Heute richten sich viele Hoffnungen auf die Vorteile eines End-to-end-integrierten Beschaffungs-prozesses. Wir beobachten, dass der Digitalisierungsfokus in vielen Unternehmen jedoch nach wie vor material- und fertigungsgetrieben ist – Dienstleistungen werden oft lediglich im Rahmen des indirekten Einkaufs beachtet und in den digitalen Strukturen wie Material behandelt. Das greift jedoch da zu kurz, wo Dienstleistungsbeschaffung einen strategischen Wertbeitrag in Unternehmen leistet“, erklärt Hartmut Schwadtke, Geschäftsführer von Futura Solutions, bei der Vorstellung der Ergebnisse. Die vorliegende Studie „Beschaffung komplexer Leistungen – auf dem Weg zu mehr digitaler Prozessqualität?“ will diese Lücke in der sonst materialgetriebenen E-Procurement-Diskussion schließen.

Neuralgische Punkte in der Dienstleistungsbeschaffung

Um ein Bild zu erhalten, welche Themen gerade ganz oben auf der Agenda des Einkaufs stehen, wurde die Bedeutung von insgesamt neun Zielen der strategischen wie operativen Dienstleistungsbeschaffung abgefragt und gleichzeitig die Einschätzung nach deren aktuellen Umsetzungsgrad. Eine deutliche Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit klafft bei den Zielen „Senken der Prozesskosten“ und „Beschleunigung der Prozesse“.

„Bestehende E‐Procurement‐Landschaften fokussieren in der Regel auf die materialgetriebene direkte Beschaffung. Workflows, die sich speziell aus der Beschaffung von Dienstleistungen ergeben, laufen da oft unter dem Radar. Es lassen sich aber eben nicht alle Dienstleistungsarten in das Korsett der Lean Services von SAP zwängen, die nah an der damit verknüpften Katalogsystematik angesiedelt sind", kommentiert Hubert Schröder, Leiter Marketing und Vertrieb, ebenfalls im Podcast-Interview mit Cloud Reporting Report „Die Form der Leistungsbeschreibung und deren Handling im digitalen Prozess und konsequenterweise die Leistungserfassung sind hier ganz neuralgische Punkte.”

Insgesamt 102 deutsche Unternehmen haben bei der Online-Befragung Mitte 2018 teilgenommen. Eine strategische Rolle spielt das Thema Dienstleistungsbeschaffung nur in mittleren und großen Unternehmen eine strategische Rolle: Mehr als drei Viertel der befragten Unternehmen beschäftigen mehr als 500 Mitarbeiter, fast zwei Drittel (65 Prozent) sogar mehr als 1.000 Mitarbeiter. Fast 90 Prozent der Befragten stammen aus dem Bereich Einkauf. Das verdeutlicht die Stellung des Einkauf bei der digitalen Transformation in der Beschaffung.

Die wichtigsten Ergebnisse der Trendstudie

Der Verbesserung der Dienstleistungsqualität wird unter allen abgefragten Zielen die höchste Bedeutung zugemessen. 95 Prozent der Teilnehmer verschreiben sich diesem Ziel. Die Mehrheit von ihnen sieht sich dabei auch auf einem bereits guten Weg: 63 Prozent beurteilen den Umsetzungsgrad als (eher bzw. vollständig) erreicht. Die damit zusammenhängende Verbesserung der Versorgungs-sicherheit landet als Ziel sogar annähernd gleichauf in puncto Zielbedeutung und aktuellem Umsetzungsgrad bei 86 Prozent bzw. 80 Prozent.

Ganz anders sieht es in den klassischen Kategorien Zeit und Kosten aus. Den größten Nachhol-bedarf haben Unternehmen bei dem Ziel, Prozesse zu beschleunigen. Hier offenbart sich mit Abstand die größte Schere zwischen Wichtigkeit (91 Prozent) und Umsetzungsgrad (47 Prozent) – und das obwohl der Automatisationsgrad im operativen Beschaffungsprozess bei Bestellung (55 Prozent) und Rechnungs-verarbeitung (44 Prozent) bereits sehr hoch ist.

Die vorgelagerten Prozesse Bedarfsbeschreibung und -planung, Angebotsprüfung und Preisvergleich sowie Vergabeentscheidung erfolgen bei vielen Unternehmen hingegen noch wenig automatisiert: Bei über 60 Prozent der Unternehmen überwiegt in diesen Schritten eine manuelle Integration. Angesichts des mehrheitlichen Einsatzes von E-Sourcing-Lösungen (65 Prozent) und hoher Zufriedenheit in Funktionalität und Bedienungsfreundlichkeit (86 Prozent) ist dies erstaunlich. Das legt den Schluss nahe, dass das Effizienzpotenzial rund um diese Kernprozesse – insbesondere Bedarfsbeschreibung und Bedarfsplanung – noch nicht ausgeschöpft wird.

Datenqualität und Standardisierung

Einer der Gründe dafür zeigt der Blick darauf, wie Dienstleistungsbedarfe beschrieben werden: Bei knapp 70 Prozent der befragten Unternehmen erfolgt dies in Form von Freitext, also nicht standardisiert. Lediglich 45 Prozent greifen dafür auf Mutter- bzw. Stammleistungsverzeichnisse zurück. Es verwundert daher nicht, dass bei den Unternehmen, die kein Ausschreibungssystem einsetzen, fehlende interne Voraussetzungen (Technik, Daten) mit knapp 60 Prozent die Liste anführen – noch vor den klassischen direkten Kosten- oder Ressourcen-argumenten. In die gleiche Richtung weist der Grund, dass keine signifikanten Einsparungen gegenüber den bisherigen Prozessen (d. h. beispielsweise per E-Mail oder Outlook) zu erwarten sind – bei  immerhin 17 Prozent der Befragten ausschlaggebend.

Auch in den anschließenden Prozessen tauchen diese Gründe immer wieder ganz oben auf. Eine zu geringe „Katalog-fähigkeit“ der relevanten Dienstleistungen (38 Prozent) ist der Hauptgrund, warum kein E-Procurement-System eingesetzt wird. An zweiter Stelle sind es wieder fehlende interne Datenvoraussetzungen (32 Prozent), die ebenfalls für 40 Prozent der Befragten gegen die Einführung eines Gutschriftverfahrens sprechen. Fehlende oder mangelnde Standardisierung wirkt sich daher auf die Datenqualität im gesamten Beschaffungsprozess aus und ist ein zentraler Trigger, warum digitale Effizienz entweder nicht oder nicht im vollen Umfang zum Tragen kommt.