Digitale Transformation: Personalamt der Stadt Augsburg setzt auf PioVation

Im Rahmen ihrer umfassenden Digitalisierungsstrategie treibt die Stadt Augsburg neben dem Ausbau des digitalen Bürgerservices auch die interne Prozessoptimierung und den Einsatz digitaler Tools voran. Ein wichtiger Schritt ist die Digitalisierung des Personalamtes. Mit PioVation und KiDiS entschied sich die Stadt für eine souveräne, autarke, sichere und effiziente Lösung.

Herausforderungen der Digitalisierung der kommunalen Verwaltung

Auch wenn die kommunale Verwaltung in Deutschland bei der Digitalisierung in den vergangenen Jahren Fortschritte gemacht hat, laufen interne Prozesse vielfach noch analog. So basierten auch im Augsburger Personalamt zahlreiche Prozesse auf Papier-Dokumenten, die bei Bedarf herausgesucht und nach der Bearbeitung wieder einsortiert werden mussten. Das ist nicht nur ineffizient und fehleranfällig, sondern birgt bei der analogen Speicherung sensibler Personaldaten auch zusätzliche Datenschutzrisiken.

Die Entscheidung zur Digitalisierung der Personaldaten war daher ein wichtiger Schritt, warf jedoch weitere Fragen auf. Aufgrund der hohen Anforderungen an Verfügbarkeit und Datenschutz schied eine externe Speicherung, zum Beispiel in einer Cloud, grundsätzlich aus. Speicherung und Verarbeitung sollten stattdessen im sogenannten Air Gap erfolgen, also durch manuellen Datentransfer zwischen isolierten Rechnern oder Netzen.

Zudem sollte sich die Digitalisierung nicht auf ein reines Einscannen beschränken. Die Umwandlung in PDF-Dokumente bildet zwar die Basis, ist zunächst aber nur ein Medienwechsel. Erst die systematische Überführung in die elektronische Personalakte im Dokumentenmanagementsystem macht die digitalisierten Daten effizient nutzbar.

PioVation transferiert Papierdaten in die digitale Personalakte

Für die Umsetzung setzte die Stadt Augsburg auf PioVation als Experten für souveräne KI-Infrastruktur für Unternehmen und Behörden. Mit der von PioVation entwickelten Gov-Tech-Plattform KiDiS wurden die eingescannten Dokumente über das Modul PioAkte seitenweise getrennt. Anschließend konnten Inhalte aus maschinengeschriebenen Texten, handschriftlichen Vermerken, Formularen und Bildern extrahiert und die Dokumente auf Grundlage ihrer Inhalte klassifiziert, kategorisiert und den bereits im DKMS vorhandenen Personalakten zugeordnet werden.

Nach Abschluss des Projektes stehen alle zuvor analog erfassten Daten digital zur Verfügung und können von Sachbearbeiter/innen schnell gefunden und genutzt werden. Die finale Ablage und Freigabe in DMS oder Aktenplan unterliegt dabei den Mitarbeitenden des Amtes.

Der gesamte Prozess der Digitalisierung sowie die langfristige Datenspeicherung und -verarbeitung erfolgen im Personalamt. Als reine On-Premise-Lösung garantiert KiDiS vollständige Datensouveränität und maximalen Datenschutz.

„Entscheidend war für uns, dass die Daten die Stadtverwaltung zu keinem Zeitpunkt verlassen haben. Ebenso wichtig war der nahtlose Übergang vom Test in den Produktivbetrieb, ohne Bruch und ohne zusätzlichen Aufwand“, erklärt entsprechend Beate Fischer, Amtsleiterin im Personalamt der Stadt Augsburg.

Für PioVation ist das Projekt ein weiteres Beispiel für die besonderen Herausforderungen bei der Digitalisierung der kommunalen Verwaltung und die Leistungsfähigkeit souveräner KI-Lösungen.

„Digitalisierung in der Verwaltung scheitert selten an der Technik allein, sondern an der Datenhoheit“, sagt Mazda Sabony, Gründer und Geschäftsführer der PioVation GmbH. „Mit KiDiS und PioAkte zeigen wir in Augsburg, dass Behörden ihre sensibelsten Daten mit KI verarbeiten können, ohne dass diese das eigene Haus verlassen. Das ist souveräne Digitalisierung, wie sie der öffentliche Sektor braucht.“

Über PioVation

Die PioVation GmbH entwickelt souveräne KI-Infrastruktur für Unternehmen und Behörden. Mit der Plattform PioSphere bietet das Unternehmen eine autarke und ganzheitliche Lösung für den Betrieb digitaler Belegschaften, von der Infrastruktur über die KI-Plattform bis zu den KI-Workern. KiDiS ist die Gov-Tech-Plattform für die Vorgangsdigitalisierung im öffentlichen Sektor, von der Akte bis zum digitalen Sachbearbeiter. Die Anwendung PioAkte übernimmt darin die Dokumentendigitalisierung. Alle Produkte lassen sich On-Premises und im Air-Gap betreiben. Das Unternehmen sitzt in Grasbrunn bei München, ein zentraler Teil des Kernteams arbeitet in Indien.

Quellen:

https://www.augsburg.de/…