Effizient produziert – Rechtssicher zugestellt
Für die Sachbearbeitung in den Verwaltungen ist die Erstellung eines Postzustellungsauftrags jedoch mit erheblichem Aufwand verbunden. Neben dem Druck des Bescheids muss die Postzustellungsurkunde erstellt und korrekt zugeordnet werden. Hinzu kommt die sogenannte „Brief-in-Brief“-Kuvertierung: Der Bescheid wird in ein Innenkuvert eingelegt, dieses wiederum zusammen mit der Urkunde in ein Außenkuvert.
Jeder einzelne Schritt erfordert Sorgfalt, denn Fehler können rechtliche Konsequenzen haben. Besonders in Bereichen mit hohen Fallzahlen – etwa im Ordnungswidrigkeitenrecht, im Sozialwesen oder im Mahnverfahren – bindet dieser Prozess wertvolle personelle Ressourcen.
Automatisierter Prozess: vom digitalen Dokument bis zum fertigen Brief in Brief (PZA)
Im Outputmanagement der ITEBO wird die Verarbeitung von Postzustellungsaufträgen automatisiert und wirtschaftlich abgebildet. Jährlich werden hier rund 200.000 PZA produziert. Die erforderlichen Materialien wie Innenkuverts mit Absenderadresse, Außenkuverts und Postzustellungsurkunden werden zentral beschafft und vorgehalten.
Die maschinelle Brief-in-Brief-Kuvertierung sorgt anschließend für eine effiziente und präzise Zusammenstellung der Sendungen. Ein neuer, zusätzlicher Sicherheitsbaustein ist die vergleichende Lesung zwischen Bescheid und Postzustellungsurkunde. Dabei werden die relevanten Daten automatisiert abgeglichen, sodass gewährleistet ist, dass jedes Schriftstück mit der richtigen Urkunde verbunden wird.
„Mit der vergleichenden Lesung bauen wir unsere Kapazitäten für die Produktion aus und erhöhen dabei die Sicherheit“, fasst Bernhard Hehmann, Leiter Outputmanagement der ITEBO, zusammen.
Viele Fachverfahren unterstützen schon eine entsprechende Erstellung der notwendigen Dokumente, sodass die per gesichertem Datentransfer übermittelten Dokumente direkt in der Produktion der ITEBO verarbeitet werden können.
Auch bei der Arbeitsplatzlösung „Print as a Service“ hat ITEBO die Produktion dieser besonderen Briefsendungen bedacht. Die Sachbearbeitung erstellt den Bescheid, wie gewohnt, am Arbeitsplatz, „druckt“ das Dokument über einen installierten Client und das System erzeugt automatisch dazu die Postzustellungsurkunde. So werden Fehler in der Zuordnung automatisch vermieden. Druck, Kuvertierung und Versand erfolgen ohne weiteren manuellen Eingriff direkt bei ITEBO. Für die Sachbearbeitenden bedeutet dieses eine spürbare Entlastung, für die Verwaltung insgesamt eine höhere Prozesssicherheit und Effizienz.
Druck, Kuvertierung und Versand erfolgen ohne weiteren manuellen Eingriff direkt bei ITEBO. Für die Sachbearbeitenden bedeutet dieses eine spürbare Entlastung, für die Verwaltung insgesamt eine höhere Prozesssicherheit und Effizienz.
„In anderen Bundesländern erbringen kommunale IT-Dienstleister diese Dienstleistung bereits zentral für eine große Zahl von kommunalen Verwaltungen. Mit dem Aufbau unseres neuen Druckzentrums und den technischen Erweiterungen könnten wir an dieser Stelle nachziehen“, beschreibt Bernhard Hehmann die aktuelle Situation.
Durch die Kombination aus rechtssicherem Verfahren, automatisierter Produktion und digitaler Datenübermittlung verbindet das Outputmanagment der ITEBO Wirtschaftlichkeit mit Verlässlichkeit. So wird ein traditionell aufwändiger Prozess zu einem modernen, skalierbaren Service, der Verwaltungen bei der konsequenten Digitalisierung ihrer Ausgangspost unterstützt.
Was wir mitnehmen
- Schriftstück ordnungsgemäß zustellen
- Prozess bindet in einigen Bereichen wertvolle personelle Ressourcen
- Datei über „Print as a Service“ an die ITEBO senden und alles Weitere geschieht im Outputmanagement
- automatisiert und wirtschaftlich
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Neue Möglichkeiten im virtuellen Bauamt
Mit der Umstellung auf die Dalux-Plattform eröffnen sich für alle ITeBAU-Kunden zahlreiche neue Möglichkeiten: bessere Kommunikation, kollaboratives Arbeiten und digitale Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern. Behörden und Projektbeteiligte können Unterlagen weiterhin in der Plattform austauschen, Bearbeitungsstände gemeinsam einsehen und Aufgaben effizient koordinieren.
Ein neues Highlight ist der BIM Viewer, der es ermöglicht, Baugenehmigungen noch schneller und transparenter zu prüfen – ein großer Schritt in Richtung zukunftsfähiger, digitaler Prozesse.
Rückblick: Migration erfolgreich abgeschlossen
Innerhalb weniger Monate wurden ca. 245.000 Baugenehmigungsprozesse mit 8,5 Mio. Dokumenten von der bisherigen Oracle-basierten conjectPM-Plattform auf Dalux migriert. „Die Migration wurde zu Ende Februar abgeschlossen“, sagt Projektleiter Gero Illemann. „Dank intensiver Vorbereitung, Testzugängen und Schulungen konnten wir den Übergang für unsere Kunden so transparent und stabil wie möglich gestalten. Durch diese Vorbereitung war es uns möglich, die Herausforderungen einer solch großen Migration in einem kurzen Zeitraum zu meistern.“
„In der Vorbereitung der Migration und auch mit der Verlängerung der Plattformlaufzeit um zwei Monate hat uns Oracle eine unschätzbare Unterstützung zukommen lassen“, so Patrick Jochmann, Abteilungsleiter E-Services bei ITEBO. „Dennoch war eine über 2025/2026 hinausgehende Partnerschaft nicht zielführend, denn unsere Vorstellungen für die zukünftige Ausrichtung der Plattform unterscheiden sich jedoch deutlich von denen von Oracle.“
Perspektive: Weiterentwicklung auf neuer Basis
Mit Dalux hat ITEBO einen europäischen Partner gefunden, der nicht nur die Anforderungen der Kunden versteht, sondern auch Entwicklungsperspektiven für die Zukunft bietet – insbesondere im Bereich BIM und digitale Services.
„ITeBAU ist seit 2007 auf dem Markt. In diesen 19 Jahren hat sich der Markt stark verändert. Heute nehmen unsere Kunden das virtuelle Bauamt viel stärker wahr als noch vor ein paar Jahren“, so Gero Illemann. „Diese Präsenz und die Entwicklungsmöglichkeiten von Dalux wollen wir in den kommenden Jahren nutzen, um ITeBAU weiter voranzubringen.“
Die Plattform bietet Raum für kontinuierliche Verbesserungen, neue Features und Erweiterungen, die das virtuelle Bauamt noch nutzerfreundlicher und effizienter machen. Für die kommenden Jahre sind weitere Tools geplant, die Prozesse weiter beschleunigen und die Zusammenarbeit zwischen Behörden, Bauherren und Projektbeteiligten vereinfachen. Auch eine enge Verzahnung mit dem Serviceportal OpenR@thaus steht im Raum.
Was wir mitnehmen
- Umstellung auf Dalux-Plattform bei allen Kunden erfolgreich durchgeführt
- Plattform bietet Raum für kontinuierliche Verbesserungen, neue Features und Erweiterungen
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OpenR@thaus erleichtert die digitale Bürgerinformation
Aushänge oder Mitteilungen im Amtsblatt sind ein bewährtes Mittel in der Verwaltung, um Bürgerinnen und Bürger zu erreichen, und dienen der Rechtswirksamkeit von öffentlichen Bekanntmachungen.
Das Leben der Bürgerinnen und Bürger spielt sich jedoch zunehmend im digitalen Raum ab. Johannes Kaiser, Projektleiter OpenR@thaus, betont: „Um Informationen heute effektiv zu vermitteln, braucht es digitale Lösungen – genau hier setzt das neue Modul OR-Zustellung an und bietet Verwaltungen die besten Voraussetzungen.“
Das neue Modul erlaubt die Kommunikation direkt aus dem Serviceportal, ohne das Bürgerinnen und Bürger vorab einen Antrag gestellt haben. Wichtige Informationen, Dokumente oder Hinweise erreichen die Nutzerinnen und Nutzer rechtssicher über den OpenR@thaus-Postkorb, ohne den klassischen Postweg nutzen zu müssen.
So können bspw.
- Newsletter zu bestimmten Themengebieten wie Kita-Anmeldung / Betreuungsverlängerung (optional mit sicherem Rückkanal)
- Ferienbetreuung / Ganztagsangebote
- Änderungen an Bebauungsplänen, Flächennutzungsplänen
- Nach Produktion der Wahlbenachrichtigungskarten oder -briefe werden diese an die Deutsche Post übergeben.
- Oder Umweltrechtliche Bekanntmachungen (z. B. Naturschutz, Emissionsrichtlinien)
- Befristete Bewilligungen (z. B. Erinnerung an Verlängerungsanträge Grundsicherung, Hilfe zum Lebensunterhalt, Wohngeld)
- Befristete Ausweise, Erlaubnisse & Genehmigungen (z. B. Bewohnerparkausweis, Jagdschein, Gewerbeerlaubnisse)
für einzelne oder auch eine Vielzahl von Bürgerinnen und Bürgern relevant sein.
Newsletter-Funktion und sicherer Rückkanal
Die OR-Zustellung unterstützt newsletterähnliche Funktionen, optional mit sicherem Rückkanal. Dadurch können Verwaltungen gezielt informieren und gleichzeitig digitale Rückmeldungen von Bürgerinnen und Bürgern erhalten – direkt über das Serviceportal. Die Anmeldung zu den Infor- mationen erfolgt durch die Nutzenden direkt im Serviceportal.
Erinnerungsfunktionen für Fristen und Dokumente
Perspektivisch wird auch eine Erinnerungsfunktion implementiert. Damit können Bürgerinnen und Bürger rechtzeitig auf befristete Bewilligungen (z. B. Wohngeld, Grundsicherung) oder befristete Ausweise und Genehmigungen (z. B. Jagdschein, Bewohnerparkausweis, Gewerbeerlaubnisse) hingewiesen werden. Mit nur einem Klick erhalten sie digitale Erinnerungen – Fristen werden zuverlässig eingehalten.
Erweiterungen durch Schnittstellen
Doch nicht nur aus dem Bürgerportal heraus kann OR-Zustellung aktiviert werden. Durch Schnittstellen zu Drittsystemen können weitere Funktionen freigeschaltet werden:
- Versandsysteme wie ICOM / ITEBO-Outputmanagement ermöglichen die digitale Zustellung von Dokumenten statt per Post.
- Fachverfahren können direkt angebunden werden, sodass Dokumente und Erinnerungen automatisiert aus den Systemen bereitgestellt werden.
Vorteile für Serviceportal und OZG-Umsetzung
„Die OR-Zustellung stärkt die digitale Bürgerinformation im Serviceportal und unterstützt Verwaltungen bei der OZG-konformen Umsetzung von Online-Diensten. Sie spart Zeit, reduziert den Papieraufwand und verbessert die Bürgerzufriedenheit durch klare, sichere Kommunikation“, ist Johannes Kaiser, überzeugt.
Was wir mitnehmen
- OR-Zustellung bietet proaktive, sichere und medienbruchfreie Kommunikation in Richtung der Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen
- Optionaler sicherer Rückkanal
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Wahlen. Sicher. Reibungslos.
Unschlagbare Kombination: VOIS & Outputmanagement
Wer VOIS und das ITEBO Outputmanagement kombiniert, hat sogar die Möglichkeit, Dokumentenprozesse vollständig zu automatisieren und den Postversand der Wahlbenachrichtigungen für Verwaltungen nahtlos zu optimieren. Das Outputmanagement übernimmt den Druck und den Versand der Wahlbenachrichtigungen und entlastet damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung. So kann der Prozess aussehen:
- Ca. 7–8 Monate vor dem eigentlichen Wahltermin verschickt die ITEBO Angebote an die Kommunen. Im Outputmanagement beginnen die Planungen zur Beschaffung von Papier und Kuverts.
- Es folgt die Erstellung einer Testwahl in VOIS.
- 42 Tage vor der Wahl werden die Wahldaten für die Echtwahl erstellt und vom Team von Carsten Weise oder eigenständig durch die Kommune über eine sichere Datenverbindung dem Outputmanagement zur Verfügung gestellt.
- Nach Produktion der Wahlbenachrichtigungskarten oder -briefe werden diese an die Deutsche Post übergeben.
- Die Behörde erteilt den Druckauftrag an das Outputmanagement der ITEBO
- Auf Wunsch können die Druckdaten zur Erstellung von Testwahlbenachrichtigungskarten oder -briefen an das Outputmanagement übergeben werden. Diese kann die Kundin oder der Kunde anschließend prüfen und freigeben.
- Aus diesen Daten erzeugt das Outputmanagement die postalisch aufbereiteten Druckdaten mit allen relevanten Informationen wie Wahlberechtigter, Wahllokal, Wählerverzeichnisnummer.
„In einer der stressigsten Phasen der Wahl ist das direkte Zusammenspiel von Outputmanagement und VOIS der Mehrwert für die Verwaltung“, erklärt Carsten Weise, Teamleiter Bürgermanagement bei der ITEBO. Das Outputmanagement der ITEBO realisiert für die Kunden die maximalen Portorabatte, die aktuell bei 50% liegen und sichert die rechtzeitige Einlieferung bei der DP AG zu. Der Kunde muss sich nach der Beauftragung um nichts weiter kümmern.
Optimierung der Wahlvorbereitungen mit ITEBO und VOIS
Immer mehr Kommunen gehen mit der ITEBO diese Zusammenarbeit ein, um die Vorbereitung des Versands der Wahlbenachrichtigungen zu optimieren und eigene Ressourcen einzusparen. Die Expertinnen und Experten der ITEBO führen dazu Wahlkonfigurationsschulungen in VOIS | MESO durch. Mitarbeitende vor Ort werden bei der Erstellung der Wahl-daten sowie der Wählerverzeichnisse unterstützt. Hinzu kommt die Möglichkeit, Auswertungen zu konzipieren, auch dabei können sich Verwaltungen unterstützen lassen.
OLIWA setzt sich durch
Die Erfolge geben dem System recht: Die Kunden, die mit der VOIS-Plattform arbeiten, konnten vor der Bundestagswahl 2025 40.852 Anträge über OLIWA automatisiert verarbeiten. Für die bevorstehenden Wahlen setzen schon heute mehr als 50 Kundinnen und Kunden auf die Vorzüge des Systems.
Noch eindrucksvoller sind die Zahlen im Bereich des Outputmanagements. Im Januar 2025, bei der vorgezogenen Bundestagswahl, vertrauten über 100 Kommunen auf die Dienstleistung und ließen fast 1,4 Mio. Wahlbenachrichtigungskarten und -briefe drucken. Bei den Landtagswahlen in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen ein Jahr später profitierten bereits 69 Kommunen von der Dienstleistung – 815.000 Wahlbenachrichtigungskarten und -briefe konnten über das Angebot der ITEBO gedruckt werden.
„Sicher werden in den kommenden Jahren viele weitere Kommunen dazukommen. Die unschlagbare Kombination aus der Online-Beantragung über OLIWA und dem Out- putmanagement setzt enorme Kapazitäten frei und ermöglicht Behörden, sich voll auf die zeitraubenden Wahlvorbereitungen zu konzentrieren“, unterstreicht Bernhard Hehmann. „In Zeiten des erhöhten Personalbedarfs kann es sich kaum eine Behörde leisten, ein derart hohes Automatisierungspotenzial ungenutzt verstreichen zu lassen.“
Wahlen unter Hochspannung – und alles im Blick
Wenn Stimmen ausgezählt und Ergebnisse gemeldet werden, zählt jede Minute. Gleichzeitig werden hochsensible Wahldaten verarbeitet und an Fachverfahren wie Votemanager übertragen. Damit dieser Prozess reibungslos funktioniert, ist eines entscheidend: eine gründliche Vorbereitung – technisch, organisatorisch und personell.
Bereitschaft des Customer Support Desk rund um die Wahl
Zu den Wahlterminen bietet die ITEBO eine gesonderte Bereitschaft an. Ein eingespieltes Team vom Customer Support Desk aus dem Geschäftsbereich Operations – unsere Spezialistinnen und Spezialisten für Server und Netzwerk – steht für den Ernstfall bereit.
Die Struktur ist klar definiert:
Server-Team:
zwei Personen vor Ort, sowie eine Person in Bereitschaft
Netzwerk-Team:
zwei Personen vor Ort, sowie eine Person in Bereitschaft
Customer Support Desk:
mehrere Mitarbeitende zur direkten Unterstützung
Entscheidungsebene:
für schnelle Freigaben und Priorisierungen
So ist sichergestellt, dass bei Störungen unmittelbar reagiert werden kann.
Absicherung der Datenübertragung
Beim Auszählen der Stimmen übertragen die Landkreise sensible Wahldaten in angebundene Systeme. Fällt eine Verbindung aus, muss schnell eine Alternative greifen. Dafür werden im Vorfeld verschiedene Ausfallszenarien durchgespielt und konkrete Notfalllösungen vorbereitet.
Ein zentrales Element ist der Notfallzugang zu Votemanager für die Landkreise und die angeschlossenen Kommunen. Zusätzlich wird im Vorfeld eine strukturierte Übersicht erstellt: Die Landkreise benennen die angebundenen Kommunen und deren eingesetzte Sachbearbeiter, entsprechende Nutzerkonten werden eingerichtet.
Zentrale Koordination am Wahlabend
Während der Wahl laufen alle Fäden im Customer Support Desk zusammen. Anfragen gehen zentral ein – ein entscheidender Vorteil, denn möglicherweise betrifft ein technisches Problem mehrere Kunden gleichzeitig. Durch die gebündelte Koordination können Ursachen schneller identifiziert und Lösungen effizient ausgerollt werden.
Parallel dazu läuft ein umfassendes Monitoring. Rund 1.200 wahlrelevante Dienste werden am Wahlabend überwacht.
Besonderes Augenmerk liegt auf:
- Verfügbarkeit der Datenanbindungen
- ungewöhnlichen Latenzen / Lastspitzen
Jede relevante Aktion wird im Blick behalten, um frühzeitig reagieren zu können – bevor aus einer Auffälligkeit eine Störung wird.
„Die bisherige Bilanz zeigt: Die intensive Vorbereitung zahlt sich aus. Größere Zwischenfälle sind bislang ausgeblieben“, fasst Stephen Dierker, Teamleiter Systeme bei der ITEBO, rückblickend zusammen.
Gute Vorbereitung ist alles
Und genau das ist das Ziel: Wenn am Wahlabend alles stabil läuft, dürfen sich die Teams im Idealfall entspannt zurücklehnen – vielleicht sogar mit einem Blick auf die Wahlergebnisse im Fernsehen und einem wohlverdienten Abendessen.
Denn hinter dieser Ruhe steht eine umfassende technische Absicherung, die dafür sorgt, dass demokratische Prozesse zuverlässig digital unterstützt werden.
DSGVO-konforme Unterstützung bei der Berufung von Wahlvorständen
Zur Wahl muss jede Kommune für ihre Wahlbezirke Wahlvorstände einsetzen. Hier kommt das ITEBO-Team Datenschutz und Informationssicherheit ins Spiel. Dabei gelten die jeweiligen Landesgesetze. Nach § 11 Abs. 5 des niedersächsischen Kommunalwahlgesetzes (NKWG) ist jede Kommune verpflichtet, für ihre Wahlbezirke einen Wahlvorstand zu berufen. Zur Berufung dieser Wahlvorstände ist es erforderlich, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Da es sich um eine Art der Verarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO handelt, fällt diese in den Geltungsbereich der DSGVO. Somit sind die von der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten betroffenen Personen (Wahlvorstände) zum Zeitpunkt der Verarbeitung ihrer Daten gem. Art. 13 DSGVO umfassend über Art und Umfang der Verarbeitung zu informieren.
„Dafür bieten wir unseren Kunden auf die Verarbeitung angepasste Vorlagen zur optimalen Unterstützung an“, sagt Aleksandra Bryleyeva aus dem Servicebereich Datenschutz und Informationssicherheit.
Was wir mitnehmen
Im Vorfeld von Wahlen gibt es viel zu planen:
- Berufung der Wahlvorstände
- Erstellung von Wählerverzeichnissen
- Erstellung und Versand von Wahlbenachrichtigungen
- Übertragung der Wahldaten am Tag der Wahl
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Serviceportal OpenR@thaus ermöglicht Zustellfiktion
Technisch wird diese Zustellfiktion durch das Postfach der BundID abgesichert, dieses erfüllt alle technischen Voraussetzungen wie bspw. die Nutzeridentifikation. „Das Postfach der BundID ermöglicht die rechtssichere Zustellung, hat aber keine Möglichkeit, mit den Bürgerinnen und Bürgern zu kommunizieren“, erläutert Johannes Kaiser, Projektleiter OpenR@thaus. „Hier kommt das Postfach unseres Serviceportals ins Spiel: Dank ihm können wir für die Bürgerinnen und Bürger die 2-Wege-Kommunikation und eine Statusanzeige für die Verwaltungsakte integrieren.“ Hinzu kommt die Anbindung an das Sachbearbeitendenportal, dank dem die Verwaltung medienbruchfrei die Anträge bearbeiten kann.
Für weitere Informationen zur Integration von BundID-Postfach und OpenR@thaus-Postfach wenden Sie sich gern an:
Johannes Kaiser
Geschäftsbereich E-Services
0541 9631-628
johannes.kaiser@itebo.de
Oder nutzen Sie unseren Webcast am Freitag, 05. Juni 2025 um 9:30 Uhr: www.itebo.de/veranstaltungen
Wir digitalisieren Verwaltung. Smart. Sicher. Innovativ.
Die Verwaltung von morgen denkt, lebt und arbeitet vernetzt. Sie übernimmt digitale Verantwortung für Prozesse, Daten und IT Systeme. Als strategischer Partner für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung steht die ITEBO als Rechenzentrum, Softwarehaus und Beratungshaus all jenen Verwaltungen zur Seite, die sich den technischen, organisatorischen und menschlichen Herausforderungen des digitalen Zeitalters stellen.
Die ITEBO beschäftigt mehr als 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Osnabrück und Braunschweig.
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Kommunalwahl 2026 – Entlastung von Behörden in der Wahlvorbereitung
Enormer Aufwand für die Antragsbearbeitung der Briefwahlunterlagen
Für die Bürgerinnen und Bürger ist der Aufwand für die Beantragung der Briefwahlunterlagen gering. Meist erledigen sie dies einfach über den Wahlscheinantrag, der auf der verschickten Wahlbenachrichtigung abgedruckt ist, oder sie suchen ihre Gemeinde vor Ort auf. Sie müssen dafür nicht mal Porto aufwenden.
Auf Seite der Kommunen sieht das allerdings anders aus: Diese manuell eingereichten Wahlscheinanträge müssen in den Wahlämtern, Meldebehörden, Bürgerbüros und Bürgerämtern manuell erfasst werden. Neben dem Druck der Wahlscheine und dem Versand der Wahlunterlagen zieht dies einen enormen zeitlichen Aufwand nach sich und belastet die Kapazität in den Behörden in dieser ohnehin stressigen Zeit zusätzlich. Aktuell laufen bereits wieder unter Hochdruck die Vorbereitungen für die Kommunalwahlen 2026.
Eine Erleichterung dafür verspricht die Softwarelösung OLIWA: Über den Online-Wahlschein können Bürgerinnen und Bürger ihre Wahlunterlagen ganz einfach online anfordern. Das ist nicht nur für sie komfortabel, es entlastet auch die Behörden maßgeblich.
Funktionsprinzip des Online-Wahlscheins OLIWA
Die Wahlunterlagen über die Online-Anwendung OLIWA zu beantragen, ist für die Bürgerinnen und Bürger mit jedem Endgerät einfach zu erledigen. Sie erreichen die Plattform über einen Link auf der Website der Stadt- oder Gemeindeverwaltung oder über einen auf der Wahlbenachrichtigungskarte/-brief aufgedruckten QR-Code. Sie müssen nur wenige Informationen zu ihrer Identifikation in die Eingabemaske eintippen. Das System zeigt den Anwenderinnen und Anwendern lediglich die Wahlen an, die für sie infrage kommen und für die sie einen Wahlschein beantragen können. Anschließend können sie den Antrag unkompliziert online verschicken und erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail, vergleichbar mit einer Bestellbestätigung im E-Commerce. Ohne einen Termin in der Verwaltung. Das erhöht die Akzeptanz, weil sie den Antrag komplett orts- und zeitunabhängig stellen können.
Als zusätzlichen Service bietet OLIWA die Möglichkeit, nach einem Wahlraum/-lokal in der Nähe zu suchen – gegebenenfalls barrierefrei – und sich die Route dorthin anzeigen zu lassen.
OLIWA leitet eingehende Anträge automatisiert weiter
Hat eine Bürgerin oder ein Bürger die Briefwahlunterlagen über OLIWA angefordert, wird dieser Antrag voll automatisiert in die VOIS-Postbox der Verwaltung importiert. Er kann dann entweder einzeln in VOIS | MESO (Meldewesen) eingearbeitet werden, oder die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter nutzen die Massenverarbeitung, um eine Vielzahl von Anträgen mit nur einem Handgriff in VOIS | MESO einzulesen. Dabei werden Medienbrüche gezielt vermieden. Möglich wird die Verarbeitung von Anträgen über OLIWA durch die Basiskomponente INFORMATIONSREGISTER. Diese enthält relevante Daten, Wahlgebiete und Wahlkonfigurationen aus dem Einwohnerverfahren VOIS | MESO. Dafür exportiert das ITEBO-Team die Wählerverzeichnisse aus VOIS | MESO des Kunden in OLIWA (Onlinewahlschein).
Dank des Einsatzes von OLIWA und VOIS | MESO verringert sich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den zuständigen Behörden die manuelle Erfassung der eingehenden Anträge per Post. Damit können sie bis zu 35 Prozent des Aufwands einsparen.
Bereitschaft VOIS Team
Am Wahl-Sonntag stehen die Kolleginnen und Kollegen aus dem Fachteam Einwohnermeldewesen ab 17 Uhr zur Verfügung. Das Team besteht aus Technikern und Technikerinnen für OK.EWO, VOIS und Votemanager, die durchgehend erreichbar sind. Auf mögliche technische oder organisatorische Probleme kann reagiert werden.
Was wir mitnehmen
- Wahlen verursachen in den Verwaltungen einen hohen Aufwand.
- Mit OLIWA reduzieren Sie den manuellen Aufwand deutlich und minimieren gleichzeitig Fehlerquellen.
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Moderner Arbeitsplatz
Die Herausforderung im Kreis Paderborn war eine ungefähr 25 Jahre junge Telefonanlage. Sie tat ihren Dienst, das sogar sehr gut, aber es war an der Zeit, sie durch eine Lösung zu ersetzen, die den Anforderungen moderner, ortsunabhängiger Kommunikation und Zusammenarbeit gerecht wird. Mit diesen Anforderungen kam die Verwaltung auf die ITEBO-Unternehmensgruppe zu. Weitere Wünsche an die neue UCC-Lösung sind offene Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten.
Stichwort UCC (Unified Communication and Collaboration): Für die digitale Zusammenarbeit innerhalb einer Verwaltung bietet die ITEBO die offene Plattform UCC, mit integrierter Telefonie, an. Durch ein flexibles Baukastensystem sieht jeder Nutzende nur die individuell konfigurierte Benutzeroberfläche. So werden nur die Anwendungen eingebunden, die tatsächlich für die Arbeit benötigt werden. Dabei bietet die Plattform zahlreiche Möglichkeiten zur Individualisierung.
Derzeit läuft die Phase des Proof of Concept (PoC), in der einige Arbeitsplätze schon mit den neuen Funktionen ausgestattet werden. Herr Gubko, Verantwortlicher für Telekommunikationsinfrastruktur beim Kreis Paderborn, ist über erste Ergebnisse erfreut.
Großprojekt: Telekommunikation
Herr Gubko ist maßgeblich für die Implementierung und Wartung der Netzwerkinfrastruktur, der TK-Infrastruktur sowie der Serverinfrastruktur beim Kreis Paderborn verantwortlich. Seine Aufgaben umfassen zudem die Betreuung verschiedener Systemdienste und die Sicherstellung der IT-Sicherheit.
„Während der Marktanalyse für die TK-Ausschreibung ist uns die Lösung von ITEBO positiv aufgefallen“, erklärt Herr Boxberger, der das Projekt zusammen mit Herrn Gubko von Beginn an begleitet.
Als Kriterien, die bei der Entscheidungsfindung besonders wichtig waren, nennt er:
- Die potenzielle Zusammenarbeit des aktuellen Rechenzentrums mit dem von ITEBO.
- Die Abdeckung der benötigten Funktionen und der Erhalt der bestehenden Funktionen.
- Die Finanzierbarkeit des Projekts.
- Einen modernen Kommunikations-Arbeitsplatz, der via Web von überall funktioniert.
Herausforderungen bei der Integration und Migration
Eine der zentralen Herausforderungen des Projekts ist die Integration der neuen Dienste in die bestehende Infrastruktur. Dabei geht es nicht nur um die technische Umstellung, sondern auch um die nahtlose Migration der aktuellen Anlage und die Berücksichtigung der gewachsenen Strukturen.
„Die Einbindung der einzelnen Dienste mit ihren spezifischen Möglichkeiten stellt uns vor komplexe Aufgaben“, so Herr Boxberger, der mit dem Projektmanagement sehr zufrieden ist: „Die Zusammenarbeit ist bisher hervorragend. ITEBO agiert kompetent, zuverlässig und setzt die erforderlichen Maßnahmen schnell und effizient um.”
UCC bietet eine Vielzahl an Funktionen, die die bisherigen Abläufe und Arbeitsweisen der Verwaltung nachhaltig verbessern sollen:
– Softphone
– Software für Vermittlung
– Call-Center
„Unsere offene Plattform ermöglicht, dass jede Nutzerin und jeder Nutzer nur die Anwendungen einbindet, die für ihre jeweilige Arbeit notwendig sind. So wird der Arbeitsalltag nicht nur effizienter, sondern auch individueller gestaltet.“
Hendrik Titz
Servicebereich Telekommunikations- und UCC-Lösungen
Erste Mitarbeitende nutzen die Vorteile von UCC
Während der Proof of Concept (POC) noch läuft, profitieren die ersten Mitarbeitenden bereits von der neuen Technologie. Neben Softphone sind bereits folgende Funktionen im Einsatz:
– DECT-Telefonie
– Rufumleitung
– Voicemail
– Hotline
– Analyse-Tool
– Chat
„Sofort sichtbar wurde die verbesserte Arbeitsweise im Desk-Sharing“, berichtet Herr Gubko. Besonders die Möglichkeit, flexibel zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen und auch vom Homeoffice aus zu arbeiten, erleichtert den Arbeitsalltag. „Die Management-Funktionen, die Vermittlung von Anrufenden und die Gruppenfunktionen erweisen sich als besonders wertvoll“, fügt er hinzu.
„Mit UCC bieten wir eine flexible Arbeitsoberfläche, die unabhängig vom Ort genutzt werden kann. Die Mitarbeitenden können mit verschiedenen Endgeräten auf ihre individuell zusammengestellten Apps zugreifen, was die ortsunabhängige Zusammenarbeit erheblich erleichtert.“
Hendrik Titz
Servicebereich Telekommunikations- und UCC-Lösungen
Außerdem müssen bei einer so großen Veränderung die Mitarbeitenden mitgenommen werden. Denn diese haben jetzt kein Telefon mehr auf dem Schreibtisch stehen und können ihre Arbeitsprozesse komplett neu organisieren. Damit die Mitarbeitenden neue Möglichkeiten für ihre Tätigkeit erkennen und anwenden, gibt es ein umfassendes Schulungspaket, Anleitungen und auch ein Wiki.
Zukünftige Entwicklungen und Verbesserungspotenzial
Trotz der bereits sichtbaren Vorteile sieht Herr Gubko auch Bereiche, in denen noch Verbesserungspotenzial besteht: „Vor allem im Bereich des Contact Centers gibt es noch Spielraum für Skalierbarkeit und Effizienzsteigerungen.” Dazu steht die ITEBO direkt mit dem Fachbereich im Kontakt und berät in puncto Omni-Channel-Contact-Center.
„Unterstützung benötigen wir vor allem bei der Migration der aktuell genutzten und neu hinzukommenden Funktionen“, erklärt Herr Boxberger und hebt hervor, dass der enge Kontakt zu ITEBO eine wichtige Grundlage für die Weiterentwicklung des Projekts ist.
„UCC ist offen für Erweiterungen und Schnittstellen, sodass eigene Applikationen sowie Drittanbieter-Software problemlos integriert werden können. Das bietet den Verwaltungen die Flexibilität, die sie benötigen, um zukünftige Anforderungen abzudecken.“
Hendrik Titz
Servicebereich Telekommunikations- und UCC-Lösungen
Zusätzlich könnten in Zukunft weitere Schnittstellen und Anbindungen notwendig werden, beispielsweise zu Exchange oder auch zu analoger Technik. Welche weiteren Entwicklungsschritte erforderlich sind, wird sich im Laufe des Projekts zeigen.
„Unsere nächste Herausforderung wird es sein, die Software so weiterzuent- wickeln, dass sie den Anforderungen aller Mitarbeitenden gerecht wird“, fasst Herr Gubko zusammen.
Ausblick: Zukunftssichere Telekommunikations-Infrastruktur
Mit der Implementierung der UCC-Lösung von ITEBO steht die Verwaltung des Kreises Paderborn vor einem bedeutenden Schritt in Richtung moderner Telekommunikation. Die ersten Erfolge im Proof of Concept und die positive Resonanz der Mitarbeitenden zeigen, dass die gewählte Lösung die Arbeitsweise der Verwaltung nachhaltig verbessern kann. Wenn die verbleibenden Anpassungen vorgenommen sind, erwartet den Kreis Paderborn eine zukunftssichere Telekommunikationsinfrastruktur, die die Effizienz der Verwaltung weiter steigert und den Mitarbeitenden eine flexible und moderne Arbeitsumgebung bietet.
„Wir wollen die Arbeitsplätze der Mitarbeitenden so gestalten, dass sie ortsunabhängig und effizient arbeiten können. Unsere UCC-Plattform ist darauf ausgelegt, flexibel zu bleiben und mit den Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer zu wachsen.“ Diese Flexibilität und Zukunftssicherheit sind zentrale Aspekte, die das Projekt vorantreiben. „Mit regelmäßigen Updates und der Möglichkeit, auch zukünftige Applikationen und Schnittstellen problemlos zu integrieren, bleibt UCC immer auf dem neuesten Stand“.
Hendrik Titz
Servicebereich Telekommunikations- und UCC-Lösungen
Damit ist die Verwaltung des Kreis Paderborn gut gerüstet, um auch künftigen Herausforderungen in der Telekommunikation erfolgreich zu begegnen und weiterhin eine Vorreiterrolle in der digitalen Verwaltungsarbeit einzunehmen.
Lesen sie mehr über ITEBO UCC auf unserer Webseite: ITEBO UCC
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Chatbot Bad Essen ist online!
Das Hauptziel war, den Bürger:innen rund um die Uhr Zugang zu wichtigen Informationen und Dienstleistungen zu bieten. Um die Implementierung des Chatbots vorzubereiten, wurden folgende Personen an einen Tisch geholt:
- Bürgermeister Timo Natemeyer,
- IT-Verantwortlicher Michael Reschke und
- Anne Schmidt, die den Chatbot pflegen wird.
Nur so können alle Anforderungen der Gemeinde Bad Essen beachtet werden. Zusammen mit den ITEBO-Experten planten sie die Einführung des Chatbots. Sie definierten klare Ziele und erstellten einen detaillierten Implementierungsplan.
Die Chatbot-Plattform verfügt sowohl über KI-gestützte Antworten als auch eine einfache Integration in vorgefertigte Datensätze anderer Kommunen. Das überzeugte die Verantwortlichen der Gemeinde Bad Essen und sie entschieden sich für diese Lösung. Anne Schmidt arbeitete eng mit den Experten der ITEBO zusammen, um den Chatbot an die spezifischen Bedürfnisse der Gemeinde anzupassen.
Verkürzte Reaktionszeiten und reduzierte Arbeitslast der Mitarbeitenden
Nach der erfolgreichen und schnellen Testphase von „BE.RTI“ konnte die Gemeinde Bad Essen Reaktionszeiten verkürzen und den Bürger:innen Antworten auf häufig gestellte Fragen geben – und das 24/7. Darüber hinaus wird die Gemeinde die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden reduzieren, da der Chatbot viele Routineanfragen automatisch bearbeitet.
„Das Projekt Chatbot mit der ITEBO lief schnell und reibungslos: Vom Angebot bis zur erfolgreichen Implementierung vergingen nur wenige Wochen. Der Wunsch, beim Thema KI zügig und einfach zu starten, ist somit gelungen. Nun gehen die Planungen zu möglichen nächsten Schritten weiter. Wir sind froh, den Anfang gemacht zu haben und empfehlen diesen einfachen Start gerne weiter“, so Anne Schmidt, Gemeinde Bad Essen.
„BE.RTI“ befindet sich aktuell noch in einer Trainingsphase: Er ist online und lernt noch sehr viel. Im Administrationsportal kann sich Anne Schmidt jede einzelne Anfrage an den Chatbot ansehen und entscheiden, ob in den Antworten etwas angepasst werden muss. Sie trainiert den BOT und stellt Antwort-Datensätze bereit. Der Chatbot wird so mit der Zeit immer besser und individueller. Aktuell stehen bereits Überlegungen an, den Chatbot als Voicebot zu erweitern. Großer Vorteil ist, dass der Voicebot bereits auf die Wissensdatenbank des Chatbots zugreift und somit keine separate Pflege benötigt.
Lesen sie mehr über den ITeBOT auf unserer Webseite:ITeBOT.
ITEBO GmbH
Dielingerstr. 39/40
49076 Osnabrück
Telefon: +49 (541) 9631-0
Telefax: +49 (541) 9631-196
http://www.itebo.de
Marketing und Unternehmenskommunikation
Telefon: 0531 4800 534
E-Mail: jeanett.conquest@itebo.de
In Teams zum digitalen kommunalen Arbeitsplatz
Digitaler kommunaler
Dienstleister statt Papiertiger
Die Stadt Bad Bentheim erarbeitete unter der Leitung von Thomas Malkowski in Workshops das Konzept für den modernen digitalen Arbeitsplatz: In den nächsten zwei Jahren werden die Abteilungen der Kommunalverwaltung sukzessive Microsoft 365 als digitales Arbeitsumfeld nutzen lernen.
Die Kommune verbindet mit der Einführung von Microsoft 365 zahlreiche Vorteile für die Arbeit der Verwaltung:
- Reduktion des Papieraufkommens.
- Abschaffung von Barrieren in der Kommunikation und Nutzung digitaler Werkzeuge.
- Effizientere Kooperation der Mitarbeitenden der Stadtverwaltung.
- Bessere Anbindung von Drittanbietern an die digitalen Prozesse der Stadt unter Wahrung des Datenschutzes.
- Erschaffung einer digitalen Infrastruktur, die auch in Zukunft erweiterbar ist.
Gerade der letzte Punkt ist Thomas Malkowski ein großes Anliegen: „Wir müssen eine Struktur erschaffen, in der wir Standards vorgeben, auf denen wir später aufbauen können.“ Eine bloße Transformation alter Prozesse und Strukturen in neue hält er nicht für sinnvoll. Deshalb sollen die jetzt entstehenden Strukturen so beschaffen sein, dass sie sich an zukünftige Anforderungen flexibel anpassen lassen.
Digitalisierung zum Wohle aller Mitarbeitenden
Von Anfang an verstanden sich Thomas Malkowski und der Projektleiter der ITEBO, Roman Gervelmeyer, auch auf der persönlichen Ebene gut. Beiden ist wichtig, die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung in diesem Change-Prozess mitzunehmen. Ein wichtiger Teil der Umsetzung ist die Befähigung aller Abteilungen in eigens dafür konzipierten Schulungen.
Die Vorteile, von denen alle Mitarbeitenden zukünftig profitieren werden, kann Thomas Malkowski bereits heute erkennen:
- Gemeinsame Arbeit an geteilten Dateien, auch zwischen unterschiedlichen Abteilungen.
- Freigabe von Dateien an Externe unter Wahrung von Geheimhaltung und Datenschutz.
- Gemeinsames Arbeiten an Projekten mit Dienstleistern, wie zum Beispiel Ingenieurbüros.
- Nutzung von Microsoft Teams zur Telefonie anstelle einer älteren, weniger leistungsfähigen Telefonanlage.
- Einheitlichkeit von Formaten beim Austausch von Dateien unter den Mitarbeitenden.
Ein gemeinsamer Speicherort für Dateien, an denen dann auch alle Beteiligten gemeinsam arbeiten können, schafft neue Effizienzen. Aber auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt damit.
Von der Planungsphase zur Umsetzung in zwei Jahren
Die Strukturen, in denen die Stadtverwaltung in ein digitales Arbeitsumfeld geführt wird, sind bereits geschaffen. Thomas Malkowski rechnet damit, den Übergang von der Pilotphase hin zur Umsetzungsphase zum Beginn 2025 abschließen zu können. Dann fänden in den ersten Fachbereichen bereits Schulungen und Umstellungen auf neue Abläufe statt. Er geht davon aus, dass alle Fachbereiche im Laufe des Jahres 2025 auf Microsoft 365 umstellen werden.
Nach der Umsetzung des Projekts soll die Digitalisierung und damit die Kooperation mit ITEBO natürlich nicht ruhen. Die Stadtverwaltung der Zukunft sieht Thomas Malkowski als barrierefreie Online-Dienstleistung. So denkt er zum Beispiel an die Optimierung und Automatisierung von Antragstellung per Internet.
Über die Grenzen der Kommune hinaus digitalisieren
Auch in der Vernetzung der Gemeinden und Landkreise mit Nachbarregionen sieht Thomas Malkowski eine Aufgabe für die Zukunft:
„Bad Bentheim liegt in der Grenzregion zwischen Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen und den Niederlanden. Da gibt es jede Menge Berührungspunkte.“ So kann er sich auch die Erweiterung des Microsoft-365-Services um einige Schnittstellen vorstellen, die den Datenaustausch zwischen zahlreichen, größeren Organisationen erleichtern.
Nachhaltiges Konzept für den digitalen Arbeitsplatz
Digitalisierung ist für die Verwaltung der Stadt Bad Bentheim kein Selbstzweck. Um mit den Bedürfnissen einer modernen, sich wandelnden Stadtgesellschaft Schritt zu halten, braucht es nachhaltige Konzepte. Die heute entstehenden Strukturen müssen auch in Zukunft leistungsfähig und adaptierbar sein.
Das Projekt Microsoft 365 mit der ITEBO schafft dazu gerade die Grundlagen. Um es mit Thomas Malkowskis Ärztegleichnis zu sagen: Der aktuelle Therapie-Ansatz verschafft der Patientin Resilienz für die Zukunft.
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Innovation trifft Praxis
Die digitale Verwaltung ist längst kein Zukunftsprojekt mehr, sondern Teil des operativen Alltags. Doch während vor allem große Verwaltungen häufiger über ausreichend Ressourcen verfügen, um neue Ideen zu entwickeln und erste Pilotprojekte zu starten, stoßen kleinere Verwaltungen schnell an ihre Grenzen. Gerade dann, wenn es darum geht, innovative Ansätze in tragfähige, vergabekonforme und skalierbare Services zu überführen, kommt der richtige Partner ins Spiel.
Vom Experiment zur praxistauglichen Lösung
Landkreise gelten vielerorts als Innovationstreiber: Sie erproben neue Technologien, testen Chat- oder Voicebots, optimieren Prozesse durch KI-basierte Workflow-Automation oder schaffen Sensibilität für Cyberrisiken durch Awareness-Plattformen. Doch zwischen dem ersten Proof of Concept und einem flächendeckenden Einsatz liegen oft Hürden – personelle, organisatorische und rechtliche.
Hier setzt die ITEBO mit den Ausschreibungen über die ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG an. Sie bringt die notwendige Erfahrung mit, um die Ausgestaltung eines Serviceangebots zu professionalisieren, vergabekonform zu gestalten und den Betrieb langfristig zu sichern. So wird aus einer guten Idee ein dauerhaft nutzbarer Service – mit stabilen Strukturen, definierten Verantwortlichkeiten und nachhaltigem Mehrwert für die Verwaltungen vor Ort.
„Innovationsprojekte in der Verwaltung brauchen zwei Phasen: den kreativen Raum für Ideen und die professionelle Struktur für Umsetzung und Betrieb“, fasst Christian Eikens, Vertriebsleiter bei der ITEBO, die komplexen Prozesse zusammen. „Gerade Letzteres erfordert Expertise in vergabekonformer Beschaffung, gehärteter IT-Architektur und Servicierung nach ITIL.“
Zentrale Lösungen schaffen Freiräume
Viele Aufgaben, die früher dezentral organisiert wurden, lassen sich heute effizienter über zentrale Rahmenverträge abdecken. Scandienstleistungen und Cybersecurity-Schulungen sind typische Beispiele für Services, die sich durch Skalierung wirtschaftlich betreiben lassen – bei gleichbleibend hoher Qualität.
Für große Verwaltungen bedeutet das: Sie profitieren von professionellen Lösungen, ohne selbst komplexe Ausschreibungen durchführen oder Spezialwissen aufbauen zu müssen. Auch kleinere Kommunalverwaltungen profitieren von den ausgewählten Services, die zum Teil speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten sind.
„Zentralisierung ist eine Chance“, betont Christian Eikens „Sie schafft Freiräume für die Verwaltungen, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren – während der Dienstleister für die sichere und schnelle Umsetzung sorgt.“
ITEBO als strategischer Partner
Als kommunales Systemhaus versteht sich die ITEBO GmbH nicht nur als technischer Dienstleister, sondern als strategischer Partner der Landkreise. Sie unterstützt Verwaltungen dabei, Gestaltungsräume für digitale Services zu erkunden und tragfähige Lösungen zu etablieren.
Ob Chatbots für Bürgeranliegen, mit KI automatisierte Workflows oder Awareness-Plattformen: ITEBO begleitet den gesamten Prozess – von der fachlichen Konzeption über die rechtssichere Ausschreibung bis zum laufenden Betrieb. Dabei steht immer im Vordergrund, dass die Lösungen den Anforderungen des öffentlichen Sektors entsprechen.
https://genossenschaft.itebo.de/was-wir-tun
Was wir mitnehmen
- Innovationen entstehen, wenn kreative Ideen auf professionelle Strukturen treffen.
- Strategische Kooperation schafft nachhaltige, vergabekonforme Services – von der Idee bis zum Betrieb.
- Mit Partnern wie ITEBO werden erfolgreiche Pilotprojekte zu nachnutzbaren Lösungen und schließlich zu Rahmenverträgen für viele Verwaltungen.
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