Die Mitarbeitenden im Projektmanagement kennen das: Egal, wie gut ein Projekt vorbereitet wurde – im Projektalltag tun sich dann doch so manche Probleme auf. Am schwersten wiegen dabei wohl Lücken in der Personalversorgung: Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausfallen, weil sie krank sind oder zu dringenderen Projekten abberufen werden, kommt Ihr Projekt schnell in Schieflage. "Kein Problem!", werden Sie sich denken, "Dafür habe ich ja ein Ressourcenmanagement." Ein an sich guter Plan – solange Ihnen Ihr Ressourcenmanagement nicht ungeeignete Team-Mitglieder zuordnet… Wir erläutern, wieso Skill Management die sinnvolle Evolutionsstufe des Ressourcenmanagements ist, wo die Unterschiede liegen und was die Voraussetzungen für effektiv eingesetztes Skill Management sind.

Ressourcenmanagement: die unverzichtbare Basis

Wer glaubt, dass seine Projekte auch ohne Ressourcenmanagement auskommen, hat wohl noch nie erlebt, was Ressourcenmangel auslösen kann … Tatsächlich ist gutes Projektmanagement ohne ein zugehöriges Ressourcenmanagement kaum denkbar. Das zeigt auch die Definition, die Sie bei Wikipedia finden können: "Ressourcenmanagement als Teil des Projektmanagements dient dazu, Projektbeteiligte (Ressourcen) zu identifizieren, zuzuweisen und möglichst effizient einzusetzen." Das Ressourcenmanagement ist im Multiprojektmanagement von besonderer Bedeutung und erstreckt sich über eine strategische, eine operative und eine taktische Dimension. Zum taktischen Element gehört das Staffing, bei dem Sie Projektrollen auf zuvor ermittelte Ressourcen verteilen. Diese Ressourcenplanung ordnet also Ihrem Projekt jene Menschen zu, die sich dessen Herausforderungen stellen und es zum Ziel bringen sollen. Das Ressourcenmanagement kümmert sich dann während des Projektverlaufs um die passende Verteilung der Ressourcen, reagiert auf Veränderungen und sorgt für optimalen Personaleinsatz.

Das Problem mit den Ressourcen

Bei kleinen Projekten und überschaubar großen Teams ist es meist so, dass das Projektmanagement über die einzelnen (potenziellen) Teammitglieder gut informiert ist. Man kennt sich und weiß, wo die Skills, Kompetenzen und sozialen Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeitenden liegen. So lassen sich bis zu einer gewissen Komplexität sogar schlagkräftige und erfolgsorientierte Projektteams zusammenstellen. Mit zunehmender Unternehmensgröße – oder gar im Multiprojektmanagement – gelangt diese hemdsärmelige Methode aber schnell an ihre Grenzen. Beim anfänglichen Zusammenstellen von Teams verfügen Sie unter Umständen noch über die Zeit, um mit potenziellen Mitgliedern Ihres Teams (oder deren Vorgesetzten) zu sprechen. Wenn aber dann im hektischen Projektalltag schnellstmöglich zusätzliche Ressourcen organisiert werden müssen, geht es schon bald nur mehr um die Ressource an sich. Um Skills und Fähigkeiten abzuklopfen, fehlt die Zeit.

Im schlimmsten Fall kann das dazu führen, dass Sie Projektteams falsch besetzen, was Projekte empfindlich durcheinanderwirbeln kann. Kurz: Sobald Ihre Projekte nicht mehr klein und überschaubar sind, sollten  Sie sich ein Skill Management zulegen. Und Sie wissen ja selbst, wie schnell ein Projekt groß und komplex werden kann … 

Skill Management: Superkräfte für Projekte

Das ist jetzt doch ein wenig hoch gegriffen, aber: Mit Skill Management identifizieren Sie nicht nur Ressourcen, sondern die Fähigkeiten (und vielleicht sogar Superkräfte), die Ihr Projekt gerade jetzt braucht. Um ein Bild zu verwenden: Beim blanken Ressourcenmanagement bedienen Sie sich bei Leistungsbedarf in einer großen Schublade mit vielen Ressourcen und hoffen, nicht danebenzugreifen. Ressourcenmanagement mit Skill Management dagegen stellen Ihnen keine unsortierte Schublade, sondern einen Werkzeugkasten mit Präzisionswerkzeugen zur Verfügung. Jedes Fach ist sauber beschriftet, und Sie finden sofort die Skills, die Sie brauchen.

Das Problem mit den Skills

Sie haben es sich wahrscheinlich schon gedacht: Ganz einfach ist es nicht, Ihr Ressourcenmanagement auf diese Weise zu optimieren. Um beim Bild zu bleiben: Es braucht schon ein wenig Geduld, bis Sie einen gut sortierten Werkzeugkasten zusammengestellt haben. Außerdem reden wir hier natürlich nicht von Werkzeugen, sondern von Menschen. Und die mögen es nicht immer, wenn man sie bewertet und kategorisiert.

Skill Management benötigt Akzeptanz

Bevor Sie Ihr Projektmanagement mit dem Skill Management anreichern, gilt es also, alle Mitarbeitenden für dieses Konzept ins Boot zu holen. Sie müssen ihnen vermitteln, dass die Zuordnung von Skills keine Wertung darstellt, sondern es möglich macht, Projekte unternehmensweit auf projektdienliche und motivierende Weise zu besetzen. Die eigenen Fähigkeiten im passenden Team einzusetzen und zur richtigen Zeit am richtigen Platz für ein Projekt zu sein, ist nicht nur positiv für das Unternehmen, sondern sorgt schlicht für mehr Freude an der Projektarbeit!

Zudem sind eventuell fehlende Hard oder Soft Skills ja auch ein sehr guter Anreiz, um mit gezielten Schulungen oder Workshops bestehende Fähigkeiten-Lücken zu schließen.

Wenn Sie also die Mitarbeitenden auf Ihrer Seite haben, können Sie eine sogenannte Skills-Bibliothek (Ihren "Werkzeugkasten") aufbauen. Diese dient Ihrem Skill Management als Datenbank, kann aber zum Beispiel auch der HR-Abteilung wertvolle Insights für die weitere Personalplanung bieten.

Bleibt also nur noch die Frage, wie Sie die dabei gewonnenen Daten und Erkenntnisse in Ihr Projektmanagement und Ressourcenmanagement einfließen lassen. Die naheliegende Antwort lautet, wie so oft: Nutzen Sie am besten Can Do, die Software für skillbasiertes Ressourcen- und Projektmanagement!

Can Do und Skill Management

Skill Management ist eine Funktion, die in die Projektmanagementsoftware Can Do integriert ist. Damit ist es für Projektmanager ein Leichtes, sich für jedes Projekt das ideal passende Dream Team zusammenzustellen. Hier einige der Funktionen und Vorteile:

• Ihr Ressourcenmanagement erfolgt auf Basis von Kapazitäten, Rollen und Eignung (Skills).
• Sie haben stets den Überblick darüber, welche Fähigkeiten in Ihren Teams gebündelt sind und wie ausgelastet die Mitarbeitenden sind.
• Sie wissen, welche Skills gerade wo im Unternehmen tatsächlich verfügbar sind und vermeiden  so Diskussionen zwischen Projekt und Linie.
• Sie genießen Ressourcenplanung in Echtzeit.
• Der Überblick über Ressourcen, Kapazitäten und Skills gelingt unternehmensweit und auch im Multiprojektmanagement.

Mehr zum Ressourcenmanagement und Skill Management von Can Do erfahren Sie auf unserer Funktionsseite.

Fazit: Ihre eigenen Skills werden skaliert

Es wurde bereits weiter oben  thematisiert: In überschaubaren Teams und Objekten kommt auch und vor allem Ihr eigenes Können zum Tragen – Sie kennen Ihre Leute mit ihren Skills und wissen somit meist selbst ganz genau, welche Teams gut funktionieren. Mit Skill Management gelingt es Ihnen, dieses Können gewissermaßen auf größere Projektumgebungen zu übertragen. Selbst im Multiprojektmanagement wählen Sie dank Can Do also nicht einfach Ressourcen aus – sondern die Fähigen für Ihre Projekte.

Sie wollen mehr darüber wissen, was Skill Management in Can Do bedeutet? Fragen Sie uns einfach!