Auftragsbezogene Lademittelverwaltung mit doppelter Kontoführung

Lademittel (Paletten, EPAL, Gitterboxen, Behälter, Container) sind weit mehr als Hilfsmittel: Sie sichern Materialfluss, Lagerfähigkeit und Transportqualität. Gleichzeitig verursachen sie Kosten (Beschaffung, Reparatur, Tausch) und binden Kapital – vor allem dann, wenn Bestände nicht eindeutig zuordenbar sind oder Lademittel „im Umlauf verschwinden“. Genau deshalb ist eine konsistente, digitale Verwaltung entscheidend: Nur wer weiß, was wo ist und wer dafür verantwortlich ist, kann Schwund reduzieren, Verfügbarkeit sicherstellen und Abrechnungen sauber führen.

Use Case Beschreibung

In einem stark gewachsenen Unternehmen werden Ladungsträgerströme heute je nach Wareneingang, Versandstelle, Außenlager und Niederlassung mit unterschiedlichen Systemen und abweichenden Prozessvarianten abgewickelt; eine durchgängige, zentrale Sicht entsteht dadurch nicht. Paletten- bzw. Ladungsträgerkonten werden dezentral in Excel gemeinsam mit Dienstleistern geführt und monatlich manuell aus verschiedenen Quellen (u. a. ERP-Auswertungen, Zeitfenster-/Anlieferportale, Transportaufträge, E-Mails, Verlade-/Ladelisten) konsolidiert. Der zentrale Beleg hierfür ist ein Transportmittelschein (TRMS), der im Wareneingang häufig noch medienbruchbehaftet entsteht (ausfüllen, drucken, unterschreiben, scannen und wieder hochladen) und zudem nicht durchgängig genutzt wird – insbesondere bei Paketdienstleistern fehlen oft alle notwendigen Daten aus „einem“ System, sodass auf E-Mails oder Ladelisten ausgewichen wird. Zusätzlich werden bestimmte Ladungsträgerarten bzw. -bewegungen teilweise gar nicht über TRMS erfasst, was die Datenbasis weiter lückenhaft macht und bei Unstimmigkeiten einen aufwendigen Lieferscheinabgleich erforderlich macht. Bei Anlieferungen aus Außenlägern fehlen teils Lieferschein/Referenznummern, sodass praktisch nur über die HU quittiert wird und relevante Zusatzdaten (z. B. Palettenanzahl, Versender/Empfänger/Spediteur) nicht vollständig in einem Schritt erfasst werden können. Für interne Umlagerungen werden Bedarfe über eine Datei gemeldet, per E-Mail an ein zuständiges Team übergeben und anschließend wiederum in Excel dokumentiert – mit dem Ergebnis, dass keine tagesaktuellen Kontostände vorliegen und der Bestand an Leerpaletten je Bereich systemseitig nicht zuverlässig ermittelbar ist.

COSYS Lademittelverwaltung: Von Excel & Medienbruch zu Echtzeit und Nachvollziehbarkeit

COSYS setzt genau an den typischen Bruchstellen an: Erfassung vor Ort, einheitliche Kontierung und zentrale Sicht statt späterer Konsolidierung. Bewegungen von Paletten, Gitterboxen oder Containern werden digital dokumentiert – inklusive der Möglichkeit, Bestände und Veränderungen über Zeiträume und Partner hinweg auszuwerten.

1) Mobile Erfassung: Buchung dort, wo sie passiert

Statt Papierbeleg + Scan + Upload werden Lademittelbewegungen im Prozess erfasst – z. B. im Wareneingang, Warenausgang oder bei internen Umläufen. Die Erfassung kann über Scan (Artikel-/Seriennummer) oder über Mengeneingabe erfolgen, je nachdem ob Ihre Lademittel serialisiert sind. Das Ergebnis: weniger Nacharbeiten, weniger fehlende Daten und eine deutlich vollständigere Datenbasis.

2) Seriennummern & Zuordnung: einzelne Ladungsträger gezielt verfolgen

Wenn Lademittel serialisiert sind, lassen sich einzelne Einheiten identifizieren: Wo befindet sich die Seriennummer, wann wurde sie zuletzt bewegt – und welchem Kunden oder Auftrag ist sie zugeordnet? Das ist besonders hilfreich bei wertintensiven Behältern oder wiederkehrenden Differenzen.

3) Auftragsbezogene Lademittelverwaltung: Soll-Ist-Abgleich statt „lose Buchung“

Ein entscheidender Schritt gegen lückenhafte Belege ist die Verknüpfung jeder Lademittelbuchung mit einem Auftrag. Aufträge können im WebDesk angelegt oder aus dem ERP übernommen werden; im Auftrag hinterlegte Soll-Mengen werden beim physischen Prozess mobil bearbeitet und automatisch mit dem Ist abgeglichen. Abweichungen werden sofort sichtbar – und sind später sauber belegbar.

4) Doppelte Kontoführung: Verantwortung sauber trennen – und trotzdem verbinden

In der Praxis reicht ein einzelnes Palettenkonto oft nicht aus, weil zwei Parteien „im Spiel“ sind: Geschäftspartner (Empfänger/Lieferant) und Transporteur (Spedition). Die doppelte Kontoführung bildet eine Buchung parallel auf beiden Konten ab. Dadurch wird klar, welche Lademittel mit welcher Spedition unterwegs waren und welchem Partner die Bewegung zuzuordnen ist. Klärfälle lassen sich so schneller lösen – ohne wochenlangen Abgleich über E-Mails, Listen und Einzelnachweise.

Zentrale Sicht im COSYS WebDesk: ein System für alle Standorte

Damit aus vielen Teilprozessen wieder „ein Bild“ wird, braucht es eine gemeinsame Oberfläche für Disposition, Lager und Controlling. Der COSYS WebDesk bietet dafür u. a. Suche/Filter, Stammdatenpflege und Rechte-/Rollenmodelle – plus integrierte BI-Ansichten mit Kennzahlen und Dashboards.

Wie COSYS Business Intelligence hilft: vom Datenbestand zur Steuerung

Wenn Buchungen konsistent sind, wird BI zur Schaltzentrale: Sie erkennen Trends, Schwankungen und Auffälligkeiten früh – und können aktiv steuern, statt nur nachträglich zu erklären. COSYS nennt hierfür u. a. Auswertungen wie Bestandsverlauf, Bestandsänderungen (Zu-/Abgänge) und Umschlagshäufigkeit (auch je Standort, Lademitteltyp oder Kunde filterbar). Das macht Engpässe ebenso sichtbar wie selten genutzte Bestände. Ergänzend beschreibt COSYS BI im WebDesk interaktive Dashboards mit Filter- und Drilldown-Möglichkeiten sowie Prognose-/Auswertungsansätze, um Engpässe oder Auffälligkeiten früher zu erkenn

Konkreter Nutzen im Use Case:

• Tagesaktuelle Kontostände statt Monatskonsolidierung (für Standorte, Außenlager, Niederlassungen)
• Weniger Differenzfälle, weil Auftrag, Buchung und Partnerbezug zusammenlaufen
• Schnellere Verantwortlichkeitsklärung durch doppelte Kontoführung (Spedition & Empfänger)

Fazit

Wer Lademittel dezentral in Excel führt, bezahlt am Ende mit Zeit, Unsicherheit und unnötigen Verlusten. COSYS digitalisiert die Erfassung im Prozess, schafft eine zentrale Datengrundlage im WebDesk und macht über Business Intelligence sichtbar, wo Bestände liegen, wie sie sich entwickeln und wo Handlungsbedarf entsteht. Besonders wirkungsvoll sind dabei die auftragsbezogene Lademittelverwaltung (Soll-Ist-Abgleich je Auftrag) und die doppelte Kontoführung (klare Zuordnung zwischen Spedition und Geschäftspartner). So wird aus „Palettenchaos“ eine steuerbare, auditierbare und standortübergreifend transparente Lademittelorganisation. Formularbeginn