krz hat Pilotkunden plangemäß auf Infoma newsystem umgestellt

krz hat Pilotkunden plangemäß auf Infoma newsystem umgestellt

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg / Lippe (krz) hat zum Jahreswechsel 2017/2018 die drei Pilotkommunen Rödinghausen, Kirchlengern und Lübbecke erfolgreich auf die Finanzsoftware Infoma newsystem umgestellt.

„Die Umstellung hat für die Anwenderinnen und Anwender reibungslos funktioniert und war das Ergebnis von eineinhalb Jahren intensiver Vorbereitung, unzähligen Tests und einer tollen Zusammenarbeit zwischen Kommunen und IT-Dienstleister“, zieht Martin Kroeger, Abteilungsleiter Finanzservice im krz ein erstes Fazit.

Das Einführungsprojekt war in mehrere Phasen gegliedert. Die Meilensteine auf dem Weg zum Produktivgang waren Schulungen der Anwenderinnen und Anwender, Einrichtung der Technik, Anlage der Mandanten in den Bereichen der Buchhaltung, Zahlungsabwicklung und Veranlagung sowie die Datenüberleitung aus den Altsystemen. Daneben hat das Projektteam verschiedene Entwicklungen für die Anbindung von vor- und nachgelagerte Fachverfahren wie die Personalabrechnung LOGA, das Bußgeldverfahren WiNOWiG usw. umgesetzt.


Um den Kommunen die gleiche Servicetiefe wie in den Vorsystemen anbieten zu können, wurde gleichzeitig die elektronische Aktenführung über das krz-Dokumentenmanagementsystem (DMS) und der krz-Freigabeworkflow integriert. Im krz-DMS sind für den Finanzservice verschiedene Aktenlösungen wie die Finanzakte, die SEPA-Mandatsakte und die Veranlagungsakte verankert. Der Freigabeworkflow sorgt dafür, dass alle Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung elektronisch abgewickelt werden. Unter Nutzung des seit 2010 im krz realisierten elektronischen Rechnungseingangs besteht so die Möglichkeit, im Zusammenspiel der krz-Komponenten DMS und Freigabeworkflow komplett papierlos zu arbeiten. Ein weiterer Vorteil dieser Einbindung liegt darin, dass sich beide Komponenten unter Nutzung intelligenter Steuerungen nahtlos in die kommunalen Prozesse einfügen.

Innerhalb von newsystem wurden einzelne funktionale und prozessuale Entwicklungen vorangetrieben, die die Anwenderinnen und Anwender in der täglichen Arbeit unterstützen. Ziel des krz ist es, dass sich die Bearbeitenden zu 100% auf die inhaltlichen Aufgaben konzentrieren können und dabei maximal unterstützt werden.

In den Pilotkommunen ist das Projekt durchweg positiv bewertet worden, trotz des Pilotstatus haben die Arbeiten gut funktioniert, lediglich in der Migration gab es zwischenzeitlich Verzögerungen, die aber wieder aufgeholt werden konnten, so dass der zeitgerechte Umstieg zum Jahreswechsel vollzogen wurde.

So konnten alle Bescheide für die Grundbesitzabgaben und Gewerbesteuer wie geplant mit newsystem erstellt und versendet werden, und folglich wurde auch der erste große Abbuchungslauf zum 15.02.2018 erfolgreich durchgeführt. Beide Vorgänge, Bescheide und Abbuchungen, haben reibungslos funktioniert; in den Pilotkommunen gab es keinen signifikanten Anstieg von Anfragen von den Bürgerinnen und Bürgern. Dieser Erfolg ist der intensiven konstruktiven Zusammenarbeit im Projekt geschuldet und basiert auf den umfangreichen Tests, die zur Qualitätssicherung vorgenommen wurden. Mögliche Schwierigkeiten und Fehler konnten so frühzeitig erkannt und gelöst werden.
Einzelne Nacharbeiten wie z.B. die vollständige Automatisierung der Schnittstellen beziehungsweise Anpassungen von einzelnen Einstellungen oder Prozesse innerhalb von newsystem, die sich aus den Erfahrungen bei den Pilotkunden ergeben, werden vom Projektteam aktiv angegangen.

Das gute Ergebnis und das positive Fazit aus den Pilotkommunen geben dem Projektteam Energie für die weitere Arbeit. Bis Ende 2019 werden sieben weitere Verbandskommunen auf die neue Finanzsoftware umgestellt.

Über krz Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe

Der ostwestfälische Service-Provider

Das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) in Lemgo wurde 1971 gegründet und ist seit 1972 Informatik-Dienstleister der Kreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe sowie von inzwischen allen 36 Städten und Gemeinden aus diesen Kreisgebieten. Direkt oder indirekt werden über 11,5 Mio. Einwohner in NRW mit Services des krz betreut.

Als kommunaler Zweckverband besitzt das krz den Status einer Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Zu den traditionellen Aufgaben zählen unter anderem die Entwicklung, Einführung und Wartung klassischer Kommunalanwendungen. Um dem hohen Anspruch gerecht zu werden, hält das krz für seine Kunden ein reichhaltiges Angebot an Software-Applikationen (Verfahren), Netzwerktechnik, Arbeitsplatz- und Server-Hardware und Dienstleistungen (Beratung, Schulung, Installation, Wartung und Support) bereit. Das krz ist bekannt für einen ausgeprägten Datenschutz sowie eine höchstmögliche Datensicherheit und ist der erste kommunale IT-Dienstleister mit der BSI-Zertifizierung (ISO 27001).

Über 270 engagierte und qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, von der Verwaltungsfachkraft bis hin zum Technik-Experten, sind Garant für die Umsetzung der Unternehmensziele. Das krz unterstützt etwa 8.000 PC-Arbeitsplätze mit rund 10.500 Geräten in den Verwaltungen des Verbandsgebietes. Über die Mitglieder hinaus nehmen noch mehr als 600 weitere Kunden aus dem kommunalen Umfeld Dienstleistungen des krz in Anspruch. Der Servicedienst und die Hotline sorgen für eine Datenverfügbarkeit von nahezu 100%.

Unter dem Motto „krz – Kunden rundum zufrieden“ ist das krz für seine Geschäftskunden ein zuverlässiger Partner. Ebenso stehen dem krz aufgrund seiner Mitgliedschaften in der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister – VITAKO e. V. und im KDN, der Leistungsgemeinschaft von Kommunen, Landkreisen und Datenzentralen, starke Partner zur Seite, um Synergieeffekte optimal zu nutzen.

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krz Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe
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32657 Lemgo
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