PioVation präsentierte die erste souveräne, vollständig KI-basierte Verwaltungsplattform mit digitalen Sachbearbeitern für die öffentliche Verwaltung.
Digitale Sachbearbeiter (DSB) führen Fachverfahren und Verwaltungsprozesse autonom aus, von der Eingangserfassung über Prüfung, Bearbeitung und den rechtssicheren Bescheid bis zur Archivierung. Sie verfolgen den Genehmigungsverlauf und begleiten jeden Vorgang von Stufe zu Stufe bis zur finalen Genehmigung.
Verwaltungsdigitalisierung ist weit mehr als Bürgerservice
Die Erwartungen digitalgewohnter Bürgerinnen und Bürger sind nur ein Aspekt der dringend erforderlichen Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Für die Kommunen selbst sind andere Gründe weitaus drängender. So steht auch die Verwaltung vor der Herausforderung, die Effekte des demografischen Wandels zu bewältigen. Laut dbb-Monitor fehlen heute bereits mehr als 600.000 Fachkräfte im öffentlichen Dienst. Zudem prognostizieren Berechnungen von McKinsey, dass bis 2030 rund 1,5 Mio. – etwa ein Drittel aller Beschäftigten – aus Altersgründen ausscheiden. Im Ergebnis sind die verbleibenden Mitarbeitenden häufig massiv überlastet, wodurch es zu zusätzlichen Ausfällen und zum Teil erheblichem Rückstand in der Sachbearbeitung kommt. Parallel hierzu schrumpfen die kommunalen Haushalte. Für das Jahr 2025 zeigt sich bereits ein Rekorddefizit von 31,9 Mrd. Euro, womit 7,5 Prozent aller kommunalen Ausgaben nicht mehr durch reguläre Einnahmen gedeckt waren. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Dokumentations- und Nachweispflichten, wodurch Bearbeitungszeiten zusätzlich ausgedehnt werden und Rückstände wachsen.
KiDiS als solide Grundlage anstelle digitalen Flickwerks
Immer mehr Kommunen und Behörden erkennen das Potenzial Künstlicher Intelligenz als Antwort auf die beschriebenen Herausforderungen. Der verbreitete Ansatz, vorhandene Tools punktuell einzusetzen, erweist sich jedoch oft als ineffizient, teils sogar als riskant. Viele Kommunen binden derzeit einzelne KI-Tools in bestehende Prozesse ein. Auch wenn dies auf den ersten Blick Entlastung schafft, sprechen viele wichtige Argumente gegen diese Form von Flickwerk. So entsteht durch eine reine Punktoptimierung deutlich höherer Integrationsaufwand sowie Kosten und Aufwand für Wartung und Updates. Für die kommunale Verwaltung sprechen vor allen Dingen Sicherheits- und Souveränitätsargumente gegen diesen Ansatz: Jedes Tool ist ein potenzieller Angriffspunkt. Zudem ergeben sich vielfältige Abhängigkeiten, die ganz klar gegen das Gebot der Datensouveränität sprechen.
Mit KiDiS wählt PioVation deshalb einen grundlegend anderen Ansatz: Anstatt nur einzelne Abläufe nach Bedarf schrittweise durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz zu optimieren, baut KiDiS die gesamte Verwaltung auf einer KI-Grundlage auf, die speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde. Dabei stehen Datensouveränität, Autarkie und Unabhängigkeit der Verwaltung im Mittelpunkt. So überlässt KiDiS der Verwaltung nicht zuletzt die Entscheidung, Daten in einer sicheren deutschen Cloud zu speichern oder die Plattform vollständig On-Premise, also lokal vor Ort zu betreiben. Damit gewährleistet PioVation die für sensible Daten und Prozesse dringend erforderliche Kontrolle.
„Wir führen nicht ein weiteres KI-Tool ein, sondern denken Verwaltung vom Ergebnis her neu“, erklärt Mazda Sabony, Gründer und Geschäftsführer von PioVation. „KiDiS gibt einer Kommune so viele Sachbearbeiter, wie sie braucht, für jedes Fachverfahren, und lässt die Hoheit über Daten und Entscheidungen vollständig im Haus. Jede Stadt behält dabei die freie Wahl, ob sie die Plattform lokal vor Ort oder in einer deutschen Cloud betreibt. Am Beispiel Augsburg demonstrieren wir, wie eine Kommunalverwaltung PioAkte als den ersten digitalen Sachbearbeiter produktiv einsetzt und belegen, dass dieser Weg praktisch funktioniert.“
Augsburg setzt auf den ersten digitalen Sachbearbeiter
Mit PioAkte, einem Modul der Plattform KiDiS, setzt das Personalamt der Stadt Augsburg als erste deutsche kommunale Einrichtung die GovTech-Plattform KiDiS produktiv ein. Der digitale Sachbearbeiter (DSB) digitalisiert, liest und klassifiziert eingehende Dokumente und Akten und legt diese strukturiert ab. Damit automatisiert der DSB eine bisher aufwendige manuelle Aufgabe. Durch die abschließende Prüfung und Freigabe durch einen Mitarbeitenden bleibt dabei die menschliche Kontrollfunktion erhalten. Im Ergebnis stehen zuvor analog erfasste Daten digital zur Verfügung und können schnell gefunden und genutzt werden. Augsburg zeigt damit, wie sich Verwaltung Schritt für Schritt auf eine KI-Grundlage stellen lässt, beginnend bei einem konkreten Fachverfahren, erweiterbar um weitere digitale Sachbearbeiter. Damit leistet KiDiS einen elementaren Beitrag zur Prozessoptimierung und zur Entlastung der Mitarbeitenden sowie zur Umsetzung komplexer Digitalisierungsstrategien in der Verwaltung.
Quellen:
https://www.bitkom.org/…
https://www.bmi.bund.de/…
https://www.destatis.de/…
Die PioVation GmbH entwickelt souveräne KI-Infrastruktur für Unternehmen und Behörden. Mit der Plattform PioSphere bietet das Unternehmen eine autarke und ganzheitliche Lösung für den Betrieb digitaler Belegschaften, von der Infrastruktur über die KI-Plattform bis zu den KI-Workern. KiDiS ist die Gov-Tech-Plattform für die Vorgangsdigitalisierung im öffentlichen Sektor, von der Akte bis zum digitalen Sachbearbeiter. Die Anwendung PioAkte übernimmt darin die Dokumentendigitalisierung. Alle Produkte lassen sich On-Premises und im Air-Gap betreiben. Das Unternehmen sitzt in Grasbrunn bei München, ein zentraler Teil des Kernteams arbeitet in Indien.
PioVation GmbH
Zehentmeierstr. 8 a
85630 Grasbrunn
Telefon: 015208741767
http://piovation.com
CEO
Telefon: 01745145073
E-Mail: m.sabony@piovation.com
Digitale Transformation: Personalamt der Stadt Augsburg setzt auf PioVation
Im Rahmen ihrer umfassenden Digitalisierungsstrategie treibt die Stadt Augsburg neben dem Ausbau des digitalen Bürgerservices auch die interne Prozessoptimierung und den Einsatz digitaler Tools voran. Ein wichtiger Schritt ist die Digitalisierung des Personalamtes. Mit PioVation und KiDiS entschied sich die Stadt für eine souveräne, autarke, sichere und effiziente Lösung.
Herausforderungen der Digitalisierung der kommunalen Verwaltung
Auch wenn die kommunale Verwaltung in Deutschland bei der Digitalisierung in den vergangenen Jahren Fortschritte gemacht hat, laufen interne Prozesse vielfach noch analog. So basierten auch im Augsburger Personalamt zahlreiche Prozesse auf Papier-Dokumenten, die bei Bedarf herausgesucht und nach der Bearbeitung wieder einsortiert werden mussten. Das ist nicht nur ineffizient und fehleranfällig, sondern birgt bei der analogen Speicherung sensibler Personaldaten auch zusätzliche Datenschutzrisiken.
Die Entscheidung zur Digitalisierung der Personaldaten war daher ein wichtiger Schritt, warf jedoch weitere Fragen auf. Aufgrund der hohen Anforderungen an Verfügbarkeit und Datenschutz schied eine externe Speicherung, zum Beispiel in einer Cloud, grundsätzlich aus. Speicherung und Verarbeitung sollten stattdessen im sogenannten Air Gap erfolgen, also durch manuellen Datentransfer zwischen isolierten Rechnern oder Netzen.
Zudem sollte sich die Digitalisierung nicht auf ein reines Einscannen beschränken. Die Umwandlung in PDF-Dokumente bildet zwar die Basis, ist zunächst aber nur ein Medienwechsel. Erst die systematische Überführung in die elektronische Personalakte im Dokumentenmanagementsystem macht die digitalisierten Daten effizient nutzbar.
PioVation transferiert Papierdaten in die digitale Personalakte
Für die Umsetzung setzte die Stadt Augsburg auf PioVation als Experten für souveräne KI-Infrastruktur für Unternehmen und Behörden. Mit der von PioVation entwickelten Gov-Tech-Plattform KiDiS wurden die eingescannten Dokumente über das Modul PioAkte seitenweise getrennt. Anschließend konnten Inhalte aus maschinengeschriebenen Texten, handschriftlichen Vermerken, Formularen und Bildern extrahiert und die Dokumente auf Grundlage ihrer Inhalte klassifiziert, kategorisiert und den bereits im DKMS vorhandenen Personalakten zugeordnet werden.
Nach Abschluss des Projektes stehen alle zuvor analog erfassten Daten digital zur Verfügung und können von Sachbearbeiter/innen schnell gefunden und genutzt werden. Die finale Ablage und Freigabe in DMS oder Aktenplan unterliegt dabei den Mitarbeitenden des Amtes.
Der gesamte Prozess der Digitalisierung sowie die langfristige Datenspeicherung und -verarbeitung erfolgen im Personalamt. Als reine On-Premise-Lösung garantiert KiDiS vollständige Datensouveränität und maximalen Datenschutz.
„Entscheidend war für uns, dass die Daten die Stadtverwaltung zu keinem Zeitpunkt verlassen haben. Ebenso wichtig war der nahtlose Übergang vom Test in den Produktivbetrieb, ohne Bruch und ohne zusätzlichen Aufwand“, erklärt entsprechend Beate Fischer, Amtsleiterin im Personalamt der Stadt Augsburg.
Für PioVation ist das Projekt ein weiteres Beispiel für die besonderen Herausforderungen bei der Digitalisierung der kommunalen Verwaltung und die Leistungsfähigkeit souveräner KI-Lösungen.
„Digitalisierung in der Verwaltung scheitert selten an der Technik allein, sondern an der Datenhoheit“, sagt Mazda Sabony, Gründer und Geschäftsführer der PioVation GmbH. „Mit KiDiS und PioAkte zeigen wir in Augsburg, dass Behörden ihre sensibelsten Daten mit KI verarbeiten können, ohne dass diese das eigene Haus verlassen. Das ist souveräne Digitalisierung, wie sie der öffentliche Sektor braucht.“
Über PioVation
Die PioVation GmbH entwickelt souveräne KI-Infrastruktur für Unternehmen und Behörden. Mit der Plattform PioSphere bietet das Unternehmen eine autarke und ganzheitliche Lösung für den Betrieb digitaler Belegschaften, von der Infrastruktur über die KI-Plattform bis zu den KI-Workern. KiDiS ist die Gov-Tech-Plattform für die Vorgangsdigitalisierung im öffentlichen Sektor, von der Akte bis zum digitalen Sachbearbeiter. Die Anwendung PioAkte übernimmt darin die Dokumentendigitalisierung. Alle Produkte lassen sich On-Premises und im Air-Gap betreiben. Das Unternehmen sitzt in Grasbrunn bei München, ein zentraler Teil des Kernteams arbeitet in Indien.
Quellen:
PioVation GmbH
Zehentmeierstr. 8 a
85630 Grasbrunn
Telefon: 015208741767
http://piovation.com
CEO
Telefon: 01745145073
E-Mail: m.sabony@piovation.com
PioVation feiert die Eröffnung der ersten souveränen KI-Cloud für die öffentliche Verwaltung in Deutschland
Die Umsetzung der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung erweist sich immer wieder als Zankapfel. Hohe Erwartungen, nicht zuletzt auf Seiten der Bürger, treffen auf einen deutlichen Rückstand bei der Digitalisierung einzelner Dienstleistungen. Gleichzeitig bekräftigen Studien den Bedarf und das Potenzial von KI-Anwendungen für die öffentliche Verwaltung. Herausforderungen wie der Fachkräftemangel ließen sich durch den gezielten Einsatz neuer Technologien erfolgreich kompensieren. Ein wesentliches Hemmnis in der konkreten Umsetzung waren bisher nicht zuletzt Bedenken in Fragen des Datenschutzes: Sowohl das Angebot an konkreten Anwendungen als auch die erforderliche Infrastruktur basieren vor allen Dingen auf Leistungen internationaler Anbieter und sind insofern nur schwer mit den Anforderungen nationaler Regeln der DSGVO vereinbar.
PioSphere: KI-Infrastruktur Made in Germany
Im Rahmen der Eröffnungsfeier des MuCon-X, dem neuen Cloud & Connectivity HUB für München und die DACH-Region, am 26. Februar im EMC Home of Data – Colocation-Rechenzentrum München, feierte die PioVation GmbH gemeinsam mit Vertretern aus Politik und Wirtschaft den Start von PioSphere.
Als erste souveräne KI-Cloud für die öffentliche Verwaltung legt PioVation mit PioSphere den Grundstein für die Entwicklung und Umsetzung einer KI-basierten Digitalisierungsstrategie, die einen vollständig DSGVO-konformen, sicheren und leistungsfähigen Einsatz von KI-Anwendungen in Behörden und staatlichen Institutionen ermöglicht und den Schutz sensibler Bürger- und Behördendaten gewährleistet.
Die Einzigartigkeit der neuen Plattform würdigte auch EMC-Geschäftsführer Bernhard Hütte als Gastgeber der Veranstaltung mit eindrucksvollen Worten: „PioVation hat ein Welt Premiere geschaffen.“
Neben der Bereitstellung der ausschließlich für Organe der öffentlichen Verwaltung zugänglichen Cloud-Infrastruktur stellt PioSphere sofort nutzbare KI-Agenten zur Verfügung, mit deren Hilfe Bürgerservice-Prozesse in bestehenden Verwaltungsstrukturen gezielt automatisiert werden können. ChatAgent, CallAgent oder MeetAgent sind exemplarische Funktionen, die Mitarbeitende in der Verwaltung gezielt entlasten und Standardaufgaben optimieren können. So können in Behörden zeitraubende, aber unverzichtbare Aufgaben wie eine Allgemeine Auskunft, die zielführende Telefonvermittlung sowie Dokumentationsaufgaben mit KI-Anwendungen automatisiert und über das mit vorhandenen Ressourcen mögliche Maß hinaus optimiert werden. In Fragen der Datensicherheit und DSGVO-Konformität überzeugt PioSphere dabei sowohl mit dem Hosting der Cloud-Server in deutschen BSI C5-zertifizierten Rechenzentren als auch mit der Gewissheit, auf eine vollständig in Deutschland entwickelte und betriebene Plattform setzen zu können, die strengsten nationalen Bestimmungen genügt.
Die Vorstellung von PioSphere erfolgte im Rahmen der Veranstaltung der EMC Home of Data vor hochkarätigem Publikum aus Politik und Wirtschaft. Anwesend waren unter anderem Dr. Fabian Mehring, Bayerischer Staatsminister für Digitales, Dr. Ralf Wintergerst, Präsident Bitkom & CEO Giesecke+Devrient sowie Vertreter von AMD Deutschland.
Den Stellenwert innovativer Entwicklungen wie dem MuCon-X und PioSphere betonte exemplarisch Bitkom-Präsident Dr. Ralf Wintergeist mit der Feststellung: „Investitionen in die digitale Infrastruktur, Produkte und Dienste sind gleichzeitig Investitionen in unsere Zukunft und digitale Souveränität.“
Ein technologischer Meilenstein in der digitalen Transformation
PioSphere bietet Behörden und Organisationen die Möglichkeit, geeignete KI-Agenten effizient zentral zu verwalten, zu orchestrieren und dynamisch zu skalieren, um so Prozesse zu beschleunigen und eine effiziente Umsetzung der digitalen Transformation voranzutreiben.
„PioSphere ist eine umfassend bayerische Entwicklung“, erklärt Mazda Sabony, CEO der PioVation GmbH aus Grasbrunn. „Als solche bietet unsere Plattform erstmalig auch Behörden und Institutionen der öffentlichen Hand eine zuverlässige, effiziente und gleichzeitig rechtskonforme Möglichkeit, vom Potenzial der Künstlichen Intelligenz zu profitieren, sich damit den täglichen Herausforderungen zu stellen und die strategischen Ziele der Digitalisierung zu erreichen.“
Mazda Sabony
m.sabony@piovation.com
piosphere.de
Die PioVation GmbH ist ein innovatives Technologie-Startup mit Sitz in Grasbrunn, das sich auf die Entwicklung souveräner KI-Cloud-Infrastrukturen spezialisiert hat. Mit PioCloud, einem hochmodernen KI-Cloud-Betriebssystem, ermöglicht PioVation eine leistungsfähige, sichere und skalierbare Nutzung von Künstlicher Intelligenz für Unternehmen und öffentliche Institutionen.
Mit der Einführung von PioSphere, der ersten exklusiven KI-Cloud für die öffentliche Verwaltung, setzt PioVation neue Maßstäbe in der KI-Souveränität, Datensicherheit und digitalen Transformation. Das Unternehmen verfolgt das Ziel, Unabhängigkeit von internationalen Cloud-Anbietern zu schaffen und gleichzeitig eine modulare, flexible und DSGVO-konforme KI-Infrastruktur bereitzustellen.
PioVation steht für Innovation, digitale Unabhängigkeit und eine zukunftsweisende KI-Strategie – Made & Hosted in Germany.
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