Die optimale Tourenplanung und Routenberechnung zu finden, gehört in vielen Bereichen zum A und O. Sei es im Vertrieb, im technischen Service, in der Logistik oder bei Begutachtungen. Tools für eine kostenlose Tourenplanung im Außendienst erscheinen hier attraktiv, erweisen sich aber oft als Fehlgriff, der Sie Geschäft kostet.
Wir alle haben uns schon mal verfahren. Oder wir sind zu spät gekommen, weil wir schlecht geplant haben. Zum Glück gibt es mittlerweile Software und Apps, die uns die Routenplanung bzw. Tourenplanung erleichtern. Viele davon sind sogar kostenlos, stehen als sogenannte Freeware zur Verfügung. Allein: Der Schuss kann gewaltig nach hinten losgehen.
KOSTENLOSE TOURENPLANUNG IST OFT NUR ROUTENPLANUNG
Wenn Sie Ihre Fahrten im beruflichen Kontext planen müssen – womöglich jeden Tag und nicht nur für sich selbst –, gehört mehr dazu als nur die Ermittlung der besten Fahrtrouten. Sie brauchen einen Tourenplaner, der Ihre Aufträge einplant und dabei alle zugehörigen Aspekte berücksichtigt. Das erfordert wesentlich mehr als die bloße Berechnung von Zielen und Strecken auf einer Karte (siehe unten bei Grund 1).
➡ Passend dazu: Was ist der Unterschied zwischen einer Route und einer Tour?
Es gibt im Web inzwischen gute Tools für den Außendienst und die Tourenplanung, viele kostenlos. Doch sobald es über den privaten Gebrauch hinausgeht oder über eine gewisse Anzahl von Zielen (zum Beispiel, wenn Sie einen kostenlosen Routenplaner für mehr als 50 Ziele suchen), werden Sie mit kostenfreier Software (Freeware) nicht weit kommen. Im schlimmsten Fall behindert eine kostenlose Außendienst App Ihr Geschäft mehr, als dass sie es fördert.
Die folgenden 17+1 Gründe zeigen, warum Sie keine kostenlose Software zur Tourenplanung im Außendienst und Service einsetzen sollten.
GRUND 1: EINE KOSTENLOSE TOURENPLANUNG LIEFERT NUR DIE HALBE PLANUNG
Für eine effiziente Planung brauchen Sie nicht nur Adressdaten. Denn Sie ermitteln nicht einfach nur Routen, sondern Touren, also die Erledigung von Aufträgen und Terminen. Die beste Fahrtroute ist lediglich ein Teil der Tourenplanung. Was Sie daneben beachten müssen (unvollständige Liste): Terminzeitfenster, Kundenpräferenzen, Besuchshäufigkeit, Mitarbeiterskills, Fahrzeugarten, Auftragsarten, -kosten und -werte. Viele kostenfreie Tools sind nur Routenplaner, keine Tourenplanungstools.
GRUND 2: MANUELLER AUFWAND BEI KOSTENLOSER AUSSENDIENST SOFTWARE
In der Realität verläuft kaum ein Tag genau nach Plan. Wenn sich im Tagesverlauf etwas ändert, zum Beispiel ein Notfalltermin auftritt oder einer Ihrer Mitarbeiter ausfällt, müssen Sie schnell reagieren. Bei Tools für eine kostenlose Tourenplanung haben Sie dann meist einen hohen manuellen Aufwand, um umzuplanen. Kostenpflichtige Software bietet hier den großen Gewinn einer automatisierten Tourenoptimierung, auch mitarbeiterübergreifend.
GRUND 3: FREEWARE BEGRENZT DIE ZAHL AN ZIELEN BZW. TOUREN
Die Zahl der planbaren Ziele ist bei kostenfreien Routenplanern mitunter begrenzt. Wenn Sie mehr als 20 Ziele oder Touren für mehrere Außendienstmitarbeiter:innen disponieren müssen, kann es sein, dass sie an eine Grenze stoßen. Professionelle Software zur Tourenplanung ermöglicht es Ihnen hingegen, eine Unmenge von Berechnungen und Tourenoptimierungen gleichzeitig vorzunehmen.
GRUND 4: UND DANN WIRD ES DOCH NOCH KOSTENPFLICHTIG
Den begrenzten Umfang mancher Freeware können Sie erweitern – gegen einen gewissen Preis. Sie können beispielsweise ein Paket kaufen, um die Anzahl der möglichen Zwischenziele und Stopps zu erhöhen. Dann stellt sich allerdings die Frage, ob es bei zunehmender Komplexität der Planung nicht besser ist, gleich auf eine professionellere Software oder App zu setzen. Das kostet zwar mehr, holt aber auch mehr raus.
GRUND 5: HALB ERWACHSEN, HALB TEENAGER: DIE FEATURES
Gratis-Tourenplaner bieten neben ihren Basisfunktionen nicht selten erweiterte Funktionen für die Planung an. Allerdings in unterschiedlichem Reifegrad. Es kann vorkommen, dass diese zusätzlichen Features noch nicht voll entwickelt sind und ungenaue oder irreführende Ergebnisse liefern. So haben Sie am Ende ein Tool, das in Teilen nicht voll ausgereift ist und sich schwer bedienen lässt.
GRUND 6: WAS, WENN DAS INTERNET WEG IST? FEHLENDE OFFLINE-FUNKTIONEN
Deutschland, Funklochland … Wenn Sie mit einem Online-Tourenplaner oder einer Außendienst App unterwegs sind, haben Sie hier und da schon mal kein Internet. Gute Tools verfügen daher über Offline-Funktionen, damit Sie auch in dem Fall weiterarbeiten können. Dies ist bei kostenlosen Apps, Routenplanern und Co. nicht unbedingt der Fall.
➡ Unsere Außendienst App mit On- und Offline-Funktionalität: FLS MOBILE
➡ Best Practice: Mit dem portatour® Routenplaner auch offline arbeiten
GRUND 7: KENNT DIE INTERNATIONALE FREEWARE DAS DEUTSCHE ARBEITSRECHT?
Das deutsche Arbeitsrecht ist strikt und regelt unter anderem die Arbeits- und Pausenzeiten. Gerade wenn Sie die Planung für Ihre Mitarbeiter:innen vornehmen, müssen Sie das berücksichtigen. Eine Lösung aus dem Silicon Valley wird die exakten Arbeits- und Pausenzeiten Ihrer Leute wahrscheinlich nicht kennen und in der Tourenplanung bzw. Routenberechnung miteinbeziehen …
GRUND 8: SICHERHEITSRISIKEN VON OPEN SOURCE SOFTWARE
Manch kostenfreies Tool wird als Open-Source-Software bereitgestellt (= der Quelltext/Code ist öffentlich und von Dritten einsehbar, kann geändert und genutzt werden). Open Source wird in der Regel mit einer Lizenz veröffentlicht. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Software von einer offiziellen Stelle geprüft wurde. Und eine Lizenz bedeutet nicht, dass die Software gut auf Sicherheitsschwächen getestet wurde.
GRUND 9: RECHTLICHES GLATTEIS BEI AUSSENDIENST FREEWARE
Bei Freeware sollten sie auch Folgendes beachten: „Der Urheber stellt die Software zur kostenlosen Nutzung bereit und verzichtet lediglich auf ein Entgelt, aber nicht auf sein Copyright. Ein entsprechendes Programm darf also nicht verkauft, verändert oder in Teilen in eine andere Software übernommen werden.“ (it-business.de). Das heißt, falls Sie eine eigene IT haben und Anpassungen an der Software vornehmen wollen, stehen Sie vor einem Problem. Außerdem birgt Freeware datenschutzrechtliche Unsicherheiten, zum Beispiel in Bezug auf die eingegebenen Kundenadressen.
GRUND 10: KOSTENLOSE TOURENPLANUNG VERHINDERT KOLLABORATION
Wenn Sie nicht gerade Einzelkämpfer:in sind, dann stellt sich immer die Frage, wie die Tools in Ihrem Unternehmen die Zusammenarbeit unterstützen. Ein einfaches Beispiel: Sie merken, dass Sie es nicht mehr zu einem Kunden schaffen. Ihr Kollege Schulze ist gerade dort in der Nähe und könnte für Sie übernehmen. Nur: Wie erfahren Sie (und er) das? Professionelle Software zur Tourenplanung ermöglicht diese Kommunikation und ein schnelles Umplanen.
GRUND 11: FEHLENDE TRANSPARENZ FÜR MANAGEMENT UND INNENDIENST
Dem Management und dem Innendienst fehlt mit kostenfreien Tools oft die Transparenz: Wo befindet sich Mitarbeiterin Schneider gerade und wie ist der Auftragsstatus? Wie viele Kilometer hat das Team heute zurückgelegt? Welche Kosten sind entstanden? Aktuelle Einsichten ins Tagesgeschehen und nachträgliche Analysen und Auswertungen werden von Freeware oft nicht unterstützt.
➡ Passender Inhalt: Wie moderne Software Ihre Disponent:innen entlastet
GRUND 12: KEINE INTEGRATION IN IHRE ANDEREN SYSTEME
Damit sind wir beim Zusammenspiel verschiedener Programme. Wenn Sie ein Tool zur Tourenplanung verwenden, ist es sinnvoll, es direkt in Ihre Softwarelandschaft zu integrieren. Professionelle Tourenplanungsprogramme bieten nicht bloß einen Adressimport aus Excel an, sondern lassen sich an das führende ERP- oder CRM-System wie SAP oder Microsoft Dynamics andocken. Das erleichtert die Prozesse und optimiert Ihren Außendienst und Service erheblich.
GRUND 13: EINE AUSSENDIENST APP SOLLTE NICHT NUR DIE ROUTENPLANUNG ERLEICHTERN …
… sondern auch die Arbeit vor Ort. Haben Sie alle Auftragsdaten direkt zur Hand? Informationen über die Servicehistorie? Checklisten? Im Gegensatz zu kostenlosen Online-Routenplanern und Freeware zur Tourenoptimierung unterstützen kostenpflichtige Profi-Tools weitere Prozesse, etwa die Dokumentation des Auftrages und die digitale Erfassung der Kundenunterschrift.
GRUND 14: KOSTENLOSE TOURENPLANUNG VERGISST DEN KUNDEN
Die Erwartungen der Kunden sind gestiegen, gerade auch, was die digitalen Möglichkeiten angeht. Idealerweise binden Sie den Kunden in Ihre Planung ein. Zum Beispiel über ein Terminportal, in dem er seinen Wunschtermin selbst buchen kann. Oder indem er oder sie eine automatische Benachrichtigung über Ihre voraussichtliche Ankunftszeit erhält. Eine kostenlose Tourenplanung für den Außendienst bindet den Kunden leider selten mit ein.
GRUND 15: GRATIS-SOFTWARE LÄSST SICH KAUM VERÄNDERN
Was geschieht, wenn sich Ihre Anforderungen an eine Touren- bzw. Routenplanung verändern? Wenn Sie zum Beispiel Touren für verschiedene Fahrzeugtypen planen wollen? Kostenlose Software lässt sich kaum von Ihnen selbst anpassen bzw. wird nicht nach Ihren Wünschen weiterentwickelt. Mit einem Anbieter von professioneller Business-Software für Ihre Tourenplanung fahren Sie deutlich besser.
GRUND 16: FEHLENDE PASSUNG FÜR IHR UNTERNEHMEN UND IHRE BRANCHE
Dieser Punkt knüpft an den vorigen an. Unternehmen spezialisieren Ihr Angebot mehr und mehr und brauchen dafür Lösungen, die sich individuell auf Ihre Bedarfe und Ihre Branche hin konfigurieren lassen. Kostenlose Tourenplanungssoftware bietet meist nur eine allgemeine „One-for-all“-Lösung.
GRUND 17: UNBESTIMMTER SUPPORT BEI TOURENPLANUNGS-FREEWARE
Wenn Support-Bedarf oder Fragen aufkommen, wird es bei Freeware schwierig. Ein Anbieter einer kostenlosen Tourenplanung kann nicht mit dem Support und den Schulungsangeboten mithalten, die Hersteller kostenpflichtiger Software bereitstellen. Bei Letzteren haben Sie einen festen Ansprechpartner mit klaren Service-Level-Agreements, um Ihnen schnell weiterzuhelfen.
ZUSATZPUNKT: DIE WAHRE PREISFRAGE – WAS WIRD EIGENTLICH OPTIMIERT?
Am Ende lautet die Frage: Wozu dient das Tool? Eine gute Lösung optimiert Ihre Touren, sodass Sie Zeit und Kilometer sparen – also letztlich Kosten. Doch diese Sichtweise greift zu kurz.
Die Software sollte nicht nur dazu dienen, Fahrtrouten und Kosten zu optimieren, sondern Ihre gesamte Wertschöpfung. Zum Beispiel kann es sinnvoll sein, eine längere Route und Mehrkosten in Kauf zu nehmen, um einen verärgerten Kunden wieder zufriedenzustellen. Eine gute Tourenplanung plant und optimiert nicht einfach nur Kosten, sondern die Erreichung Ihrer Unternehmensziele.
FAZIT: KOSTEN SPAREN, ABER RICHTIG
Die Kostenersparnis liegt nicht im Tool (geringe bzw. keine Anschaffungskosten), sondern darin, was es kann, wie es Ihr Business optimiert. Eine professionelle Tourenplanung amortisiert sich schnell und steigert dauerhaft die Qualität Ihres Außendienstes und Service. Begreifen Sie die Tourenplanung nicht als Add-on, sondern als ein zentrales Steuer- und Optimierungselement. Die Investition lohnt sich.
Wenn Sie Ihre Touren eher für sich allein oder dezentral planen, können wir Ihnen die Lösungen unseres Schwesterunternehmens portatour® empfehlen: portatour® – Mein persönlicher Tourenplaner im Außendienst.
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