Rico Barth, Geschäftsführer von cape IT, sieht den Zweck des Kanban-Systems vor allem in der Verbesserung der Zusammenarbeit: „Bei uns stehen Team- und Selbstmanagement klar im Vordergrund. Ziel des Moduls ist eine einfache, intuitive Darstellung der anstehenden Arbeiten und der Auslastung. Unternehmen sollen so ein Tool an die Hand bekommen, um ihre Teams besser zu koordinieren und Workflows zu optimieren. Nichts wird vergessen, nichts geht verloren.“

Aber was verbirgt sich nun genau hinter dieser Methodik? So einfach sich Kanban im ersten Moment anhört, so komplex ist es in der Durchführung. Ein Beispiel. Jemand greift sich eine Packung Nudeln im Supermarkt, ein Mitarbeiter bemerkt das sich leerende Regal und befüllt es wieder. Geht der Vorrat im Lager zur Neige, wird es aus größeren Lagerzentren und durch neue Einkäufe aufgefüllt. Güterzüge und LKWs rollen durch Deutschland, Flugzeuge und Frachtschiffe transportieren Waren über den gesamten Globus. Von all diesen komplexen Vorgängen bemerkt der Kunde nichts. Er sieht nur, dass er sich immer eine Packung Nudeln greifen kann. Aber wie kann dieser Vorgang optimal strukturiert werden?

Diese Frage inspirierte schon in den 1940er Jahren die Toyota-Manager um Taiichi Ohno zur Entwicklung des Kanban-Systems. Um Produktion und Lagerung schlank und kostengünstig zu halten, wollten sie das Angebot so exakt wie möglich an die Nachfrage anpassen, genau wie im Supermarkt. Der Kauf des Kunden setzt eine Kettenreaktion in Gang, die sich durch alle Fertigungs- und Lieferstufen fortsetzt. Alle Elemente werden auf diese Weise durch das System gezogen.

‚Kanban‘ heißt auf Japanisch so viel wie ‚Signalkarte‘ oder ‚Beleg‘. In einer Ära vor Computern und digitaler Unternehmensplanung waren sie Steuerungselement und Informationsträger in einem und funktionierten folgendermaßen: Sobald ein Behälter mit Fertigungsteilen nicht mehr genügend gefüllt war, schickte der Hersteller die dazugehörige Karte mit allen notwendigen Informationen an den Zulieferer und signalisierte ihm damit, dass er neue Teile benötigt. Bei der Lieferung wurde die Karte wieder zurückgeschickt und das Ganze konnte von vorn beginnen.

Wie schnell jedoch dieses fein kalibrierte System, das zahlreiche Ebenen und Branchen verbindet und koordiniert, aus der Balance gebracht werden kann, haben uns nicht zuletzt die Hamsterkäufe zu Anfang der Corona-Pandemie gezeigt. In einem Supermarkt kaufen wir normalerweise nur so viel, wie wir gerade brauchen, weil die Versorgung eigentlich garantiert ist. In Krisenzeiten gibt es aber plötzlich keine Nudeln mehr im Regal, kein Toilettenpapier, keine Konserven. Kanban kann in solch einem Ausnahmezustand dazu beitragen, Problemstellen und Engpässe festzustellen und auszubessern.

Das funktioniert nicht nur bei der industriellen Produktion, sondern auch beim Team-Management oder sogar bei der Selbst-Organisation. Seit den 2000er Jahren erlebt das Kanban-System eine Renaissance und hält Einzug in Software-Entwicklung. Rico Barth: „In der Tat hat die Nachfrage nach Kanban in den letzten Jahren enorm zugenommen, sodass auch wir unseren Fokus auf dieses Tool gesetzt haben. War es ursprünglich noch eine Erweiterungsfunktion, ist es bei unserem neuen KIX eine Grundfunktion, weil unsere Kunden es als unverzichtbar ansehen und wir ihnen das natürlich dann auch direkt mitliefern wollen.“

Das entscheidende Element des Moduls ist die Kanban-Tafel, die auch im klassischen System bereits die Kapazitätsplanung unterstützte. Heute visualisieren Kanban Boards die anfallenden Aufgaben in den Service-Teams über verschiedene Stadien: Die „Karten“ stehen nicht mehr nur für Produktionselemente, sondern für einzelne Arbeitsschritte. Die Spalten für die Phasen im Arbeitsprozess. Die simpelsten Kanban Boards begnügen sich mit der Einteilung in ‚To Do‘, ‚Doing‘ und ‚Done‘, aber je nach Branche und Team-Struktur können sie auch sehr komplex werden. Die Karten wandern dann quasi von links nach rechts wie beim klassischen Kanban durch die Spalten, je nach Kapazität der jeweiligen Stationen, um den Fortschritt zu zeigen und die Teamarbeit zu koordinieren. „Wir haben Kunden, die arbeiten bei unserem KIX nur in der Kanban-Ansicht. Sie erstellen sich ihre Tickets oder lassen sich ihre Serviceaufträge in der Kanban-Art anzeigen, um den Stand ihrer Anfragen und Projekte jederzeit im Überblick zu haben“, erklärt Barth. Gerade ein Ticket- und Servicesystem wie KIX ist hierfür prädestiniert und bringt alle Funktionen mit, um in dieser digitalen Arbeitswelt auch bei einer Vielzahl von Aufgaben, den Überblick zu behalten und Prozesse pünktlich und erfolgreich abschließen zu können.

Kanban visualisiert und strukturiert jeden Workflow, jedes Meeting, jedes Team. Durch die visuelle Aufarbeitung werden aber auch Problemstellen überdeutlich, wie überflüssige Arbeitsschritte oder Engpässe – und ganz am Ende, wenn sich ein Ticket nach Bearbeitung in der letzten Spalte schließt, wurde wieder mal ein Serviceauftrag  erfolgreich abgeschlossen. „Wir wollen unseren Kunden mit dem Tool helfen, ihre Arbeitsprozesse und Aufgaben maximal effizient und maximal erfolgreich abzuschließen. Wir erleben bei der Entwicklung unserer eigenen Software selbst, dass das Visualisieren der einzelnen Schritte uns im Bearbeiten unserer To Dos wahnsinnig hilft. Auch wir arbeiten intern mit Kanban und können damit auch unseren Kunden ein Tool übergeben, was von uns in der Praxis vielfach getestet worden ist“, erklärt Barth. Damit punktet das neue Service System KIX, das seit Mitte März im Einsatz ist, eindeutig und holt die Nutzer da ab, wo sie den größten Bedarf und Nutzen haben. Und nicht zuletzt ist es ein äußerst nützliches Werkzeug, um den Servicedesk fit für die agile Zukunft zu machen.