Vertragsmanagement: Erfolgreiche Umsetzung einer SaaS-Anforderung durch LEGANTA® Contract Intelligence

LEGANTA® bietet eine zukunftssichere, medienbruchfreie und konzerntaugliche Lösung für das zentrale Vertragsmanagement als SaaS. Die Plattform verbindet juristische Präzision mit technologischer Flexibilität und erfüllt alle Anforderungen der Auftraggeberin – von der SAP-Integration über die revisionssichere Archivierung bis hin zur intuitiven Bedienbarkeit für alle Konzernmitarbeitenden.

1. Strategische Zielerreichung

LEGANTA® erfüllt die Zielsetzung der Auftraggeberin durch eine standardnahe, mandantenfähige SaaS-Lösung, die den gesamten Contract Lifecycle Management (CLM) digitalisiert und zentralisiert – sowohl für Beschaffungsverträge als auch für juristische Verträge außerhalb der Beschaffung.

Architektur und Integration

• Cloud-native Plattform mit DSGVO-konformem Hosting in der EU/EWR und ISO 27001-Zertifizierung.
• Mandantenfähigkeit für getrennte Bereiche (Beschaffung vs. juristische Verträge).
• Skalierbarkeit für Konzernstrukturen und Tochtergesellschaften.
• Browserbasierter Zugriff über Standardbrowser (z.?B. Microsoft Edge).
• Mobile Endgeräte werden vollständig unterstützt.

SAP S4/HANA Integration

• LEGANTA® integriert sich über einen Enterprise Service Bus (ESB) nahtlos in SAP S4/HANA.
• Beschaffungsverträge werden auf Basis der SAP-Daten automatisiert übernommen.
• SAP als führendes System bleibt erhalten – LEGANTA® ergänzt es durch intelligente Vertragssteuerung und -auswertung.

Funktionale Abdeckung

LEGANTA® bietet alle geforderten Funktionen:

• Fristen- und Terminüberwachung mit automatisierten Erinnerungen.
• Workflow-Engine zur Abbildung interner Genehmigungsprozesse.
• Kommentarfunktion in der Vertragsakte.
• Einheitlicher Eingangskanal für Dokumente inkl. automatisierter Migration.
• Dokumentenvorschau für PDFs, E-Mails etc.
• Revisionssichere Archivierung und Versionierung gemäß GoBD.
• Volltextsuche und Filterfunktionen über alle Vertragsinhalte.
• Benutzer- und Rollenmanagement inkl. Single Sign-On (SSO).
• Schnittstellen zu ERP, Vergabeplattform, JIRA, Signingtools.
• Dashboard- und Reporting-Funktionen für operative und strategische Steuerung.
• Sprachunterstützung: Deutsch, Englisch, Spanisch (optional aktivierbar).

Juristischer Bereich & Vertragsdatenbank

• Vertragsdatenbank für alle juristischen Verträge außerhalb der Beschaffung.
• Eigenständiges Hochladen durch Mitarbeitende gemäß interner Richtlinien.
• Revisionssichere Dokumentation aller Vertragsdokumente.
• Technische Erweiterbarkeit für weitere Vertragsarten durch modulare Architektur.

Governance & Sicherheit

• DSGVO- und GoBD-Konformität für Langzeitspeicherung.
• Inhouse-Administrierbarkeit durch intuitive Steuerung und rollenbasierte Rechtevergabe.
• Audit-Trail für alle Aktivitäten und Änderungen.

Vorteile für Anwender und Anwenderinnen nach der Einführung von LEGANTA® Contract Intelligence als zentrale SaaS-Lösung für Vertragsmanagement auf Konzernebene:

Zentrale Übersicht & Kontrolle

• Einheitliche Plattform für alle Vertragsarten – juristisch und beschaffungsbezogen.
• Transparente Fristen- und Terminüberwachung mit automatisierten Erinnerungen.
• Dashboards für schnelle Statusübersicht und Reporting.

Nahtlose Integration

• Direkte Anbindung an SAP S4/HANA über Enterprise Service Bus.
• Schnittstellen zu Vergabeplattform, JIRA, Signingtools u.v.m.
• Automatisierte Migration bestehender Vertragsdokumente.

Sicherheit & Compliance

• Revisionssichere Archivierung und Versionierung.
• DSGVO- und GoBD-konforme Speicherung.
• ISO 27001-zertifiziertes Hosting in der EU/EWR.

Benutzerfreundlichkeit & Selbstständigkeit

• Intuitive Oberfläche für eigenständiges Hochladen und Verwalten von Verträgen.
• Rollenbasiertes Berechtigungskonzept mit Single Sign-On (SSO).
• Zugriff über Standardbrowser und mobile Endgeräte.

Intelligente Funktionen

• Volltextsuche und Filter für schnelle Informationsfindung.
• Kommentarfunktion und Workflowsteuerung für Genehmigungsprozesse.
• Dokumentenvorschau direkt in der Vertragsakte.

Internationalität & Skalierbarkeit

• Mehrsprachige Oberfläche (Deutsch, Englisch, Spanisch, weitere Sprachen optional).
• Mandantenfähigkeit für Konzernstrukturen und Tochtergesellschaften.
• Skalierbar für zukünftige Erweiterungen und Vertragsarten.

Die LEGANTA® Business Software ist ein SaaS-basiertes Produkt der SBC Systems GmbH. Gegründet im Jahr 2009 und mit Sitz in Frankfurt am Main, entwickelt und vertreibt SBC Systems GmbH innovative KI-Softwarelösungen zur Automatisierung von Geschäftsbeziehungen, Leistungsaustausch und Vertragsmanagement. Das Unternehmen vergibt Lizenzen und bietet Beratung, Projektmanagement und Dienstleistungen für Unternehmen und Behörden an.

Unsere Kompetenzen zeigen sich insbesondere:
• in der Digitalisierung und Automatisierung von Dauerschuldverhältnissen
• mit unbegrenzter Zahl von Vertragspartnern, Leistungen und Objekten
• mit automatisierten Vertragsprozessen
• mit täglich tausenden von automatisierten Buchungen
• mit voller Integration in die bestehende IT-Landschaft.

Unsere Produkte sind in 52 Ländern mit unterschiedlichen Sprachen und Währungen im Einsatz. Zusammen mit unseren Partnern whitepaper.id (whitepaper-id.com) und innowise (innowise.de) sind wir ein Team mit hochzertifizierter SAP-Kompetenz und über 1.500 Experten, mit dem wir seit vielen Jahren integrierte IT-Lösungen erfolgreich bereitstellen und betreuen.

Mehr erfahren Sie unter https://leganta.ai und https://leganta.de
Kontakt: Hugo Christian Rieß, Dipl.-Volkswirt und Dipl.-Mathematiker, Geschäftsführer, E-Mail: hcr@sbc-systems.de