Entgeltersatzleistungen digital und zuverlässig abwickeln mit der ZEUS® Zeiterfassung

Eine Arbeitsunfähigkeit ist zunächst ein ganz normaler Vorgang in der Personalverwaltung. Kommt es jedoch innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu mehreren Fehlzeiten, kann eine wichtige Frage entstehen: Handelt es sich bei der aktuellen Arbeitsunfähigkeit um eine neue Erkrankung, oder kann sie einer bereits bestehenden Vorerkrankung zugerechnet werden? Genau für diese Prüfung wurde das Dialogverfahren zur Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen, kurz EEL-Verfahren, geschaffen.

Für Arbeitgeber bedeutet das: Die relevanten Fehlzeiten müssen betrachtet, die Voraussetzungen für eine Anfrage geprüft und die Rückmeldung des Sozialversicherungsträgers anschließend korrekt verarbeitet werden. ZEUS® unterstützt dabei, die notwendigen Informationen strukturiert zu erfassen und die Rückmeldungen zuverlässig in den weiteren Prozess zu übernehmen.

EEL und Zeiterfassung: warum die Verbindung entscheidend ist
Die notwendigen Informationen entstehen nicht erst beim EEL-Abruf. Sie sind bereits Bestandteil der täglichen Zeiterfassung:

• Arbeitsunfähigkeiten werden als Fehlzeiten geführt.
• Über die eAU können Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch bereitgestellt und im digitalen Prozess berücksichtigt werden.
• Beginn und Ende von Fehlzeiten sind im Personalkalender dokumentiert.
• Bereits vorhandene Fehlzeiten können für die Prüfung relevanter Vorerkrankungen herangezogen werden.
• Stammdaten bilden die Grundlage für den elektronischen Datenaustausch.
• Rückmeldungen müssen anschließend wieder einem konkreten Vorgang zugeordnet werden.

Die Zeiterfassung verfügt damit bereits über einen großen Teil der Informationen, die für den EEL-Prozess relevant sind. Statt einen zusätzlichen, vom Zeiterfassungssystem losgelösten Prozess aufzubauen, integriert ZEUS® das EEL-Verfahren direkt in die bestehende Anwendung. Das macht einen entscheidenden Unterschied.

Von der Fehlzeit zur EEL-Anfrage
In ZEUS® werden die relevanten Arbeitsunfähigkeiten im System abgebildet. Die über die eAU bereitgestellten Informationen können dabei in den digitalen Prozess einfließen. Sind die Voraussetzungen für eine Vorerkrankungsanfrage erfüllt, erhält der Benutzer eine entsprechende Information. Der Status der Anfrage wird dabei direkt im System sichtbar. Im Personalkalender arbeitet ZEUS® mit unterschiedlichen Statuskennzeichnungen:

• Blau: eine Vorerkrankungsanfrage kann gestellt werden.
• Gold: die Anfrage wurde gestellt, eine Antwort steht noch aus.
• Grün: es wurden anrechenbare Zeiten für die angefragte Arbeitsunfähigkeit zurückgemeldet.
• Rot: es liegen keine anrechenbaren Zeiten für eine bestehende Vorerkrankung vor.

Weitere Status kennzeichnen beispielsweise eine noch ausstehende AU-Bescheinigung, eine laufende Prüfung oder eine stornierte Anfrage. Damit wird aus einem komplexen administrativen Vorgang ein visuell nachvollziehbarer Prozess innerhalb der ZEUS® Zeiterfassung.

Vorerkrankungen prüfen, ohne zwischen Systemen zu wechseln
Ein wesentlicher Vorteil liegt in der direkten Verknüpfung mit den bestehenden ZEUS® Daten. Die Anfrage kann beispielsweise direkt aus dem Personalkalender über das Kontextmenü der betreffenden Arbeitsunfähigkeit gestartet werden. Alternativ steht eine Übersicht der Vorerkrankungsanfragen zur Verfügung. Auch die Rückmeldungen werden wieder in ZEUS® verarbeitet.

So kann beispielsweise direkt nachvollzogen werden, ob anrechenbare Zeiträume vorhanden sind. Liegen solche Zeiträume vor, werden diese in der Detailübersicht aufgeführt; zusätzlich wird die Summe der anrechenbaren Tage dargestellt. Die Information bleibt damit dort, wo sie im Arbeitsalltag benötigt wird: in der Zeiterfassungslösung. Das EEL-Modul in ZEUS® wurde am 8. Mai 2026 durch die ITSG zertifiziert.

ZEUS® verbindet Daten, Prüfung und Rückmeldung
Genau darin liegt der Unterschied zwischen einer reinen elektronischen Übermittlung und einem integrierten digitalen Prozess.

ZEUS® unterstützt den gesamten Ablauf:

• Arbeitsunfähigkeit erfassen: die relevante Fehlzeit ist im ZEUS® Personalkalender vorhanden.
• Voraussetzungen erkennen: ZEUS® stellt fest, wenn die Voraussetzungen für eine Vorerkrankungsanfrage erfüllt sind.
• Anfrage auslösen: die Vorerkrankungsanfrage kann direkt aus dem Kalender oder aus der entsprechenden Übersicht gestartet werden.
• Antwort abrufen: die Rückmeldung des Sozialversicherungsträgers wird elektronisch abgerufen und dem Vorgang zugeordnet.
• Ergebnis nachvollziehen: anrechenbare Zeiträume und der jeweilige Bearbeitungsstatus werden direkt in ZEUS® dargestellt.

Damit entsteht ein durchgängiger digitaler Workflow, von der Fehlzeit bis zur Rückmeldung über mögliche anrechenbare Vorerkrankungen.

Warum eine integrierte Lösung für HR einen Unterschied macht
Das EEL-Verfahren zeigt exemplarisch, wie sich die Anforderungen an eine digitale Zeiterfassungslösung verändern. Eine Zeiterfassung muss heute nicht mehr nur dokumentieren, wann Mitarbeiter gearbeitet haben. Sie muss Informationen strukturiert verarbeiten, mit anderen Systemen kommunizieren und Personalprozesse digital unterstützen.

Gerade bei komplexeren Fehlzeitenprozessen wird das deutlich: die Arbeitszeitdaten sind bereits vorhanden. Die Fehlzeiten sind bereits dokumentiert. Die relevanten Mitarbeiter- und Stammdaten sind bereits im System. Warum also für die anschließende Prüfung einen separaten Prozess aufbauen? ZEUS® führt diese Informationen zusammen und macht das EEL-Verfahren direkt innerhalb der bestehenden Zeiterfassung nutzbar.

ZEUS® macht aus Zeitdaten digitale HR-Prozesse
Mit dem EEL-Verfahren erweitert ZEUS® die digitale Zeiteiterfassung um einen weiteren automatisierten Prozess. Von der Erfassung der Arbeitszeit über die Verwaltung von Fehlzeiten bis zur digitalen Prüfung von Vorerkrankungen: ZEUS® bringt die relevanten Informationen zusammen und macht komplexe HR-Prozesse transparenter. Das Ergebnis sind weniger Systemwechsel, klare Statusinformationen und ein durchgängiger digitaler Prozess für die Personalverwaltung.