in Echtzeit kontrolliert, reduziert Differenzen spürbar und gewinnt verlässliche Zahlen für Einkauf und Controlling.
Möchten Sie Ihre Inventur im Textilhandel strukturierter und variantensicher durchführen? Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder testen Sie die COSYS Invetur Demo-App für Android und iOS.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de
Telefon: +49 (5062) 900-0
E-Mail: vertrieb@cosys.de
Saubere Rückführung von Filialdaten in das ERP-System
Wenn Wareneingänge nicht gebucht werden, Inventurzählungen auf Papier bleiben oder Bestandsänderungen in der Filiale nirgendwo erfasst werden, entstehen im ERP Phantombestände, falsche Nachbestellvorschläge und Auswertungen, die nicht der Realität entsprechen. Das Problem liegt oft nicht im ERP selbst, sondern in der fehlenden oder fehleranfälligen Datenerfassung an der Quelle: der Filiale.
Die COSYS Retail Management Software fungiert als strukturierte Middleware zwischen dem mobilen Filialgeschäft und dem ERP-System des Kunden. Alle Vorgänge werden mobil erfasst, im COSYS Backend verarbeitet und anschließend medienbruchfrei an das ERP übergeben.
Warum landen fehlerhafte Daten im ERP?
Fehlerhafte ERP-Daten entstehen fast immer an denselben Stellen im Prozess. Zu den häufigsten Ursachen gehören:
- Wareneingänge werden manuell oder gar nicht gebucht
- Bestandsänderungen wie Schwund oder Beschädigungen bleiben undokumentiert
- Inventurergebnisse werden per Hand in Excel übertragen und dann erst ins ERP eingespielt
- Preisänderungen oder Abschriften werden in der Filiale durchgeführt, aber nie zurückgemeldet
- Unterschiedliche Datenformate zwischen Filialsystem und ERP erzeugen Importfehler
Jeder dieser Brüche führt dazu, dass das ERP mit veralteten oder falschen Werten arbeitet, mit direkten Folgen für Einkauf, Disposition und Controlling.
Wie stellt COSYS eine saubere Datenübergabe ans ERP sicher?
Die COSYS Software erfasst alle relevanten Bewegungsdaten direkt an der Quelle, mobil in der Filiale, per MDE-Gerät (Mobile Computer) oder Smartphone. Ob Wareneingang, Bestandsänderung, Inventurzählung oder Preisänderung: Jeder Vorgang wird strukturiert gegen den Artikelstamm erfasst und im COSYS Backend gespeichert. Von dort werden die Daten über die COSYS Schnittstellenlösung für das ERP-System des Kunden bereitgestellt, online oder im Batch-Verfahren, je nach Systemanforderung. Die Übergabe erfolgt in vordefinierten, standardisierten Formaten über kundenspezifische Import- und Export-Skripte, sodass die Daten exakt für die Schnittstellenarchitektur des jeweiligen ERP-Systems aufbereitet sind.
Welche Rolle spielt das COSYS WebDesk bei der Datenqualität?
Das COSYS WebDesk ist die zentrale Visualisierungs- und Überwachungsplattform zwischen der Filialerfassung und der ERP-Übergabe. Hier lassen sich importierte Stammdaten einsehen, Exportprotokolle prüfen und fehlerhafte Erfassungen gezielt nachvollziehen, bevor oder während die Daten an das ERP übertragen werden.
Filialverantwortliche und IT-Verantwortliche in der Zentrale sehen jederzeit transparent, welche Daten übermittelt wurden, welche noch ausstehen und ob die Übergabe an die ERP-Schnittstelle erfolgreich war. Das schafft lückenlose Transparenz und sorgt dafür, dass Unstimmigkeiten in den Filialprozessen sofort erkannt und korrigiert werden können.
Die COSYS Retail Management Software ist vollständig modular aufgebaut: Unternehmen können aus allen verfügbaren Lösungen für die Einzelhandelslogistik genau diejenigen auswählen, die sie prioritär benötigen. Die ERP-Schnittstelle ist dabei kein isoliertes Add-on, sondern ein durchgängiger Bestandteil jeder Lösung, der sicherstellt, dass die in der Filiale erfassten Daten sauber und vollständig für das ERP bereitgestellt werden.
Fazit
Saubere ERP-Daten beginnen nicht im ERP, sondern in der Filiale. Wer Wareneingänge, Bestandsänderungen und Inventurergebnisse mobil und strukturiert erfasst und diese Daten über eine definierte Schnittstelle medienbruchfrei zurückführt, sorgt dafür, dass das ERP mit der Realität übereinstimmt. Das ist die Grundlage für verlässliche Auswertungen, bessere Einkaufsentscheidungen und einen funktionierenden Filialbetrieb.
Möchten Sie Ihre Filialdaten sauber und zuverlässig an Ihr ERP-System zurückführen? Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder testen Sie die COSYS Retail Management Software Demo-App für Android und iOS.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Wenn Paletten und Behälter verschwinden: Ursachen, Kosten und digitale Lösungen
Auf den ersten Blick wirken solche Vorgänge wie kleine Unstimmigkeiten im Tagesgeschäft. In der Praxis summieren sie sich jedoch schnell zu einem echten Kosten- und Organisationsproblem. Besonders kritisch wird es, wenn Unternehmen keine verlässliche Übersicht darüber haben, wo sich ihre Lademittel befinden, wer dafür verantwortlich ist und welche Rückgaben längst überfällig sind.
Eine digitale Lademittelverwaltung setzt genau an diesem Punkt an. Sie macht Bewegungen nachvollziehbar, schafft Transparenz über Bestände und unterstützt Unternehmen dabei, Verluste frühzeitig zu erkennen, statt erst bei Inventuren oder Engpässen darauf zu reagieren.
Warum Paletten, Behälter und Lademittel verloren gehen
Lademittelverluste entstehen häufig dort, wo mehrere Beteiligte in einen Prozess eingebunden sind. Lager, Versand, Produktion, Kunden, Lieferanten, Filialen, Speditionen und externe Dienstleister arbeiten zusammen – doch nicht immer werden die Bewegungen der Ladungsträger sauber dokumentiert.
Werden Paletten und Behälter nur über Papierlisten, Excel-Dateien oder gar nicht erfasst, entstehen schnell Unterschiede zwischen dem tatsächlichen Bestand und dem im System erwarteten Bestand.
Typische Gründe für verschwundene Lademittel sind:
- Unklare Buchung beim Warenausgang: Paletten, KLTs oder Gitterboxen werden versendet, aber nicht eindeutig einem Kunden, Lieferanten oder Transportdienstleister zugeordnet.
- Fehlende Rückgabekontrolle: Kommen weniger Lademittel zurück als erwartet, wird die Differenz oft nicht sofort dokumentiert.
- Unklare Verantwortlichkeiten: Es ist nicht eindeutig, ob Kunde, Spedition, Niederlassung oder eigene Produktion für bestimmte Bestände zuständig sind.
- Nicht erfasste Umlagerungen: Behälter wechseln den Standort, die Abteilung oder die Filiale, ohne dass der neue Aufenthaltsort aktualisiert wird.
- Schäden ohne Nachweis: Defekte Lademittel werden repariert, aussortiert oder verschrottet, ohne Ursache und Zeitpunkt festzuhalten.
- Keine Fristenüberwachung: Rückführungen werden nicht automatisch kontrolliert, wodurch Lademittel lange beim Empfänger verbleiben.
Besonders Unternehmen mit vielen Mehrwegverpackungen, Transportbehältern oder wiederverwendbaren Ladungsträgern sind auf eine lückenlose Dokumentation angewiesen. Zusätzlich gewinnen transparente Umläufe und nachvollziehbare Rückführungen durch regulatorische Anforderungen wie die PPWR-Verordnung weiter an Bedeutung.
Welche Folgen Lademittelverluste für Unternehmen haben
Der direkte Wiederbeschaffungswert einer Palette oder eines Behälters ist nur ein Teil des Problems. In vielen Unternehmen entstehen zusätzlich verdeckte Kosten, die im Tagesgeschäft kaum auffallen.
Fehlende Lademittel müssen ersetzt, neu gemietet oder kurzfristig beschafft werden. Gleichzeitig entsteht interner Aufwand: Mitarbeitende suchen nach Lieferscheinen, gleichen Excel-Listen ab, fragen bei Kunden nach oder klären offene Rückgaben mit Transportdienstleistern. Dieser manuelle Aufwand bindet Zeit, die an anderer Stelle fehlt.
Noch problematischer wird es, wenn nicht genügend Lademittel für Produktion, Kommissionierung oder Versand verfügbar sind. Dann können Verzögerungen entstehen, Prozesse geraten ins Stocken und kurzfristige Ersatzlösungen verursachen zusätzliche Kosten.
Auch beschädigte oder verspätet zurückgegebene Behälter führen zu Folgeaufwand. Reparaturen, Ersatzkäufe, Mietgebühren, Abstimmungen mit Kunden oder Streitfälle mit Dienstleistern belasten die Logistik zusätzlich.
Beispiel: So schnell werden Palettenverluste teuer
Ein Unternehmen verliert pro Monat 80 Europaletten. Wird pro Palette ein durchschnittlicher Wiederbeschaffungswert von 18 Euro angesetzt, entstehen dadurch monatliche Kosten von 1.440 Euro. Auf ein Jahr gerechnet ergibt das bereits 17.280 Euro.
Kommt ein monatlicher Recherche- und Abstimmungsaufwand von 10 Arbeitsstunden hinzu, entstehen bei internen Prozesskosten von 35 Euro pro Stunde weitere 350 Euro pro Monat. Pro Jahr entspricht das zusätzlichen 4.200 Euro.
Damit ergeben sich in diesem einfachen Beispiel bereits 21.480 Euro jährliche Kosten. Noch nicht eingerechnet sind Produktionsverzögerungen, Expressbeschaffungen, zusätzliche Mietkosten oder Konflikte mit Kunden und Partnern.
Bei teureren Lademitteln wie Gitterboxen, Kabeltrommeln, Spezialbehältern oder seriennummerngeführten Mehrwegverpackungen können die finanziellen Auswirkungen deutlich höher ausfallen.
Digitale Behälterverwaltung mit COSYS
Das COSYS Behältermanagement unterstützt Unternehmen dabei, Paletten, Behälter und weitere Lademittel digital zu erfassen, zu verfolgen und auszuwerten. Bewegungen werden direkt im Prozess dokumentiert – zum Beispiel per MDE-Gerät oder Smartphone.
Der zentrale Vorteil liegt im COSYS WebDesk. Dort laufen die erfassten Daten zusammen und werden übersichtlich dargestellt. Unternehmen erhalten eine zentrale Sicht auf Bestände, Bewegungen, Zu- und Abgänge, Umlagerungen, Rückgaben, Schäden und offene Vorgänge.
Das Dashboard dient dabei als Steuerungszentrale der Lademittelverwaltung. Es zeigt wichtige Kennzahlen, macht Abweichungen sichtbar und hilft dabei, Engpässe oder Unregelmäßigkeiten schneller zu erkennen.
Überfällige Rückgaben schneller erkennen
Eine wichtige Funktion im COSYS WebDesk ist die Auswertung überfälliger Lademittel. Sie zeigt, welche Ladungsträger noch im Umlauf sind und bei welchen Rückgaben definierte Fristen überschritten wurden.
Unternehmen sehen unter anderem Informationen zu HU-Typ, Lieferdatum, Fälligkeitsdatum, Überfälligkeit in Tagen, Kunde und Eigentümer. Dadurch lassen sich kritische Rückgaben gezielt identifizieren. Verantwortliche können schneller nachfassen, Rückholprozesse starten und verhindern, dass Lademittel dauerhaft aus dem Bestand verschwinden.
Mehr Transparenz über den gesamten Lebenszyklus
Mit dem COSYS WebDesk lässt sich nicht nur der aktuelle Bestand betrachten, sondern auch der Lebenszyklus einzelner Lademittel analysieren. Unternehmen erkennen, wie lange Behälter im Umlauf sind, wie häufig sie zurückkehren und an welchen Stellen Probleme auftreten.
Wichtige Kennzahlen sind beispielsweise:
- aktive Lademittel im Umlauf
- durchschnittliche Umlaufdauer
- Rücklaufquote
- Ausschussquote
- Verlustursachen
- kritische Seriennummern oder Behältertypen
Diese Auswertungen zeigen, wo Lademittel besonders lange gebunden sind, wo Schäden gehäuft auftreten und welche Prozesse optimiert werden sollten.
Schäden und Verschrottungen nachvollziehbar dokumentieren
Beschädigte Lademittel verursachen nicht nur Kosten, sondern liefern auch wichtige Hinweise auf Schwachstellen im Prozess. Wenn Schäden systematisch erfasst werden, können Unternehmen erkennen, ob bestimmte Standorte, Transportwege oder Handhabungsprozesse besonders häufig betroffen sind.
Auswertungen zu Verschrottungen nach Niederlassung oder Ursache helfen zusätzlich dabei, Ausschussmengen besser zu verstehen. So wird sichtbar, ob Lademittel aufgrund von Beschädigung, Verlust oder fehlender Rückgabe aus dem Bestand entfernt wurden.
Bessere Planung durch Forecast-Funktionen
Neben der Nachverfolgung bestehender Lademittel spielt auch die Planung eine wichtige Rolle. COSYS bietet Forecast-Funktionen, mit denen Unternehmen den zukünftigen Bedarf an Paletten, Behältern oder anderen Lademitteln besser einschätzen können.
Dadurch lässt sich frühzeitig erkennen, ob Engpässe entstehen könnten. Unternehmen können rechtzeitig gegensteuern, unnötige Ersatzkäufe vermeiden und sicherstellen, dass Produktion, Kommissionierung und Versand jederzeit ausreichend versorgt sind.
Fazit: Lademittelverluste aktiv verhindern statt nachträglich suchen
Wenn Paletten, KLTs oder Mehrwegbehälter verschwinden, liegt die Ursache meist nicht in einem einzelnen Fehler. Häufig sind es fehlende Transparenz, manuelle Dokumentation, unklare Zuständigkeiten und nicht überwachte Rückgabeprozesse, die langfristig zu Verlusten führen.
Mit dem COSYS Behältermanagement werden Lademittelbewegungen digital erfasst und zentral im WebDesk ausgewertet. Unternehmen erhalten mehr Kontrolle über Bestände, Rückgaben, Schäden, Umlaufzeiten und zukünftige Bedarfe.
Dashboard, Überfälligkeitsauswertung, Lebenszyklus-Analyse, Beschädigungsquote, Verschrottungsauswertungen und Forecast-Funktionen unterstützen dabei, Verluste zu reduzieren, Rückführungen gezielter zu steuern und Lademittel wirtschaftlicher einzusetzen.
So wird aus einem schwer überschaubaren Nebenprozess ein transparenter und aktiv steuerbarer Bestandteil der Unternehmenslogistik.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
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Mehr Transparenz für Lager, Logistik und Transport durch Fotodokumentation
Dokumentationsprobleme bei der Müller Logistik & Handel GmbH
Die fiktive Müller Logistik & Handel GmbH beliefert täglich Baumärkte, Fachhändler und regionale Filialen mit Werkzeugen, Maschinenzubehör und saisonaler Aktionsware. Im Zentrallager werden Waren im Wareneingang entladen, geprüft, eingelagert, kommissioniert und anschließend auf Paletten oder in Rollcontainern für Touren bereitgestellt. Der Transport erfolgt über eigene Lkw sowie externe Dienstleister.
Besonders kritisch ist der Wareneingang. Kommen beschädigte Kartons oder eingedrückte Paletten an, wird der Schaden bisher oft nur handschriftlich auf einem Begleitschein notiert. Fotos entstehen mit privaten Smartphones oder gar nicht. Dadurch fehlt später der eindeutige Bezug zur Lieferung, zum Lieferanten oder zum konkreten Packstück. Die Folge: Reklamationen dauern länger, Verantwortlichkeiten bleiben unklar und beschädigte Ware wird teilweise zu spät aus dem Bestand ausgebucht.
Auch in der Kommissionierung entstehen Lücken. Wenn ein Auftrag vollständig gepackt wurde, gibt es zwar Scan-Daten, aber keinen visuellen Nachweis über den Zustand der Ware, die Verpackung oder die Packreihenfolge. Meldet ein Kunde später fehlende Artikel oder Transportschäden, muss das Unternehmen mühsam rekonstruieren, ob der Fehler im Lager, beim Verladen oder während der Zustellung entstanden ist.
Ein weiterer Schwachpunkt liegt an der Verladerampe. Fahrer und Lagermitarbeiter kontrollieren zwar die Ladungssicherung, dokumentieren diese aber nicht einheitlich. Fehlen Spanngurte, sind Paletten schlecht gesichert oder wurde eine Palette falsch positioniert, fällt dies nicht immer vor Abfahrt auf. Kommt es anschließend zu beschädigter Ware, entstehen Kosten durch Ersatzlieferungen, Gutschriften und zusätzlichen Kundenservice.
COSYS Fotodokumentation als digitale Lösung
Die COSYS Fotodokumentation digitalisiert genau diese Nachweispunkte. Laut COSYS eignet sich die Lösung für Lagerhaltung, Logistik und Einzelhandel und kann über mobile Geräte mit Android oder iOS genutzt werden. Mitarbeitende dokumentieren Vorgänge direkt vor Ort per App, wodurch analoge, fehleranfällige Berichte ersetzt und Fotos auftragsbezogen zugeordnet werden können.
Für die Müller Logistik & Handel GmbH bedeutet das: Beschädigte Packstücke werden im Wareneingang direkt fotografiert und mit Zeit- sowie GPS-Daten dokumentiert. Dadurch lassen sich Schäden nachvollziehen und Reklamationen besser belegen. COSYS beschreibt außerdem, dass beschädigte Artikel dokumentiert und Bestände entsprechend angepasst werden können.
In der Transportlogistik unterstützt die Lösung die Dokumentation von Verladung und Ladungssicherung. Nach der Beladung kann die Ladefläche fotografiert werden, um die Sicherung der Ware nachzuweisen und mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen. Zusätzlich können Fahrer Sendungsnummern scannen, den Verladestatus einsehen und Fotos samt Status an den COSYS WebDesk übermitteln.
Ein wichtiger Vorteil ist die zentrale Verwaltung: Fotos werden direkt in der App erfasst und anschließend im COSYS WebDesk verwaltet. Erfasste Positionen lassen sich mit automatischen oder manuellen Markierungen und Bewertungen versehen; zudem werden Fotos eindeutig und automatisch zugeordnet.
KI-Funktionen für mehr Sicherheit und Geschwindigkeit
Besonders relevant sind die KI-Funktionen der COSYS Fotodokumentation. COSYS nennt unter anderem KI-Ladungssicherung, KI-Schadensmeldung, KI-Palettenerfassung und KI-Kleinteileerfassung als Softwaremodule.
Bei der KI-Ladungssicherung bewertet die Software anhand eines Fotos, ob die Ladung ausreichend gesichert ist. Mögliche Mängel wie fehlende Spanngurte oder unzureichende form- beziehungsweise kraftschlüssige Sicherungen können erkannt werden. Für das fiktive Unternehmen wäre das ein großer Vorteil, weil kritische Situationen bereits vor Abfahrt sichtbar werden.
Die KI-Schadensmeldung erkennt sichtbare Beschädigungen, lokalisiert betroffene Stellen und erstellt daraus eine textliche Schadensbeschreibung. Dadurch werden Schadensmeldungen einheitlicher, schneller und besser nachvollziehbar. In der Lagerpraxis reduziert das manuelle Eingaben und erleichtert die spätere Bearbeitung durch Reklamation, Einkauf oder Kundenservice.
Auch die KI-Kleinteileerfassung ist für Lagerprozesse interessant: Sie kann enthaltene Teile, deren Anzahl, Füllgrad und Behältertyp anhand eines Fotos erfassen beziehungsweise einschätzen. So lassen sich Bestandsaufnahmen und Behälterkontrollen effizienter durchführen.
PPWR: Warum saubere Prozessdokumentation wichtiger wird
Die PPWR, also die europäische Packaging and Packaging Waste Regulation, ist die neue EU-Verpackungsverordnung. Sie ist laut Europäischer Kommission am 11. Februar 2025 in Kraft getreten und gilt grundsätzlich ab dem 12. August 2026. Sie ersetzt die bisherige Verpackungsrichtlinie und betrifft Verpackungen sowie Verpackungsabfälle.
Für Unternehmen wie die Müller Logistik & Handel GmbH steigt damit der Druck, Verpackungen, Mehrwegprozesse, Rücknahmen und Zustände sauber zu dokumentieren. Wenn Transportverpackungen, Paletten, Behälter oder wiederverwendbare Verpackungen beschädigt, falsch eingesetzt oder nicht nachvollziehbar zurückgeführt werden, entstehen nicht nur operative Probleme, sondern auch Nachweislücken. Digitale Fotodokumentation hilft dabei, Verpackungszustände, Schäden, Rückgaben und Warenbewegungen transparent zu erfassen.
Fazit
Fotodokumentation macht Lager-, Logistik- und Transportprozesse nachvollziehbarer. Statt verstreuter Notizen, unklarer Fotos und manueller Reklamationsprozesse entstehen eindeutige digitale Bildnachweise. COSYS verbindet mobile Fotoerfassung, automatische Zuordnung, WebDesk-Verwaltung und KI-Funktionen zu einer Lösung, die Schäden, Ladungssicherung, Zustellungen und Bestände besser dokumentierbar macht. Gerade mit Blick auf steigende Anforderungen durch die PPWR wird eine saubere, digitale Prozessdokumentation zu einem wichtigen Baustein für Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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Aufgaben zentral steuern und mobil abarbeiten im Einzelhandel
Die COSYS Retail Management Software schließt diese Lücke mit der Task Management Lösung. Alle anstehenden Aufgaben werden strukturiert, nachvollziehbar y mit den prozessrelevanten Systemdetails direkt auf den mobilen Erfassungsgeräten der Mitarbeiter bereitgestellt.
Warum kommen Aufgaben in Filialen oft nicht richtig an?
Das Problem liegt nicht immer an mangelnder Motivation, sondern an fehlenden Strukturen. Typische Kommunikationsbrüche im Filialgeschäft sind:
- Anweisungen per E-Mail erreichen nicht alle Schichten
- Zettel und Listen auf dem Schreibtisch werden übersehen
- Mündliche Absprachen bleiben undokumentiert
- Prioritäten sind unklar, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig eintreffen
- Es gibt keine Rückmeldung, ob die Aufgabe erledigt wurde
Mit der Task Management Lösung wird jede Aufgabe digital erfasst und direkt an die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Während logistische Aufgaben wie Click und Collect automatisiert über Schnittstellen aus dem ERP-System einfließen, kann die Filialleitung organisatorische Aufgaben direkt im COSYS WebDesk erstellen. Inhalt, Priorität und Frist werden definiert, und die Aufgabe erscheint unmittelbar in der mobilen App auf dem MDE-Gerät oder Smartphone des Mitarbeiters.
Wie funktioniert die digitale Steuerung mit mobilem Zugriff?
Die Stärke liegt in der intelligenten Verbindung zwischen Backend, ERP-Schnittstellen und mobilem Endgerät. Im COSYS WebDesk laufen alle Fäden zusammen. Systemseitig generierte Aufträge werden nahtlos mit manuellen Filialaufgaben wie Werbeaufsteller im Eingangsbereich austauschen kombiniert.
Die Aufgaben werden den Mitarbeitern zugewiesen, optional unterstützt durch Fotoerfassung zur Dokumentation oder Checklisten zur strukturierten Abarbeitung. Der Mitarbeiter sieht die Aufgaben auf seinem Gerät, arbeitet sie prozesssicher ab, markiert sie als erledigt und lädt bei Bedarf ein Foto hoch. Die Rückmeldung wird direkt an das Backend übertragen. Die Zentrale oder der Filialleiter sieht nahezu in Echtzeit, welche Aufgaben offen sind, welche erledigt wurden und wo Handlungsbedarf besteht.
Welche Rolle spielt das COSYS WebDesk bei der Prozesssteuerung?
Das COSYS WebDesk ist die zentrale Verwaltungs- und Steuerungsoberfläche für alle mobilen Prozesse. Über das WebDesk lassen sich Aufgaben verwalten, Stammdaten einsehen, Bestandsabfragen durchführen, Auswertungen im Rahmen der Prozessdatenanalyse (PDA) betrachten und Schnittstellen zum führenden ERP-System konfigurieren.
Im Kontext der Task Management Lösung bedeutet das: Filialverantwortliche oder die Zentrale haben jederzeit den vollen Überblick über alle laufenden und erledigten Prozesse, können Prioritäten dynamisch anpassen und neue Aufgaben nachschieben. Die Prozesssteuerung erfolgt zentral, die Ausführung mobil, wodurch eine lückenlose Dokumentation optimal unterstützt wird.
Die COSYS Retail Management Software ist vollständig modular aufgebaut: Unternehmen können aus allen verfügbaren Lösungen für die Einzelhandelslogistik genau diejenigen auswählen, die sie prioritär benötigen. In diesem Fall ist es die Task Management Lösung, kombiniert mit dem COSYS WebDesk zur zentralen Steuerung und mit weiteren Filiallösungen wie Wareneingang, Umlagerung oder Bestandsänderung, je nach Bedarf.
Fazit
Die zentrale Steuerung von Filialaufgaben mit mobilem Zugriff beseitigt Kommunikationsbrüche und sorgt dafür, dass Anweisungen verlässlich ankommen und nachvollziehbar abgearbeitet werden. Mit der Task Management Lösung und dem COSYS WebDesk haben Filialen und Zentrale ein gemeinsames digitales Aufgabensystem, das Transparenz schafft, Dokumentation liefert und den Arbeitsalltag strukturiert.
Sie möchten Ihre Filialprozesse zentral steuern und Aufgaben digital verteilen? Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch oder testen Sie die COSYS Retail Management Demo-App kostenlos. Die Demo-App steht für iOS und Android zum Download bereit.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
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Inventur effizient durchführen trotz Personalmangel
Warum ist eigenes Personal bei der Inventur so schwer zu ersetzen?
Eigene Mitarbeiter kennen die Lagerstruktur, die Warengruppen und die betriebsspezifischen Besonderheiten bereits aus dem Tagesgeschäft. Externe Kräfte hingegen benötigen zu Beginn jeder Inventur eine Einweisung, die wertvolle Zeit kostet. Im Lebensmittelhandel etwa müssen Sonderregeln wie Pfanderfassung oder MHD-Differenzierung sicher beherrscht werden. Ein Aushilfszähler, der diese Anforderungen nicht kennt, produziert Fehler, die erst Tage später im Abgleich sichtbar werden.
Hinzu kommt: Externe Inventurdienstleister stehen unter erheblichem Zeitdruck. Sie müssen nach der Erfassung möglichst schnell weiterziehen, während Plausibilitätsprüfungen, Kontrolllisten und Nachzählungen noch offen sind. Die Gesamtrechnung überrascht viele: Die Kombination aus Anreisekosten, Einweisungsaufwand und höheren Fehlerquoten macht das Outsourcing in den meisten Fällen teurer als eine Eigeninventur mit der richtigen technischen Unterstützung.
Wie funktioniert die digitale COSYS Inventurlösung in der Praxis?
Der Ablauf ist konsequent auf minimalen Aufwand für das eigene Personal ausgelegt. Vor der Inventur werden die Stammdaten aus dem bestehenden ERP-System importiert und den mobilen Datenerfassungsgeräten (MDE) bereitgestellt. Am Inventurtag scannen die Mitarbeiter die Artikel per Barcode direkt mit leistungsstarken Leihgeräten. Jeder Scan wird sofort im zentralen Backend verbucht.
Die Einsatzleitung sieht dabei über das Live-Dashboard im COSYS WebDesk in Echtzeit:
- Den Zählfortschritt je Standort, Zone und Mitarbeiter
- Mengen- und Wertausreißer, die sofort auf Nachzählbedarf hinweisen
- Erst- und Zweitzählungen im direkten, vollständig dokumentierten Vergleich
- Den kompletten Inventurverlauf mit präzisen Zeitstempeln für jeden einzelnen Scan
Nach Abschluss der Zählung werden die Ergebnisse direkt in der gewünschten Struktur exportiert und stehen für den Abgleich mit dem Warenwirtschaftssystem zur Verfügung. Die vollständige Inventurhistorie bleibt im System erhalten und ermöglicht mit der COSYS Prozessdatenanalyse jahresübergreifende Auswertungen zu Differenzentwicklungen, Fehlerquoten und Zählzeiten.
Was leistet ein solches System mit einem optimierten Team?
Die Zahlen aus der Praxis sprechen für sich. Bei einer Inventur über 59 Filialen mit mehr als 7,3 Millionen hinterlegten Artikeln wurden über 3 Millionen Positionen mit einer Trefferquote von nahezu 100 Prozent erfasst, ohne nennenswerte Nachbearbeitung und ohne Systemausfälle. Möglich wurde das durch eine solide Infrastruktur von 1.176 homogenen, zentral verwalteten MDE-Leihgeräten, einen gepflegten Artikelstamm und ein Backend, das die Einsatzleitung jederzeit im Bild hält. Die Koordination vor Ort wurde dabei effizient durch ein eingespieltes Kernteam gesteuert.
Der entscheidende Faktor ist nicht die reine Größe des Teams, sondern die Qualität der eingesetzten Lösung. Mitarbeiter, die sich auf zuverlässige Hardware und eine intuitive Benutzeroberfläche verlassen können, arbeiten schneller, machen weniger Fehler und brauchen keine lange Einweisung.
Fazit
Fachkräftemangel ist bei der Jahresinventur kein Schicksal. Wer Stammdaten sauber pflegt, Mitarbeiter mit der richtigen MDE-Technologie ausstattet und den Zählfortschritt in Echtzeit überwacht, schließt die Inventur mit dem vorhandenen Personal zuverlässiger ab als mit jedem externen Dienstleister und zu deutlich geringeren Gesamtkosten.
Überzeugen Sie sich selbst: Unsere Demo-App steht für iOS und Android zur Verfügung, um Ihnen einen ersten Einblick in die intuitive Benutzeroberfläche und die Erfassungskompetenz von COSYS zu geben. Kontaktieren Sie unser Vertriebsteam, um zu erfahren, wie das komplette COSYS Ekosystem inklusive ERP-Anbindung und Prozessdatenanalyse Ihr Lager optimieren kann.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
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Lademittel digital verwalten mit COSYS
In Industrie, Handel und Logistik sind Lademittel täglich im Einsatz. Sie bewegen sich zwischen Lager, Produktion, Kunden, Lieferanten und Speditionen. Dabei dienen sie nicht nur dem Transport von Waren, sondern haben selbst einen wirtschaftlichen Wert. Das gilt besonders für Mehrwegverpackungen, Sonderladungsträger oder hochwertige Behälter.
Je größer der Lademittelbestand ist, desto schwieriger wird die Kontrolle. Unternehmen müssen jederzeit nachvollziehen können, wo sich welche Behälter befinden, welche Mengen zurückgegeben wurden und welche Lademittel fehlen, beschädigt oder nicht mehr einsatzfähig sind. Genau hier setzt digitales Behältermanagement an.
Beispiel aus der Praxis: Lademittel im Umlauf
Ein mittelständischer Automobilzulieferer wie die beispielhafte Müller Components GmbH beliefert mehrere Produktionsstandorte mit Bauteilen. Dafür nutzt das Unternehmen unterschiedliche Lademittel, darunter:
- Euro-Paletten und Gitterboxen
- Kunststoff-KLTs
- Deckel, Zwischenlagen und Sonderladungsträger
- kundenspezifische Mehrwegbehälter
Diese Lademittel werden in verschiedenen Prozessen eingesetzt. Sie kommen beim innerbetrieblichen Transport zwischen Lager und Fertigung zum Einsatz, werden mit Waren an Kunden versendet oder über Speditionen wieder zurückgeführt.
Beim Warenausgang wird erfasst, welche Lademittel an welchen Empfänger übergeben wurden. Gleichzeitig wird dokumentiert, ob leere Paletten oder Behälter bei der Lieferung zurückgegeben wurden. Daraus entstehen sogenannte Lademittelkonten.
Ein einfaches Beispiel: Kunde A erhält 40 KLTs, gibt aber nur 25 zurück. Die fehlenden 15 Behälter bleiben als offene Menge im Lademittelkonto bestehen. In vielen Betrieben werden solche Vorgänge noch immer mit Palettenscheinen, Lieferscheinen, Excel-Listen oder manuellen Buchungen verwaltet. Das erhöht das Risiko für Fehler und erschwert eine lückenlose Nachverfolgung.
Nach der Rückgabe werden die Lademittel geprüft. Saubere und unbeschädigte Behälter können direkt wieder verwendet werden. Verschmutzte Lademittel müssen gereinigt werden, beschädigte Gitterboxen oder KLTs werden repariert. Nicht mehr nutzbare Behälter werden aus dem Bestand entfernt. Damit dieser Kreislauf reibungslos funktioniert, müssen Standort, Zustand, Zuordnung und Historie der Lademittel möglichst genau bekannt sein.
Typische Probleme im Lademittelkreislauf
Viele Schwierigkeiten entstehen an den Übergabepunkten. Wird ein Lademitteltausch an der Rampe nur handschriftlich festgehalten, fehlen später häufig verlässliche Nachweise. Stimmen die Mengen auf dem Palettenschein nicht mit der tatsächlichen Rückgabe überein, kommt es schnell zu Differenzen zwischen Unternehmen, Kunden und Speditionen.
Auch beschädigte oder verschmutzte Lademittel verursachen zusätzliche Kosten. Ohne digitale Dokumentation, Fotos oder genaue Zeitstempel lässt sich später oft nicht eindeutig klären, wann ein Schaden entstanden ist und welcher Partner dafür verantwortlich war.
Ein weiteres Problem sind ungenaue Bestandsdaten. Ein Standort beschafft neue Behälter, obwohl an einem anderen Standort noch ausreichend Bestand vorhanden wäre. Gleichzeitig werden überfällige Rückgaben zu spät erkannt. Dadurch entstehen unnötige Mietkosten, Ersatzkäufe und ein hoher Abstimmungsaufwand.
Besonders aufwendig ist die Verwaltung von seriennummerngeführten Sonderladungsträgern. Werden diese nicht eindeutig identifiziert, fehlen wichtige Informationen zu Nutzung, Rückgabe, Reparatur oder Aussonderung. Unternehmen verlieren dadurch nicht nur Lademittel, sondern auch wertvolle Daten für Planung und Auswertung.
PPWR: Warum die Anforderungen steigen
Durch die PPWR-Verordnung gewinnen Verpackungen, Mehrwegverpackungen und Transportverpackungen weiter an Bedeutung. Die Packaging and Packaging Waste Regulation 2025/40 ist am 11. Februar 2025 in Kraft getreten und gilt grundsätzlich ab dem 12. August 2026.
Sie betrifft Verpackungen und Verpackungsabfälle unabhängig von Material und Herkunft. Dabei stehen unter anderem folgende Themen im Fokus:
- Wiederverwendbarkeit von Verpackungen
- Recyclingfähigkeit
- Reduzierung von Verpackungsabfällen
- geringerer Einsatz von Primärrohstoffen
- bessere Nachweis- und Dokumentationsmöglichkeiten
Für Unternehmen bedeutet das: Lademittelkreisläufe müssen künftig noch genauer dokumentiert und ausgewertet werden. Wer Paletten, KLTs, Gitterboxen oder Mehrwegbehälter nutzt, braucht belastbare Daten zu Beständen, Bewegungen, Zuständen, Rückgaben und Verlusten.
Digitale Lösung für Behältermanagement
Die COSYS Software für Behältermanagement unterstützt Unternehmen dabei, Lademittel digital zu erfassen, zu buchen und zentral zu verwalten. Behälter, Verpackungen und Ladungsträger können nach Typ oder Seriennummer dokumentiert, Aufträgen zugeordnet und standortübergreifend nachverfolgt werden.
Auch komplexere Prozesse lassen sich digital abbilden, zum Beispiel Lademitteltausch, doppelte Kontoführung, Mandantentrennung, Umlagerungen oder Transitbewegungen.
In der Praxis buchen Mitarbeitende Einlagerungen, Auslagerungen, Rückgaben und Tauschvorgänge direkt über die MDE-App. Beim Lademitteltausch werden ausgegebene und zurückgenommene Mengen in einem Schritt erfasst. Die Daten werden anschließend automatisch an das COSYS Backend übertragen. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand, während Lademittelkonten von Kunden, Lieferanten und Speditionen transparent bleiben.
COSYS WebDesk als zentrale Übersicht
Ein wichtiger Bestandteil der Lösung ist der COSYS WebDesk. Dort werden Bestände, Bewegungen, Zu- und Abgänge sowie Umlagerungen übersichtlich dargestellt. Verantwortliche erkennen schneller, wo Engpässe entstehen, welche Lademittel fehlen oder wo Unregelmäßigkeiten auftreten.
Zusätzlich lassen sich wichtige Kennzahlen auswerten, darunter:
- aktive Lademittel im Umlauf
- Umlaufdauer und Rücklaufquote
- Ausschuss- und Verlustgründe
- kritische Seriennummern
- offene Rückgaben und Bestandsabweichungen
Der WebDesk dient damit nicht nur der operativen Verwaltung, sondern auch als Grundlage für strategische Entscheidungen. Unternehmen erhalten eine zentrale Sicht auf ihren gesamten Lademittelkreislauf und können Prozesse gezielt verbessern.
KI-Unterstützung in der MDE-App
Auch KI-Funktionen innerhalb der COSYS MDE-App können wichtige Prozessschritte vereinfachen. Dazu gehören beispielsweise die fotografische Erfassung von Behältern, die automatische Zählung, die Erkennung von Behältertypen und die Dokumentation von Schäden.
Darüber hinaus können Funktionen wie Füllgraderkennung, Palettenerfassung oder automatische Lieferscheinerfassung genutzt werden. Angaben wie Lieferscheinnummer, Lieferdatum oder Kundennummer werden direkt im laufenden Prozess erfasst. Schäden, Mengen und Zuordnungen müssen dadurch nicht erst nachträglich im Büro dokumentiert werden, sondern stehen bereits bei Übergabe oder Rücknahme digital zur Verfügung.
Fazit
Ein transparenter Lademittelkreislauf hilft Unternehmen, Verluste zu vermeiden, Bestände genauer zu planen und Kosten langfristig zu senken. Dafür müssen Paletten, Behälter und Sonderladungsträger nicht nur als Transportmittel betrachtet werden, sondern als verwaltbare Werte im Umlauf.
Mit digitaler Erfassung, sauberer Kontoführung, WebDesk-Dashboards, KI-gestützter MDE-App und aussagekräftigen Auswertungen bietet COSYS eine moderne Grundlage für effizientes Behältermanagement. Unternehmen können ihre Lademittelprozesse besser kontrollieren und sich gleichzeitig gezielter auf kommende Anforderungen rund um PPWR, Wiederverwendung, Recyclingfähigkeit und Nachweispflichten vorbereiten.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de
Telefon: +49 (5062) 900-0
E-Mail: vertrieb@cosys.de
Fotodokumentation in der Logistik: So funktioniert digitale Bilderfassung
Use Case: Wenn Nachweise in Lager und Transport fehlen
Die fiktive Nordpack Logistik GmbH betreibt ein Zentrallager mit Wareneingang, Kommissionierung, Verpackung, Warenausgang und täglicher Tourenbelieferung. Im Lager werden Paletten geprüft, Packstücke zusammengestellt und Sendungen auf Lkw verladen. Anschließend liefern Fahrer die Ware an Filialen, Geschäftskunden oder Baustellen aus.
In der Praxis entstehen jedoch immer wieder Probleme: Im Wareneingang werden beschädigte Paletten nur schriftlich vermerkt, aber nicht fotografisch belegt. In der Kommissionierung fehlt der visuelle Nachweis, ob ein Artikel bereits vor dem Versand beschädigt war. Beim Warenausgang ist nicht immer dokumentiert, ob die Ladung korrekt gesichert wurde. Bei der Zustellung wiederum entstehen Streitfälle, wenn Kunden Ware als beschädigt reklamieren oder behaupten, eine abgestellte Lieferung nicht erhalten zu haben.
Die Folge: Reklamationen dauern länger, Verantwortlichkeiten bleiben unklar und Mitarbeitende müssen in E-Mails, Papierbelegen oder lokalen Bilderordnern nach Nachweisen suchen. Genau an diesen Prozesspunkten wird deutlich, warum digitale Bilderfassung nicht nur ein Zusatz, sondern ein wichtiger Bestandteil moderner Logistikprozesse ist.
COSYS Fotodokumentation: Bilder direkt im Prozess erfassen
Die COSYS Fotodokumentation setzt genau dort an. Laut COSYS können Unternehmen mit der Lösung Fotos in Lagerhaltung, Logistik und Einzelhandel mobil erfassen, statt Ereignisse zeitaufwendig über Berichte oder Skizzen zu dokumentieren. Die Bilder werden über die integrierte Kamera der App aufgenommen und anschließend im COSYS WebDesk verwaltet. Zudem lassen sich Fotos eindeutig zuordnen und mit Markierungen oder Bewertungen ergänzen.
Für Nordpack bedeutet das: Ein beschädigtes Packstück wird im Wareneingang direkt fotografiert und dem passenden Auftrag zugeordnet. Beim Verladen kann der Fahrer die Ladefläche dokumentieren, um die Ladungssicherung nachzuweisen. Bei kontaktloser Zustellung wird der Abstellort fotografiert und mit Tour, Lieferschein, Uhrzeit und GPS-Daten verknüpft. COSYS beschreibt diese Einsatzpunkte unter anderem für Verladung, Ladungssicherung, digitalen Lieferschein, Abstellorte und Zustellhindernisse.
Der zentrale Vorteil liegt in der Verbindung von Bild und Kontext. Ein Foto allein beweist wenig, wenn nicht klar ist, zu welchem Auftrag, Kunden, Packstück oder Zeitpunkt es gehört. Die COSYS Lösung verbindet Fotodokumentation mit Prozessdaten und macht die Informationen im WebDesk für das Backoffice verfügbar. Dadurch können Reklamationen schneller geprüft, Schäden besser bewertet und Rückfragen mit wenigen Klicks beantwortet werden.
KI-Funktionen: Von der reinen Aufnahme zur intelligenten Prüfung
Besonders relevant sind die KI-Funktionen der COSYS Fotodokumentation. COSYS nennt hierfür Module wie KI-Ladungssicherung, KI-Schadensmeldung, KI-Palettenerfassung und KI-Kleinteileerfassung.
Bei der KI-Ladungssicherung wird ein Foto der beladenen Fläche analysiert. Die KI kann einschätzen, ob die Ladung ausreichend gesichert ist, und mögliche Mängel wie fehlende Spanngurte oder unzureichende Sicherungen erkennen. Das unterstützt Mitarbeitende vor der Abfahrt und reduziert das Risiko von Transportschäden.
Die KI-Schadensmeldung hilft dabei, sichtbare Beschädigungen auf Fotos zu erkennen, die betroffene Stelle zu lokalisieren und daraus eine textliche Schadensbeschreibung zu erstellen. So werden Schadensmeldungen einheitlicher, schneller und nachvollziehbarer. Bei Kleinteilen kann die KI zudem Teile erkennen, Mengen und Füllgrad schätzen und Behältertypen zuordnen.
Damit wird die Fotodokumentation nicht nur zum digitalen Bilderarchiv, sondern zu einem aktiven Prüfwerkzeug. Mitarbeitende werden entlastet, manuelle Eingaben reduziert und Entscheidungen im Lager oder Transport besser unterstützt.
PPWR: Warum Verpackungsnachweise wichtiger werden
Auch regulatorisch gewinnt Dokumentation an Bedeutung. Die PPWR, also die neue EU-Verpackungsverordnung 2025/40, regelt Anforderungen an den gesamten Lebenszyklus von Verpackungen – vom Inverkehrbringen bis zur Verwertung. Sie umfasst unter anderem Konformitätserklärung, erweiterte Herstellerverantwortung sowie Anforderungen zur Vermeidung und Entsorgung von Verpackungsabfällen. Die Verordnung ist ab dem 12. August 2026 anzuwenden.
Wichtig ist: Die PPWR schreibt nicht pauschal vor, dass jedes Unternehmen eine Fotodokumentation einsetzen muss. Sie erhöht aber den Druck, Verpackungsprozesse, Zustände, Mehrwegkreisläufe und Nachweise sauber zu dokumentieren. In der Logistik kann digitale Fotodokumentation dabei helfen, Verpackungszustände, Transportschäden, Ladungsträger, Mehrwegbehälter oder fehlerhafte Verpackungen visuell nachvollziehbar festzuhalten.
Gerade bei beschädigten Verpackungen, wiederverwendbaren Transportverpackungen oder Reklamationen schafft die digitale Bilderfassung eine belastbare Grundlage. Unternehmen können schneller prüfen, ob ein Schaden bereits im Wareneingang bestand, beim Verpacken entstanden ist oder während des Transports verursacht wurde.
Fazit
Digitale Fotodokumentation macht logistische Prozesse transparenter, schneller und beweissicherer. Sie ersetzt lose Papiernotizen und unstrukturierte Handyfotos durch eine klare Zuordnung zu Auftrag, Tour, Packstück oder Lieferschein. Mit COSYS erfassen Mitarbeitende Bilder direkt per App, verwalten sie zentral im WebDesk und nutzen KI-Funktionen für Schadensmeldungen, Ladungssicherung sowie Bestands- und Behälterprozesse.
Für Unternehmen wie Nordpack entsteht dadurch ein klarer Mehrwert: weniger Suchaufwand, schnellere Reklamationsbearbeitung, bessere Nachweise und mehr Sicherheit in Lager und Transport. Im Zusammenspiel mit steigenden Anforderungen durch die PPWR wird digitale Fotodokumentation zu einem wichtigen Baustein für nachvollziehbare, effiziente und zukunftssichere Logistikprozesse.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
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MHD im Einzelhandel zuverlässig kontrollieren
Die COSYS Retail Management Software bietet mit dem MHD Modul einen strukturierten, mobilen Ansatz, der die gesamte Prozesskette von der Kontrolle bis zur Preisanpassung digital abbildet.
Welche Probleme entstehen durch unkontrollierte Mindesthaltbarkeitsdaten?
Fehlende oder manuelle MHD Kontrolle zieht in der Praxis eine Reihe von Folgefehlern nach sich, die sich direkt auf Umsatz und Compliance auswirken. Zu den häufigsten gehören:
- Ware verbleibt mit abgelaufenem MHD im Regal
- Preisreduzierungen werden zu spät oder gar nicht ausgelöst
- Abschriften werden nicht korrekt im System verbucht
- Bestandsdaten im ERP spiegeln nicht wider, was tatsächlich verkaufsfähig ist
- Auswertungen über MHD kritische Artikel fehlen komplett
Ein digitaler Prozess setzt früher an und verhindert, dass Entscheidungen vom Zeitdruck oder vom Einzelnen abhängen.
Wie funktioniert die mobile MHD Kontrolle in der Filiale?
Mit dem COSYS MHD Kontrolle Modul erfassen Mitarbeiter Verfallsdaten direkt per MDE Gerät oder Smartphone, wahlweise durch manuelle Eingabe oder per präzise OCR Erkennung. Die Erfassung erfolgt strukturiert gegen den Artikelstamm, sodass jedes gescannte Produkt einem definierten Artikel zugeordnet wird. Nähert sich ein Artikel dem Ablaufdatum, wird dies im System sichtbar und kann gezielt weiterverarbeitet werden. Der gesamte Vorgang ist nachvollziehbar dokumentiert, ohne Zettelwirtschaft und ohne manuelle Übertragung ins ERP.
Wie wird aus einer MHD Kontrolle eine effiziente Preisanpassung?
Die Stärke des COSYS Ansatzes liegt in der Verknüpfung der Module. Sobald ein Artikel als MHD kritisch erfasst ist, kann direkt aus demselben Workflow eine Preisänderung angestoßen werden. Das Modul Preisänderung ermöglicht es, den reduzierten Preis mobil zu erfassen und das neue Etikett unmittelbar über mobile Drucker zu drucken, medienbruchfrei und ohne Rückweg zur Zentrale.
Parallel dazu wird der Vorgang als Abschrift im COSYS Backend bereitgestellt und für die Rückübertragung an Ihr ERP System aufbereitet. Dadurch bleiben die Bestandsdaten korrekt und die Auswertungen der Prozessdatenanalyse im COSYS WebDesk zeigen ein realistisches Bild der verkaufsfähigen Ware. Filialverantwortliche und Zentrale können MHD Auswertungen jederzeit einsehen und frühzeitig eingreifen.
Fazit
Eine konsequente MHD Kontrolle schützt vor rechtlichen Risiken, verbessert die Bestandsqualität und reduziert Verluste durch unnötige Entsorgung. Mit der Kombination aus MHD Kontrolle, Preisänderung und Abschrift in einem durchgängigen mobilen Prozess schließt COSYS die Lücke zwischen Filialrealität und Systemdaten. Alles läuft auf einem Gerät, alles wird zentral im WebDesk ausgewertet.
Sie möchten die MHD-Kontrolle in Ihren Filialen digitalisieren? Sprechen Sie uns an oder laden Sie die kostenlose COSYS Demo-App herunter, verfügbar für iOS und Android, und testen Sie die Lösung direkt in Ihrer Umgebung.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
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Inventur Software für den Einzelhandel: Digitale Inventuraufnahme ohne Papierlisten
Die Inventur im Einzelhandel ist mehr als eine gesetzliche Pflicht. Sie ist ein kritischer Moment, in dem sich zeigt, wie zuverlässig Warenbestände, Prozesse und Daten wirklich sind. In der Praxis entstehen viele Probleme jedoch nicht erst bei der Auswertung, sondern direkt während der Inventuraufnahme: Artikel werden unbemerkt doppelt gezählt, Bereiche bleiben offen, Mengen werden falsch notiert oder Papierlisten müssen nachträglich mühsam übertragen werden.
Genau hier setzt eine digitale Inventur Software an. Statt Artikel manuell auf Papier zu erfassen, scannen Mitarbeitende die Ware direkt am Regal, im Lager oder auf der Verkaufsfläche. Die Erfassung erfolgt mobil per MDE-Gerät oder Smartphone. Dadurch werden Artikel eindeutig identifiziert, Mengen digital gespeichert und typische Übertragungsfehler sowie doppelte Zählungen durch Systemwarnungen aktiv minimiert.
Warum Papierlisten bei der Jahresinventur an Grenzen kommen
Viele Unternehmen arbeiten bei der Inventur noch mit ausgedruckten Listen oder Excel-Tabellen. Dieses Vorgehen wirkt zunächst einfach, verursacht aber häufig hohe Nacharbeit. Nach dem Zählen müssen Daten manuell übertragen, unleserliche Einträge geprüft und Differenzen erneut kontrolliert werden.
Besonders bei größeren Sortimenten, mehreren Zählteams oder Filialstrukturen fehlt oft der Überblick: Welche Bereiche wurden bereits gezählt? Welche Listen sind abgeschlossen? Wo ist eine Nachzählung notwendig? Ohne digitale Unterstützung und Echtzeit Transparenz wird die Inventurleitung schnell zum organisatorischen Engpass.
Welche Kriterien bei der Auswahl einer Inventur Software wichtig sind
Eine praxistaugliche Lösung sollte die mobile Barcode-Erfassung, digitale Zähllisten, eine intuitive Bedienung für Aushilfskräfte, Mehrbenutzerfähigkeit sowie eine strukturierte Datenübergabe über Standardschnittstellen unterstützen.
Auch die Hardware spielt eine wichtige Rolle. Professionelle MDE-Geräte eignen sich besonders für hohe Scanmengen, lange Einsätze und robuste Arbeitsumgebungen. Smartphones können eine flexible Alternative sein, wenn einfache Prozesse vorliegen oder vorhandene Geräte genutzt werden sollen (Bring Your Own Device). Für Stichtagsinventuren kann zudem die Miete vorkonfigurierter MDE-Geräte wirtschaftlich sinnvoll sein, da Unternehmen die Hardware nur für einen stark begrenzten Zeitraum benötigen.
Digitale Inventuraufnahme mit COSYS
COSYS unterstützt Handelsunternehmen bei der digitalen Inventuraufnahme mit Inventur Software, mobilen MDE-Geräten und zentraler Datenauswertung im Backend. Artikel können per Barcode-Scan erfasst, Zähldaten digital validiert und für die weitere Nutzung im führenden ERP- oder Kassensystem vorbereitet werden. Je nach Anforderung lässt sich die Lösung mit eigenen MDE-Geräten, Smartphones oder vorkonfigurierten Mietgeräten kombinieren.
Für Einzelhändler bedeutet das: weniger Papier, Wegfall der manuellen Datenübertragung, bessere Kontrollmechanismen über den Zählprozess und eine beschleunigte Weiterverarbeitung der Inventurdaten. Gerade wenn mehrere Mitarbeitende, Filialen oder große Sortimente beteiligt sind, sorgt eine digitale Lösung für messbar mehr Transparenz und deutlich weniger Aufwand nach der Zählung.
Fazit
Die passende Inventursoftware hilft Einzelhändlern, die Jahresinventur nicht nur schneller, sondern auch strukturierter und nachvollziehbarer durchzuführen. Wer Papierlisten ersetzen, Erfassungsfehler reduzieren und Zähldaten zuverlässig weiterverarbeiten möchte, sollte bei der Auswahl auf mobile Erfassung, geeignete Hardware, einfache Bedienung und eine übersichtliche zentrale Auswertung achten.
COSYS bietet dafür eine praxiserprobte Lösung für die digitale Inventuraufnahme im Einzelhandel: mit Inventur-App, flexiblen Mietoptionen für MDE-Geräte und definierten Möglichkeiten zur Datenübergabe an bestehende ERP- und Warenwirtschaftssysteme.
Möchten Sie Ihre Jahresinventur im Einzelhandel schneller und papierlos durchführen? Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder testen Sie die COSYS Inventur-App für Android und iOS.
Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.
Cosys Ident GmbH
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