Ordentliche Auftragserstellung und Transportabrechnung mit COSYS Software

Im Alltag sieht der Prozess häufig so aus: Irgendjemand stellt fest, dass Ware von Standort A nach Standort B gebracht werden muss. Die Anfrage erfolgt schnell und formlos per E-Mail, Telefon oder Chat: „Kannst du das morgen mitnehmen?“ In der Disposition versucht dann jemand, aus dieser groben Bitte einen vollständigen Transportauftrag zu machen: Abhol- und Zieladresse, Mengen, Zeitfenster, Kontaktpersonen, Kostenstellen und Besonderheiten müssen nachträglich zusammengetragen werden.

Der Transport kommt am Ende meist zustande, weil alle Beteiligten improvisieren und vieles „mitdenken“. Spätestens jedoch, wenn eine Rechnung an einen Kunden erstellt oder ein interner Transport verrechnet werden soll, treten die Schwächen zu Tage: Unterlagen fehlen, Angaben sind lückenhaft, Tarifdetails müssen gesucht und Zuschläge einzeln nachgerechnet werden. Aus einem vermeintlich einfachen Transport wird ein aufwendiger Verwaltungsakt.

Beispiel: Produktionsunternehmen mit mehreren Standorten

Nehmen wir ein Unternehmen, das technische Baugruppen produziert. Es verfügt über

• ein Werk für die Vorfertigung,
• ein Werk für die Endmontage,
• ein Lager für Fertigwaren und Ersatzteile
• sowie einen externen Dienstleister, der die Oberflächenbearbeitung übernimmt.

Zwischen diesen Stationen pendeln täglich Bauteile, Halbzeuge und fertige Produkte. Ein Teil der Transporte wird mit eigenen Fahrzeugen durchgeführt, der Rest mit festen Speditionen. Jede Spedition rechnet anders ab – nach Kilometern, Gewicht, Palettenanzahl oder Mischformen.

Zusätzlich kommen verschiedene Zuschläge hinzu, etwa für Expressfahrten, bestimmte Zeitfenster oder Zusatzservices beim Kunden. Darüber hinaus wirkt der Dieselfloater als variabler Zuschlag, der regelmäßig an die aktuelle Dieselpreisentwicklung angepasst wird.

Solange dieser Gesamtprozess nicht durchgängig digital unterstützt wird, entsteht ein unübersichtliches Sammelsurium:

• Transportanforderungen liegen in verschiedenen Postfächern,
• Tarife in diversen Excel-Dateien,
• Nachweise in Ordnern im Archiv.

Eine Echtzeitübersicht darüber, welche Transporte aktuell unterwegs sind, welche Kosten entstehen und welchem Auftrag oder Projekt sie zugeordnet sind, gibt es praktisch nicht.

Typische Fehlerquellen bei Auftragserfassung und Abrechnung

Immer wieder zeigen sich ähnliche Schwachstellen:

1. Unstrukturierte Auftragserfassung
   Transportaufträge basieren auf knappen Mails oder Stichworten aus Telefonaten. Wichtige Informationen fehlen, Kostenstellen werden nicht angegeben und besondere Vereinbarungen („muss unbedingt vor 10 Uhr dort sein“) geraten in Vergessenheit. Später müssen Details mühsam per Rückfrage nachgeholt werden.
2. Verwirrung bei Tarifen und Dieselfloater
   Tariftabellen und Dieselfloater-Sätze liegen irgendwo im Dateisystem, auf Netzlaufwerken oder in alten E-Mails. Wer abrechnet, versucht, die aktuell gültigen Werte zu finden und rechnet manuell nach. Unterschiedliche Ergebnisse, Tippfehler und veraltete Werte sind kaum zu vermeiden.
3. Fehlende Transparenz für Fachabteilungen
   In der Buchhaltung erscheint auf der Rechnung oder internen Verrechnung häufig nur „Transport von A nach B“. Zu welchem Kundenauftrag, welchem Projekt oder welchem internen Bereich die Fahrt gehört, ist auf den ersten Blick nicht ersichtlich. Rückfragen ziehen sich über mehrere Abteilungen und verzögern Freigaben und Buchungen.
4. Papier statt digitaler Nachweise
   Lieferscheine, Unterschriften und Notizen werden auf Papier gesammelt. Gehen diese Dokumente verloren oder sind schlecht lesbar, lässt sich im Nachhinein nur schwer belegen, ob ein Transport wie vereinbart durchgeführt wurde.

Wie die COSYS Transport Management Software Struktur bringt

Die Transport Management Software von COSYS setzt genau an diesen Schwachstellen an und bildet den kompletten Ablauf digital und durchgängig ab – von der ersten Anfrage bis zur finalen Abrechnung.

Einheitliche, digitale Auftragserfassung

Anstelle verstreuter E-Mails gibt es eine zentrale Erfassungsmaske, in der alle relevanten Daten strukturiert hinterlegt werden: Abholort, Zielort, Mengen, gewünschte Zeitfenster, Ansprechpartner, Kostenstelle und Besonderheiten. Pflichtfelder stellen sicher, dass keine wesentlichen Angaben fehlen. Häufig wiederkehrende Transporte können als Vorlage gespeichert und mit wenigen Klicks neu angelegt werden.

Zentrale Tarife inklusive Dieselfloater

Alle Tarife und Zuschlagssätze werden einmalig systemweit hinterlegt und gepflegt. Der Dieselfloater wird als variabler Parameter geführt und lässt sich z. B. monatlich aktualisieren. Bei jedem Transportauftrag berechnet der COSYS Transport Manager automatisch den korrekten Preis inklusive aller vereinbarten Zuschläge. Manuelle Rechenfehler und unterschiedliche Interpretationen der Tariftabellen werden so vermieden.

Digitale Rückmeldungen aus der Durchführung

Fahrer erhalten ihre Touren digital auf einem mobilen Endgerät. Abholungen und Zustellungen werden dort bestätigt; bei Bedarf können Fotos, Unterschriften oder Bemerkungen direkt erfasst werden. Diese Informationen stehen anschließend allen Beteiligten unmittelbar zur Verfügung – ohne Papierberge und ohne zeitversetztes Nachtragen in ein System.

Durchgängige Abrechnung und interne Verrechnung

Da alle Daten vollständig und strukturiert im System liegen, können Rechnungen an externe Kunden ebenso wie interne Verrechnungen weitgehend automatisiert erzeugt werden. Jeder Transport ist eindeutig einem Auftrag, Kunden oder Projekt zugeordnet. Rückfragen von Buchhaltung oder Controlling werden seltener und lassen sich schneller klären.

Zusätzlicher Nutzen durch COSYS Business Intelligence

Mit COSYS Business Intelligence lassen sich die erfassten Transportdaten umfassend auswerten. In interaktiven Dashboards sehen Verantwortliche unter anderem:

• wie sich die Transportkosten über die Zeit entwickeln,
• welche Relationen oder Strecken besonders kostenintensiv sind,
• welchen Anteil der Dieselfloater an den Gesamtkosten hat,
• welche Speditionen oder Dienstleister wie häufig genutzt werden.

Aus einem schwer durchschaubaren Kostenblock wird so ein transparentes Feld, in dem Einsparpotenziale, Konsolidierungsmöglichkeiten und Optimierungsansätze klar sichtbar werden. Bei Preisverhandlungen mit Speditionen können Unternehmen auf konkrete Zahlen und Auswertungen zurückgreifen, statt sich nur auf Erfahrungswerte zu stützen.

Fazit

Transportaufträge und deren Abrechnung wirken auf den ersten Blick einfach, entpuppen sich im Alltag aber schnell als komplexer und fehleranfälliger Prozess. Unstrukturierte Anfragen, verstreute Tarifinformationen und manuelle Berechnungen binden Ressourcen und verschleiern die tatsächlichen Kosten.

Die Transport Management Software von COSYS bringt Ordnung in dieses Umfeld: standardisierte digitale Auftragserfassung, automatische Preisberechnung inklusive Dieselfloater, lückenlose Dokumentation der Durchführung und eine medienbruchfreie Abrechnung. In Verbindung mit COSYS Business Intelligence werden aus den erfassten Transportdaten wertvolle Entscheidungsgrundlagen. Das Ergebnis: schlankere Prozesse, weniger Fehler und spürbare wirtschaftliche Vorteile.