Innovation trifft Praxis
Die digitale Verwaltung ist längst kein Zukunftsprojekt mehr, sondern Teil des operativen Alltags. Doch während vor allem große Verwaltungen häufiger über ausreichend Ressourcen verfügen, um neue Ideen zu entwickeln und erste Pilotprojekte zu starten, stoßen kleinere Verwaltungen schnell an ihre Grenzen. Gerade dann, wenn es darum geht, innovative Ansätze in tragfähige, vergabekonforme und skalierbare Services zu überführen, kommt der richtige Partner ins Spiel.
Vom Experiment zur praxistauglichen Lösung
Landkreise gelten vielerorts als Innovationstreiber: Sie erproben neue Technologien, testen Chat- oder Voicebots, optimieren Prozesse durch KI-basierte Workflow-Automation oder schaffen Sensibilität für Cyberrisiken durch Awareness-Plattformen. Doch zwischen dem ersten Proof of Concept und einem flächendeckenden Einsatz liegen oft Hürden – personelle, organisatorische und rechtliche.
Hier setzt die ITEBO mit den Ausschreibungen über die ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG an. Sie bringt die notwendige Erfahrung mit, um die Ausgestaltung eines Serviceangebots zu professionalisieren, vergabekonform zu gestalten und den Betrieb langfristig zu sichern. So wird aus einer guten Idee ein dauerhaft nutzbarer Service – mit stabilen Strukturen, definierten Verantwortlichkeiten und nachhaltigem Mehrwert für die Verwaltungen vor Ort.
„Innovationsprojekte in der Verwaltung brauchen zwei Phasen: den kreativen Raum für Ideen und die professionelle Struktur für Umsetzung und Betrieb“, fasst Christian Eikens, Vertriebsleiter bei der ITEBO, die komplexen Prozesse zusammen. „Gerade Letzteres erfordert Expertise in vergabekonformer Beschaffung, gehärteter IT-Architektur und Servicierung nach ITIL.“
Zentrale Lösungen schaffen Freiräume
Viele Aufgaben, die früher dezentral organisiert wurden, lassen sich heute effizienter über zentrale Rahmenverträge abdecken. Scandienstleistungen und Cybersecurity-Schulungen sind typische Beispiele für Services, die sich durch Skalierung wirtschaftlich betreiben lassen – bei gleichbleibend hoher Qualität.
Für große Verwaltungen bedeutet das: Sie profitieren von professionellen Lösungen, ohne selbst komplexe Ausschreibungen durchführen oder Spezialwissen aufbauen zu müssen. Auch kleinere Kommunalverwaltungen profitieren von den ausgewählten Services, die zum Teil speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten sind.
„Zentralisierung ist eine Chance“, betont Christian Eikens „Sie schafft Freiräume für die Verwaltungen, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren – während der Dienstleister für die sichere und schnelle Umsetzung sorgt.“
ITEBO als strategischer Partner
Als kommunales Systemhaus versteht sich die ITEBO GmbH nicht nur als technischer Dienstleister, sondern als strategischer Partner der Landkreise. Sie unterstützt Verwaltungen dabei, Gestaltungsräume für digitale Services zu erkunden und tragfähige Lösungen zu etablieren.
Ob Chatbots für Bürgeranliegen, mit KI automatisierte Workflows oder Awareness-Plattformen: ITEBO begleitet den gesamten Prozess – von der fachlichen Konzeption über die rechtssichere Ausschreibung bis zum laufenden Betrieb. Dabei steht immer im Vordergrund, dass die Lösungen den Anforderungen des öffentlichen Sektors entsprechen.
https://genossenschaft.itebo.de/was-wir-tun
Was wir mitnehmen
- Innovationen entstehen, wenn kreative Ideen auf professionelle Strukturen treffen.
- Strategische Kooperation schafft nachhaltige, vergabekonforme Services – von der Idee bis zum Betrieb.
- Mit Partnern wie ITEBO werden erfolgreiche Pilotprojekte zu nachnutzbaren Lösungen und schließlich zu Rahmenverträgen für viele Verwaltungen.
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Copilot und der Datenschutz
Datenschutz-Folgenabschätzung ist zwingend erforderlich
Regelmäßig erfordert der Einsatz von Microsoft Copilot die Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (Datenschutz-Folgenabschätzung, DSFA).
Diese beinhaltet die systematische Beschreibung der geplanten Verarbeitungsvorgänge und der Zwecke der Verarbeitung, eine Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitungsvorgänge, eine Bewertung der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen sowie eine Identifizierung von geplanten Abhilfemaßnahmen zur Risikobewertung. Um eine DSFA zielführend durchführen zu können, bedarf es demnach auch einer ausführlichen Betrachtung der aktuellen Rechtslage, der Vertragswerke sowie der geplanten Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Einsatz von Copilot. Primär sollen durch eine DSFA Risiken beim Einsatz erkannt und umfangreiche Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken identifiziert werden.
Diese Maßnahmen setzen sich regelmäßig zusammen aus:
- technischen Maßnahmen wie dem Einsatz von Verschlüsselungslösungen
- organisatorischen Maßnahmen wie der Beschränkung der in Copilot verarbeiteten Daten
- vertraglichen Maßnahmen wie der Beschränkung der Offenlegung von personenbezogenen Daten
Anschließend erfolgt im Rahmen der Datenschutz-Folgenabschätzung eine Bewertung des Restrisikos bei vollständiger Implementierung der identifizierten Maßnahmen.
Um einen möglichst datenschutzkonformen Einsatz von Copilot zu gewährleisten, ist nach Ansicht von Datenschutzexpertinnen und -experten und den zuständigen Aufsichtsbehörden die Umsetzung umfangreicher Maßnahmen unerlässlich.
Undurchsichtige Rechtslage
Ableitung des KRITIS-IT-Schutzbedarfs aus den KRITIS-Schutzzielen
Da es sich bei Copilot um ein US-amerikanisches Produkt handelt, muss im Rahmen der Datenschutz-Folgenabschätzung vor allem die Rechtslage in den USA bewertet und der Rechtsrahmen für den Drittlandtransfer betrachtet werden. Aktuell stehen dabei das Data Privacy Framework und die sogenannten Standardvertragsklauseln im Fokus.
Eine signifikante Rolle spielt hierbei auch die rechtliche Entwicklung der vergangenen Jahre – insbesondere in Hinblick auf die Urteile des EuGH „Schrems I“ und „Schrems II“ – sowie eine Zukunftsbetrachtung. In die Zukunftsbetrachtung fließen unter anderem aktuelle politische Entwicklungen sowie neueste gerichtliche Entscheidungen, wie beispielsweise das Urteil des EuG in der Rechtssache Latombe / Kommission, ein. Die Datenschutzbeauftragten der ITEBO-Unternehmensgruppe nehmen daher im Rahmen der rechtlichen Vorbetrachtung für die DSFA auch eine Abschätzung der Risiken und Auswirkungen bei einem Wegfall des Data Privacy Frameworks vor. Für einen solchen Fall werden bereits an dieser Stelle umfangreiche Maßnahmen definiert, sodass die Kommune unabhängig der Beständigkeit des Data Privacy Frameworks rechtssicher aufgestellt ist.
„In diesem Zusammenhang bewerten wir neben den vertraglichen und datenschutzrechtlichen Regelungen im Rahmen eines sogenannten Transfer Impact Assessments (TIA) auch, wie hoch das Risiko einer Herausgabepflicht Microsofts gegenüber den US-Strafverfolgungsbehörden tatsächlich ist“, gibt Eric Josua Themann, Jurist und Senior Datenschutzberater bei der ITEBO, Einblick in seine Arbeit.
„Dazu prüfen wir die Law Enforcement Request Reports von Microsoft und analysieren, wie viele Offenlegungsanfragen bei Microsoft eingegangen sind und wie diesen seitens Microsoft nachgekommen wurde.“ Diese Ergebnisse fließen dann in die Risikobewertung und die Verhältnismäßigkeitsprüfung für den Einsatz von Copilot ein.
DSFA steht erst am Ende der Analyse
Zentrales Dokument der Datenschutz-Folgenabschätzung ist der sogenannte DSFA-Bericht. Hier werden beispielsweise die geplanten Verarbeitungstätigkeiten ausführlich beschrieben, mögliche Alternativen zu Copilot betrachtet, Rechtsgrundlagen aufgeführt und über die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Verpflichtungen (beispielsweise die Erfüllung von Betroffenenrechten, Informationspflichten und der Rechenschaftspflicht) berichtet.
Unter Berücksichtigung der genannten Rahmenbedingungen wird hier zudem eine Risikoabschätzung vorgenommen. Dem identifizierten Risiko werden dann – wie oben beschrieben – umfangreiche Maßnahmen zur Risikominimierung entgegengestellt. Am Ende der Datenschutz-Folgenabschätzung steht die Prüfung des Restrisikos sowie der Verhältnismäßigkeit des Einsatzes von Copilot.
Ausblick
Die Datenschutzbeauftragten der ITEBO-Unternehmensgruppe haben sich bereits intensiv mit der Ausgangslage beschäftigt. Im Rahmen der Erstellung einer unabhängigen datenschutzrechtlichen Stellungnahme zu Copilot wurde eine erneute Zusammenarbeit mit dem Niedersächsischen Datenschutzzentrum (NDZ) initiiert – insbesondere mit Prof. Dr. Volker Lüdemann, dem wissenschaftlichen Leiter des NDZ.
Mit der Unterstützung des NDZ an der Hochschule Osnabrück wurde durch die ITEBO für Copilot bereits ein Vorgehen entwickelt, um die Kunden bei der Einführung zielsicher zu beraten. Hierzu zählt insbesondere die Überprüfung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen sowie die Erstellung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, Datentransfer-Folgenabschätzung als auch die Ausarbeitung geeigneter Abhilfemaßnahmen.
„Um den datenschutzrechtlichen Anforderungen angemessen zu begegnen, sollte der betriebliche Datenschutzbeauftragte dringend von Beginn an in den Implementierungsprozess von Copilot einbezogen werden“, so Eric-Josua Themann. „Gerade im Zusammenhang mit der Einführung von KI-gestützten Anwendungen wie Copilot ist die Datenschutz-Folgenabschätzung sehr komplex. Bei der Projektplanung für Copilot sollten daher auch unbedingt Ressourcen für den Datenschutz eingeplant werden.“
Was wir mitnehmen
- Frühzeitig den Datenschutzbeauftragten einbinden
- DSFA ist ein MUSS
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KI in der Verwaltung
Copilot – Mehr als nur ein smarter Assistent
Copilot ist ein KI-gestützter Begleiter, der bei komplexen Aufgaben unterstützt, Texte formuliert, Daten analysiert, Zusammenfassungen erstellt, kreative Ideen liefert und sogar bei der Bürgerkommunikation hilft. Im Workshop werden unter anderem konkrete Anwendungsfälle für die Verwaltung besprochen.
„Richtig eingesetzt, kann Copilot meine Mails vorsortieren, die To-Do-Listen überwachen und auch Abstimmungsbedarf mit KollegInnen erkennen“, erklärt Jasmin Diekmeier aus dem Team Cloudtechnologien. „Damit habe ich einen leistungsfähigen digitalen Assistenten an meiner Seite, der bei der Organisation des Arbeitsalltags unterstützt.“ Auch die Funktion der Besprechungsaufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung sei sehr beliebt.
Datenschutz und Informationssicherheit – die immerwährende Frage
Welche Daten in Copilot eingegeben werden dürfen, muss durch die Verwaltung festgelegt werden. Es gilt jedoch, personenbezogene Daten ebenso wie Geschäftsgeheimnisse zu schützen. Bei Copilot handelt es sich um ein US-amerikanisches Produkt, deshalb muss im Rahmen der Datenschutz-Folgenabschätzung vor allem die Rechtslage in den USA bewertet und der Rechtsrahmen für den Drittlandtransfer betrachtet werden.
Die Einführung von KI in der Verwaltung ist daher kein Selbstläufer. Ohne Schulung besteht die Gefahr, dass Copilot falsch eingesetzt wird – sei es durch Missverständnisse, ineffiziente Nutzung oder Unsicherheit im Umgang mit sensiblen Informationen. Der Workshop endet mit dem Ausblick auf eine strukturierte Pilotierung und schafft so Sicherheit, Kompetenz und Vertrauen. Gemeinsam werden die Rahmenbedingungen für einen datenschutzkonformen Einsatz der KI geschaffen. Damit „Schatten-KI“ in der Verwaltung nicht Fuß fasst.
Fazit: Copilot kann Verwaltung verändern – wenn wir ihn richtig einsetzen
KI-Workshops sind ein wichtiger Schritt, um sinnvolle Anwendungsbeispiele zu identifizieren. Denn nur wer versteht, welche Funktionen Copilot und andere KI-Systeme mitbringen, kann sie als echten Partner im Arbeitsalltag erleben.
Moderne Verwaltung setzt auf smarte Lösungen – und wird mit Copilot schneller und effizienter.
Was wir mitnehmen
- Copilot ist ein mächtiges Werkzeug, dessen Rahmenbedingungen sauber definiert werden müssen.
- Als digitaler Assistent schafft Copilot uns Freiraum für strukturiertes Arbeiten.
- Datenschutz und Informationssicherheit müssen mitgedacht und mitgemacht werden.
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Change-Management für die Einführung von M365
Wer die Einführung von M365 mit der ITEBO beginnt, kann ein umfassendes Change-Management beauftragen. Ziel ist es, die Mitarbeitenden für die digitale Transformation zu begeistern, zu befähigen und nachhaltig zu motivieren. In interaktiven Workshops werden gemeinsam mit Key-Usern und Führungskräften die passenden Strukturen, Prinzipien und Rollen für die Zusammenarbeit entwickelt. Die gesamte Belegschaft wird eingebunden – als aktiv Mitgestaltende. Sie sind maßgebend für die Einführung von M365.
In der Pilotphase werden mit ausgewählten Nutzergruppen die neuen Arbeitsweisen erprobt, Strukturen und Prozesse verfeinert und die Prinzipien der Zusammenarbeit festgelegt. Coaching-Sessions und kontinuierliche Unterstützung sorgen für nachhaltigen Erfolg. Pro Abteilung werden Personen bestimmt, die immer ansprechbar sind und als Impulsgeberin oder Impulsgeber für den Wandel fungieren. Awareness-Schulungen und ein Lernmanagementsystem unterstützen die fortlaufenden Schulungen der Mitarbeitenden.
Beispiel: neues Arbeiten durch Teams
Beispielsweise sind die Microsoft 365 Apps, im Gegensatz zu vorangegangenen Systemen, untereinander verknüpft. Das ist so auf jeden Fall neu für die alltägliche Arbeit. Hinzu kommt eine verbesserte Kommunikation: Als Beispiel muss hier unbedingt Teams genannt werden. Was als normales Telefonat startet, kann nahtlos in eine Videokonferenz übergehen, in der alle Teilnehmenden auf ein Dokument schauen können. In dieser Videokonferenz können die Bearbeitungsrechte weitergegeben werden und ein anderer Teilnehmer kann in dem geteilten Dokument etwas verändern.
Das bedeutet, jeder neue Anwendende kann durch M365 seine normalen Arbeitsprozesse verändern und sie für sich individuell optimieren. Mit gezielter Unterstützung ist das ein Vorteil für alle Mitarbeitenden und so auch für die Verwaltung und ihre Bürgerinnen und Bürger.
Was wir mitnehmen
Einführung von M365 benötigt ein durchdachtes Change-Management (intern oder extern)
Mitarbeitende sollten eingebunden werden, um sie zu befähigen, zu begeistern und nachhaltig zu motivieren
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Mit der Datenschutz-Folgenabschätzung für M365 auf der sicheren Seite
Diese beinhaltet die ausführliche Betrachtung der aktuellen Rechtslage, der Vertragswerke sowie der geplanten Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Einsatz von M365. Primär sollen hierdurch Risiken beim Einsatz von M365 erkannt und umfangreiche Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken identifiziert werden.
Diese Maßnahmen setzen sich zusammen aus:
technischen Maßnahmen,
z. B. Einsatz von Verschlüsselungslösungen
organisatorischen Maßnahmen,
z. B. Auswahl datenschutzfreundlicher Konfigurationseinstellungen
vertraglichen Maßnahmen,
z. B. Beschränkung der Offenlegung von personenbezogenen Daten
Anschließend erfolgt im Rahmen der DSFA eine Bewertung des Restrisikos bei vollständiger Implementierung der identifizierten Maßnahmen.
Was wir mitnehmen
- Eine DSFA für M365 ist ein Muss
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Innovative Verwaltung
Mitte Oktober wurde der Support von Office 2016, 2019, Exchange 2016/2019 und Windows 10 eingestellt. Mit Microsoft 365 gibt es diese Herausforderungen nicht mehr. Mit der Cloud-Lösung nutzen Verwaltungen immer die aktuellste Version und das Gesamtpakt ist noch dazu individuell veränderbar.
„Die IT in vielen Verwaltungen muss sich tatsächlich weiterentwickeln, um den ständig wachsenden Anforderungen gerecht zu werden“, berichtet Roman Gervelmeyer, Teamleiter für Cloudtechnologien bei der ITEBO. „Diese Anforderungen beziehen sich nicht nur auf aktuelle Softwareupdates und Sicherheits-Patches. Vielmehr gehört auch die Möglichkeit des modernen Arbeitens zu den Aufgaben der IT.“
Microsoft 365 ist viel mehr als nur Teams
Anfänglich war Microsoft Teams in aller Munde, aber Microsoft 365 (M365) kann viel mehr. Es ist ein zentraler Baustein für die moderne, sichere und effiziente Verwaltung, fördert digitale Zusammenarbeit, schützt sensible Daten und unterstützt den Wandel zu einer agilen, bürgernahen Organisation.
Die Nutzung von M365 bietet Verwaltungen zahlreiche Vorteile, insbesondere in Zeiten der digitalen Transformation und zunehmenden Anforderungen an Effizienz, Sicherheit und Zusammenarbeit.
M365 bietet eine beeindruckende Vielfalt an Anwendungen und Diensten – von Outlook und Teams über SharePoint bis hin zu Copilot. Diese umfangreiche Toollandschaft eröffnet Verwaltungen zahlreiche Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten und die Zusammenarbeit zu verbessern – auch über Abteilungen und Standorte hinweg. Doch genau diese Vielfalt kann schnell zur Herausforderung werden.
Um die Vielfalt der offenen Fragen im Kontext von M356 zu bearbeiten, hat die ITEBO ein strukturiertes Vorgehen entwickelt:
Strategie und Konzept:Erwartungshaltung und Anforderungen an M365 definieren, Auswahl der dafür notwendigen Apps definieren, Auswirkungen auf Datenschutz, digitale Souveränität und IT-Sicherheit kennen
Technik:Definition der notwendigen Hardware und Software in der Cloud/im Rechenzentrum und auf den Schreibtischen, Backup-Strategie und Lizenzmanagement
Organisation:Festlegung des Roll-outs: wie kommen die neuen Clients auf die Rechner, welche Abteilung beginnt, sind Schulungen erforderlich
Mensch:Ein gutes Change-Management ist ein bedeutender Vorteil bei der Einführung von M365
Erster Schritt zur Einführung von M365: Onboarding-Workshop
Dafür hat die ITEBO einen strukturierten Onboarding-Workshop entwickelt, der u. a. einen Überblick über den bunten Blumenstrauß von Microsoft einbezieht.
Mit Hilfe des strukturierten Onboarding-Workshops der ITEBO wird zuallererst der IST-Zustand bei der Verwaltung aufgenommen. Anhand eines Fragenkatalogs werden die aktuellen Gegebenheiten und Bedürfnisse genau erfasst. Dabei werden Fragen zu den Oberthemen Verwaltung, Infrastruktur, Geräte, Produktivität, Performance und Sicherheit gestellt.
Im Zuge der IST-Analyse fällt häufig auf, dass Redundanzen in den Systemen bestehen. Historisch bedingt sind häufig mehrere Systeme für nur eine Funktion im Einsatz; so existieren beispielsweise eine Vielzahl unterschiedlicher Videokonferenzsysteme nebeneinander.
Das Ergebnis ist eine detaillierte Entscheidungsvorlage für den Einsatz von M365, inkl. aller empfohlenen Apps. Sie berücksichtigt die aktuelle IT-Infrastruktur der Kommune und geht auf die spezifischen Bedürfnisse ein. Diese Vorlage enthält außerdem eine detaillierte Aufwandsabschätzung, die alle relevanten Kosten und den benötigten Implementierungsaufwand umfasst, um eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen.
Was wir mitnehmen
- M365 ist ein modernes und innovatives Werkzeug
- Damit es übersichtlich bleibt, Expertinnen und Experten (z. B. IT-Dienstleister) einbinden
- ITEBO startet die Einführung von M365 mit einem Onboarding-Workshop
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Neuer Partner für KI-gestützte Sitzungsprotokollierung: SpeechMind
Besonders bemerkenswert: SpeechMind wurde vom Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung ausgewählt, an einer Pilotphase im Rahmen des „Agentic AI Hub“ teilzunehmen. In diesem Programm arbeiten ausgewählte Startups gemeinsam mit Kommunalverwaltungen daran, konkrete Lösungen für die digitale Staatsmodernisierung zu testen und weiterzuentwickeln.
Im Rahmen dieser Pilotprojekte wird unter anderem erprobt, wie KI die Protokollierung politischer Sitzungen effizient unterstützen kann. Ziel ist es, den Arbeitsaufwand für Schriftführerinnen und Schriftführer deutlich zu reduzieren und gleichzeitig transparente und nachvollziehbare Sitzungsdokumentationen zu ermöglichen.
Für unsere Kunden eröffnet die Partnerschaft mit SpeechMind neue Möglichkeiten:
Die KI-basierte Protokollierung kann direkt in bestehende Sitzungsprozesse integriert werden und unterstützt dabei, Protokollentwürfe automatisiert zu erstellen – mit einstellbarer Detailtiefe und objektiver Abbildung der Wortbeiträge.
„Nach einer Produktpräsentation der ITEBO war ich sofort überzeugt. Denn seien wir mal ehrlich: Protokolle schreiben gehört nicht gerade zu den Aufgaben, die man mit Begeisterung erledigt. Gleichzeitig bindet es sehr viele Ressourcen, weil während der Sitzung mitgeschrieben und im Anschluss alles noch einmal strukturiert und nachbearbeitet werden muss. Mit der KI-gestützten Protokollierung von SpeechMind wird uns hier ein großer Teil der Arbeit abgenommen. Die Lösung erstellt automatisch einen Protokollentwurf, der anschließend nur noch geprüft und gegebenenfalls ergänzt werden muss. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass wir uns während der Sitzung viel stärker auf die Inhalte und Diskussionen konzentrieren können." berichtet Dirk Im Moore Digitalisierungsbeauftragter der Samtgemeinde Neuenkirchen.
Gerade für Kommunen, die ihre Sitzungsarbeit modernisieren und Mitarbeitende entlasten möchten, bietet diese Technologie großes Potenzial. Durch die Kooperation können unsere Kunden frühzeitig von den Entwicklungen profitieren und SpeechMind in ihren Sitzungsabläufen einsetzen.
Mit der neuen Partnerschaft setzen wir gemeinsam ein klares Zeichen für die digitale Weiterentwicklung kommunaler Verwaltungsprozesse – und bringen innovative KI-Lösungen dorthin, wo sie im Alltag echten Mehrwert schaffen.
Wir digitalisieren Verwaltung. Smart. Sicher. Innovativ.
Die Verwaltung von morgen denkt, lebt und arbeitet vernetzt. Sie übernimmt digitale Verantwortung für Prozesse, Daten und IT Systeme. Als strategischer Partner für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung steht die ITEBO als Rechenzentrum, Softwarehaus und Beratungshaus all jenen Verwaltungen zur Seite, die sich den technischen, organisatorischen und menschlichen Herausforderungen des digitalen Zeitalters stellen.
Die ITEBO beschäftigt mehr als 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Osnabrück und Braunschweig.
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Es ist vollbracht – unser Outputmanagement ist umgezogen!
Spürbar mehr Raum bietet der neue Standort für eine moderne Produktion und effiziente Abläufe für Druckstraßen, Kuvertiermaschinen und Papierlager. Dazu können sich jetzt auch die Mitarbeitenden aus dem Team von Bernhard Hehmann auf mehr Raum bewegen.
Durch den Umzug konnte die ITEBO nicht nur die Produktionsfläche erheblich vergrößern, sondern auch in modernste Technik investieren: Ein neuer Farbdrucker sorgt ab sofort für noch schnellere und präzisere und vor allen Dingen farbige Druckergebnisse. Damit steigen die Druck-Kapazitäten erheblich und die ITEBO kann ihren Kundinnen und Kunden künftig noch flexibler und effizienter zur Seite stehen. Hinzukommt eine weitere Kuvertiermaschine, so dass die Ausfallsicherheit gewährleistet ist und Spitzenproduktionen besser abgearbeitet werden können. Sogar der Bodenbereich wurde mit neuem Estrich und einer Versiegelung versehen und trägt damit zu einer sauberen Arbeitsumgebung bei.
„Als im letzten Jahr die Wahlen und die Grundsteuerbescheide gleichzeitig gedruckt werden mussten, sind wir schon deutlich an unsere Grenzen und darüber hinausgekommen. Mit mehr Raum und den neuen Maschinen würden wir das jetzt entspannter schaffen.“ erläutert Bernhard Hehmann die Hintergründe des Umzuges.
Wir bedanken uns herzlich bei unserem Team für den großartigen Einsatz während der Umzugsphase und freuen uns darauf, Sie bald in unseren neuen Räumlichkeiten begrüßen zu dürfen!
Bei Fragen wenden Sie sich gern an:
Gerald Leitke
Geschäftsbereich Vertrieb
0531 4800 – 538
Gerald.Leitke@itebo.de
Die Verwaltung von morgen denkt, lebt und arbeitet vernetzt. Sie übernimmt digitale Verantwortung für Prozesse, Daten und ITSysteme. Als strategischer Partner für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung steht die ITEBO-Unternehmensgruppe als Rechenzentrum, Softwarehaus und Beratungshaus all jenen Verwaltungen zur Seite, die sich den technischen, organisatorischen und menschlichen Herausforderungen des digitalen Zeitalters stellen.
Die ITEBO-Unternehmensgruppe beschäftigt mehr als 300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Osnabrück und Braunschweig.
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Vielfältige Anwendungsbereiche für die Künstliche Intelligenz
In der Umfrage der ITEBO war die meistgenannte Aufgabe, die die Verwaltungsangestellten an die KI übertragen möchten, die Recherche und Informationsbeschaffung. Aber auch Dokumentenerstellung (Word, PowerPoint) und Datenanalyse (Excel) stehen hoch im Kurs. Die Unterstützungsmöglichkeiten durch KI sind vielfältig. Mit Blick auf die häufigsten Anwendungsfälle hat die ITEBO verschiedene Lösungen im Fokus.
Aufgaben wie Terminplanung und E-Mail- bzw. Kalenderverwaltung kann Microsoft Copilot bereits heute sehr gut. „Einen freien Termin mit mehreren Personen finden funktioniert viel schneller als mit anderen Tools. Auch E-Mails oder Termine in Kategorien unterteilen oder E-Mails inhaltlich zusammenfassen, geht dank Copilot bereits automatisch.“ sagt Gerald Leitke von der ITEBO.
Andere Wünsche an die KI beinhalten die Protokollierung oder Niederschrift von Terminen. „Copilot spielt hier seine Stärke aus, wenn es um reine Webkonferenzen/Teams-Sitzungen geht“, so Christian Eikens, Servicebereichsleiter Unified Communication & Collaboration bei der ITEBO.
Mit enaio® gpt steht dem Nutzenden eine KI-Komponente zur Verfügung, mit der die Dokumente im Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio® intelligent durchsucht werden können. Dabei werden nur die Dateien durchsucht, auf die der Anfragende berechtigt ist. „Stellungnahmen zu spezifischen Sachverhalten können mit enaio® gpt sehr effizient gestaltet werden.“, so Gerald Leitke.
Der ITeBOT – ein Chat- und Voicebot für Verwaltungen – beantwortet wiederkehrende Anfragen, unabhängig davon, ob er intern oder extern eingesetzt wird. Dadurch kann er den Mitarbeitenden der Verwaltung schrittweise Aufgaben abnehmen.
Bei Robotic Process Automation (RPA) übernimmt ein Software Roboter namens EMMA regelbasierte wiederkehrende Aufgaben. Dieser digitale Assistent agiert wie ein menschlicher Benutzer. Er kann Anwendungen bedienen, Daten eingeben und Prozesse ausführen.
Hierzu werden die gewünschten Abläufe in einer Maske definiert, die EMMA anschließend autonom im Hintergrund umsetzt. Denkt man z.B. an das Einreichen eines Antrages, ist es immer dasselbe Formular, welches ausgefüllt abgegeben wird. Diesen Antrag kann der Roboter automatisiert verarbeiten.
Ein weiteres Ergebnis der Kundenbefragung war, dass eine große Herausforderung beim Einsatz von KI die Klärung datenschutzrechtlicher Fragestellungen darstellt. Aus diesem Grund wird der Servicebereich Datenschutz und Informationssicherheit der ITEBO bei der Aufnahme von KI‑Lösungen in das Produktportfolio beratend einbezogen. Mit der Unterstützung des Niedersächsischen Datenschutzzentrums (NDZ) an der Hochschule Osnabrück wurde für einige der vorgenannten KI‑Lösungen bereits ein Vorgehen entwickelt, um die Kunden bei der Einführung zielsicher zu beraten. Hierzu zählt insbesondere die Überprüfung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen sowie die Erstellung von Datenschutz-Folgenabschätzungen, Datentransfer-Folgenabschätzung als auch die Ausarbeitung geeigneter Abhilfemaßnahmen.
Zusammenarbeit mit dem Niedersächsischen Datenschutzzentrum
Im Rahmen der Erstellung einer unabhängigen datenschutzrechtlichen Stellungnahme zu KI-Diensten wurde eine Zusammenarbeit mit dem NDZ initiiert – insbesondere mit Prof. Dr. Volker Lüdemann, dem wissenschaftlichen Leiter.
Prof. Dr. Volker Lüdemann ist Professor für Wirtschafts- und Wettbewerbsrecht an der Hochschule Osnabrück und wissenschaftlicher Leiter des NDZ. Sein Spezialgebiet ist das Recht der Digitalisierung. Er ist Autor zahlreicher Fachpublikationen und gefragter Ansprechpartner der Leitmedien. Als Gutachter und Datenschutzbeauftragter berät er namhafte Unternehmen sowie Körperschaften des öffentlichen Rechts. Zudem ist er als Sachverständiger für den Deutschen Bundestag und verschiedene Landesparlamente tätig.
Das NDZ ist eine interdisziplinäre wissenschaftliche Einrichtung der Hochschule Osnabrück, die sich mit zentralen Fragestellungen des Datenschutzes und der Datensicherheit in einer zunehmend digitalisierten Gesellschaft befasst. Ziel ist es, praxisnahe und wissenschaftlich fundierte Lösungen zu entwickeln, die Politik, Verwaltung und Wirtschaft bei der verantwortungsvollen Nutzung personenbezogener Daten unterstützen.
Im Fokus stehen dabei aktuelle Themen wie das Datenschutzrecht, die europäische KI-Verordnung (KI-VO), automatisiertes und autonomes Fahren, vernetzte Systeme, E-Health-Anwendungen und Smart Cities. Das NDZ vereint juristische, technische und gesellschaftliche Perspektiven und fördert so einen ganzheitlichen Ansatz.
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