Kontrollzählung und Nachzählung bei der Inventur: Zählfehler finden, bevor sie gebucht werden

Drei Begriffe, die oft vermischt werden

Eine Kontrollzählung ist geplant. Sie prüft stichprobenartig, ob ein Bereich sauber gezählt wurde, unabhängig davon, ob etwas auffällig ist. Eine Nachzählung hat einen Anlass: Ein Ergebnis wirkt unplausibel, ein Bereich wurde unterbrochen, ein Artikel ließ sich nicht eindeutig zuordnen. Die Differenzklärung beginnt erst danach und fragt, warum gezählter Bestand und Buchbestand auseinanderliegen. Kontroll- und Nachzählung gehören in den Zähltag. Die Differenzklärung braucht ein Ergebnis, dem man trauen kann.

Was löst eine Nachzählung aus?

In der Praxis haben sich wenige, klare Auslöser bewährt. Hohe Abweichungen zum erwarteten Bestand sind der naheliegendste. Dazu kommen hochwertige Artikel, bei denen schon ein Stück ins Gewicht fällt, sowie Bereiche, in denen während der Zählung Ware bewegt wurde. Typisch sind auch Mengeneinheiten: Wurde der Karton gezählt oder der Inhalt? Und schließlich Nullbestände bei Artikeln, die laut System vorhanden sein müssten. Wichtig ist, dass diese Kriterien vor der Inventur feststehen. Wer erst am Abend diskutiert, was „auffällig“ bedeutet, zählt entweder alles doppelt oder nichts.

Wer zählt nach?

Der Grundsatz lautet: nicht dieselbe Person. Wer einen Bereich gezählt hat, findet beim zweiten Durchgang meist dieselbe Zahl, weil er denselben Denkfehler wiederholt. Sinnvoll ist ein zweites Team oder die Bereichsverantwortung. Ob die Nachzählenden das erste Ergebnis sehen dürfen, ist eine bewusste Entscheidung. Eine Zählung ohne Kenntnis des Vorergebnisses ist unabhängiger, dauert aber länger.

Wann wird nachgezählt?

Am besten, solange der Bereich noch gesperrt ist. Ist die Filiale wieder geöffnet, verändert jeder Verkauf den Bestand, und die Nachzählung muss zurückgerechnet werden. Deshalb lohnt es sich, im Zeitplan von Anfang an ein Fenster für Kontrollen vorzusehen, statt die Zählung bis zur letzten Minute zu verplanen.

So läuft die Kontrolle mit der COSYS Inventurlösung

Vor der Inventur werden die Stammdaten aus dem Kundensystem übernommen. Im COSYS WebDesk legt die Inventurleitung Zähllisten für die einzelnen Bereiche an und überträgt sie auf MDE oder Smartphones. Gezählt wird per Scan in der COSYS Inventur App, sodass jede Menge einem Artikel und einem Bereich zugeordnet ist. Nach der Erfassung erfolgt die Nacharbeit im WebDesk: Ergebnisse werden geprüft, und für Bereiche, die nachgezählt werden sollen, lassen sich erneut Zählaufträge an die Geräte geben. Inventurprotokolle dokumentieren den Ablauf. Erst danach gehen die Ergebnisse online oder im Batch an das ERP zurück. Ob dabei Abweichungen zum Buchbestand angezeigt und nach welchen Schwellen sie markiert werden, hängt von den Daten des Kundensystems und der Konfiguration ab.

Eigenes Team, klare Regeln, Unterstützung nach Bedarf

Kontrollzählungen sind kein Argument für oder gegen ein Modell. Händler, die mit eigenem Personal zählen, behalten die Entscheidung, was geprüft wird, im Haus. Sie können sich dabei gezielt unterstützen lassen: mit Inventur Software und App, mit Mietgeräten für die Zähltage, mit Support und mit Begleitung bei der Vorbereitung. So bleibt die Sortimentskenntnis im Team, während Technik und Ablauf abgesichert sind.

Sie möchten Kontroll- und Nachzählungen fest in Ihre Inventur einplanen? Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventurservice. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0. Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.