Was wäre wenn? Stellen Sie sich vor, Sie verfügen über ein ERP-System, das einem Warenwirtschaftssystem entspricht und die Projektfertigung und die Fertigung ungenügend abbildet. Als Beispiel dient die Schnittstelle zum Produktentstehungsprozess: Alle Artikel und Stücklisten müssen von Hand angelegt werden, was einen grossen Aufwand bedeutet. 2011 ging die SKAN AG, ein global tätiges Pionier-Unternehmen im Bereich der Reinraumausstattung und Isolatortechnik mit Hauptsitz in Allschwil, diese Herausforderung an. «Wir wollten als Unternehmen wachsen – SKAN hatte damals 200 Mitarbeitende, heute gruppen- und weltweit über 900. Wir erkannten, dass wir dazu ein neues ERP-System benötigen, das die Prozesse abbildet und integriert», sagt Burim Maraj, CFO und CIO der SKAN Group. Die Kernanforderungen daran bildeten die spezifische Kunden-Projektabwicklung, interne Kostenrechnung, Schnittstelle zum Entstehungsprozess (Pro.File-Produktdatenmanagementsystem), Serviceplanung, Kundenanlagenverwaltung und Prüfmittelverwaltung. «Beim neuen ERP geht es neben der Integration der Prozesse darum, den Fertigstellungsgrad einer Anlage auf Knopfdruck aus dem System zu bringen, ohne dass man die Daten an verschiedenen Orten zusammentragen muss. Die Hauptpunkte bilden Redundanz, Effizienz, Geschwindigkeit und Qualität», legt Max Götschmann, Projektleiter der GIA Informatik AG, dar.

Entscheid zugunsten von GIA Informatik und SAP

SKAN startete das Evaluationsprozedere und zog auch GIA Informatik bei, da der ehemalige COO Kontakte zur IT-Dienstleisterin verfügte. Nach verschiedenen Workshops und dem Vorstellen der Lösungsansätze baute diese einen Prototyp. Burim Maraj: «Wir entschieden uns für GIA Informatik, weil das IT-Unternehmen für die Maschinen- und Fertigungsindustrie eine Best-Practice-Lösung anbot, unsere Geschäftsprozesse verstanden hat und ein attraktives Gesamtpaket abgab; das Preis-Leistungs-Verhältnis war ideal.»

Ebenso fasste SKAN den Entschluss, aufgrund der Standardisierung, Integration und Internationalität auf SAP zu setzen. «Um das Wachstum zu unterstützen, waren unter anderem die Mehrsprachigkeit und die unternehmensübergreifenden Prozesse essenziell», konstatiert Burim Maraj. Max Götschmann ergänzt: «SAP ist stark im Bereich firmenübergreifende, automatisierte Prozesse. Viele Funktionalitäten und der Leistungsumfang, den das Unternehmen brauchte, sind im ERP-System integriert. Die SAP-Systeme stehen in den GIA-Datacentern. Wir betreiben diese in der SAP Cloud@GIA.»

Das Outsourcing fand statt, weil SKAN sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren wollte. Max Götschmann sagt: «Bei GIA Informatik sind Manpower, Stellvertretung, Infrastruktur, unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV), Dieselaggregat, Löschgerät, Redundanz und Datacenter vorhanden. Die Mitarbeitenden sind gut ausgebildet und alles ist auf dem neusten Stand.»

So lief das Projekt ab

In einem ersten Schritt führte GIA Informatik 2011 das ERP-System mit allen Grundfunktionalitäten ein. 2012 fokussierte sie sich auf den Kundenservice und auf Themen wie HR, Lohn, Zeitwirtschaft und Anbindung ans PDM-System. Von 2013 bis 2015 führte das IT-Unternehmen das Rollout nach Deutschland durch, nachdem SKAN in Görlitz eine Blechbearbeitungsfirma errichtet hatte. Es folgten die Rollouts in die USA und nach Japan zu den Service- und Verkaufsgesellschaften. Seit 2015 baut SKAN eigenes Know-how auf in den Bereichen Applikationen, Prozesse, Service und Rekrutierung, während GIA weiterhin Unterstützung und Beratung anbietet.

Der Nutzen ist gross

Max Götschmann: «Mit unseren Lösungen erhielten wir einen besseren Überblick, erhöhten die Geschwindigkeit und erreichten eine bessere Datenqualität. Wir schöpften alle Möglichkeiten aus, die SAP bietet.» GIA Informatik brachte zudem die Expertise aus anderen, vorgelagerten Kundenprojekten mit.

Langjährige Zusammenarbeit

«Mit GIA Informatik verfügen wir seit zehn Jahren über einen kompetenten Partner. Sämtliche Herausforderungen – wie etwa das Rollout bei den global verteilten Tochtergesellschaften – haben wir einwandfrei gemeistert. Es ist essenziell, dass das IT-Unternehmen unser Geschäft und die Anforderungen versteht. Das ERP-System funktioniert hervorragend. Generell haben wir viel vom IT-Unternehmen gelernt», erklärt Burim Maraj. Die Unternehmen haben innert kurzer Zeit eine hohe Qualität sichergestellt. Max Götschmann bemerkt: «Wir haben kontinuierliche Fortschritte erzielt und die automatische Abwicklung von Kundenaufträgen und Bestellungen optimiert.» Die beiden Unternehmen schätzen aneinander, dass sich die jeweiligen Projektmitarbeitenden und das System gut kennen. «Daraus entstanden ideale Lösungen», weiss Burim Maraj. Die Anforderungen von SKAN und das, was GIA Informatik bieten kann, waren und sind kongruent.

Welche Arbeiten stehen jetzt an?

SKAN führt in Bälde das ERP-System SAP S/4HANA sowie das Warehousemanagement ein. Im Sommer 2021 zügelt das Unternehmen in einen Neubau in Allschwil. Zudem baut SKAN eigene Kompetenzen im Customer Competence Center auf, und GIA Informatik bietet weiterhin volle Unterstützung und Hilfe zur Selbsthilfe.