Support-Ende für Office 2010 – jetzt handeln
Betroffen vom Supportende sind laut Security-Anbieter Intra2net allein 31 Prozent der KMU, die mit Office 2010 arbeiten. Zwar gibt es – wie auch schon beim Supportende von Windows 7 – eine verlängerte Ausspielung von Sicherheitsupdates von Seiten Microsofts. Bei längerer Nutzung der Lizenzen gehen die Unternehmen jedoch schwerwiegende und potenziell gefährliche Sicherheitsrisiken ein. Denn für Firmen bedeutet der auslaufende Support, dass Microsoft keine Fehlerbehebungen, Produktverbesserungen oder Sicherheitsfixes für Sicherheitslücken von Office 2010, die ab diesem Datum entdeckt und gemeldet werden, mehr durchführt. Auch der technische Support bei Microsoft, als Hilfestellung für die Administratoren in den Unternehmen, ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr per Telefon oder Chat erreichbar. Damit Unternehmen nicht in die Sicherheitsfalle tappen, sollten Unternehmen umgehend auf eine neuere Version von Microsoft Office upgraden:
Teuerste Variante: Direkter Umstieg auf die neueste Version Office365
Unternehmen, die jetzt direkt auf das aktuellste Office-Paket und damit auf Office365 wechseln, müssen mit einem hohen finanziellen Aufwand rechnen. Dafür erhalten sie die neuesten Sicherheitsstandards und können die aktuellsten Office-Anwendungen nutzen. Da Office365 in der Cloud ständig aktualisiert wird, ohne dass eine neue Version angeschafft und ausgerollt werden muss, haben Unternehmen eine langfristige Lösung mit Abo-Modell, die für IT-Administratoren nur wenig Aufwand bedeutet.
Gebrauchte Lizenzen neuerer Versionen sind sicher und günstiger
Eine Alternative ist wie schon beim Supportende von Windows 7 die Nutzung von gebrauchten Lizenzen für Microsoft Office 2016 oder 2019. Unternehmen sparen so bis zu 70 Prozent der Kosten gegenüber der neuesten Cloud-Variante. Die IT-Abteilung steckt zwar einen großen Anteil an Zeit in das Upgrade auf Microsoft Office 2016 oder 2019, doch bleibt der Support noch ein paar Jahre bestehen und das zu wesentlich geringeren Kosten als die Anschaffung neuer Lizenzen oder ins Abomodell von Microsoft wechseln zu müssen. Der Support für Office 2016 wird von Microsoft noch bis Oktober 2023 beziehungsweise für Office 2019 sogar bis Oktober 2025 unterstützt. Auch die Integration der Add-ons wird gewährleistet.
Eine seit mehreren Jahren erprobte Software wie Office 2016 oder 2019 bietet noch weitere Vorteile: Die Software ist bereits ausgereift und verschiedenste Software-Anwendungen darauf angepasst, was erheblich zur Stabilität der IT-Infrastruktur beiträgt. Zudem bleibt der Herstellersupport bis 2025 bestehen. Genügend Zeit also für den nächsten Roll-out zum Supportende.
Hybride Cloud-Strategie als langfristiges Ziel
Für die Zukunft sollten Unternehmen und deren IT-Abteilungen mittel- bis langfristig eine hybride Lizenzstrategie in Erwägung ziehen. Denn bei einem hybriden Cloud-Modell können Unternehmen mitunter 60 Prozent an Budget einsparen, wenn nicht alle Mitarbeiter mit Office365 arbeiten. Ein gewisser Prozentsatz an Mitarbeitern kann sicherlich auch ohne Probleme auf ältere Lizenzen aus dem Gebrauchtsoftwaremarkt setzen, ohne Einbußen beim Arbeitsprozess hinzunehmen. Unternehmen mit dieser Strategie setzen eher auf eine Kombination mit Software aus zweiter Hand, um die Kosten so gering wie nötig und den Sicherheitsfaktor aber so hoch wie möglich zu halten. Dabei sollten sie die ihnen zur Verfügung stehenden Alternativen wie Gebrauchtsoftware von Office 2016 und Office 2019 vor dem Kauf auf die rechtskonforme Übertragung prüfen. Außerdem kommt es noch auf die Datenschutzkonformität an. Diese ist bei On-Premise-Lizenzen wesentlich höher als bei internationalen Cloud-Lösungen. Für viele europäische Unternehmen, die die volle Kontrolle über ihre sensiblen Daten erhalten wollen, gewinnt der bereits totgesagte Ansatz mit On-Premise-Datenerhaltung und -Softwarenutzung erneute Popularität.
Doch auch bei gebrauchten Lizenzen endet der Support einmal. Unternehmen und deren IT-Administratoren sind gut beraten, sich gut ein bis zwei Jahre vor Auslaufen einer Version einen Reminder zu setzen beziehungsweise die Nachrichten von Microsoft ernst zu nehmen. Mittlere und große Unternehmen benötigen ausreichend Zeit, um die Implementierung neuer Software zu planen und durchzuführen.
Die 2008 gegründete Relicense AG ist einer der führenden europäischen Anbieter von Software-Lizenzen aus zweiter Hand und berät Unternehmen in allen Fragen rund um das Software Asset Management. Neben der deutschen Firmenzentrale in Inning am Ammersee ist die Relicense AG mit Niederlassungen in Dänemark, Italien, den Niederlanden, Polen und Österreich vertreten und beschäftigt heute rund 30 Mitarbeiter. Mit seinem internationalen Netzwerk von Vertriebspartnern bedient die Relicense AG Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Größenordnungen, die vom Kauf oder dem Verkauf gebrauchter Volumenlizenzen profitieren und ihre Software Assets in optimaler Weise einsetzen wollen.
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Relicense AG: Fünf Mythen über den Verkauf von Gebrauchtsoftware
Software wird meist in großen Paketen beim Hersteller erworben. Steigt man zusätzlich noch auf Cloud-Produkte um, geraten die zunächst nicht benötigten Lizenzen in Vergessenheit. Vielen Unternehmen ist dabei nicht bewusst, dass diese Lizenzen totes Kapital sind, da sie weiterhin für die Nutzungsrechte zahlen. Ein Verkauf bietet sich daher an. Der Handel mit Gebrauchtsoftware ist auch kein Neuland mehr. Jedoch haben sich viele Unternehmen noch nie mit diesem Thema befasst oder sind sich unsicher, was erlaubt ist. Fünf häufig verbreitete Annahmen sind einfach falsch und leicht zu widerlegen.
Mythos 1: Lizenzen, die beim Softwarehersteller erworben wurden, dürfen nicht weitergegeben werden!
Falsch! Unternehmen gehen davon aus, dass ein einmal erworbenes Software-Paket vollumfänglich behalten werden muss. Doch sie dürfen ihre ungenutzten Lizenzen wieder verkaufen – unter bestimmten Bedingungen, dies ist sowohl vom Europäischen als auch Bundesgerichtshof bestätigt. Jede Lizenz, die nicht mehr genutzt wird, darf weitergeben werden – und das völlig legal. Natürlich ist hier zu beachten, dass es sich um tatsächlich erworbene und unbefristet nutzbare Lizenzen handelt. Das bedeutet: Sogenannte „Mietlizenzen“ sind vom Verkauf ausgeschlossen. Bei der Software muss es sich zudem um getrennt verkehrsfähige Produkte handeln.
Mythos 2: Der Verkauf lohnt sich nicht!
Falsch! Auf den ersten Blick mag die Veräußerung ungebrauchter Lizenzen wenig lukrativ erscheinen. Viele denken, der Prozess und der Arbeitsaufwand eines Verkaufs lohnt sich nicht angesichts des damit verbundenen Gewinns. Durch die Veräußerung wird jedoch schlafendes Kapital freigesetzt, welches wieder reinvestiert werden kann. Eine solche unterwartete „Budgetspritze“ gibt Unternehmen wieder mehr finanziellen Spielraum.
Mythos 3: Die internen Kapazitäten reichen nicht aus, um sich einen Überblick über alle Lizenzen zu verschaffen!
Falsch! Unternehmen müssen immer und jederzeit einen Überblick über ihre gekauften Lizenzen haben, allein schon wegen eines möglichen Audits. So erleben sie keine bösen Überraschungen und Nachzahlungen. Natürlich kann eine komplette Auflistung aller vorhandenen Lizenzen im Unternehmen eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Zunächst ist dabei zu prüfen, welche Lizenzen tatsächlich zum Verkauf geeignet sind. Diese Auflistung enthält die Art der Lizenz, den Produktnamen, die Version und die Anzahl der zur Verfügung stehenden Lizenzen. Nicht zu vergessen ist auch der Nachweis der Nutzungsrechte sowie die Lizenschlüssel.
Wichtig ist dabei: Im Idealfall wird zu diesem Prozess ein erfahrener Lizenzexperte hinzugezogen. So beschleunigt sich die Zusammenstellung. Auch die Unterstützung durch eine Wirtschaftsprüfgesellschaft ist ratsam. Dadurch ist der gesamte Prozess von Anfang an von einer dritten Partei abgesichert. Für zukünftige Audits ist das Unternehmen dann gewappnet.
Mythos 4: Der Softwarehersteller muss zum Verkauf hinzugezogen werden!
Falsch! Verbreitet ist auch der Fehlglaube, dass der Softwarehersteller zu jedem einzelnen Schritt hinzugezogen werden muss. Der Hersteller muss nicht um Erlaubnis gefragt werden und spielt auch keine Rolle im gesamten Veräußerungsprozess. Lediglich nach Abschluss des Verkaufs kann die Übertragung der Lizenzen auf den Käufer gemeldet werden. Zum Beispiel bei einer Microsoft-Softwarelizenz über die offizielle Microsoft „Perpetual License Form“.
Mythos 5: Ohne On-Premise-Lizenzen gibt es keinen Weg mehr zurück aus der Cloud!
Falsch! Unternehmen, die mit dem Gedanken spielen, sich eventuell wieder aus einer einmal eingerichteten Cloud-Infrastruktur zurückzuziehen, glauben oft, dass dies nach dem Verkauf der einst erworbenen On-Premise-Lizenzen nicht mehr möglich ist. Jedoch haben Unternehmen zu jeder Zeit die Möglichkeit, auf On-Premise-Lizenzen zurückzugreifen – beispielsweise aus zweiter Hand. Damit können sie bis zu 70 Prozent gegenüber einem Einkauf einer Neulizenz einsparen.
Gute Gründe statt Mythen
Es gibt keine Gründe, die Unternehmen davon abhalten sollten, ihre ungenutzten Lizenzen wieder zu barem Geld zu machen. Läuft der Verkauf rechtskonform ab und dokumentiert das Unternehmen seine Lizenzhistorie lückenlos gemeinsam mit uns und Deloitte, steht einer erfolgreichen Veräußerung nichts im Wege.
Auf diese Punkte sollten Unternehmen beim Verkauf ihrer Lizenzen achten
Der Weiterverkauf von Lizenzen ist in der EU klar geregelt und die Rechtskonformität durch EuGH und BGH bestätigt. Unternehmen können also ihre Softwarelizenzen unter folgenden Bedingungen wieder veräußern:
- Es muss sich um sogenannte getrennt verkehrsfähige Produkte wie MS Office 2016 Professional, CoreCAL 2019 User oder MS Vison 2016 Professional handeln.
- Die vom Hersteller vergebene Nutzungslizenz muss zeitlich unbeschränkt
- Die Software muss rechtmäßig verbreitet worden sein.
- Die Software muss vom Weitergebenden bei sich selbst unbrauchbar gemacht werden.
Unternehmen sollten Folgendes dokumentieren können:
- Offenlegung der detaillierten Lizenzkette des Ersterwerbers und intermediärer Eigentümer. Dadurch wird das entsprechende Nutzungsrecht im Abgleich mit den Produkt-Releases des Software-Herstellers abgeleitet.
- Offenlegung der relevanten Produktnutzungsrechte (abhängig von der Software-Asset-Laufzeit)
- Eigentums-/Löschungserklärung des Ersterwerbers und intermediärer Eigentümer
- Kauf-/Vertragsnachweise zum Abgleich der Transaktionsdaten
Die 2008 gegründete Relicense AG ist einer der führenden europäischen Anbieter von Software-Lizenzen aus zweiter Hand und berät Unternehmen in allen Fragen rund um das Software Asset Management. Neben der deutschen Firmenzentrale in Inning am Ammersee ist die Relicense AG mit Niederlassungen in Dänemark, Italien, den Niederlanden, Polen und Österreich vertreten und beschäftigt heute rund 30 Mitarbeiter. Mit seinem internationalen Netzwerk von Vertriebspartnern bedient die Relicense AG Unternehmen und Organisationen aller Branchen und Größenordnungen, die vom Kauf oder dem Verkauf gebrauchter Volumenlizenzen profitieren und ihre Software Assets in optimaler Weise einsetzen wollen.
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