Inventurdifferenzen im laufenden Lagerbetrieb frühzeitig erkennen

Für Sie als Lagerleiter bedeutet das: Inventurdifferenzen sollten nicht erst während der Jahresinventur zum Thema werden. Werden Warenbewegungen im laufenden Lagerbetrieb digital dokumentiert und Bestände gezielt kontrolliert, lassen sich Abweichungen früher erkennen und ihre Ursachen besser eingrenzen.

Warum entstehen Inventurdifferenzen?

Eine Differenz zwischen Soll- und Ist-Bestand ist zunächst nur das Ergebnis. Interessanter ist die Frage, wodurch sie entstanden ist.

Typische Ursachen liegen an unterschiedlichen Stellen des Materialflusses: Im Wareneingang wird eine falsche Menge gebucht, Ware landet auf einem anderen Lagerplatz, bei der Kommissionierung wird mehr entnommen als bestätigt oder eine interne Umlagerung erfolgt physisch, aber nicht im System.

Je mehr Zeit zwischen der fehlerhaften Bewegung und ihrer Entdeckung liegt, desto schwieriger wird die Ursachenanalyse. Bei Artikeln mit hoher Umschlagshäufigkeit können inzwischen zahlreiche weitere Buchungen erfolgt sein.

Permanente Bestandskontrolle statt Überraschung am Stichtag

Eine digitale COSYS Lagerverwaltungssoftware schafft dafür die notwendige Datengrundlage. Wareneingänge, Einlagerungen, Umlagerungen, Kommissionierungen und weitere Bestandsbewegungen werden unmittelbar dem Artikel und Lagerplatz zugeordnet.

Das ermöglicht auch unterjährige Kontrollzählungen. Statt ausschließlich einmal jährlich den kompletten Bestand zu prüfen, können ausgewählte Lagerplätze oder Artikel regelmäßig gezählt und mit dem Systembestand verglichen werden.

Besonders sinnvoll kann das beispielsweise bei Schnelldrehern, hochwertigen Artikeln oder Beständen sein, bei denen bereits häufiger Differenzen aufgetreten sind. Damit wird die Inventur stärker zu einem kontinuierlichen Instrument der Bestandsqualität.

Mobile Datenerfassung reduziert Übertragungsfehler

Entscheidend ist, Warenbewegungen möglichst dort zu erfassen, wo sie stattfinden. Für diese mobilen Lagerprozesse eignet sich beispielsweise der Honeywell CT32.

Artikel- und Lagerplatzbarcodes werden direkt gescannt und Mengen anschließend bestätigt. Dadurch entfällt beispielsweise das spätere Übertragen handschriftlicher Informationen in ein stationäres System – und damit eine zusätzliche Fehlerquelle.

Der CT32 lässt sich außerdem für die eigentliche Inventur einsetzen. COSYS bietet entsprechende MDE-Geräte auch zur Miete an. Unternehmen müssen damit nicht dauerhaft zusätzliche Hardware für einen Prozess anschaffen, bei dem kurzfristig deutlich mehr Geräte und Mitarbeiter benötigt werden.

Daten zeigen, wo Differenzen wiederholt auftreten

Sind Lagerbewegungen digital dokumentiert, können Sie nicht nur feststellen, dass Bestände voneinander abweichen. Die vorhandenen Prozessdaten liefern Ansatzpunkte für die Ursachenanalyse.

Mit COSYS Business Intelligence lassen sich beispielsweise Bestandsentwicklungen, Warenbewegungen und wiederkehrende Auffälligkeiten untersuchen. Interessant wird dabei insbesondere die Häufung: Treten Differenzen immer wieder bei bestimmten Artikeln, Lagerbereichen oder Prozessen auf?

Auch Process Mining kann hier zusätzlichen Kontext liefern. Weichen tatsächliche Prozessabläufe vom vorgesehenen Ablauf ab, werden beispielsweise ausgelassene oder zusätzliche Prozessschritte sichtbar. Eine Inventurdifferenz wird damit nicht isoliert betrachtet, sondern im Zusammenhang mit den vorausgegangenen Warenbewegungen.

Wenn die Inventur ansteht: COSYS Inventurservice

Auch bei guter laufender Bestandsführung bleibt die Inventur für viele Unternehmen ein erheblicher organisatorischer Aufwand. Genau hier setzt der COSYS Inventurservice an.

COSYS unterstützt Unternehmen bei der technischen Durchführung der Inventur und stellt auf Wunsch passende Mietgeräte wie den Honeywell CT32 bereit. Statt Zähllisten manuell zu führen, erfassen Mitarbeiter Artikel, Lagerplätze und Mengen mobil per Barcode.

Das ist insbesondere interessant, wenn für die Inventur kurzfristig viele zusätzliche Erfassungsgeräte benötigt werden. Neben der Software und Hardware gehören auch vorbereitende und begleitende Services zum COSYS Gesamtpaket. So muss die technische Infrastruktur nicht für wenige Inventurtage im Jahr dauerhaft vorgehalten werden.

Inventurdifferenzen als Prozesssignal verstehen

Eine Inventurdifferenz ist letztlich mehr als eine Zahl, die korrigiert werden muss. Wiederkehrende Abweichungen können auf Schwachstellen im Lagerprozess hinweisen.

Die Kombination aus digitaler Lagerverwaltung, mobiler Datenerfassung, regelmäßigen Kontrollzählungen und Prozessanalyse hilft Ihnen deshalb, Bestandsqualität bereits zwischen zwei Inventuren zu verbessern. Die eigentliche Inventur dient anschließend nicht mehr als erste Gelegenheit, Probleme zu entdecken, sondern als zusätzliche Bestandskontrolle.

Lager- und Inventurprozesse selbst testen

Möchten Sie digitale Bestandsführung und mobile Inventur kennenlernen? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie die Funktionen unverbindlich auf Smartphone oder Tablet.