Innovative Verwaltung

„Die IT in vielen Verwaltungen muss sich tatsächlich weiterentwickeln, um den ständig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden“, berichtet Roman Gervelmeyer, Teamleiter für Cloudtechnologien bei der ITEBO. „Diese Anforderungen beziehen sich nicht nur auf aktuelle Softwareupdates und Sicherheits-Patches. Vielmehr gehört auch die Möglichkeit des modernen Arbeitens zu den Aufgaben der IT.“

Microsoft 365 ist viel mehr als nur Teams

Anfänglich war Microsoft Teams in aller Munde, aber Microsoft 365 (M365) kann viel mehr. Es ist ein zentraler Baustein für die moderne, sichere und effiziente Verwaltung, fördert digitale Zusammenarbeit, schützt sensible Daten und unterstützt den Wandel zu einer agilen, bürgernahen Organisation.

Die Nutzung von M365 bietet Verwaltungen zahlreiche Vorteile, insbesondere in Zeiten der digitalen Transformation und zunehmenden Anforderungen an Effizienz, Sicherheit und Zusammenarbeit.

M365 bietet eine beeindruckende Vielfalt an Anwendungen und Diensten – von Outlook und Teams über SharePoint bis hin zu Copilot. Diese umfangreiche Toollandschaft eröffnet Verwaltungen zahlreiche Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten und die Zusammenarbeit zu verbessern – auch über Abteilungen und Standorte hinweg. Doch genau diese Vielfalt kann schnell zur Herausforderung werden.

Um die Vielfalt der offenen Fragen im Kontext von M356 zu bearbeiten, hat die ITEBO ein strukturiertes Vorgehen entwickelt:

Strategie und Konzept:Erwartungshaltung und Anforderungen an M365 definieren, Auswahl der dafür notwendigen Apps definieren, Auswirkungen auf Datenschutz, digitale Souveränität und IT-Sicherheit kennen

Technik:Definition der notwendigen Hardware und Software in der Cloud/im Rechenzentrum und auf den Schreibtischen, Backup-Strategie und Lizenzmanagement

Organisation:Festlegung des Roll-outs: wie kommen die neuen Clients auf die Rechner, welche Abteilung beginnt, sind Schulungen erforderlich

Mensch:Ein gutes Change-Management ist ein bedeutender Vorteil bei der Einführung von M365

Erster Schritt zur Einführung von M365: Onboarding-Workshop

Dafür hat die ITEBO einen strukturierten Onboarding-Workshop entwickelt, der u. a. einen Überblick über den bunten Blumenstrauß von Microsoft einbezieht.

Mit Hilfe des strukturierten Onboarding-Workshops der ITEBO wird zuallererst der IST-Zustand bei der Verwaltung aufgenommen. Anhand eines Fragenkatalogs werden die aktuellen Gegebenheiten und Bedürfnisse genau erfasst. Dabei werden Fragen zu den Oberthemen Verwaltung, Infrastruktur, Geräte, Produktivität, Performance und Sicherheit gestellt.

Im Zuge der IST-Analyse fällt häufig auf, dass Redundanzen in den Systemen bestehen. Historisch bedingt sind häufig mehrere Systeme für nur eine Funktion im Einsatz; so existieren beispielsweise eine Vielzahl unterschiedlicher Videokonferenzsysteme nebeneinander.

Das Ergebnis ist eine detaillierte Entscheidungsvorlage für den Einsatz von M365, inkl. aller empfohlenen Apps. Sie berücksichtigt die aktuelle IT-Infrastruktur der Kommune und geht auf die spezifischen Bedürfnisse ein. Diese Vorlage enthält außerdem eine detaillierte Aufwandsabschätzung, die alle relevanten Kosten und den benötigten Implementierungsaufwand umfasst, um eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen.

Was wir mitnehmen

• M365 ist ein modernes und innovatives Werkzeug
• Damit es übersichtlich bleibt, Expertinnen und Experten (z. B. IT-Dienstleister) einbinden
• ITEBO startet die Einführung von M365 mit einem Onboarding-Workshop